SPONSORAFTALE. indgået mellem. [Sponsor] [CVR-nr.] [Adresse] [Adresse] [ Sponsoren ]

Transkript

1 Side 1/9 SPONSORAFTALE indgået mellem [Sponsor] [CVR-nr.] [Adresse] [Adresse] [ Sponsoren ] og Transport- og Bygningsministeriet Frederiksholms Kanal 27F 1220 København K ( Transport- og Bygningsministeriet )

2 1. BAGGRUND 1.1 Transport- og Bygningsministeriet har i perioden maj 2015 til maj 2016 formandskabet i for International Transport Forum ( ITF ). I den forbindelse skal Transport- og Bygningsministeriet være vært ved en formandsreception i Leipzig den 18. maj 2016 ( Receptionen ). Side 2/9 1.2 Sponsoren har tilbudt vederlagsfrit at stille de sponsorydelser, som er beskrevet i pkt. 2.1, til rådighed for Transport- og Bygningsministeriet. 1.3 Til gengæld får Sponsoren ret til at fremvise sponsorstatus for omverdenen på de vilkår, der er fastsat i nærværende aftale. 1.4 Foruden Sponsoren kan også andre sponsorer levere ydelser til Transport- og Bygningsministeriet i forbindelse med Receptionen. 2. SPONSORYDELSEN 2.1 Sponsoren stiller vederlagsfrit følgende ydelser til rådighed for Transport- og Bygningsministeriet til brug for Receptionen: Ved mad, antal kuverter 600 stk. 2.2 Fairnet GmbH er af ITF udvalgt til at håndtere den overordnede koordination i henhold til receptionen, og sponsorydelsen skal derfor leveres gennem Fairnet. 2.3 Sponsorens betaling sker direkte mellem Sponsoren og Fairnet. Sådanne betalinger er Transport- og Bygningsministeriet uvedkommende, og Transport- og Bygningsministeriet kan ikke gøres ansvarlig i den henseende. 3. PERSONALERESSOURCER M.V. 3.1 Sponsoren skal sørge for, at der på alle niveauer i Sponsorens organisation er et nødberedskab, som kan træde til, såfremt de planlagte personaleressourcer viser sig ikke at være tilstrækkelige, fx i tilfælde af uforudsete omstændigheder eller sygdom. 3.2 Transport- og Bygningsministeriet vurderer løbende ressourcefordelingen, og eventuelle ønsker om forstærkning skal med al rimelighed efterkommes. Sponsoren må derfor være indstillet på at tilpasse de personalemæssige ressourcer til deltagerantallet og opgaven.

3 3.3 Det anvendte personale skal være kvalificeret inden for deres arbejdsområde, og formandsskabet må ikke benyttes som platform for optræning/oplæring af nyt personale. Side 3/9 4. MYNDIGHEDSKRAV 4.1 Sponsoren indestår for, at sponsorydelserne opfylder alle relevante præceptive regler såvel danske som tyske således som disse foreligger ved indgåelse af aftalen. I det omfang sponsorydelsernes opbygning, sammensætning eller lignende måtte stride mod efterfølgende ændringer af relevante præceptive regler såvel danske som tyske er Sponsoren forpligtet til at tilpasse sponsorydelserne hertil, så disse fortsat opfylder de til enhver tid gældende relevante præceptive regler. 5. SPONSORENS SÆRLIGE RETTIGHEDER 5.1 Sponsor må markedsføre sig som sponsor på følgende måder: Opsætning af roll-ups eller andre lignende bannere ved Receptionen og på Transport- og Bygningsministeriets stand på topmødet. Mulighed for efter nærmere aftale med Transport- og Bygningsministeriet og ITF at præsentere sig selv med logo og op til 100 ord i Exibitor s Guide (printversion og online) til topmødet. Mulighed for efter nærmere aftale med Transport- og Bygningsministeriet og ITF at lade interview(s) med repræsentanter for Sponsoren offentliggøre på ITF s hjemmeside. Ret til efter nærmere aftale med Transport- og Bygningsministeriet og ITF at anvende logoet for det danske ITF-formandsskab for 2016 i sin markedsføring i en nærmere aftalt tidsmæssig periode på tre år. Sponsor må i øvrigt deltage ved møderne på topmødet så længe der ikke er tale om de lukkede ministersessioner m.v. 5.2 En repræsentant for Sponsoren har ret til efter nærmere aftale med Transport- og Bygningsministeriet at få tildelt et VIP-adgangskort som giver adgang til følgende: VIP-lounge, VIP-frokost den 19. maj 2016 med deltagelse af bl.a. ministre fra ITF-medlemslande samt ledere fra flere virksomheder fra IT- og transportbranchen,

4 Gallamiddag den 19. maj 2016 med deltagelse af bl.a. ministre fra ITF-medlemslande samt ledere fra flere virksomheder fra IT- og transportbranchen med mulighed for prioriteret plads Side 4/9 5.3 Det er en betingelse for markedsføringen, jf. punkt 5.1, og deltagelse i arrangementer, jf. punkt 5.2, (1) at markedsføringen er i overensstemmelse med gældende love og regler (såvel danske som tyske), (2) at Sponsoren ikke benytter ITF s logo, (3) at det tydeligt fremgår, at Sponsoren ikke sponsorerer ITF, men alene er sponsor til Receptionen, og (4) at markedsføringen efter Transport- og Bygningsministeriets skøn ikke findes uforeneligt med varetagelsen af hvervet som formand for ITF. 5.4 Transport- og Bygningsministeriet påser, at markedsføringen overholder betingelse nr. 2-4 i punkt 5.3. Hvis Transport- og Bygningsministeriet finder, at disse betingelser ikke er overholdt, kan Transport- og Bygningsministeriet pålægge Sponsoren straks at ophøre med markedsføring, som strider herimod. Overholdelse af betingelse nr. 1 i punkt 5.3 påses efter de herom gældende regler. 5.5 Sponsoren må desuden ikke markedsføre sponsorydelsen på en måde, der af Transport- og Bygningsministeriet vurderes at være egnet til i for høj grad at fjerne fokus fra mødernes indhold. 6. SAMARBEJDSPLIGT 6.1 Sponsoren er forpligtet til at samarbejde med politi, Kongresshalle hvor Receptionen skal afholdes, eksterne leverandører og andre sponsorer, som Transport- og Bygningsministeriet eller andre statslige organer har indgået aftale med. 7. LEVERING OG OPRYDNING 7.1 Sponsorydelserne, jf. punkt 2, leveres den 18. maj Sponsoren skal sikres adgang til Kongresshalle, således at Sponsoren er i stand til at opfylde sine forpligtelser i henhold til sponsoraftalen.

5 7.3 Sponsoren sikrer, at samtlige sponsorydelser, der er omfattet af nærværende aftale fjernes efter nærmere aftale med Kongresshalle og Fairnet. Såfremt Sponsoren ikke har fjernet sponsorydelserne inden for den med Kongresshalles angivne frist, kan Transport- og Bygningsministeriet lade sponsorydelserne fjerne for Sponsorens regning. Side 5/9 8. OPSIGELSE OG UDLØB 8.1 Sponsoraftalen er uopsigelig for begge parter. 8.2 Sponsoraftaleperioden udløber i øvrigt uden at yderligere opsigelse er fornøden den 20. maj Rettigheder og forpligtelser bortfalder dog, når der er sket fjernelse af sponsorydelserne, jf. punkt Sponsoraftalens øvrige bestemmelser, herunder punkt 11 om misligholdelse, ophævelse og erstatning, samt punkt 13 om tavshedspligt, gælder også efter sponsoraftaleperiodens ophør, uanset årsagen hertil. Endvidere gælder sponsorens særlige rettigheder som anført i punkt 5, forudsat at retten hertil ikke er ophørt, jf. punkt MISLIGHOLDELSE, OPHÆVELSE OG ERSTATNING 9.1 Såfremt der konstateres mangler ved sponsorydelsen, er Transport- og Bygningsministeriet berettiget til at kræve disse mangler afhjulpet inden for en af Transport- og Bygningsministeriet fastsat passende særdeles kort frist. Ved afhjulpet forstås også Transport- og Bygningsministeriets adgang til for Sponsors regning at foretage supplerings- og/eller dækningskøb. 9.2 Transport- og Bygningsministeriet er berettiget men ikke forpligtet til straks eller med et af Transport- og Bygningsministeriet fastsat varsel at ophæve sponsoraftalen, såfremt Sponsoren væsentligt misligholder sine forpligtelser. Som væsentlig misligholdelse anses bl.a.: at Sponsoren ikke inden for den af Transport- og Bygningsministeriet fastsatte frist afhjælper konstaterede mangler, at Sponsoren såvel i sponsoraftaleperioden som derefter efter Transport- og Bygningsministeriets skøn handler i strid med denne aftales punkt 5,

6 at Sponsoren ikke stiller de ydelser eller erstatningsydelser til rådighed for Transport- og Bygningsministeriet på de aftalte tidspunkter, Side 6/9 at Sponsoren går konkurs eller tages under rekonstruktion, åbner forhandlinger om akkord eller får væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder herfor, eller at Sponsoren ophører med den virksomhed, som sponsoraftalen angår, eller der indtræder andre omstændigheder, som bringer sponsoraftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. 9.3 Såfremt Transport- og Bygningsministeriet ophæver sponsoraftalen, skal Transport- og Bygningsministeriet så hurtigt, som det praktisk er muligt, og i det omfang det er muligt, tilbagelevere sponsorydelserne til Sponsoren, og Sponsoren mister straks sine rettigheder i henhold til punkt Sponsoraftalen kan ikke, hverken helt eller delvist, ophæves af Sponsoren, uanset eventuel væsentlig misligholdelse fra Transport- og Bygningsministeriets side. Sponsoren er således henvist til at søge økonomisk erstatning efterfølgende. 9.5 Om Transport- og Bygningsministeriets misligholdelse i øvrigt gælder dansk rets almindelige regler. 9.6 Sponsoren er forpligtet til at erstatte de for Transport- og Bygningsministeriet med misligholdelsen og ophævelsen forbundne meromkostninger. Sådanne meromkostninger omfatter bl.a. erstatning for Transport- og Bygningsministeriets merudgifter ved at foretage dækningskøb på ophævelsestidspunktet set i forhold til normalprisen eller listeprisen for den pågældende ydelse, interne omkostninger til overtidsbetalinger m.v. foranlediget af misligholdelsen samt eksterne omkostninger til eventuel advokat og indkøbskonsulent. Herudover er Sponsoren forpligtet til at betale Transport- og Bygningsministeriet den anslåede økonomiske værdi for Sponsoren af den markedsføring, jf. punkt 5, som Sponsoren har opnået i tiden, indtil Sponsoraftalen blev ophævet. 10. ANSVAR, RISIKO OG FORSIKRING 10.1 Sponsoren er forpligtet til at tegne og i sponsorperioden opretholde erhvervs- og produktansvarsforsikring, som dækker ansvar for den skade, sponsorydelserne måtte kunne forvolde på mødedeltagerne eller andre,

7 samt til at holde Transport- og Bygningsministeriet skadesløs i den forbindelse. Side 7/ Sponsoren bærer risikoen for enhver skade på de af sponsoraftalen omfattede sponsorydelser, herunder også risikoen for skader efter sponsoraftalens udløb i de tilfælde, hvor sponsorydelserne ikke er fjernet i henhold til punkt 8.3. Dette gælder dog ikke, såfremt skaden forvoldes forsætligt eller groft uagtsomt af Transport- og Bygningsministeriet eller nogen, som Transport- og Bygningsministeriet svarer for. Sponsoren er bekendt med muligheden for at afdække denne risiko ved tegning af forsikring Sponsoren har for produktansvarsskader ansvar efter de almindeligt gældende regler herom. 11. KONTAKTPERSONER OG UNDERRETNING 11.1 Alle henvendelser vedrørende sponsoraftalen og administrationen heraf skal rettes til følgende kontaktpersoner: For Transport- og Bygningsministeriet: Sara Marie Brogaard, sm@trm.dk, For Sponsoren: [person og kontaktoplysninger] 11.2 Parterne skal straks underrette hinanden om eventuelle andre/nye kontaktpersoner Parterne forpligter sig til straks og loyalt at underrette hinanden om forhold, der kan bringe opfyldelsen af sponsoraftalen i fare. I den forbindelse forpligter Sponsoren sig bl.a. til straks at underrette Transport- og Bygningsministeriet, såfremt Sponsorens økonomiske situation kan bringe opfyldelsen af sponsoraftalen i fare Parterne forpligter sig i øvrigt til på opfordring straks at stille al information, der er nødvendig for behørig opfyldelse af sponsoraftalen, til rådighed for hinanden. 12. TAVSHEDSPLIGT 12.1 Sponsoren, dennes ansatte og eventuelle underleverandører samt disses ansatte skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Transport- og Bygningsministeriets eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af sponsoraftalen, også efter sponsoraftales ophør.

8 12.2 For Transport- og Bygningsministeriets personale gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Side 8/ Sponsoren må ikke uden Transport- og Bygningsministeriets forudgående skriftlige tilladelse offentliggøre noget om sponsoraftalens indhold. 13. OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER 13.1 Transport- og Bygningsministeriet har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter sponsoraftalen til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler Sponsoren kan ikke uden Transport- og Bygningsministeriets skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge sponsoraftalen til andre. 14. ÆNDRINGER OG FORTOLKNING 14.1 Sponsoraftalen kan kun ændres ved skriftlig tillægsaftale mellem parterne I tilfælde af uoverensstemmelse mellem nærværende aftale og bilagene skal aftalens tekst være gældende. 15. KONFLIKTLØSNING 15.1 Nærværende aftale er undergivet dansk ret Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende aftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse konflikten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer Når det i punkt 16.2 beskrevne har været forsøgt, er hver part berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved domstolene. Såfremt Sponsoren ikke har et dansk værneting, er værnetinget i København.

9 16. UNDERSKRIFTER Side 9/9 Dato: Sted: Dato: Sted: For Sponsoren For Transport- og Bygningsministeriet