Roller og ansvar Grundlaget for ledelse i en ny organisationsstruktur

Transkript

1 Roller og ansvar Grundlaget for ledelse i en ny organisationsstruktur NOTAT HR-stab Arbejdet med en mere klar og tydelig ledelse er med dette oplæg påbegyndt. Oplægget definerer de generelle rammer i relation til roller og ansvar for de forskellige ledelsesniveauer og ledelsesfora. I efteråret fortsættes processen i et bredt regi, med henblik på udarbejdelsen af et mere konkret og detaljeret samarbejds- og ledelsesgrundlag herunder udarbejdelse af yderligere leder og chefprofiler, hvis der er behov herfor. Klarhed omkring ledelsesroller og ansvar er tillige væsentlige forudsætninger for at kunne indfri de mål, der er sat for organisationsændringen: Mål: Borgerne i centrum med henblik på helhedssyn fælles strategisk kraft kulturforandring i forhold til udnyttelse af organisationens sociale kapital mere service for pengene Roller og ansvar for alle ledelseslag Den samlede ledelse har ansvaret for at drive Ringsted Kommune efter den til enhver tid gældende lovgivning og i overensstemmelse med de politiske ambitioner og beslutninger. Dette udgangspunkt kræver, at alle ledere i kommunen hver især mestrer at udøve ledelse i forhold til 5 områder: administrativ ledelse, personaleledelse, faglig ledelse, strategisk ledelse og procesledelse. Det kan illustreres med nedenstående figur: Det politiske opdrag er udgangspunktet for den ledelse, der bedrives i kommunen, mens den enkelte udfordring/opgave naturligvis er afgørende for, hvilken type af ledelse, der er behov for. Udfordringerne/opgaverne kræver, at den enkelte leder mestrer de konkrete ledelsesopgaver på forskellige niveauer. Omfanget af de 5 ledelsesopgaver vil således variere afhængig af ledelsesniveau. Det skal dog understreges at alle 5 ledelsesopgaver skal udøves på alle ledelsesniveauer og at der er et overlap mellem de forskellige typer af ledelse Staben Side 1 af 9

2 Dette oplæg forholder sig på et generelt plan til ovenstående 5 ledelsesopgaver. Samtidig er det udarbejdet på baggrund af et relations perspektiv. Dermed skal/vil det ledelsesmæssige fokus i samarbejdsrelationerne tillige variere. Direktionens rolle og ansvar Byrådet Det er direktionens ansvar at: Være sekretærer for fagudvalgene Det er direktionens ansvar at: Rolle overfor: Centerchefer ne Udvikle og justere strategier i tæt samspil med centercheferne Sikre en god balance mellem central og decentral styring og opgaveløsning i samspil med centerchefer og øvrige ledere Udvælge og udvikle centercheferne eventuelt andre ledere i centrene Sikre at ledelse foregår dels 1 til 1 og dels gennem afholdelse af det strategiske forum for at understøtte samarbejdet på tværs af kommunen gennem høj videndeling og tæt kommunikation Yde relevant sparring i forhold de økonomiske og styringsmæssige opgaver Side 2 af 9

3 Direktionens rolle og ansvar Rolle overfor: Organisation en og Omverdenen Det er direktionens ansvar at: Drive og udvikle Ringsted Kommune som en Det er direktionens ansvar at: Involvere borgere og erhvervsliv i tilblivelsen og virkeliggørelsen af de politiske visioner og strategier Sætte Ringsted Kommune på landkortet som en attraktiv kommune og arbejdsplads i midten af mulighederne Påtage sig et særligt ansvar i forhold til eksterne samarbejdspartnere Side 3 af 9

4 Centerchefens rolle og ansvar Direktionen Det er centerchefens ansvar at: Deltage i betjeningen af de politiske udvalg Det er centerchefens ansvar at: Rolle overfor: Øvrige Centerchefer Fagcentrene og fællescentrene sammen er forpligtede til at formulere metodemæssig/faglig udvikling Udvikle og implementere strategier i tæt samspil med de øvrige centerchefer Centrets virksomhed varetages helhedsorienteret og koordineret i forhold til de strategiske indsatser og mål for hele Ringsted Kommune Bidrage aktivt med faglige og ledelsesmæssige indspil, såvel gennem det strategiske forum som i dialog og samarbejde med andre centre og med eksterne aktører Udvikle af fælles ledelsesforståelse, fælles kultur og velfungerende samspil mellem centrene Side 4 af 9

5 Centerchefens rolle og ansvar Rolle overfor: Centret, institutionsle dere og medarbejder ne Omverdenen Det er centerchefens ansvar at: Loyalt kommunikere og implementere politiske og administrative beslutninger og strategier Optimere og effektivisere sammenhængende arbejdsprocesser i centret, i forhold til omverdenen, på tværs af centret og i den enkelte institution Sikre drift, udvikling og optimering af centrets organisering Det er centerchefens ansvar at: Involvere og samarbejde med borgere og virksomheder i det omfang det nødvendigt og hensigtsmæssigt for opgaveløsningen Bidrage til at sætte Ringsted Kommune på landkortet som en attraktiv kommune og arbejdsplads i midten af mulighederne Side 5 af 9

6 Institutionslederens rolle og ansvar Centerchefen Det er institutionslederens ansvar at: Bidrage til udviklingen og justeringen af strategier og Det er institutionslederens ansvar at: Øvrige ledere Bidrage proaktivt til helhedsorienteret ledelse og samarbejde på tværs af kommunen i samspil med de øvrige ledere og chefer Det er institutionslederens ansvar at: Rolle overfor: Arbejdsplads en og medarbejder ne Loyalt kommunikere og implementere politiske og administrative beslutninger og strategier Optimere og effektivisere sammenhængende arbejdsprocesser i den enkelte institution, i centret, i forhold til omverdenen, på tværs af centret Udvælge og udvikle souschefer og medarbejdere til at levere kerneydelser i høj faglig kvalitet. Sikre drift, udvikling og optimering af arbejdspladsens opgaveløsning Institutionslederen yder relevant sparring til øvrige ledere i forhold den faglige opgaveløsning, økonomistyring og personaleledelse Implementere personalepolitikken og sikre at den lokale arbejdsplads er kendetegnet ved Dialog, Udvikling og Sammenhæng Overholde af MED-aftalen Det er institutionslederens ansvar at: Omverdenen Involvere og samarbejde med borgere og virksomheder i det omfang det nødvendigt og hensigtsmæssigt for opgaveløsningen Side 6 af 9

7 Direktionen: Består af 4 direktører Afløser og supplerer hinanden indbyrdes Er ledelsesreference for centercheferne Mødes 2 gange ugentlig og hver anden gang med deltagelse af borgmesteren Formålet med direktionen er at: Fungere som en enhedsdirektion med et fælles ansvar for den samlede opgavevaretagelse i den kommunale organisation Sikre en koordineret gennemførsel af politiske beslutninger samt omsætte politiske visioner til helhedsorienterede strategier, politikker, handlinger. Sikre helheden og koordineringen på tværs af fagcentre og fællescentre, bl.a. gennem høj grad af videndeling og tæt kommunikation Løbende drøfte håndteringen af politiske/strategiske og organisatoriske problemstillinger, som kræver politisk handling Udarbejde en årlig strategiplan, der samler direktionens strategiske prioriteringer og indsatser for det kommende år Sikre tydelige og sammenhængende rammer og strategier omkring drift og udvikling af faglighed og kerneydelser og for udviklingen af en effektiv og moderne kommunal serviceorganisation Chef- og direktionsforum: Består af 9-10 centerchefer og 4 direktører Kommunaldirektøren er formand for det strategiske forum Det strategiske forum mødes en gang hver anden uge. Formålet med det strategiske forum er at: Udvikle en fælles ledelsesforståelse, grundlaget for en fælles kultur og et velfungerende samspil mellem centrene. Det være sig såvel mellem fælles- og fagcentrene som mellem fagcentre og mellem institutioner Sikre dialog, koordination og beslutning af store fælles tværgående processer og strategiske indsatser, herunder budget- og økonomistyring, politisk betjening, tværgående og fælleskommunale indsatsområder, administrative styring, personalepolitik og udvikling samt kommunen som attraktiv arbejdsplads, ledelse, digitalisering og IT mm Tage initiativ til dialog og beslutning om udvikling af arbejdsgange og processer samt effektivisering af driften Godkende tidsplan, kommissorier og kommunikationsplan for arbejdet i de forpligtende netværk. Side 7 af 9

8 Lederforum: Lederforum består af direktionen, centerchefer og alle ledere af institutioner og øvrige arbejdspladser. Kommunaldirektøren er formand for lederforum Lederforum mødes én gang i kvartalet Formålet med lederforum er at: Indgå i dialog omkring ledelse, værdier, samarbejde og organisationskultur Tage initiativ og indgå i dialog omkring udvikling og implementering af forskellige strategier, der har tværgående relevans Understøtte og håndtere driftsproblemstillinger Sikre, at organisation fremstår som én organisation Forpligtende netværk Netværksgruppens medlemmer består af medarbejdere/ledere fra afdelinger/institutioner, der har relation til et defineret indsatsområde eller en snitfladeproblematik - hvert center udpeger 1-2 relevante deltagere til netværket Netværksgrupperne organiseres i en netværksorganisation med 1 2 centerchefer som projektejere og én projektleder på højt niveau, som sammen er ansvarlige for at drive netværket. Netværksgruppen skal udarbejde tidsplan, kommissorier og kommunikationsplan for arbejdet, som godkendes af det strategiske forum. Netværksgrupperne er midlertidige og behovet for fortsættelse af netværket eller evt. nye netværk besluttes hvert andet år af direktionen Der vil i 2013/14 etableres netværksgrupper indenfor: Digitalisering, sundhed, erhverv og myndighed Formålet med de forpligtende netværk er at: Styrke samarbejdsrelationerne på tværs af centre og sætte borgeren i centrum for opgavevaretagelsen Etablere et samarbejde, der skal sikre videndeling og sammentænke forskellige faglige perspektiver og levere en bedre service for borgeren Informere, inddrage og engagere netværkets kolleger i at effektuere og implementere netværksgruppens beslutninger. Identificere og komme med løsninger på barrierer, der forhindrer gode faglige løsninger i generelle og konkrete sager Side 8 af 9

9 Refleksionsgrupper Der skal udarbejdes kommissorier for hver refleksionsgruppe i forbindelse med den proces der skal køre i efteråret med involvering af alle ledere Refleksionsgrupperne består af ledere på tværs af kommunen. Det er frivilligt at deltage i grupperne. Man tilmelder sig de grupper der giver særligt mening for den enkelte leder Møderne afholdes 4 gange om året Formålet med refleksionsgrupperne er at: Sikre et refleksionsrum for kommunens ledere, hvor de kan drøfte ledelsesdilemmaer som findes relevante på tværs af kommunen Sikre implementering af drøftelser i lederforum samt bidrage med input til, hvilke drøftelser der skal være i lederforum Side 9 af 9