Som følge af erhvervsuddannelsesreformen skal alle institutioner fremadrettet foretage elevtrivsels- og virksomhedstilfredshedsmålinger.

Transkript

1 Til alle udbydere af erhvervsuddannelser cc. Rådet for Erhvervsrettede Ungdomsuddannelser Afdelingen for Ungdoms- og Voksenuddannelser Frederiksholms Kanal København K Tlf Fax uvm@uvm.dk CVR nr Orientering og vejledning om elevtrivsels- og virksomhedstilfredshedsmålingerne Som følge af erhvervsuddannelsesreformen skal alle institutioner fremadrettet foretage elevtrivsels- og virksomhedstilfredshedsmålinger. 11. september 2015 Sags nr.: V.541 Der er en sammenhæng mellem elevernes trivsel og motivation på erhvervsuddannelserne og kvaliteten i undervisning og fuldførelse af en uddannelse. Trivsel er endvidere tæt forbundet med det samspil og læringsmiljø, som eleverne indgår i. Trivsel har dermed betydning for, at eleverne bliver fagligt udfordrede, og at de oplever, at de lærer noget og bliver så dygtige, de kan. Tilsvarende er styrket trivsel vigtigt for at sikre, at frafaldet mindskes, og at erhvervsuddannelserne bliver et attraktivt valg for endnu flere unge. Samtidig er aftagervirksomhedernes tilfredshed afgørende for et godt samarbejde mellem skoler og virksomheder, for skabelsen af praktikpladser og for kvalitet i uddannelserne. Elevtrivsel og virksomhedstilfredshed udgør således nøgleindikatorer for kvalitet, hvorfor udviklingen på disse områder indgår som ét af de fire klare mål i aftalen om erhvervsuddannelsesreformen. Der skal gennemføres obligatoriske elevtrivselsmålinger på erhvervsuddannelserne i perioden 1. oktober til 1. december Måling af virksomhedstilfredshed er blevet forsinket i forhold til det tidligere udmeldte. Modellen for målingens gennemførelse og spørgerammen er ikke færdigudviklet. Det betyder, at virksomhedstilfredshedsmålingerne gennemføres som en frivillig måling i perioden 1. februar til 1. maj 2016, hvorefter det forventes, at første obligatoriske måling bliver perioden 1. oktober til 1. december Dette brev vedrører de kommende obligatoriske elevtrivselsmålinger.

2 2 Gennemførelse af målingen Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling (MBUL) har dags dato offentliggjort spørgeskemaet til anvendelse i de obligatoriske elevtrivselsmålinger på uvm.dk: Spørgeskemaet er vedlagt dette brev. Erhvervsskolerne skal gennemfører målingen i perioden 1. oktober til 1. december 2015, så den lever op til kravene (beskrevet i bilag 1), og sende besvarelserne til Styrelsen for IT og Læring (STIL) senest 4. december Institutionerne afgør selv, om de vil anvende eksterne leverandører. Data vil blive opbevaret i DVH og statistik og stillet offentligt tilgængeligt både på landsplan og institutionsniveau marts Besvarelserne og baggrundsoplysninger indsamles alene til statistisk anvendelse, og må ikke bruges i administrative sammenhænge. Hele processen er beskrevet i bilag 1. Krav til gennemførelsen af elevtrivselsmålingen Det er obligatorisk for institutionerne at anvende den udmeldte spørgeramme. Elevtrivselsdata skal indsamles på individniveau med cpr.nr. som identifikation. Det skal ske for at kunne beregne indikator for elevtrivsel, gennemføre forskningsprojekter og udarbejde andre statistiske opgørelser af sammenhæng mellem baggrundsfaktorer og trivsel. Institutionernes opfordres til at oplyse eleverne om, at besvarelserne behandles anonymt. Det er institutionernes ansvar, at eleverne besvarer spørgeskemaet om elevtrivsel i den udmeldte måleperiode. Målingen omfatter alene elever, der har skoleperiode i måleperioden, uanset hvor langt de er i uddannelsen. Se yderligere i bilag 1. Skolerne kan fortsat efter eget ønske og behov gennemføre yderligere trivselsmålinger mm. udenfor den afsatte måleperiode som en del af deres kvalitetsarbejde. Skolerne kan endvidere tilføje yderligere spørgsmål til spørgerammen med henblik på anvendelse lokalt såfremt den obligatoriske spørgeramme stilles først. BEK nr 1050 af 07/09/ Kommende proces

3 3 Ministeriet vil vende tilbage med mere information om modellen og processen for virksomhedstilfredshedsmålinger, når processen herfor er afklaret. Undervejs i udviklingsprocessen vil Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling (MBUL) fortsat være i dialog med relevante interessenter herunder de to skolenetværk ESB-netværket og Uddannelsesbenchmark. Rådet for Erhvervsrettede Ungdomsuddannelser (REU) orienteres ligeledes undervejs i processen. Ministeriet vil følge udviklingen i implementeringen og gennemførelsen af målingerne samt resultaterne heraf nøje og gennemføre en evaluering af de første elevtrivsels- og virksomhedstilfredshedsmålinger med henblik på at vurdere behovet for justeringer. Ved spørgsmål kan I kontakte: Gunvor Krarup Vedstesen, gunvor.krarup.vedstesen@uvm.dk, direkte tlf.: Anne Køks Nielsen, anne.koks.nielsen@uvm.dk, direkte tlf Anne Køks Nielsen Fuldmægtig Direkte tlf Anne.Koks.Nielsen@uvm.dk

4 4 Bilag 1: Model for gennemførelse af elevtrivselsmålinger (ETU) Dette notat beskriver modellen for gennemførelse af de obligatoriske elevtrivselsmålinger (ETU) på erhvervsuddannelserne, herunder: - Proces og roller ved indsamling af spørgeskemadata - Indsamling af besvarelser på ETU en på cpr.nr.-niveau - Dataansvar Model for gennemførelse af ETU Det er obligatorisk for institutionerne at gennemføre ETUen hvert år på baggrund af det spørgeskema, som Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling udmelder. Skolerne kan efter eget ønske indsætte ekstra supplerende spørgsmål, såfremt den obligatoriske spørgeramme stilles først. Proces og tekniske krav ved gennemførelse af ETU Processen ved gennemførelse af ETU en er illustreret nedenfor, hvorefter krav til de enkelte aktørers roller er beskrevet MBUL Administration institution Leverandør Respondent (elever) Leverandør Administration institution STIL (DVH) MBUL udmelder en obligatorisk spørgeramme, måleperiode, tekniske krav til det digitale spørgeskema og spørgeskemaværktøjet. ETU en skal gennemføres i decentrale løsninger efter institutionernes eget valg. Institutionernes ledelse/administration er ansvarlig for at: gennemføre målingen i den periode ministeriet udmelder indgå aftale med leverandør om værktøj til gennemførelse af målingen og sikre at spørgeskemaværktøjet lever op til minimumskrav udstukket af ministeriet

5 5 give tilladelse til, at leverandøren må anvende UNI-login, hvis dette anvendes ved logon til systemet følge op over for de respondenter, der ikke besvarer spørgeskemaet i første omgang sikre at målingen er fortrolig efter eksisterende forskrifter for databeskyttelse af fortrolige persondata, hvilket betyder, at institutionens undervisere/ledelse ikke har tilgang til besvarelserne på individniveau sikre at leverandøren har indgået databehandleraftale med Styrelsen for It og Læring, eller at skolen selv har anmeldt målingen til Datatilsynet. sende besvarelserne på de obligatoriske spørgsmål med tilknyttede baggrundsoplysninger til Styrelsen for It og Læring. Leverandøren kan, hvis institutionerne vælger det, varetage hele eller dele af processen med at gennemføre målingerne for institutionerne ved fx stille værktøj til rådighed, gennemføre målingen, varetage rykkerprocedure, levere data til STIL for hver enkelt institution mv. Institutionen har stadig det overordnede ansvar for at gennemføre målingen. STIL modtager løbende, men senest én uge efter indsamlingsperiode spørgeskemadata og baggrundsoplysninger fra institutionerne. Den enkelte institution skal indberette besvarelserne i et af STIL specificeret XML-format, som matcher en web-service i STIL. Det tekniske format for web-servicen angives i en datainstruks, som vil være tilgængelig på ministeriets hjemmeside. Data vil blive opbevaret i datavarehuset (DVH), hvor statistik og indikatorer udarbejdet på baggrund af ETU en vil blive stillet offentligt tilgængeligt både på landsplan og institutionsniveau. Identifikation af elever på cpr.nr.-niveau ETU-data skal indsamles af institutionerne på individniveau med cpr.nr. som identifikation. Det skal ske for at kunne beregne indikator for elevtrivsel, gennemføre forskningsprojekter og udarbejde andre statistiske opgørelser af sammenhæng mellem baggrundsfaktorer og trivsel. Leverandører og institutioner bliver gjort opmærksomme på, at det i forhold til håndtering af cpr. nr. er en fordel at anvende UNI-login ved logon til besvarelsen af ETU en. Institutionerne har ansvaret for, at data bliver håndteret efter eksisterende forskrifter for databeskyttelse af fortrolige persondata. Det indebærer bl.a., at besvarelser skal være fortrolige i den forstand, at institutionens ledelse, administrative personale, undervisere mv. på ingen måde har adgang til besvarelserne på cpr.nr.-niveau (herunder UNI-login). Den/de

6 6 medarbejder, der på institutionen har adgang til at håndtere/levere data, har dog en fortrolig adgang til at se data. Dataansvarlig Det er institutionernes ansvar at elevtrivselsmålingerne gennemføres, og at data afleveres til Styrelsen for IT og Læring (STIL). Institutionen kan vælge at indgå en aftale med en leverandør om at gennemføre målingen og lade leverandøren stå for at indberette besvarelserne til STIL. I det tilfælde skal skolen sikre, at leverandøren indgår en databehandleraftale med STIL. Dermed er STIL dataansvarlig og målingen gennemføres under STILs paraplyanmeldelse til Datatilsynet J.nr Institutionerne skal ved denne model ikke anmelde målingen til Datatilsynet. Se STILs databehandleraftale med leverandørerne i bilag 3. Hvis ikke leverandøren indgår en databehandleraftale med STIL er institutionen selv dataansvarlig og skal anmelde målingen til Datatilsynet. Denne model betyder at elevtrivselsmålingen gennemføres som en statistisk måling. Leverandøren (databehandleren) må kun videregive resultatet af den enkelte institutions trivselsmåling til institutionen i anonymiseret form, dvs. på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere enkeltpersoners besvarelse. Institutionerne kan frit vælge leverandør, da alle leverandører har mulighed for at indgå en databehandleraftale med STIL. Institutionen kan alternativt vælge selv at stå for at gennemføre målingen og selv indberette besvarelserne til STIL. I denne model er institutionen selv dataansvarlig og skal selv anmelde dataindsamlingen til Datatilsynet. Dette er også tilfældet, hvis institutionen anvender en leverandør, der ikke har indgået en databehandleraftale med STIL. De indberettede besvarelser indgår i ministeriets statistikberedskab og resultaterne af elevtrivselsmålingen offentliggøres i Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings datavarehus.

7 Bilag 2 Baggrund I Aftale om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser er der opstillet fire klare mål for erhvervsuddannelserne, hvori elevtrivsels- og virksomhedstilfredshedsmålinger indgår: Mål 1: Flere elever skal vælge en erhvervsuddannelse direkte efter 9. eller 10. klasse Mål 2: Flere skal fuldføre en erhvervsuddannelse Mål 3: Erhvervsuddannelserne skal udfordre alle elever, så de bliver så dygtige, de kan Mål 4: Tilliden til og trivslen på erhvervsskolerne skal styrkes. 7 Af mål 4 fremgår det, at elevernes trivsel og aftagervirksomhedernes tilfredshed skal øges frem mod I forhold til udviklingen af målingerne står der flg. i aftaleteksten: Der vil på baggrund af erfaringerne med trivselsmålinger på erhvervsskolerne, herunder de værktøjer hertil som erhvervsskolerne i dag anvender, med inddragelse af erhvervsskolerne blive udviklet en fælles metode for trivselsmålinger, som alle erhvervsskoler forpligtes til at anvende. Arbejdet vil desuden kunne trække på erfaringer med udvikling af trivselsindikator på folkeskoleområdet. Målingen vil fx kunne indbefatte elevernes motivation, oplevelse af undervisningen, det sociale miljø mv. Der vil på baggrund af erfaringerne med tilfredshedsmålinger på erhvervsskolerne, herunder de værktøjer hertil som erhvervsskolerne i dag anvender, med inddragelse af erhvervsskolerne blive udviklet en fælles metode for tilfredshedsmålinger, som alle erhvervsskoler forpligtes til at anvende. Målingen vil fx kunne indbefatte praktikvirksomhedernes oplevelse af undervisningen og samspillet mellem teori på skolen og praktik i virksomheden. Ministeriet nedsatte i foråret en ekspertgruppe, der havde til opgave at kvalificere indholdet af både en virksomhedstilfredshedsmåling og en trivselsmåling blandt eleverne på erhvervsuddannelserne og tage afsæt i de eksisterende erfaringer og spørgerammer, der bliver anvendt i sektoren. Ekspertgruppen havde følgende opgaver: En afrapportering med anbefalinger til, hvordan den eksisterende spørgeramme for trivselsmålinger kan forbedres/suppleres. Et forslag til en spørgeramme for en national tilfredshedsmåling blandt aftagervirksomheder. Forslag til hvordan der for hver af de to målinger laves et samlet tal, der kan være indikator for henholdsvis den samlede trivsel og den samlede tilfredshed blandt virksomhederne.

8 8 Anbefalinger til hvilke forhold omkring selve gennemførelsen og opsamling på målingen, som skolerne og ministeriet skal være opmærksomme på. Ekspertgruppen bestod af følgende medlemmer: Innovationschef Hanne Shapiro, Teknologisk Institut (formand for ekspertgruppen) Vicedirektør Katja Munch Thorsen, EVA Professor Anders Holm, KU og SFI Forskningsleder Torben Pilegaard Jensen, KORA Ekspertgruppen tog udgangspunkt i de eksisterende målinger af hhv. elevtrivsel og virksomhedstilfredshed, som anvendes på erhvervsskolerne. Udover ekspertgruppens egne møder har der været afholdt tre møder i en referencegruppe med deltagelse af skoler og interessenterne på området. Der ud over har der været gennemført en skriftlig kommenteringsrunde mellem andet og tredje møde, hvor referencegruppen kom med input til spørgeskemaerne til elevtrivsels- og virksomhedsmålingerne. Undervejs har ekspertgruppen haft dialog med de to netværk (ESBnetværket og Uddannelsesbenchmark) samt flere af de skoler og leverandører, som i dag gennemfører elevtrivsels- og virksomhedstilfredshedsmålinger, for at indhente viden og erfaringer. Endelig har der været afholdt teknikermøde mellem repræsentanter for erhvervsskolerne og ministeriet for at arbejde med tekniske og administrative problemstillinger i udviklingen og gennemførelsen af målingerne. Ekspertgruppen afleverede sin afrapportering til ministeriet d. 1. april 2015, hvor også deres forslag til spørgerammerne fremgår. Disse er ikke de endelige spørgerammer, da de efterfølgende pilottestes og justeres på baggrund heraf. Afrapporteringen er offentliggjort på ministeriets hjemmeside. På baggrund af ekspertgruppens anbefalinger er spørgeskemaet for elevtrivsel blevet pilottestet og spørgeskemaet for virksomhedstilfredshedsmålinger vil også blive pilottestet. De to pilottests skal bidrage til at kvalitetssikre de udarbejdede skemaer. For at forberede processen har Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling (MBUL) ud over løbende dialog med sektoren udsendt et teknisk vejledning til leverandørerne af de it-systemer, der i dag gennemfører elevtrivselsmålinger, vedr. krav til indberetning af data om elevtrivsel.

9 Bilag 3 Databehandleraftale 9 Databehandleraftale om behandling af personoplysninger J fr. Bestemmelserne i lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (Persondataloven), med senere ændringer, indgås mellem den dataansvarlige: Styrelsen for It og Læring Vester Voldgade København V CVR STIL i det følgende betegnet som og yyyyyy yyyyyy CVR. xxxxxx i det følgende betegnet som databehandleren følgende aftale vedrørende behandlingen af de oplysninger, der indgår i følgende statistiske undersøgelse: Gennemførsel af trivselsundersøgelse på erhvervsuddannelserne (EUD). Generelle vilkår for data indsamlet til statistisk brug Al behandling af personoplysninger under denne databehandlersaftale sker udelukkende i videnskabeligt eller statistisk øjemed og under STILs paraplyanmeldelse til Datatilsynet J.nr af sådanne behandlinger. Det betyder, jf. persondatalovens 10, at de personoplysninger, der indgår, ikke må indgå i administrativ eller konkret sagsbehandling. Oplysningerne må heller ikke anvendes som grundlag for

10 10 konkrete retlige eller faktiske foranstaltninger over for de omhandlede personer eller andre personer. Det er kun resultatet af den videnskabelige eller statistiske bearbejdning af personoplysninger, der kan bruges i administrativ sammenhæng, og kun under forudsætning af, at anvendelsen af resultaterne sker på en sådan måde, at det ikke er muligt for udenforstående at identificere enkeltpersoner.

11 11 Instruks Databehandlerens behandling af data sker alene efter instruks fra STIL (den dataansvarlige). Databeskyttelseslovgivning Databehandleren er til enhver tid forpligtet til at sikre, at gældende dansk persondatalovgivning overholdes, særligt persondataloven (lov nr. 421 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og sikkerhedsbekendtgørelsen (bekendtgørelse 528/2000 med senere ændringer). Databehandleren skal træffe de i Persondatalovens 41, stk. 3 og stk. 5, nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller behandles i strid med reglerne i Persondataloven. Reglerne om behandlingssikkerhed er udmøntet i Datatilsynets Vejledning til bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning udarbejdet d. 2. april (Sikkerhedsbekendtgørelsen). Såfremt opgaven omfatter behandling af fortrolige eller følsomme oplysninger, skal databehandleren overholde de supplerende sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat i sikkerhedsbekendtgørelsens kapitel 3. Databehandleren skal sikre, at kun personer, som autoriseres hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles. Databehandleren sikrer ved behandling af oplysninger uden for databehandlerens lokaliteter, herunder ved brug af hjemmearbejdspladser eller lignende, at dette sker i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsen. Overførsel af personoplysningerne til tredjelande kan alene ske inden for rammerne i persondata-lovens 27. Leverandøren må ikke overføre oplysninger til et ikke-eu/eøs-land uden STILs viden og accept, da STIL skal kunne leve op til sin forpligtelse som dataansvarlig til at sikre overholdelsen af persondatalovens 27 ved overførsel af oplysninger til tredjelande. Databehandleren har pligt til på eget initiativ at søge eventuel tvivl om sikkerhedskravene og opfyldelsen heraf afklaret, herunder via

12 12 STIL. Databehandleren skal uden unødigt ophold underrette STIL, hvis der konstateres svigt i sikkerheden. Databehandleren skal på STILs anmodning udlevere fyldestgørende oplysninger til STILs vurdering og kontrol af, om de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger er iværksat og overholdes. Databehandleren har pligt til at deltage i eventuelle drøftelser med Datatilsynet og indarbejde eventuelle anbefalinger og/eller påbud mv. fra tilsynet vedrørende behandling af personoplysninger som er omfattet af denne aftale. Underdatabehandlere (underleverandører) Hvis databehandleren anvender underdatabehandlere, dvs. lader andre end databehandlerens egne medarbejdere udføre dele af databehandlingen, er det databehandlerens ansvar, at underdatabehandleren efterlever betingelserne i nærværende aftale, da betingelserne også gælder for eventuelle underdatabehandlere. Databehandleren skal informere STIL om evt. underdatabehandlere ved at fremsende en kopi af en underskreven underdatabehandleraftale. Tavshedspligt vedrørende fortrolige oplysninger For databehandlerens medarbejdere gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Databehandleren er således generelt forpligtet til at behandle alt modtaget materiale og alle modtagne oplysninger med diskretion og fortrolighed. I forbindelse med registrering og behandling af data i projektet, er databehandleren underlagt tavshedspligt med hensyn til de fortrolige oplysninger, som kommer til databehandlerens kendskab. Videregivelse Databehandleren må ikke uden instruks fra STIL videregive oplysninger, som man kommer i besiddelse af ved udførelsen af opgaven som databehandler med mindre det fremgår eksplicit af denne aftale, jf. særlige forhold nedenfor. Databehandleren må ej heller bruge indsamlede oplysninger fra opgaven til egne andre formål. Ændringer Denne databehandleraftale kan til enhver tid ændres uden varsel, hvis ændringen er nødvendig for at overholde de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger.

13 13 Særlige forhold Databehandleren må kun videregive resultatet af den enkelte institutions trivselsmåling til institutionen i anonymiseret form, dvs. på en sådan måde, at det ikke er muligt for udenforstående at identificere enkeltpersoners besvarelse. Alle besvarelser af det obligatoriske spørgeskema udmeldt af ministeriet afleveres efter undersøgelsens gennemførelse til STIL på personniveau med respondentens cpr-nummer som nøgle. De nærmere krav til formater og procedure for aflevering af data til STIL fremgår her: Alle besvarelser skal ved undersøgelsens afslutning slettes, anonymiseret eller tilintetgjort, således at det efterfølgende ikke er muligt at identificere enkeltpersoner, der indgår i undersøgelsen. Fristen herfor er senest 45 dage efter aflevering af endelig rapport til institutionen, forudsat at data er afleveret til STIL og STIL har kvitteret for modtagelse af data. For anerkendelse af aftalen signeres: Dato: Dato: For den dataansvarlige: For databehandleren: