DATALOGISK INSTITUT ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING REKVIRENT GUIDE

Transkript

1 DATALOGISK INSTITUT ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING REKVIRENT GUIDE FINDER DU IKKE SVAR PÅ DINE SPØRGSMÅL I GUIDEN, ER DU VELKOMMEN TIL AT KONTAKTE EN ØKONOMIMEDARBEJDER præsen TATION 1

2 LOGIN VIRKSOMHED: AU BRUGERNAVN/citrixbrugere: DAT(A)XXXX (XXXX=NFIT-ID) BRUGERNAVN/øvrige: NFAKXXXX (XXXX=NFIT-ID) PASSWORD: jf. nedenfor Kontakt en regnskabsmedarbejder v. spørgsmål vedr. login 2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE Login slide 2 Bilagstyper 4 Systemroller 5 Notifikationsmail 8 EAN 11 Via Travel 12 Fejlagtigt modtaget faktura 13 Kommentarfeltet 16 Vedhæftning af fil 17 Udenlandske fakturaer 18 Stedfortræder 19 Nyansættelser og fratrædelser 20 Spørgsmål 21 3

4 BILAGSTYPER I WORKFLOWET Elektroniske fakturaer: Er i WF Udenlandske fakturaer: Afleveres til økonomimedarbejder, som scanner bilag og opretter faktura til WF Rejseafregninger* Afleveres til regnskabsmedarbejder* *Kommer først senere med i WF 4

5 ROLLER Fakturamanager: henter faktura i workflow, finder rekvisitionen (og hermed også rekvirenten), konterer, hvor kontering er kendt og sender den til: Rekvirenten: som godkender modtagelsen af varen/prisen, og videresender til: Disponent/godkender: som anviser fakturaen ved at godkende, hvorefter den overføres til Navision klar til bogføring. Fakturamanager konterer ikke nødvendigvis alle fakturaer. F. eks. foretager Jeppe (anlæg), som rekvirent, dele af konteringen ved angivelse af bevilling. Disponenten færdiggør kontering i disse tilfælde. 5

6 ROLLER PÅ DI Fakturamanager = Økonomimedarbejder Maibritt Administrativ rekvirent = Maibritt* Rekvirent = Faktura/varemodtager/bevillingshaver Disponent = Økonomimedarbejder/budgetansvarlig Henning, Anja, Ellen, Kirsten, Maibritt Ved fravær udpeger ovenstående en stedfortræder *Ved afklarede poster, fungerer fakturamanager som modtager/rekvirent og sender videre til disponent 6

7 flowcase 1 Rekvirent godkender/returnerer oplysninger Fakturamanager modtager, varemodtager/godkender Disponent færdiggør faktura - anviser varemodtagelse flowcase 2 Fakturamanager modtager Rekvirent godkender Disponent færdiggør faktura - anviser 7

8 NOTIFIKATIONSMAIL Når man får adgang til Gatetrade, skal man, som det første, gå ind og krydse af, at man ønsker at modtage en notifikationsmail, som sendes til én, når der er fakturaer i indbakken til godkendelse. Denne gentages med en rykker efter 7 dage og igen efter 3 dage. For at få denne mail, skal man i systemet under indstillinger sætte et kryds, hvis man ønsker notifikation. Dette kan stærkt tilrådes! Vælger man ikke at modtage notifikationsmail, er det ens eget ansvar at tjekke WF løbende! 8

9 Notifikationsmailen aktiveres under indstillinger og afkrydsning v. modtag notifikation 9

10 NOTIFIKATION EKSEMPEL Klik på Link Rekvirent Tast login info * Ved aktivering af link fra , kommer man direkte ind på den pågældende faktura efter login 10

11 EAN I det elektronisk workflow, kan man kun sende op eller nedad i systemet og ikke på tværs. Det betyder, at vi ikke umiddelbart kan videresende en forkert faktura til et andet institut på samme niveau eller til den, der oprindelig skulle have fakturaen. Derfor er det vigtigt, at alle indkøbere bruger det rigtige EAN nummer, så alle fakturaer lander rigtigt. 11

12 BESTILLINGER VED VIA TRAVEL Ved bestilling opgives instituttets brugernummer: Herefter oplyses projektnummer/kontonummer: (den konto/bevilling der skal betale rejsen), f.eks Ved rejse for instituttets penge = bevilling: Bevillingsoversigt: Skema 1 og skema 2 Dette projektnummer bliver angivet på fakturaen, således at fakturamanageren kan se, hvilken rekvirent der skal have fakturaen til godkendelse. Det vil sige, at en bevillingshaver, der bestiller en rejse, fra starten skal forholde sig til, hvilken bevilling, der skal betale! 12

13 FEJLAGTIGT MODTAGET FAKTURA Hvis man modtager en faktura, som i virkeligheden skal til en kollega til godkendelse, sender man den blot videre til vedkommende. Man kan også returnere til fakturamanager med en kommentar om, at den skal afvises, fordi den er forkert eller fordi der kommer en kreditnota til udligning. Fakturaer må aldrig afvises! 13

14 Hvis du mener, at du har modtaget denne faktura ved en fejl og du godt ved, hvem der skulle have modtaget den, skriver du en kommentar, før du vælger den korrekte Rekvirent i listen, og derefter trykkes Send til anden rekvirent. Hvis du ikke ved, hvem den korrekte Rekvirent er, trykkes Retur til fakturamanager Hvis fakturaen er til anden organisation = Institut trykkes Retur til fakturamanager

15 Funktionen AFVIS FAKTURA må under INGEN OMSTÆNDIGHEDER BENYTTES! Ønsker man at gemme informationerne inden fakturabehandlingen er afsluttet, trykkes Gem faktura. Det giver mulighed for, at man kan påbegynde behandlingen af en faktura én dag og afslutte den dagen efter. F.eks.: - afventer kreditnota eller kun en del af fakturaen er leveret

16 KOMMENTARFELTET Hvis man modtager en faktura, hvor der er skrevet en kommentar, skal man åbne kommentarfeltet: Der er et +, og der står med rødt: BEMÆRK: Der er skrevet en kommentar i kommentarfeltet Ofte vedrører kommentaren en oplysning, som mangler og den skal påføres, hvorefter fakturaen returneres til fakturamanager (og ikke til godkender). Der skal således svares i kommentarfeltet, så fakturaen kan færdiggøres. Man kan tilføje en kommentar ved alle forsendelser. Denne kommentar kan følges i hele systemet. 16

17 VEDHÆFTNING AF FIL (EX. ANLÆG OG DELTAGERLISTE) Vælg Vedhæft fil og forsæt fakturahåndteringen

18 UDENLANDSKE FAKTURAER Udenlandske fakturaer bliver scannet ind i workflowet, og sendes som en vedhæftet fil til godkendelse. Når fakturaen modtages som vedhæftet fil, ses filen som et dokument, som skal åbnes. Pas på: Filen slettes, hvis man trykker på X et og der kommer ingen advarsel! 18

19 STEDFORTRÆDER En REKVIRENT skal ved interne procedurer sikre, at fakturaer også kan accepteres og videresendes i fraværsperioder. Dette kan gøres ved at man i systemet udpeger en stedfortræder i ferie- og fraværsperioder. En stedfortræder arver den rolle man selv har i systemet, uanset om vedkommende måske selv er oprettet med en anden rolle. Stedfortræderen er cc på alle notifikationsmails til den bruger, man er udpeget som stedfortræder for. Den oplysning fra mailen har man brug for, idet man på forsiden i en drop-down liste skal vælge den person man er stedfortræder for. 19

20 NYANSÆTTELSER OG FRATRÆDELSER Nyansættelse Nyansatte, der skal have adgang til workflow, oprettes som brugere (v. Arne Nis Jensen) i forbindelse med øvrig ansættelsesprocedure. Fratrædelse Ved fratrædelse vil WF adgangen blive gjort inaktiv. 20

21 Har I spørgsmål, er I altid velkomne hos økonomimedarbejderne på DI AH feb.09