Udenrigsministeriet Asiatisk Plads København K Danmark. Att. Chefkonsulent Mads Kirkegaard,

Transkript

1 Udenrigsministeriet Asiatisk Plads København K Danmark Att. Chefkonsulent Mads Kirkegaard, madkir@um.dk W I L D E R S P L A D S 8 K K Ø B E N H A V N K T E L E F O N M O B I L L G H U M A N R I G H T S. D K M E N N E S K E R E T. D K D O K. N R. 1 6 / B I D R A G T I L B E S V A R E L S E A F H Ø R I N G O M E R F A R I N G E R M E D O F F E N T L I G H E D S L O V E N 2 4. J A N U A R Udenrigsministeriet har ved af 21. december 2016 anmodet om Institut for Menneskerettigheders bidrag til besvarelsen af en høring fra Justitsministeriet om ministeriers og andre offentlige institutioners erfaringer med den ny offentlighedslov. Instituttet kan oplyse, at instituttet endvidere har modtaget en høring om samme emne fra Justitsministeriet den 9. januar 2017 (instituttets sagsnr. 17/00139). Instituttet er i den forbindelse én blandt en række høringsparter uden for ministerierne. Instituttet vil derfor besvare henvendelsen fra Justitsministeriet på baggrund af instituttets erfaringer med at søge aktindsigt i andre myndigheders sager. Instituttet kan på den baggrund oplyse følgende om sine erfaringer med at behandle anmodninger om aktindsigt i instituttets sager, idet bidraget gives som besvarelse af Justitsministeriets spørgeskema til styrelser, direktorater m.v., som Udenrigsministeriet har vedlagt sin henvendelse: 1. ANTAL ANMODNINGER OM AKTINDSIGT EFTER OFFENTLIGHEDSLOVEN 1) Hvor mange anmodninger om aktindsigt har myndigheden modtaget i henholdsvis 2012, 2013, 2014, 2015 og 2016? Svar: ) Har myndigheden en opgørelse over, i hvor mange sager i 2015 myndigheden har givet: 1) Fuld adgang til alle dokumenter og oplysninger, der er søgt aktindsigt i? 2) Delvis adgang til dokumenter og oplysninger, der er søgt aktindsigt i? 3) Afslag på alt det, der er søgt

2 aktindsigt i? Hvis ja, i hvor mange sager? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Svar: Nej, instituttet har ingen opgørelse. I de tre sager, der er behandlet i 2015, er der givet fuld indsigt i den ene og delvis indsigt i de andre. 2. GENEREL BEMÆRKNIN G VEDRØRENDE SPØRGESKEMAETS FØLGENDE PUNKTER: Medmindre andet er anført, er oplysningerne nedenfor givet som et samlet tal for årene , som anmodet af Justitsministeriet. 3. OFFENTLIGHEDSLOVENS 9 1) Er det myndighedens vurdering, at myndigheden behandler færre eller flere anmodninger om aktindsigt som følge af ophævelsen af det subjektive identifikationskrav? Svar: Ingen ændring. 2) Har myndigheden afslået at behandle anmodninger om aktindsigt med henvisning til, at behandlingen ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug? Hvis ja, i hvor mange tilfælde? Oplysningerne bedes angivet pr. år (2014, 2015, 2016). 3) Har myndigheden en opgørelse over, hvor mange gange myndigheden har anvendt ressourcereglen fordelt på henholdsvis aktindsigtssøgende med og uden en særlig interesse? Hvis ja, hvor mange gange? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Svar: Ikke relevant. 4) Forudsat at myndigheden over for aktindsigtssøgende med en særlig interesse har afslået at behandle en aktindsigtsanmodning med henvisning til, at behandlingen ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, bedes myndigheden angive den tidsmæssige grænse for, hvornår myndigheden har fundet det nødvendigt at anvende ressourcereglen. Svar: Ikke relevant. 5) Har myndigheden en opgørelse over myndighedens ressourceforbrug medgået til behandlingen af aktindsigtssager? Hvis ja, bedes dette angivet. Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Oplysningerne eller skønnet bedes angivet pr. år (2012, 2013, 2014, 2015 og 2016). Svar: Nej, instituttet har ingen opgørelse. Anslået tid: /6

3 75 timer / 7 timer/ 20 timer / 37 timer / - 2 uger 1 dag 0,5 uge 1 uge 6) Har myndigheden en opgørelse over myndighedens gennemsnitlige ressourceforbrug pr. sag? Hvis ja, bedes dette angivet. Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Svar: Nej, instituttet har ingen opgørelse. Anslået 9 timer på baggrund af ovennævnte estimat af samlet tidsforbrug. 7) Hvor stor en andel af myndighedens aktindsigtssager giver anledning til, at der indledes en dialog med den aktindsigtssøgende om afgrænsning eller præcisering af anmodningen? Svar: Enkelte sager. 8) Hvor stor en andel af myndighedens aktindsigtssager pr. år anslås at tage henholdsvis mindre end 7 timer, 7-15 timer, timer, timer og mere end 50 timer at behandle? Svar: Anslået: < 7 timer 7-15 timer timer timer > 50 timer 50 % 25 % 10 % 10 % 5 % 9) Har myndigheden i øvrigt bemærkninger til erfaringerne med anvendelsen af offentlighedslovens 9? Svar: Nej 4. RETTEN TIL DATAUDTRÆK 1) Har databasebegrebet givet anledning til vanskeligheder eller fortolkningsspørgsmål i øvrigt? Hvis ja, på hvilken måde/hvilke? 2) Har myndigheden en opgørelse over, hvor mange anmodninger om dataudtræk myndigheden modtager om året? Hvis ja, hvor mange? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. 3) Har myndigheden relevante it-kundskaber til rådighed i forhold til at foretage et dataudtræk? Hvis ja, hvad består de i? 4) I hvilket omfang er anmodninger om dataudtræk imødekommet? 5) Hvor mange anmodninger om dataudtræk afslås pr. år, fordi udtrækket ikke kan foretages ved få og enkle kommandoer? 6) Hvor mange anmodninger om dataudtræk afslås, fordi udtrækket ikke kan foretages? 3/6

4 7) Har myndigheden i øvrigt bemærkninger til erfaringerne med offentlighedslovens 11? Svar: Instituttet har ikke modtaget anmodninger om dataudtræk og kan ikke bidrage med oplysninger på dette område. 5. K!LENDERREGLEN 1) Har myndigheden en opgørelse over, i hvor mange sager myndigheden har anvendt kalenderreglen? Hvis ja, i hvor mange sager? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Svar: Instituttet har ikke erfaring med kalenderreglen. 6. MINISTERBETJENINGSREGLEN 1) Har myndigheden en opgørelse over, i hvor mange sager myndigheden har anvendt ministerbetjeningsreglen? Hvis ja, i hvor mange sager? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. 2) Har myndigheden en opgørelse over, i hvor mange sager myndigheden har anvendt ministerbetjeningsreglen, men hvor myndigheden har givet meraktindsigt efter offentlighedslovens 14, stk. 1? Hvis ja, i hvor mange sager? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Oplysningerne eller skønnet bedes angivet pr. år (2014, 2015, 2016). 3) Har anvendelsen af offentlighedslovens 24 givet anledning til vanskeligheder eller fortolkningsspørgsmål i øvrigt? Hvis ja, på hvilken måde/hvilke? Svar: Instituttet har ikke erfaring med ministerbetjeningsreglen. 7. MEDDELELSE AF INT ERNE FAGLIGE VURDERI NGER 1) Har myndigheden en opgørelse over antallet af sager, hvor myndigheden har ekstraheret oplysninger omfattet af offentlighedslovens 29 om interne faglige vurderinger? Hvis ja, hvor mange sager? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. 2) Har anvendelsen af offentlighedslovens 29 givet anledning til vanskeligheder eller fortolkningsspørgsmål i øvrigt? Hvis ja, på hvilken måde/hvilke? 3) Har myndigheden en opgørelse over, hvor mange gange myndigheden har afslået aktindsigt i interne faglige vurderinger med henvisning til, at der var tale om et ministerrådgivningsdokument? Hvis ja, hvor mange gange? Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. 4/6

5 4) Giver begrebet ministerrådgivningsdokument anledning til vanskeligheder eller fortolkningsspørgsmål i øvrigt? Hvis ja, på hvilken måde/hvilke? Svar: Instituttet har ikke erfaring med at ekstrahere oplysninger om interne faglige vurderinger. 8. AFSLAG PÅ EKSTRAHERING PGA. RESSOURCEFORBRUG 1) Har myndigheden afslået at ekstrahere oplysninger med henvisning til, at ekstraheringen ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug? Hvis ja, i hvor mange tilfælde? Oplysningerne bedes angivet pr. år (2014, 2015, 2016). 2) Forudsat at myndigheden over for aktindsigtssøgende med en særlig interesse har afslået at ekstrahere oplysninger med henvisning til, at ekstraheringen ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, bedes myndigheden angive den tidsmæssige grænse for, hvornår myndigheden har fundet det nødvendigt at afslå at foretage ekstrahering. Svar: Instituttet har ikke erfaring med at afslå at ekstrahere oplysninger på grund af ressourceforbruget. 9. MEROFFENTLIGHED 1) Har myndigheden en opgørelse over, i hvilket omfang myndigheden giver meraktindsigt? Hvis ja bedes dette angivet. Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Oplysningerne eller skønnet bedes angivet pr. år (2014, 2015, 2016). Svar: Nej, instituttet har ingen opgørelse. Generelt bestræber vi os på i videst mulige omfang at give fuld aktindsigt ud fra de emner, der anmodes om indsigt i. I enkelte sager er der ikke givet indsigt i oplysninger om interne strategiske overvejelser eller personsager. 2) Vurderer myndigheden, at der gives meraktindsigt oftere, end det var tilfældet med den tidligere gældende offentlighedslov? 10. SAGSBEHANDLINGSFRIST 1) Har myndigheden en opgørelse over myndighedens gennemsnitlige sagsbehandlingstid pr. sag? Hvis ja, bedes denne angivet. Hvis nej, bedes myndigheden angive et skøn. Svar: Nej, instituttet har ingen opgørelse. Anslået 3 dage. 2) Myndigheden bedes angive den gennemsnitlige sagsbehandlingstid uden de henholdsvis 5, 10 og 25 pct. sager, der har længst sagsbehandlingstid. 5/6

6 Svar: Ikke relevant, jf. svaret ovenfor. 3) Har de nye målsætninger for sagsbehandlingstiderne ændret den måde, som myndigheden tilrettelægger behandlingen af aktindsigtssager? Hvis ja, på hvilken måde? 4) Har myndigheden i øvrigt bemærkninger til erfaringerne med de nye sagsbehandlingsfrister? Der henvises til Udenrigsministeriets sags-/id-nr / Med venlig hilsen Lise Garkier Hendriksen C H E F K ONSULENT 6/6