Relevante bestemmelser om indsamling og udveksling af personoplysninger ift. myndighedssamarbejdet i koordineringsenheden

Transkript

1 NOTAT Relevante bestemmelser om indsamling og udveksling af personoplysninger ift. myndighedssamarbejdet i koordineringsenheden 1. Persondataloven 1.1 Grundlæggende principper Efter persondatalovens 5 et det et generelt krav, at behandling af personoplysninger herunder videregivelse og indsamling af oplysninger skal være rimelig og lovlig ( god databehandlingsskik ). Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Michelle Grambo Redden Den myndighed, som modtager oplysninger fra en anden myndighed, skal have et klart og sagligt formål med indsamlingen, og oplysningerne må ikke senere bruges til andre formål, der er uforenelige hermed. Endvidere må myndighederne ikke behandle, herunder indsamle og videregive, flere oplysninger, end formålet hermed tilsiger, og myndighederne skal sikre sig, at oplysningerne ikke er urigtige eller vildledende. Princippet om den kommunale enhedsforvaltning indebærer, at udveksling af oplysninger mellem BIF (VINK) og f.eks. SOF ikke anses som en videregivelse i persondatalovens forstand, idet de enkelte administrative enheder i en kommune udgør én samlet forvaltningsmyndighed, når de afleder deres kompetence fra kommunalbestyrelsen. De enkelte forvaltninger må dog desuagtet kun behandle oplysninger, der er relevante og tilstrækkelige til at behandle den konkrete sag, jf. persondatalovens 5, stk Behandling af personoplysninger Persondatalovens 6-8 indeholder generelle regler om, hvornår en myndighed må behandle herunder udveksle personoplysninger. Hvilke regler i persondatalovens 6-8, myndighederne skal følge i det enkelte tilfælde, afhænger af oplysningernes karakter og formålet med udvekslingen Almindelige ikke-følsomme oplysninger Persondatalovens 6 regulerer udveksling af ikke-følsomme oplysninger det vil sige alle andre oplysninger end oplysninger om personnummer, der er reguleret af 11, og følsomme oplysninger omfattet af 7 og 8. Som eksempler på personoplysninger, der i almindelighed ikke er følsomme kan nævnes identifikationsoplysninger, almindelige adresseoplysninger og oplysninger om opholdssted samt almindelige oplysninger om en persons økonomiske forhold.

2 Disse oplysninger kan dog efter omstændighederne eller i sammenhæng med andre oplysninger udgøre oplysninger, der er følsomme. F.eks. vil en oplysning om, at en person har haft bopæl på et psykiatrisk hospital udgøre en oplysning om helbredsmæssige forhold omfattet af persondatalovens 7, mens oplysninger om bopæl i et fængsel udgør oplysninger om strafbare forhold omfattet af lovens 8. Efter persondatalovens 6 kan ikke-følsomme oplysninger bl.a. udveksles, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse for myndigheden f.eks. en lovbestemt oplysnings-, underretningseller indberetningspligt eller hvis det er nødvendigt som led i myndighedsudøvelse. Det beror på de konkrete omstændigheder, om en videregivelse og indsamling af ikke-følsomme personoplysninger må anses for at være nødvendig, men ved vurderingen heraf er der overladt et skøn til den pågældende myndighed. En myndighed vil eksempelvis kunne videregive oplysninger, som den er kommet i besiddelse af, til en anden myndighed, hvis oplysningerne må anses for at have betydning for den anden myndigheds udøvelse af sin myndighed Personfølsomme oplysninger Videregivelse af oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold (følsomme personoplysninger) er reguleret i persondatalovens 7 og 8. De mest følsomme oplysninger omfatter racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt helbredsmæssige og seksuelle forhold, jf. persondatalovens 7, stk. 1. Denne bestemmelse vil ofte være relevante i forbindelse med udveksling af oplysninger om personer med tilknytning til radikaliserede eller ekstremistiske miljøer. Følsomme personoplysninger omfattet af persondatalovens 7 kan bl.a. udveksles, hvis - personen har givet udtrykkeligt samtykke, - oplysningerne er blevet offentliggjort af personen selv den pågældende oplysning skal være bragt til kendskab hos en bredere kreds af personer, f.eks. gennem tv, aviser eller sociale medier. - det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares omfatter bl.a. offentlige myndigheders behandling af oplysnin- Side 2 af 7

3 ger som led i myndighedsudøvelse - det er nødvendigt af hensyn til en offentlig myndigheds varetagelse af opgaver på det strafferetlige område. omfatter myndigheder, der administrerer strafsanktionerede regler Følsomme personoplysninger kan endvidere behandles, herunder udveksles, hvis det sker af grunde, der vedrører hensynet til vigtige samfundsmæssige interesser. Dette kræver imidlertid tilladelse fra Datatilsynet, jf. persondatalovens 7, stk Private oplysninger De øvrige oplysninger, som efter persondatalovens 8 skal anses som følsomme, er oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold end dem, der er nævnt i 7, stk. 1. Som oplysninger om andre rent private forhold anses bl.a. oplysninger om andre foreningsmæssige tilhørsforhold, sager om separation og skilsmisse, visse særlige familiemæssige forhold, herunder familiestridigheder, opdragelsesmåde og adoption, samt selvmord og selvmordsforsøg. Private personoplysninger omfattet af persondatalovens 8 kan bl.a. udveksles, hvis - personen har givet udtrykkeligt samtykke, - videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelsen ( værdispringsreglen ) - det er nødvendigt for, at en myndighed kan udføre sine opgaver, eller er påkrævet for en afgørelse, som myndigheden skal træffe Særligt om sociale myndigheder Særligt for de sociale myndigheder gælder, at følsomme oplysninger omfattet af persondatalovens 7, stk. 1, eller 8 kun må videregives, hvis den berørte person enten har givet udtrykkeligt samtykke hertil, hvis videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, eller hvis videregivelse er et nødvendigt led i myndighedens sagsbehandling eller er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre sine tilsyns- eller kontrolopgaver, jf. 8, stk. 3. Det vil sige, at også de sociale myndigheder normalt vil kunne videregive andre følsomme oplysninger, f.eks. oplysninger om strafbare forhold til andre myndigheder, når det er nødvendigt for denne ind- Side 3 af 7

4 sats. Følsomme oplysninger omfattet af 7, stk. 1, kan videregives under de samme betingelser. 1.3 Orientering af borgeren Efter persondatalovens har borgeren som udgangspunkt krav på at blive underrettet, hvis der indsamles og udveksles oplysninger om vedkommende mellem myndigheder. Underretningsforpligtelsen påhviler den myndighed, der indsamler oplysningerne, herunder modtager oplysninger fra andre myndigheder. Underretningen til borgeren skal ske, når oplysningen er registreret hos myndigheden. Normalt skal underretningen ske inden for 10 dage efter registreringen. Hvis oplysningerne er indsamlet til brug for videregivelse, skal underretningen gives senest, når oplysningerne videregives. Hvis myndigheden allerede på registreringstidspunktet ved, at der i løbet af ganske kort tid skal rettes henvendelse til borgeren, vil oplysningspligten som altovervejende hovedregel kunne opfyldes samtidig med denne henvendelse. Oplysningsforpligtelsen vil således kunne opfyldes, hvis der hurtigt efter indsamlingen skal ske partshøring af borgeren, såfremt partshøringen indeholder de nødvendige oplysninger om hvilke oplysninger, der er indsamlet, hvor de er indsamlet fra og til hvilket formål Hvornår skal borger ikke underrettes Efter persondatalovens 30, stk. 1 og 2, kan myndighederne undlade at underrette borgeren, hvis dennes interesse i at få kendskab til indsamlingen af oplysningerne efter en konkret afvejning bør vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser, herunder f.eks. forebyggelse af strafbare handlinger. Det er en betingelse, at der er nærliggende fare for, at underretningen vil skade det offentliges interesser væsentligt. Hvis der er tale om oplysninger vedrørende ekstremisme og radikalisering, vil det ofte være relevant at inddrage politiet i vurderingen af, om det er nødvendigt at undlade at orientere borgeren. Oplysningspligten vil indtræde på ny, når hensynene for at gøre undtagelse ikke længere er til stede. 1.4 Databeskyttelsesforordningen Den 25. maj 2018 erstattes persondataloven af databeskyttelsesforordningen suppleret af databeskyttelsesloven. Databeskyttelsesforordningen indeholder i vid udstrækning regler, der svarer til de ovenfor gennemgåede bestemmelser i persondataloven. Side 4 af 7

5 Databeskyttelsesforordningen indeholder således samme sondring mellem behandling af almindelige (ikke-følsomme) og følsomme personoplysninger. Forordningens artikel 6, stk. 1, regulerer behandlingen af almindelige oplysninger og svarer i vidt omfang til persondatalovens 6, stk. 1. Behandlingen af følsomme personoplysninger er reguleret i artikel 9, som i vidt omfang svarer til persondatalovens 7. Der indføres dog som noget nyt i artikel 9, stk. 2, litra g, specifik hjemmel til at følsomme personoplysninger kan behandles, hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsmæssige interesser. Oplysninger om strafbare forhold, som i dag er omfattet af persondatalovens 8 om private oplysninger, reguleres selvstændigt af forordningens artikel 10, suppleret af databeskyttelseslovens 8. Adgangen til at behandle oplysninger herom svarer til de gældende regler efter persondatalovens 8. Det skal bemærkes, at oplysninger om væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold, som i dag er omfattet af persondatalovens 8, ikke vil være omfattet af særlige bestemmelser i forordningen, og dermed ikke betragtes som følsomme oplysninger. Udvekslingen af sådanne oplysninger kan derfor ske i henhold til bestemmelsen om almindelige ikke-følsomme oplysninger. Herudover følger der en række grundlæggende principper af forordningens artikel 5, stk. 1, der skal være opfyldt ved al behandling af personoplysninger. Disse principperne svarer til persondatalovens 5, stk. 1. Databeskyttelsesforordningens artikel om oplysningspligt over for den berørte borger svarer til de gældende efter persondataloven, og databeskyttelseslovens 22, stk. 1 og 2, om undtagelse fra oplysningspligten, svarer til de gældende undtagelsesmuligheder. 2. Retsplejelovens 115 Efter retsplejelovens 115, stk. 2, jf. stk. 1, nr. 1, kan oplysninger om rent private forhold videregives til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt af hensyn til det kriminalitetsforebyggende arbejde (SSPsamarbejdet). Derudover finder 115 anvendelse i forhold til socialt udsatte personer inden for PSP-samarbejdet (stk. 1, nr. 2) og i et vist omfang i forhold til tidligere afsonere inden for KSP-samarbejdet (stk. 1, nr. 3). Retsplejelovens 115 går forud for persondataloven, som således ikke skal være opfyldt, hvis behandlingen af personoplysningerne sker efter denne bestemmelse. Hvis en konkret sag er omfattet af denne be- Side 5 af 7

6 stemmelse, kan følsomme personoplysninger udveksles mellem de relevante myndigheder uden at der stilles krav om, at personen har givet samtykke til videregivelsen/behandlingen af oplysningerne. 2.1 Er bestemmelsen aktuel Det skal altid overvejes, om videregivelsen af oplysningerne i den konkrete situation er omfattet af retsplejelovens 115. Bestemmelsen kan som udgangspunkt kun anvendes som hjemmel for videregivelse af oplysninger, når videregivelsen sker inden for rammerne af de nævnte samarbejdsformer. Det er uafklaret, hvorvidt og i så fald i hvilket omfang bestemmelsen kan anvendes ift. kriminalitetsforebyggende indsatser, der falder uden for SSP-samarbejdet 1. Justitsministeriets vejledning vil forhåbentlig afklare dette spørgsmål. Den mest relevante i forhold til VINK og koordineringsenheden er nr. 1 om SSP-samarbejdet, dvs. samarbejdet inden for skole- og socialområdet. Bestemmelsen kan således alene anvendes i forhold til unge og voksne under 25 år, hvor samarbejdet falder inden for SSP eller SSP+. Hvis det er konstateret, at der er tale om en person under 25 år, og der således kan være tale om informationsudveksling i regi af SSPsamarbejdet, skal det undersøges, om bestemmelsens øvrige kriterier er opfyldt. For det først skal der være tale om kriminalitetsforebyggende samarbejde mellem forskellige myndigheder. For det andet skal videregivelsen til de andre myndigheder være nødvendig af hensyn til dette arbejde. 2.2 Behandling af personoplysninger Retsplejelovens 115 gælder for oplysninger af rent private forhold. Udvekslingen af andre personoplysninger skal således ske på baggrund af hjemmel i f.eks. persondataloven. Bestemmelsen tager sigte på, at give myndighederne mulighed for at udveksle foreløbige personoplysninger om en konkret borger i forbindelse med myndighedernes frie og uformelle drøftelser af den pågældendes borgers problemer på et tværfagligt grundlag mhp. at få klarlagt, om der er grundlag og behov for en indsats, herunder over for radikalisering og ekstremisme. Endvidere tilsigter bestemmelsen at gøre det muligt for politiet at videregive oplysninger om konkrete borgere mhp. en forebyggende social indsats 2. Når den foreløbige/indledende drøftelse har vist, at der er behov for et nærmere samarbejde mellem myndighederne om løsningen af bestemte problemer hos borgeren for at hindre, at den pågældende kommer ud i (yderligere) kriminalitet, bør borgeren inddrages i samarbejdet. 1 Se evt. særskilt notat herom 2 Lovforslag nr. L 150 af 17. januar 1990 (LFF ), pkt. 3.5 Side 6 af 7

7 Hvis der er tale om mindreårige bør forældrene samtidigt inddrages. Det er i den forbindelse vigtigt, at borgeren forstår betydningen af, at vedkommende deltager i samarbejdet og giver samtykke til en drøftelse af forholdene mellem myndighederne 3. Retsplejelovens 115 kan således ikke anvendes som hjemmel til udveksling af personoplysninger om iværksatte tiltag over for borgeren, herunder heller ikke opfølgning eller monitorering af borgerens udvikling på baggrund af de iværksatte tiltag. Dette samarbejde forudsættes i stedet håndteret på baggrund af borgerens samtykke. En mundtlig tilkendegivelse fra borgeren om, at vedkommende er indforstået med, at myndighederne drøfter den pågældendes problemer, vil normalt blive anset for tilstrækkeligt. 3 Vejledning nr. 163 af 17. august 1990 om udveksling af oplysninger i forbindelse med det kriminalitetsforebyggende samarbejde mellem politiet og kommunerne mv. Side 7 af 7