FORRETNINGSUDVALGET FU/2 den 24. april 2014 REFERAT

Transkript

1 FORRETNINGSUDVALGET FU/2 den 24. april 2014 FORRETNINGSUDVALGET: REFERAT Stig Glent-Madsen (SGM), formand Bent Nicolajsen (BN), næstformand Birgit Buddegård (BB), formand for Asyludvalget Bent Lexner (BL) Hans-Henrik Lund (HHL) Peter Kellermann Brandorff (PKB) Ilse Fjalland (IL), formand for Frivilligudvalget Dennis Nedergaard Larsen (DNL), DFUNK (observatør) FRA SEKRETARIATET: Andreas Kamm (AK), generalsekretær Anders Maegaard (AM), chef for Ressource & Udvikling (under pkt. 1 ) Gitte Busk Grønbech (GBG), referent DAGSORDEN Pkt. 1. Økonomi Pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/1 den 4. februar 2014 Pkt. 3. Status på 2013 og frem mod 2014 Pkt. 4. Forretningsudvalgets rejse til Irak og Jordan Pkt. 5. Skriftlig orientering fra formanden Pkt. 6. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Pkt. 7. Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmødet den 22. maj Pkt. 8. Eventuelt 1

2 Formanden bød velkommen til den eksterne revision ved Svend Duelund Jensen (SDJ), Ernst & Young, Finn Schwarz (FS) fra revisionskomitéen og Anders Maegaard (AM), chef i Ressource & Udviklingsafdelingen. Efter en kort præsentationsrunde af de øvrige tilstedeværende, forretningsudvalget (FU) og generalsekretariatet, fik AM ordet. Ad pkt. 1. Økonomi Udkast til årsrapport 2013 AM gennemgik powerpointpræsentation for årsrapport Den samme præsentation som vil blive vist til repræsentantskabsmødet den 22. maj. FU havde et par mindre ændringsforslag og tilføjelser, som vil komme til at fremgå af den endelige årsrapport, som repræsentantskabet får tilsendt medio maj. Bent Nicolajsen (BN), foreslog formanden at han i sin formandstale til mødet kommer ind på det forhold, at Dansk Flygtningehjælp (DFH) i dag hjælper langt flere ude i verden end i Danmark. For få år tilbage var det det omvendte billede. Forretningsudvalget godkendte herefter udkast til årsrapport 2013 med de faldne bemærkninger. Protokollat for årsrapport 2013 SDJ gennemgik kort revisionsprotokollat af den 24. april 2014 vedrørende årsregnskabet for 2013 og konkluderede, at regnskabet kan forsynes med en blank påtegning. SDJ oplyste at regnskabsprocessen havde været hektisk men forløbet som planlagt. SDJ kom kort ind på forskellige forhold i protokollatet, herunder nedennævnte som den væsentligste: 1. Hensættelser til skatteomkostninger vedrørende udstationerede medarbejdere. Revisionen stillede spørgsmål ved om den nuværende lønreduktion på 10 % for de udstationerede medarbejdere vil være tilstrækkelig til dækning af de løbende skattekrav samt potentielle nye. Formanden udtrykte tilfredshed med at ovennævnte følges tæt i revisionskomitéen. Ingen tilføjelser eller yderligere bemærkninger fra Finn Schwarz, revisionskomitéen. 2

3 Budgetopfølgning jan-feb 2014 AM gennemgik budgetopfølgning for jan-feb. 2014: Den samlede omsætning for perioden ligger markant over budget. I lighed med 2013 er det den internationale projektomsætning, der sprænger alle rammer. Forholdet mellem national og international omsætning er nu 18 : 82 en balance, der giver udfordringer i forhold til finansiering af væksten. Resultatet er samlet set noget over budget. Driftsresultatet for de nationale aktiviteter er markant over budget, mens det for de internationale aktiviteter er lige så markant under budget. Intern revision Dansk Flygtningehjælp er blevet mødt med donorønske om at have en egentlig intern revision. Udformningen af en sådan vil blive behandlet i revisionskomitéen og FU vil senere blive præsenteret for en indstilling. Såfremt der fra ekstern side rejses berettiget kritik af revisionskomiteens formelle struktur, er der enighed om at ændre strukturen, men således at komitéens rolle bevares, idet den er et vigtigt forum for samarbejde, dialog og kontrol. Forretningsudvalget lægger stor vægt på komitéens indsats. ECHO s økonomiske vanskeligheder Formanden beklagede, at FU ikke havde fået tilsendt en introduktion til notatet om ECHO s økonomiske vanskeligheder og forklarede det med, at notatet er et internt arbejdsnotat, som ændrer sig hele tiden. Der er nu fundet donorer til at kompensere for ECHO s manglende betalinger på Hornet og i Mellemøsten. Formanden takkede revision, revisionskomité og AM for deres deltagelse på mødet og sagde, at det var betryggende at have dem med om bord. 3

4 Ad pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/1, den 4. februar 2014 Godkendt. Ad pkt. 3. Status på 2013 og frem mod 2014 Dette punkt udgår, da det er fyldestgørende behandlet i de skriftlige orienteringer fra afdelingerne, som FU havde fået tilsendt forud for dette møde. Ad pkt. 4. Forretningsudvalgets rejse til Irak og Jordan Generalsekretæren viste sin powerpointpræsentation fra turen. Gitte sørger for at præsentationen bliver mailet til FU eller sendt på et USB-stik. Generelt var forretningsudvalget meget tilfreds med rejsen og alle fandt den noget af en øjenåbner. Det er tidligere besluttet, at FU skal deltage i en rejse til et internationalt projekt i lige år. Forud for FU-rejsen i 2016 gives nedenfor følgende input videre til arrangørerne af den rejse: Færre besøg hos dem vi hjælper og mere tid til samtale med de ansatte. En drøftelse/introduktion med ansatte i international afdeling forud for rejsen, så FU føler sig bedre klædt på også i forhold til at vide, hvad de evt. kan bidrage med under turen(det ville have kvalificeret besøget, hvis man havde tematiseret det) Følgende emner blev også vendt på turen: Hvorledes DFH øger sin kendskabsgrad? For vi er en af de helt store spillere på den internationale arena. Hvilke udfordringer det giver at ex-pats har korte ansættelser og det faktum, at DFH deler sine aktiviteter op i nationale og internationale. PKB og IF ønsker at følge proces med implementering af decentralt bogholderi i FU (udfordringer/behov.) Der blev stillet forslag om, at formanden nævner rejsen inkl. fremvisning af fotos i sin tale til repræsentantskabsmødet den 22. maj. 4

5 Ad pkt. 5. Skriftlig orientering fra formanden FU traf beslutning om, at det planlagte FU-møde den 2. juni, som er et kort konstituerende møde, tages telefonisk eller skriftligt i uge 23, da formanden er blevet forhindret i at deltage. AK oplyste at DFH s deltagelse i folkemødet på Bornholm er under forberedelse. Det er første gang at DFH deltager. AK informerede om, at ansøgning til Mærsk vedr. minerydning i Vietnam sendes den 25. april. Ad pkt. 6. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg. Som led i udmøntningen af asylaftalen fra 2012 udbød Udlændingestyrelsen i december 2013 en opgave om styrket rådgivning af afviste asylansøgere. DFH har vundet den del af opgaven som vedrører rådgivning på de kommunale asylcentre samt udarbejdelsen af informationsmateriale og koordinering af opgaven. AK oplyste at afdelingen i den forbindelse udvider med ca. 10 medarbejdere og det har været muligt at udvide det eksisterende lejemål i afdelingen med flere kontorer. I forlængelse af ovennævnte blev der stillet forlag om, at FU - på et tidspunkt tager en temadrøftelse af brobygningen mellem det nationale og internationale arbejde. Til dette svarede AK, at DFH godt ved, hvordan de vil gøre, men det der kunne være interessant for FU at vide, er, hvordan DFH vil arbejde på tværs. FU havde et ønske om, at Peter Hermann Kamph, chefen for kommunikation og indsamling, deltager på et af de kommende møder i FU til efteråret. Ad pkt. 7. Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmøde den 22. maj Dagsordenen godkendt i den form, der har foldet indledningen mere ud og har tilføjet til Pkt. 2 Formandens mundtlige beretning og godkendelse heraf. 5

6 Ad pkt. 8. Eventuelt FU besluttede at besøget på et asylcenter til efteråret skal gå til Sjælsmark og mest optimalt i forbindelse med FU-mødet den 2/9, 4/11 eller 9/12, så der er rundvisning i tidsrummet og derefter egentligt FU-møde. DFUNK holder housewarming den 21. maj kl FU er inviteret. FU-MØDER 2014 FU/3 + Repr. 22. maj FU/4 Uge 23 skriftligt eller telefonisk FU/5 2. september FU/6 4. november FU/7 9. december 6