Information & involvering

Transkript

1 Information & involvering Organisationsstrukturen Møllehuset er en institution med børn og unge mennesker med meget specifikke behov. Møllehuset er opdelt i 2 familiegrupper egegruppen og fjordgruppen samt en intern skole - STU 2, alle under samme ledelse. Ledelsen samarbejder mellem 2 forvaltninger i Thisted kommune. Der er en flad struktur med en klar informationsvej. Nogle informationer skal formidles ud til alle medarbejdere, mens andre informationer skal formidles ud i hver enkelt gruppe. Nogle informationer skal formidles til ledelsen, mens andre informationer skal formidles til medarbejderne i hver enkelt gruppe. I det daglige arbejde, er der også mange informationer til forældre og nærmeste samarbejdspartnere, hvilket er illustreret i informations-blomsten. Desuden har vi en forpligtigelse til at informere vores øvrige samarbejdspartnere om vigtige tiltag. Medarbejderne i Møllehuset har meget forskelligt fokus, alt efter hvilken rolle de har. Derfor er det også nødvendigt med et højt informationsniveau.

2 Informationsblomsten Boenheder I Møllehuset deler vi informationsstrømmen op i 5 grupper: 1. Målrettet information Information der er nødvendig for at vi kan udføre arbejdet 2. Inspirerende information Hvis du har en dybere interesse kan du søge yderligere viden 3. Unødvendig viden Det kan være nødvendigt at sortere i mængden af informationer 4. Skelne mellem fællesinformationer og enkeltmandsinformationer 5. Omsorgsinformation Information som gives i omsorg for hinanden, f.eks. i forbindelse med sygdom hos kolleger eller hos børnene m.v.

3 Kommunikationskulturen og den meget målrettede information giver transparens i organisationen, hvilket bevirker at medarbejderne oplever en stor troværdighed både i samarbejde i Møllehuset og med øvrige samarbejdspartnere. Herudover oplever vi, at omsorgsinformationen giver stor fællesskabsfølelse og respekt for hinanden i arbejdet. Udvalgsarbejde I Møllehuset arbejder vi med, at hver enkelt medarbejder tager ansvar, som er en del af værdien Retfærdighed, og får indflydelse gennem forskellige udvalg. Organisationen er bygget op omkring en række udvalg, hvor medarbejdernes ressourcer udnyttes effektivt. Ledelsen er repræsenteret i hovedparten af udvalgene. Efter behov kan der inddrages superbrugere. Der kan desuden nedsættes ad. hoc-udvalg i specielle situationer. Det er i de enkelte udvalg, at informationsstrømmen bliver målrettet den enkelte, og medarbejderen er derefter selv ansvarlig for at opdatere sig ved at læse udvalgsreferaterne. Der er stor respekt for det der arbejdes med i udvalgene. Udvalgsstrukturen Ergo-nomiudvalg Ansættelsesudvalg Kultur- udvalg Møllehuset MEDudvalg Arbejdsmiljøgruppen Pædagogisk - udvalg Redaktionsudvalg IT-udvalg Sundhedsudvalg

4 Årsplanlægning En af Møllehusets vigtigste grundsten er, at alle medarbejdere skal have indflydelse, indsigt og overblik på den faglige og organisatoriske udvikling. Årsplanen bliver udarbejdet i oktober og udleveret til alle medarbejdere i december samt lagt på vores hjemmeside til vores forældre og samarbejdspartnere. Vi bruger årsplanlægning som et aktivt arbejdsredskab til at skabe overblik, sundt arbejdsmiljø, succeshistorier, arbejdsglæde, ejerskab og ikke mindst fokusering på den faglige udvikling i forhold til børn og unge i Møllehuset. Årsplanen er en effektiv udnyttelse af vores ressourcer og medarbejdererfaringer udnyttes på tværs af organisationen. Den enkelte medarbejder har mulighed for at have indflydelse på arbejdspunkter i det kommende år hvad vi skal have fokus på. Udarbejdelsen af årsplanen har en lang række fordele, f.eks.: Vi kan bedre undgå spidsbelastede perioder undgå stress Den enkelte medarbejder kan bedre planlægge sit eget arbejdsår Bedre muligheder for at forberede sig til møder, kurser og lign. I perioder, hvor vi er sårbare, bevarer vi overblikket og har fokus på det vigtigste Det giver mulighed for at byde ind på kollegers arbejdsopgaver ved længere fravær eller spidsbelastninger, da der er synlighed i arbejdsopgaver Overblik over hvilke udvalg, der tager sig af hvilke opgaver, så hver enkelt medarbejder ved, hvem man skal henvende sig til Det skaber helhed i vores arbejde, at vi sidst på året, kan evaluere på det vi har nået Hvordan fungerer informationsstrømmen i praksis Møllehuset har fokus på, at informationer og beslutninger er synlige og tilgængelige for alle ansatte. I nedenstående model er vist de metoder, Møllehusets benytter sig af, for at synliggøre information og indflydelse i organisationen.

5 Informations-model Hver enkelt medarbejder har et stort ansvar for både at være ajourført og informeret via de aftalte informationsveje. Udvalgsarbejdet og referater fra disse udvalgsmøder, er af stor betydning i det organisatoriske arbejde.

6 Ledelsesstruktur Ledelsen i Møllehuset er bygget op på følgende måde; Da Møllehuset er underlagt 2 forvaltninger, er organisationsstrukturen opadtil specielt konstrueret. Det er ikke noget, der giver vanskeligheder i dagligdagen, da ledelsen i Møllehuset formår at være bindeleddet mellem de to forvaltninger. Møllehusets organisationsstruktur er en flad ledelsesstruktur, hvor der er en tæt og tillidsbaseret kontakt mellem medarbejdere og ledelsen. I Møllehuset prioriteres det, at alle ansatte, hvad enten det er en af basisgrupperne, STU, servicegruppen eller ledelsen, er en homogen gruppe, der hjælper hinanden på kryds og tværs og altid med fokus på kerneydelsen. Det giver en stor fleksibilitet og fællesskabsfølelse i hele organisationen, samt respekt for alles arbejdsområder. Det opleves i praksis ved: Der er altid åben dør ind til ledelsens kontor. Ledelsen starter og slutter altid dagen med en runde i huset, hvor der bliver spurgt til dagsformen. Synligt skema for ledelsens ugeprogram. Ledelsen er nærværende ved hvad der rører sig i huset. Ledelsen bevæger sig på meta-plan. Ledelsen har tillid til, at den får de informationer, der vedkommer ledelsen.

7 Ledelsen er jævnligt en del af kerneydelsen. Stedfortræderen har faste timer sammen med børnene. Forstanderen prioriterer højt at deltage i udvalgte aktiviteter. Ledelsen er med i planlægningen af kulturarrangementer og kolonidage. Ledelsen tager i konflikter udgangspunkt i den værdsættende og undersøgende tilgang. Ledelsen udviser tillid under ansvar. Tydelige udmeldinger fra ledelsen i forbindelse med forventninger, rammesætning m.v. Gule evalueringssedler, hvor medarbejderne direkte laver tilbagemeldinger og løsningsforslag til ledelsen. Ledelsen er ikke bærer af vi gør som vi plejer - kultur, men har fokus på balancen mellem at eksperimentere og bruge tidligere erfaringer. Ledelsen læser og samler op på de daglige evalueringer. Ledelsen tør og kan træde i karakter og sætte rammerne på en anerkendende måde. Ledelsesstil Ledelsesstilen i Møllehuset er præget af kreativitet og en visionær tilgang i forhold til at skabe rum, nytænkning og innovative projekter i en konstant forandringstid. Der arbejdes konkret med den kreative platform i det store fællesskab. I Møllehuset er vi meget bevidste om den samfundsmæssige opgave. Vi møder denne udfordring ved at sætte fokus på den værdibaserede tilgang. Ledelsen er altid på forkant i denne proces ved at tage initiativer til vidensdeling i kreative faser både på det interne som eksterne plan. Afrunding information & involvering Møllehuset bærer præg af synlig ledelse, flad organisationsstruktur, stor synlighed af informationerne og en stor grad af gensidig tillid. Dette er alt sammen med til at skabe og fremme en gennemskuelig organisation, hvor energien er let og den enkeltes indre lederskab træder i karakter. Denne kultur er grundlaget for, at der er tillid til, at de enkelte udvalg varetager de respektive opgaver og at der er en klar afgrænset rollefordeling i organisationen. Der er samtidig stor respekt for den demokratiske proces, der ligger i denne form for struktur, der giver den enkelte medarbejder tid til at reflektere, opsøge viden, finde løsningsforslag og handle. Der er tillid, til at medarbejdere og ledelse kan prøve nye ting af og gå nye veje, fordi der ikke er tvivl om opbakningen i organisationen. Heri ligger den innovative udviklingsmulighed i medarbejderens arbejdsliv.

8 I Møllehuset benytter vi os af årsplanlægning som et aktivt arbejdsredskab, hvor alle medarbejdere er inddraget og har ejerskab. Årsplanlægningen er en af hjørnestenene i Møllehuset og har stor betydning for såvel arbejdsmiljø og faglig udvikling som effektiv udnyttelse af ressourcer. Møllehuset er bærer af en kultur, hvor det er muligt at få evt. uenigheder italesat på en konstruktiv måde på alle niveauer i organisationen. For alle ansatte - ledelsen og medarbejdere, falder det naturligt at give og modtage konstruktivt feedback samt at stille forundringsspørgsmål til hinanden. Fra indstillingen til den kommunale lederpris skrevet af medarbejdere i Møllehuset: