ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. november 2012 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT til ordinært møde torsdag den 25. oktober 2012 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Afbud: Fraværende: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Lars Ulrik Hansen, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Erik Bengtsson, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Jesper Langkilde Ole Skrald Rasmussen Åben del Sag 8018 Godkendelse af referat Sag 8019 Revisionsprotokol Sag 8020 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8021 Udlejningsforhold Sag 8022 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8023 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8024 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 8025 Skoleparken 1 - Helhedsplan Sag 8026 Buddingeparken Sag 8027 Fjernvarme Sag 8028 Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune Sag 8029 Det årlige møde med Byrådet Sag 8030 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. Sag 8031 Bestyrelsesmøder 2013 Sag 8032 Afdelingsmøder 2013 Sag 8033 Orientering fra administrationen Sag 8034 Kredsudvalget Sag 8035 Fritidsudvalget Sag 8036 BL-cirkulærer Sag 8037 Eventuelt Sag 8038 Næste møde Sag 8039 Øvrige datoer Lukket del Sag 8040 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8018 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 27. september 2012 er udsendt den 4. oktober 2012 Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 8. december 2011 vedrørende regnskabet for 2010/11, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 23. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret på mødet den 27. september 2012 * Invitation til Jacob Møller Langvads svendegilde den 28. oktober 2012 * Invitation til julesammenkomst * Skrivelse vedrørende julegaver 2012 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 9 september 2012 Udsendt den 4. oktober 2012 * Invitation til Michael Christophersens 25-års jubilæum den 1. november 2012 * Kopi af brev dateret den 4. oktober 2012 til Gladsaxe Kommune vedrørende regnskab 2010/11 * Lommebog 2013 Udsendt den 11. oktober 2012 * Ingen udsendelser 2

3 8021 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for september 2012 er udsendt den 4. oktober b. Udlejningssamarbejde B-sag Gladsaxe Kommunes udkast af 12. oktober 2012 på en udlejningsmodel i Høje Gladsaxe udsendtes med dagsordenen for afklaring af selskabets holdning forinden mødet med Gladsaxe Kommune den 14. november Den nye udlejningsmodel omfatter en fælles/central venteliste for den fleksible udlejning. Efter en dialog om fordele og ulemper ved den nye udlejningsmodel, var udmeldingen, at vi skulle være åben overfor modellen, og at vi også skulle tage de andre boligselskabers holdninger i betragtning. Eventuelle beslutninger skal afklares med Høje Gladsaxe afdeling 30 s - afdelingsbestyrelse Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 11 Pileparken 3 Husorden B-sag Husorden for Pileparken 3 med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 23. maj 2012 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. På mødet udleveredes ny kopi af husordenen på grund af manglende side 2 og 4, hvorefter denne blev godkendt. 3

4 b. Afdeling 46 Søborgparken B-sag På det ekstraordinære afdelingsmøde i Søborgparken den 11. oktober 2012, besluttede beboerne at indmelde afdelingen i LLO. Dette giver en årlig udgift på kr. svarende til en lejeforhøjelse på 21,50 kr. pr. md. som ikrafttræder den 1. februar 2013 og som formelt skal godkendes af Organisationesbestyrelsen. Kopi af referatet fra det ekstraordinære møde i Søborgparken blev udleveret på mødet. Godkendt Støtte til visse boligafdelinger Ingen sager til behandling Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Gældende tidsplan af 19. juni Tidsplanen følges. Sanktionsgivende tidspunkt for aflevering er den 21. februar Økonomiopfølgning jf. orientering ved septembermødet følges. Selskabet forsøger at få en prøvebolig klar til uge 50. I denne forbindelse afholdes et rejsegilde samt et åbent hus arrangement, hvor prøveboligen præsenteres og sagen kan få lidt markedsføring. 4

5 8025 Skoleparken 1 Helhedsplan E-sag For at forberede Landsbyggefondens besigtigelse af afdelingen den 15. november 2012 er der afholdt projektgruppemøde, hvor opgaver er blevet fordelt. Der er lagt en plan, således at Landsbyggefonden kommer rundt og ser alle problemerne i afdelingen Buddingeparken E-sag Gældende tidsplan følges. Med hensyn til økonomien er der fortsat luft i forhold til uforudsete udgifter. Det skal pointeres, at der er indbygget en del forbedringer i projektet såsom opgradering af køkken i 1-rums boligerne. Forventet indflytning bliver den 1. april Der arbejdes på at få en prøvebolig klar til medio januar 2013 for et muligt udlejningsfremstød. Det forventes, at der afholdes rejsegilde den 22. november 2012 kl Rejsegildet er naturligvis håndværkernes fest, men det undersøges, om dette kan kædes sammen med markedsføringstiltag for boligerne Fjernvarme E-sag Gladsaxe Fjernvarme Tidsplaner for levering af fjernvarme for etape 1 er ret upræcise, men Gladsaxe Fjernvarme forventer at have udført stik i afdelingerne i december Kontraktforhandlingerne med entreprenørerne pågår, men set i lyset af tvisten med E-on vil der nu blive presset på for at få udført disse varmecentraler. Vi må dog forvente, at komme ind i 2013 før de sidste varmecentraler kører. Vi forsøger derfor at få skubbet ombygning af varmecentraler i gang. 5

6 Egeparken 1 og 2 ligger i etape 4. Beboerne har godkendt konvertering til fjernvarme, og selskabet har underskrevet en tilslutningserklæring, der er forhåndstilkendegivelsen på, at vi ønsker fjernvarme. På baggrund heraf, er Gladsaxe Fjernvarme ved at udarbejde et projekt, der så skal i høring og efterfølgende godkendes af Byrådet. Gladsaxe Fjernvarme kan ikke p.t. oplyse tidshorisont for dette projekt. Boligafdelingerne langs Søborg Hovedgade herunder Moseparken ligger fortsat i etape 5. Søborgparkens varmecentral vil på et konverteringstidspunkt være ca. 10 år gammel, og det er tvivlsomt, om det for Søborgparken vil være lønsomt at konvertere til fjernvarme på dette tidspunkt. Gladsaxe Fjernvarme har registreret, at vi ønsker varmecentralen for Kiplingsgården/Kiplingeparken konverteret til fjernvarme. Varmecentralen er nedslidt og timingen vil derfor være perfekt til snarlig konvertering E-on Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe har 7 boligafdelinger, der forsynes med centralvarme fra 4 LKV-værker ejet og drevet af E-on. Som følge af den voldsomme prisstigning i 2012 har boligselskabet ultimo juni standset betalingerne for varmeleveringen og koblet en tekniker og en advokat på sagen for at klarlægge E-ons overpris, med henblik på at få den aktuelle omkostning nedsat og for at klarlægge, om der også tilbage i tiden er betalt en for høj pris for den leverede varme. På baggrund af denne granskning har boligselskabet nu ved vores rådgivere tilskrevet E- on om yderligere dokumentation, som E-on som udgangspunkt har pligt til at udlevere. E-ons respons af 27. september 2012 herpå er diskussion vedrørende vores tilbagehold af betalinger, en anmodning om a conto betaling fra 1. oktober og fremefter samt en orientering om, at man har orienteret Energitilsynet om vores tilbagehold med en delvis forklaring på hvorfor priserne er så høje. E-on har i 2007 uretmæssigt opskrevet værdien af anlæggene og dermed øget afskrivningerne. Dette anmoder man nu Energitilsynet om tilgivelse for. I brev af 1. oktober 2012 har boligselskabet udarbejdet et tilbud til E-on om for resten af 2012 at betale varme op til 2011 niveau + 5 % svarende til en yderligere betaling på kr. for de 7 boligafdelinger tilsammen. For resten af tvist beløbet ville vi stille en bankgaranti. E-ons svar af 8. oktober 2012 herpå er et krav om a conto betalinger fra 1. oktober 2012 samt en gentagelse af kravet om, at resten af tvist beløbet blev garanteret i en anfordringsgaranti. Ellers bliver der lukket for varmen. En anfordringsgaranti giver E-on adgang til udbetaling fra garantien uden argumentation. Dette accepteres naturligvis ikke af boligselskabet. I brev af 11. oktober 2012 gentager vi vores tilbud af 1. oktober 2012, og samtidig orienterer vi om sagen til Energitilsynet bl.a. som respons på E-ons brev af 27. september 2012 til Energitilsynet. 6

7 Breve for perioden 27. september 2012 til 11. oktober 2012 inkl. relevante bilag udsendtes med dagsordenen. E-ons trussel om lukning af varme fra LKV-anlæggene virker alvorlig. Vi vælger dog at fastholde vores strategi i sagen med understående argumentation. Varmeanlæggene i Mølleparken 1 og 2, Stengårdsparken samt Egeparken 1 og 2 har de oprindelige varmeanlæg ejet af Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe som nødanlæg. Disse anlæg kan bringes i drift og er tilstrækkelige til at levere varme til disse boligafdelinger. For Lyngparken 1 og 2 er der også et oprindeligt varmeanlæg som nødanlæg, men dette anlæg vil ikke være tilstrækkeligt til at opretholde varmen for disse boligafdelinger, når det bliver rigtigt koldt. Her vil man i løbet af få dage kunne tilrigge et supplerende anlæg. Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe har derfor valgt ikke at bøje sig for E-ons trusler. Vi forventer for Mølleparken 1 og 2, Stengårdsparken samt Lyngparken 1 og 2, at der er fjernvarme i boligafdelingerne i løbet af december Først i 2013 bør alle disse varmeanlæg kunne sættes i drift med fjernvarme Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune E-sag På bestyrelsens møde den 27. september 2012 blev samarbejdsaftalen med Gladsaxe Kommune godkendt dog skulle der ske en afklaring af fortolkningen på ABG s eventuelle medfinansiering. Af udsendte reviderede samarbejdsaftale side 3 er der foretaget en tilretning, som vi mener, er mere klar og dækkende. Herudover udsendtes der en Master Plan for forløbet. Nærmere orientering på mødet. 7

8 8029 Det årlige møde med Byrådet E-sag Kopi af brev til Gladsaxe Kommune dateret 10. oktober 2012 vedrørende oplysning om tilmeldte samt spørgsmål til mødet med Byrådet mandag den 5. november 2012 er udsendt den 11. oktober Der repræsenteredes således 13 afdelingsbestyrelser (i alt 15 personer). Herudover deltager Ryno Scheil og Steen Pedersen fra Organisationsbestyrelsen. Fra administrationen er Henning Juul Hovmand og Jesper Loose Smith tilmeldt Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. E-sag Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt torsdag den 4. oktober 2012 Fra afdelingerne var i alt tilmeldt 13 deltagere (repræsenterende 8 afdelinger). Til mødet kom 12 deltagere, idet 1 havde meddelt afbud. 8

9 8031 Bestyrelsesmøder 2013 B-sag Ifølge gældende forretningsorden afholdes ordinære bestyrelsesmøder den 4. torsdag i måneden juli måned dog undtaget. Følgende datoer er således aktuelle for året 2013: Januar - torsdag den 24. januar 2013 Februar - torsdag den 21. februar 2013 (3. torsdag) Marts - tirsdag den 12. marts 2013 (ekstraordinært) Marts - tirsdag den 12. marts 2013 (Repræsentantskabsmøde) Marts - torsdag den 21. marts 2013 (3. torsdag) April - torsdag den 25. april 2013 Maj - torsdag den 23. maj 2013 Juni - torsdag den 27. juni 2013 August - torsdag den 22. august 2013 September - torsdag den 26. september 2013 Oktober - torsdag den 24. oktober 2013 November - torsdag den 28. november 2013 December - torsdag den 19. december 2013 (3. torsdag) Ovennævnte datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i 2013 indstilles godkendt. Endvidere skal dato for afholdelse af sommerskovtur og julearrangement 2013 planlægges. Det besluttedes, at afholde bestyrelsesmøde 3. torsdag i februar måned. Endvidere besluttedes det, at afholde sommerskovturen den 17. august 2013 og julearrangementet den 29. november Afdelingsmøder 2013 E-sag Ved skrivelse af 18. oktober 2012 (udsendt med dagsordenen) til afdelingsbestyrelser i afdelinger hvor der afholdes 2 møder (i alt 6 afdelinger), er der fremsendt skema til fastsættelse af dato for afdelingsmøde i januar eller februar måned Frist for returnering af skema er fastsat til den 21. november 2012, således at fordeling af afdelingsmøderne kan ske på bestyrelsesmødet den 22. november

10 8033 Orientering fra administrationen O-sag a. Kollektiv råderet orientering om ændring af praksis / Gladsaxe Kommune Jf. udsendte brev fra Gladsaxe Kommune af 27. september 2012 har kommunen orienteret om, at de har ændret praksis omkring godkendelse af kollektiv råderet. Administrationen har taget dette til efterretning og har samtidig orienteret afdelingsbestyrelsen herom. b. Boligbladet O-sag Boligbladet oktober 2012 er omdelt til beboerne omkring den 16. oktober 2012 og udsendt til bestyrelsen den 18. oktober Der var på mødet en kort dialog med tilbagemeldinger på Boligbladet Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 11. september Referatet herfra er udsendtes med dagsordenen. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 13. december Der er indkaldt til Temamøde om kompetencer/grænser til afholdelse den 21. november

11 8035 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 17. september Referat herfra er udsendt den 20. september Næste møde i udvalget afholdes den 22. oktober b. Fritidskonference den 15. november 2012 Invitation til Fritidskonferencen til beboerne fremgår på bagsiden af Boligbladet som er udsendt omkring den 16. oktober Særskilt invitation med spørgeskema er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelser den 4. oktober En opfølgning herpå er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelser via mail den 25. oktober BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 40 af den 13. september 2012 vedrørende Gebyrer kræver klar lovhjemmel * BL informerer nr. 41 af den 18. september 2012 vedrørende Startboliger nye regler udstedt * BL informerer nr. 42 af den 26. september 2012 vedrørende Aftrapning af rentesikring 2013 * BL informerer nr. 43 af den 26. september 2012 vedrørende Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift * BL informerer nr. 44 af den 26. september 2012 vedrørende Virksomhedspraksis og ny mailadresse til ESL 11

12 * BL informerer nr. 45 af den 26. september 2012 vedrørende Regulering af maksimumhuslejen for 2013 * BL informerer nr. 46 af den 5. oktober 2012 vedrørende Overenskomst for ejendomsfunktionærer * BL informerer nr. 47 af den 9. oktober 2012 vedrørende Råderetsbeløb, beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr regulering af satserne 8037 Eventuelt O-sag a. Nye kontonumre Der udsendes en information til afdelingsbestyrelserne omkring de nye kontonumre 115 og 116. b. Afskrivning af flytteafregninger Der var en dialog om afskrivning af flytteafregninger / inkassoprocedure. Administrationen orienterede om en meget stram inkassopolitik, som der løbende bliver fulgt op. Fremover skrives i afskrivningsbrevene til afdelingsbestyrelserne, at selvom der afskrives forfølges sagerne inkassomæssigt. 12

13 8038 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 22. november Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 25. oktober 2012 er udsendt den 18. oktober 2012 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 25. oktober 2012 udsendes den 1. november 2012 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. november 2012 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. november

14 Lukket del 8040 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 14

15 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x 15