INDKALDELSE TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING i Ejerforeningen E/F Store Kongensgade 75, CVR.-nr

Transkript

1 E J E N D O M S A D M I N I S T R A T I O N E N ØSTER ALLÉ 33 TLF ejdadm@valdal.com KØBENHAVN Ø CVR Danske Bank V A L D A L A D V O K A T F I R M A INDKALDELSE TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2017 i Ejerforeningen E/F Store Kongensgade 75, CVR.-nr På bestyrelsens vegne indkaldes til ordinær generalforsamling, der afholdes: Tirsdag den 30. maj 2017, kl på adressen Valdal Advokatfirma, Øster Alle 33, 2100 Kbh. Ø. med følgende dagsorden: 1 VALG AF DIRIGENT 2 VALG AF REFERENT 3 AFLÆGGELSE AF ÅRSBERETNING FOR DET FORLØBNE ÅR 3.1 Formandens beretning er vedlagt indkaldelsen, jf. bilagsoversigten. 4 FORELÆGGELSE TIL GODKENDELSE AF ÅRSRAPPORT 2016 MED PÅTEGNING AF EJERFORENINGENS REVISOR SAMT BESLUTNING OM ANVENDELSE AF OVERSKUD ELLER DÆKNING AF UNDERSKUD I HENHOLD TIL DET GODKENDTE REGNSKAB 4.1 Årsrapport for 2016 udarbejdet af BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab vedlagt indkaldelsen, jf. bilagsoversigten. Resultatopgørelse udviser et overskud på kr , som forslås overført til egenkapitalen Egenkapitalen udgør kr Balancen udviser kr

2 2 5 FORELÆGGELSE TIL GODKENDELSE AF DET KOMMENDE DRIFTSBUDGET 2017, HERUNDER FASTSÆTTELSE AF KONTINGENT 5.1 Budgettet for 2017 er vedlagt indkaldelsen jf. bilagsoversigten. 5.2 Budgettet medfører uændret opkrævning af fællesudgifter Der budgetteres med et driftsresultat på kr BEHANDLING AF INDKOMNE FORSLAG FRA EJERFORENINGENS BESTYRELSE OG MEDLEMMER Forslag fra medlemmerne skal - for at komme til behandling på den ordinære generalforsamling - være indgivet til bestyrelsen senest den 1. maj jf. vedtægterne 17, stk Elektronisk kommunikation: Bestyrelsen foreslår, at indkaldelse til generalforsamling og øvrig kommunikation fremover foregår elektronisk. Foreningens administrator og bestyrelsen ønsker at kommunikere med foreningens medlemmer via og den hjemmeside/webportal, som administrator har stillet til rådighed overfor foreningen. Det er bestyrelsens opfattelse, at kommunikation via er en mere nutidig kommunikationsform, der sikrer, at informationer og materiale kommer hurtigt og sikkert frem til modtageren. Derudover medfører elektronisk kommunikation en stor besparelse på porto og papir. Såfremt bestyrelsens forslag om elektronisk kommunikation ikke vedtages, må foreningens medlemmer regne med at skulle bære de omkostninger, der er forbundet med de nye forhøjede portoudgifter. Derfor stiller bestyrelsen forslag om ændring af 18, stk. 3 i vedtægten med følgende ordlyd: Ordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel til medlemmerne. Administrator og bestyrelsen kan kommunikere med foreningens medlemmer ved udveksling af digitale dokumenter via s og via foreningens hjemmeside. side 2

3 3 Når der i denne vedtægt anvendes udtryk, som at dokumenter skal vedlægges, vedhæftes, fremsendes eller lignende opfyldes kravet, når dokumenterne gøres tilgængelig elektronisk via eller via førnævnte hjemmeside. Det er den enkelte ejers ansvar at holde foreningens administrator opdateret med gældende adresse. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for generalforsamlingen. Med indkaldesen til den ordinære generalforsamling fremsendes tillige et eksemplar af årsrapporten. Hvis der skal behandles forslag, hvis vedtagelse kræver en særlig majoritet, skal dette fremhæves i indkaldelsen. 6.2 Lejlighed 7 vedr. depotrum: Det foreslås, at ejerlejlighed nr. 7 udgår fra vedtægternes punkt 16.2, således at den til enhver tid værende ejer af ejerlejlighed nr. 7 dermed får en tilhørende brugsret til et depotrum, jf. punkt Herefter vil punkt 16.2 have følgende ordlyd: "16.2. Ovennævnte gælder ikke for ejerlejlighed nr. 1, 2, 8, 14, 15 og 21, idet disse ejerlejligheder har eget depotrum i Ejendommens kælder. Vedligeholdelse af disse depotrum påhviler den pågældende ejer." 6.3 Forslag ændring af vedtægterne 17: Gårdarealer 17.1 De til enhver tid værende ejere af ejerlejlighederne nr. 14 og 21 har en eksklusiv brugsret til de på bilag 17.1 angivne arealer markeret med henholdsvis 14 og 21, som er beliggende i gården på det Ejerforeningen tilhørende fællesareal. De til enhver tid værende ejere af ejerlejlighederne nr. 14 og 21 forestår og bekoster vedligeholdelsen af pågældende gårdarealer. Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 31. marts side 3

4 4 Følgende ønskes tilføjet vedtægterne 17: 17.2 De på bilag 17.1 angivne gårdarealer afgrænses i form af blomsterkummer med buksbom eller lignende beplantning, som vil blive etableret og bekostet af Bybolig Projektudvikling ApS. Afgrænsningen skal til enhver tid være ens for gårdarealerne, og de pågældende ejere af ejerlejlighederne nr. 14 og 21 er ikke berettiget til at flytte eller ændre på afgrænsningen uden bestyrelsens godkendelse. Afgrænsningen må maksimalt nå en højde på 150 cm. Al fremtidige vedligeholdelse, renholdelse og fornyelse af gårdarealerne, hvortil der er eksklusiv brugsret, herunder beplantningen, påhviler og bekostes af de til enhver tid værende ejere af ejerlejlighederne nr. 14 og 21, idet de pågældende ejere er pligtige at bevare beplantningen, ligesom ejerne ikke uden bestyrelsens godkendelse må ændre på den nuværende belægning, opsætte hegn og/eller øvrig hæk mv Såfremt den pågældende ejer ikke har vedligeholdt det gårdareal, hvortil der er eksklusiv brugsret, herunder beskæring i henhold til maksimum tilladt højde, kan bestyrelsen pålægge ejeren at udføre det pågældende arbejde. Såfremt arbejdet ikke er gennemført senest 4 uger efter påbuddet, kan bestyrelsen for den pågældende ejers regning foranledige arbejdet udført og om fornødent søge sig fyldestgjort i Ejerforeningens pant Der må på gårdarealerne, hvortil der er eksklusiv brugsret, alene henstilles havebord med tilhørende stole, grill og andre sædvanlige effekter, idet der på intet tidspunkt må henstilles tørrestativer, cykler, knallerter, affald eller andre for fællesskabet skæmmende effekter. 6.4 Brugsret til gårdarealer I ejendommens gård skal der placeres 2 brandsikrede skure som skal huse ejerforeningens affaldscontainere. De pladsmæssige forhold i ejendommens gård gør, at mulighederne for placeringen af skurene er relativt begrænsede. Enten placeres begge affaldsskure i ejendommens store gård (imod St. Kongensgade, da det netop er herfra renovation afhentes, eller alternativt placeres et skur i den forreste gård og et i den bagerste gård. Bybolig Projektudvikling ApS finder det væsentligt, at det kommende gårdmiljø er pænt og så åbent, som pladsen tillader. Et yderligere skraldeskur i den forreste gård er derfor ikke en god løsning. Placering af skur nr. 2 i den bagerste gård vil være mere optimalt. Som løsning herpå har vi i forhandlinger med den kommende ejer af ejerlejlighed nr. 7 (Store Kongensgade 75 C stue/kælder) fundet side 4

5 5 en løsning. Ejeren af nr. 7 er medgået til placering af skraldeskuret umiddelbart foran ejerlejlighed nr. 7's køkken/stuevinduer. Ejeren har dog som betingelse herfor ønsket, at der gives brugsret til gårdarealet umiddelbart foran hans lejlighed. Der vedlægges skitse. For ejerforeningen mener vi, at denne løsning er optimal, eftersom den forreste del af gården dermed ikke skæmmes af disse nødvendige skure. (Det er et krav fra myndighederne, at affaldsbeholdere skal opbevares i brandsikrede skure.) Ejer af ejerlejlighed nr. 7 er gjort bekendt med ejerforeningens krav til renholdelse samt beplantning, jf. forslag til generalforsamlingen, og tiltræder dette forslag. På baggrund af ovenstående foreslås det, at ejerlejlighed nr. 7 får eksklusiv brugsret til de på bilag A viste 8,4 m2. Herefter får vedtægternes pkt følgende ordlyd: De til enhver tid værende ejere af ejerlejlighederne nr. 7, 14 og 21 har en eksklusiv brugsret til de på bilag 17.1 angivne arealer markeret med henholdsvis 7, 14 og 21, som er beliggende i gården på det Ejerforeningen tilhørende fællesareal. De til enhver tid værende ejere af ejerlejlighederne nr. 14 og 21 forestår og bekoster vedligeholdelsen af pågældende gårdarealer. Såfremt forslaget vedtages, vil ejerlejlighed nr. 7 herefter få eksklusiv brugsret til de markerede 8,4 m2. Det præciseres, at vedligeholdelse, anvendelse mv. skal ske i overensstemmelse med reglerne for gårdarealerne, til hvilke nr. 14 og 21 har eksklusiv brugsret. 7 VALG AF MEDLEMMER TIL BESTYRELSEN 7.1 Bestyrelsen består i dag af: (a) Advokat Peer Meisner på valg og ønsker ikke genvalg. Der skal vælges 3 bestyrelsesmedlemmer for en 2 årig periode. Genvalg kan finde sted. Første gang, der afholdes bestyrelsesvalg, vælges 1 af medlemmerne for en et-årig periode og 2 af medlemmerne side 5

6 6 for en to-årig periode. Derefter er alle på valg hvert andet år men forskudt således, at 1 af medlemmerne er på valg det ene år og de resterende 2 medlemmer er på valg det næste år jf. vedtægterne 22, stk. 1. Valgbare til bestyrelsen eller som suppleant til bestyrelsen er medlemmer af Ejerforeningen, disses ægtefæller/samlevere, myndige husstandsmedlemmer samt personer, som repræsenterer et medlem over for Ejerforeningen jf. vedtægterne 22, stk VALG AF SUPPLEANTER TIL BESTYRELSEN 8.1 Suppleanter i dag: (a) Ingen Der kan vælges 2 suppleanter på hvert års ordinære generalforsamling for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted jf. vedtægterne 22, stk VALG AF REVISOR 9.1 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab modtager genvalg. Bestyrelsen foreslår, at BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab vælges igen. 10 EVENTUELT 10.1 Under dette punkt kan alt drøftes men intet vedtages. ---ooo0ooo--- Såfremt du er forhindret i at deltage, kan vedlagte fuldmagt benyttes. Hvert medlem har én stemme pr. lejlighed. Ejer en ejer mere end én lejlighed i Ejerforeningen, har den pågældende ejer én stemme pr. lejlighed. Der stemmes dermed på baggrund af antal og ikke på baggrund af fordelingstal. Jf. vedtægterne 20. Et medlem kan på generalforsamlingen lade sig repræsentere ved fuldmægtig i henhold til skriftlig fuldmagt jf. vedtægterne 19, stk. 3. Referat fra denne generalforsamling vil alene blive offentliggjort på foreningens webportal. Beboerkode: valdal side 6

7 7 København, 9. maj 2017 VALDAL ADVOKATFIRMA Ejendomsadministrationen 11 BILAGSOVERSIGT Beretning for 2016 Årsrapport for 2016 Budget for 2017 Fuldmagt side 7