UNDERRETNING OM BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYS- NINGER

Transkript

1 SIDE 1 AF MAJ 2018 UNDERRETNING OM BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYS- NINGER I forbindelse med behandlingen af ansøgningen om ansættelse hos Vækstfonden, indsamler Vækstfonden personoplysninger om dig. Vækstfonden har efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 pligt til at orientere dig om, at vi indsamler personoplysninger om dig. Vækstfonden er dataansvarlig når Vækstfonden behandler dine personoplysninger. Vækstfondens kontaktoplysninger Vækstfonden, Strandvejen 104A, 2900 Hellerup / Billundvej 3, 6500 Vojens / Tronholmen 3, 8960 Randers SØ, CVR.nr.: , telefonnummer og vf@vf.dk. Vækstfondens databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på dpo@vf.dk og telefon INDSAMLING AF PERSONOPLYSNINGER I forbindelse med ansøgningen og såfremt ansøgningen imødekommes den efterfølgende ansættelse vil du afgive personoplysninger, som vil blive registeret og behandlet af Vækstfonden. Det er frivilligt, om du vil dele dine oplysninger med Vækstfonden. Dog kan visse oplysninger, herunder men ikke begrænset til navn, CV og ansøgning være nødvendige for, at Vækstfonden kan behandle ansøgningen. Det fremgår af Vækstfondens ansøgningsformularer, hvilke oplysninger der er behov for. Hvis ansøgningen imødekommes, og der tilbydes en ansættelse hos Vækstfonden, kan det være en nødvendigt, at du fremlægger og stiller yderligere oplysninger til rådighed for Vækstfonden, herunder men ikke begrænset til CPR.nr. og bankoplysninger.

2 Væsktfonden vil inden etablering af et evt. ansættelsesforhold endvidere indsamle referenceoplysninger fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Vækstfonden indsamler kun referenceoplysninger efter dit udtrykkelige samtykke. SIDE 2 AF 5 Herudover vil Vækstfonden inden etablering og under et evt. ansættelsesforhold indsamle personoplysninger fra Rigspolitiet, SKAT, pensionsselskaber og forsikringsselskaber. De kategorier af personoplysninger, som indsamles: Almindelige personoplysninger og CPR-nr. Følsomme personoplysninger (f.eks. om helbredsforhold) Oplysninger om strafbart forhold VÆKSTFONDEN BEHANDLER DINE OPLYSNINGER TIL FØLGENDE FORMÅL: Vurdering af din egnethed til at komme i betragtning til en stilling hos Vækstfonden. Indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt. Varetagelse af generelle og forskelligartede personaleadministrative opgaver, som udspringer af ansættelsesforholdet, herunder eksempelvis lønforhandling, beregning, udbetaling, afregning og postering af løn og andre ydelser, beregning, fradrag og afregning af eksempelvis kildeskat og pensionsbidrag, lønbudgettering og styring af lønbudgetter, bemandingsplanlægning, administration af arbejdstidsregler herunder tidsregistrering og vagtplanlægning, ferie- fraværs- og afspadseringsadministration, registrering og anmeldelse af arbejdsskader, kursus- og kompetenceadministration, herunder gennemførelse af medarbejderudviklingssamtaler og personlighedstest, personaleadministration i øvrigt, herunder vurdering og gennemførelse af disciplinære foranstaltninger, administration af forskellige personalegodeordninger for ansatte, herunder tjeneste- og lejeboliger, telefon, hjemmearbejdspladser, mv., samt gennemførelse af personalesamtaler. Statistiske undersøgelser VI BEHANDLER DINE OPLYSNINGER PÅ BAGGRUND AF: Almindelige oplysninger Vækstfonden behandler navnlig dine personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, for så vidt angår rekruttering og artikel

3 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt, som du er part i) samt databeskyttelseslovens 12 for så vidt angår din (eventuelle) ansættelse i Vækstfonden. SIDE 3 AF 5 Følsomme oplysninger Vækstfonden behandler dine følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsforhold) med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a eller litra b sammenholdt med databeskyttelseslovens 12. Vækstfondens behandling af dine oplysninger sker således på baggrund af dit samtykke eller som led i overholdelsen af Vækstfondens arbejdsretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, for så vidt de har hjemmel i EU-retten eller nationale ret eller en kollektiv overenskomst. CPR-nr. Vækstfondens behandling af dit CPR-nr. sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87 samt databeskyttelseslovens 11 sammenholdt med 12. Oplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser Vækstfonden behandler oplysninger fra din straffeattest med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 10 sammenholdt med databeskyttelseslovens 8 og 12. VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER Vækstfonden videregiver under ansættelsesforholdet oplysninger om medarbejderne til offentlige myndigheder (SKAT vedrørende skattepligtige ydelser, Arbejdsmarkedets Tillægspension, Arbejdsmarkedets Feriefond og Feriekonto, Danmarks Statistik, Økonomistyrelsens NemKonto), Pensionskasser vedrørende beløb og meddelelser om ansættelses- og pensionsforhold, banker og forsikringsselskaber (f.eks. Nordea og Tryg Forsikring) vedrørende beløb og meddelelser om pensionsordningen, fagforeninger vedrørende beløb og meddelelser om ansættelsesforhold og kontingent, AES vedrørende anmeldelser om arbejdsskader, Arbejdsmarkedets Elevrefusion, Kommuner vedrørende dagpengerefusion, barselsfonden, Vækstfondens eksterne revisionsselskab (Deloitte), offentligheden i forbindelse med offentliggørelse af oplysninger på internettet samt overlader oplysninger til Vækstfondens databehandlere (f.eks. ved systemhosting). Vækstfonden videregiver endvidere referenceoplysninger i de tilfælde, hvor Vækstfonden bliver kontakte af en virksomhed/myndighed m.v. hvor en forhenværende medarbejder søger job. Der videregives alene almindelige oplysninger, herunder men ikke begrænset til oplysninger om ansættelsesperiode, ansættelsestitel og funktion, faglige kompetencer og lignende

4 SIKKERHED SIDE 4 AF 5 Vækstfonden har som dataansvarlig truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at dine personoplysningerne ikke tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt at oplysningerne ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med gældende databeskyttelsesret. OPBEVARING OG SLETNING Hovedparten af de oplysninger, som Vækstfonden har registeret om dig, slettes efter 12 måneder fra der er givet afslag, hvis der ikke etableres et ansættelsesforhold. Etableres et ansættelsesforhold slettes hovedparten af de oplysninger, som Vækstfonden har registreret om dig, 5 år efter endt ansættelse. Vækstfonden beholder dog oplysninger om navn, stillingsbetegnelse og ansættelsesperiode i 10 år efter sendt ansættelse. INDSIGT, ØVRIGE RETTIGHEDER OG MULIGHED FOR AT KLAGE Du har en række rettigheder i relation til i de oplysninger, som Vækstfonden behandler om dig. Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger Vækstfonden behandler om dig. Du har ret til at få eventuelle urigtige oplysninger om dig rettet. Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig på et tidligere tidspunkt end det tidspunkt, der er anført i afsnittet om opbevaring og sletning. Du har i visse tilfælde ret til at Vækstfonden begrænser behandlingen af dine oplysninger til opbevaring med mindre du har givet samtykke til yderligere behandling eller den sker med henblik på at fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Vækstfondens behandling af dine personoplysninger også selvom behandlingen er lovlig. Derudover har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod Vækstfondens behandling af dine personoplysninger, hvis behandlingen sker med henblik på direkte markedsføring.

5 Du er til enhver tid velkommen til at kontakte Vækstfonden, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder. SIDE 5 AF 5 Derudover har du mulighed for at klage til Datatilsynet over Vækstfondens behandling af dine oplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger kan findes på