Referat af 16. møde 21. januar 2015 kl i Cphbusiness City

Transkript

1 21. januar 2015 Cphbusiness HSU Referat af 16. møde 21. januar 2015 kl i Cphbusiness City I mødet deltog: OGR Ole Gram-Olesen Rektor GC Gregers Christensen Uddannelsesdirektør JJER Jacob Jersild Ressourcedirektør JOCA John Callisen Områdechef, Service & Oplevelse BLA Bo Steen Larsen Områdechef, Økonomi & Finans SUR Susanne Rievers Områdechef, Salg & Markedsføring ATH Annette Thromsholdt Områdechef, Laboratorie og Miljø LBP Lars Bogetoft Områdechef, IT & Multimedie KIMI Kim Mikkelsen IT-chef BSLA Birgitte Laursen Studieadministrationschef HLBE Hanne Larsen-Bentin TR (AC / IDA), Hillerød MKL Maria Kirstine Lovén TR (AC) Nørrebro JCH Jan-Christian Haxthausen TR (AC), Lyngby CHJ Charlotte Morell Jørgensen TR (HK), Lyngby PAB Palle Bech TR (CO10), Lyngby ALA Annette Larsen TR (AC / DJØF), Nørrebro JWM Janne Madsen TR (FFT), Lyngby HWH Henrik Wind-Hansen TR (AC / DJØF), City CDP Charlotte Dalgaard Petersen Rep. Landemærket II SHN Stine Hougård Nielsen TR (Adm-AC/ DJØF) City DK Dan Korsgaard Formand, Arbejdsmiljøudvalget Referent: Ann-Cathrine Andersson (ACA)

2 Dagsorden 1. Velkomst v/ogr 2. Godkendelse af dagsorden v/ogr 3. Orientering v/alle 4. Udviklingsprogram 2015 v/ogr 5. Kvalitetsarbejde 2015 v/ogr 6. Status på Ennova v/gc 7. Gør teams til værdi 2015 v/gc 8. Status på nyansættelser v/dir 9. Status på lønforløb v/jjer 10. Godkendelse af forretningsorden for LSU v/alle 11. Orientering om kompetenceudviklingsprojekt, som Studieadministrationen gennemfører for midler fra Kompetencefonden v/bsla 12. Gennemførelse af APV i Cphbusiness Søerne v/jch 13. Orientering v/jjer 1. Justering af personalepolitik lægebesøg 2. Justering af personalepolitik rådighedsforpligtelse 3. 3 måneders prøvetidssamtale 14. Opfølgning på organisationsændringen af de administrative funktioner. Hvordan fungerer det? v/jch 15. Opfølgning på arbejdsmiljø v/jjer 16. Status på personaleforening v/gc 17. Eventuelt Bilag 10.1 LSU forretningsorden 13.a Lægebesøg mv. i arbejdstiden 13.b Rådighedsforpligtelse 13.c 3 måneders prøvetidssamtale

3 Referat 1. Velkomst og præsentation af det nye HSU v/ogr Ole bød velkommen til såvel gamle som nye medlemmer af HSU. 2. Godkendelse af dagsorden v/ogr Godkendt. 3. Orientering v/alle OGR orienterede om den aktuelle presseomtale af eksamensafvikling på Cphbusiness, der har været omtalt de senere dage. Kvalitet igangsætter en evaluering af vintereksamen med henblik på den videre kvalitetsudvikling af området. Cphbusiness skal have procedure for at håndtere negativ PR, således at medarbejdere er klædt ordentlig på. Hertil skal der udarbejdes en politik for, hvem der må udtale sig til pressen. OGR orienterede desuden om den aktuelle dialog med underviserne på programområdet Salg og Markedsføring om trivsel i dagligdagen. Direktionen har deltaget i områdemøde, hvilket følges op af dialogmøder i uge 8. Efterfølgende afholdes yderligere et områdemøde hvor løsningsmodeller præsenteres. 4. Udviklingsprogram 2015 v/ogr Udviklingsprogrammet er ved at blive udmøntet i årets projektportefølje, som dels viderefører og afslutter en række projekter fra 2014, dels samler projekterne under de syv temaer med henblik på at blive implementeret i driften. Denne proces kan følges på Intranettet. 5. Kvalitetsarbejde 2015 v/ogr Processen kører som planlagt, og vi følger nøje arbejdet på de øvrige institutioner, herunder på KEA, som netop er indstillet til en betinget akkreditering. Der er fastlagt et årshjul og en rapporteringsstruktur, som nu er igangsat og kører i hele Der er dog stadig udfordringer i datagrundlaget, som vi arbejder på at løse. 6. Status på Ennova v/gc GC gennemgik kort resultaterne fra studentertilfredshedsundersøgelserne på hhv. fuldtidsuddannelser og deltidsuddannelser. Generelt er der en stigning i tilfredsheden på deltidsuddannelserne. Deltid ligger dog lidt under gennemsnittet for erhvervsakademierne. På fuldtidsuddannelserne er resultaterne de samme som sidste år. Fuldtid ligger også lidt lavere end gennemsnittet. Metoden kan afkode både graden af tilfredshed, og hvor meget et adspurgt område betyder for den samlede studieglæde. Der arbejdes nu videre med undersøgelserne på de enkelte uddannelser med henblik på at indkredse og igangsætte de tiltag, som kan fremme studieglæden.

4 Kvalitetsafdelingen har lavet en drejebog for det videre arbejde med identifikation af indsatsområder samt udarbejdelse af indsatsområder. OGR opfordrer til, at Ennova anvendes som ledelsesværktøj og at der identificeres få indsatsområder der vurderes at have stor effekt. 7. Gør teams til værdi 2015 v/gc Processen kører på alle områder. Aktuelt er vi ved at fastlægge rollefordelingen mellem underviserteams, områdechef og områdets støttefunktioner. Vi har i dag teams af navn, og fra sommeren 2015 har vi også teams af gavn som teambaseret organisation. Vi er ved at få klarlagt roller og struktur ligesom selvstyrende team begrebet skal fastlægges. I februar færdiggøres den generelle beskrivelse(model), og herefter igangsættes processen mht. planlægning, vejledning, opkvalificering og implementering. 8. Status på nyansættelser v/dir 13 nye undervisere skal ansættes pr. 1. februar. Det er en udfordring at rekruttere kvalificerede undervisere. Stillingsopslag har denne gang været mere målrettet de ønskede profiler. Vi skal fremover være endnu tidligere ude i forhold til ansættelsestidspunktet. LinkedIn kan med fordel bruges som rekrutteringskanal. 9. Status på lønforløb v/jjer I år har direktionen valgt at offentliggøre resultaterne på intranettet. Det har været et omstændigt arbejde at udarbejde lister og beskrivelser, men det har været vigtigt, at det blev gjort ordentligt. Der har været blandede tilbagemeldinger på, at resultaterne blev lagt på intra. Der skal foretages en evaluering af processen og de erfaringer, vi har gjort os. Det bliver behandlet i en skriftlig høring ultimo februar, da der ikke er tid til at vente til næste HSU-møde pga. de kommende MUS/TUS-samtaler, jf. årshjulet, hvor dette års forløb bliver revideret. Direktionen bemærkede, at lønspændsarbejdet har fjernet de værste skævheder. Processen er dog ikke afsluttet og tages op i næste lønforløb. 10. Godkendelse af forretningsorden for LSU v/alle Ordet midlertidig i paragraf 8 skal fjernes. Derudover blev forretningsordenen godkendt. 11. Orientering om kompetenceudviklingsprojekt, som Studieadministrationen gennemfører for midler fra Kompetencefonden v/bsla Kort orientering om projektet, der skal give medarbejderne i studieadministrationen et løft. Formålet er at optimere de administrative processer. I juni 2014 startede processen ved opbygningen af tre nye teams. Medarbejderne i studieadministrationen har generelt forskellige baggrunde, og der er ikke så mange kontoruddannede. Projektet slutter i sommeren Gennemførelse af APV i Cphbusiness Søerne v/jch Spurgte til gennemførelse af APV for alle dem, der er flyttet. DK svarede, at arbejdet er i gang i forhold til de administrative medarbejdere ved Søerne, såvel

5 som det pædagogiske personale. Derudover har DK tilbudt de øvrige afdelinger at komme ud og gennemgå arbejdspladserne og vurdere forholdene (såkaldt rundering). Skema er udsendt, og det handler om at vurdere sammenlignelige arbejdspladser. Der var en diskussion om hvorvidt rundering giver medarbejdere tilstrækkelige muligheder for at ytre sig. Der blev udtryk ønske om, at det bliver meldt ud, hvornår runderingen gennemføres, så medarbejderne har mulighed for at være til stede. Den store MTU bliver lanceret om kort tid, hvori APV indgår i undersøgelsen. 13. Orientering v/jjer a. Justering af personalepolitik lægebesøg I forhold til lægebesøg var der enighed om, at det foreliggende udkast var for restriktivt i tonen. Til næste HSU møde udarbejdes et nyt udkast. Det blev dog vedtaget, at ved graviditet skal far inkluderes. Derudover skal personalepolitikudvalget også ind over. b. Justering af personalepolitik rådighedsforpligtelse Input: AC-fuldmægtig skal tilføjes i oplægget. Rådighedsforpligtigelsen omfatter ekstraordinære arbejdsopgaver. Herudover blev eventuel varsling drøftet, uden at der blev fundet en løsning. Det blev understreget, at det er et tilbud, om man har rådighedsforpligtigelse. Retningslinjer for rådighedsforpligtigelse drøftes videre i lønudvalget. c. 3 måneders prøvetidssamtale Ingen kommentarer. Herefter var der en generel drøftelse af mængden af vejledninger og retningslinjer på Cphbusiness, og det blev i den forbindelse besluttet at se på den samlede struktur for personalepolitik og personalehåndbog mhp. et oplæg til næste HSU. Dette vil ske i regi af personalepolitisk udvalg. 14. Opfølgning på organisationsændringen af de administrative funktioner. Hvordan fungerer det? v/jch I forbindelse med vintereksamenerne 2015 har de studerende skrevet mange mails i frustration over, at planlægningen ikke har fungeret. Derfor har JCH taget det op til drøftelse i HSU. JCH mfl. stillede spørgsmålstegn ved centraliseringen af studieadministrationen, da der er en række ting, der ikke fungerer for de studerende og for medarbejderne. JJER svarede, at planlægningen af vintereksamenerne 2015 ikke har været god nok. Der er derfor indledt en evalueringsproces, der bl.a. omfatter en evalueringsdag med Områderne, Studieadministrationen og Kvalitet. Tidsplanlægning og kvalitet i processerne har manglet, og en række ydre faktorer har drillet. Når man er i en opstartsperiode, og systemerne ikke fungerer, er det svære vilkår at arbejde under. Derudover kan vi blive bedre til at kommunikere. Studieadministration, Service & Lokaliteter og IT udgør derfor sammen med områdecheferne et nyt mødeforum (Administrationsforum), som mødes hver måned og drøfter løsninger.

6 Derudover pointerede JJER, at en samlet studieadministration er en forudsætning for at kunne ensarte og løfte kvaliteten i studieadministrationen og på tværs af Cphbusiness. Ole konkluderede, at Cphbusiness ikke er lykkedes med tog til tiden (det gælder skemaer, lokalefordeling m.m.), og at det har meget høj prioritet at få rettet op på dette. 15. Opfølgning på arbejdsmiljø v/jjer APV, stresspolitik og beredskabsplaner er i proces. 16. Status på personaleforening v/gc Den 3. februar er der indkaldt til et møde. Til næste møde i HSU vil punktet være på dagsordenen igen. 17. Eventuelt Ingen punkter til Eventuelt.