AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet AARHUS UNIVERSITET Varemodtagelse. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Varemodtag dine varer Kopier dokument Delvis varemodtagelse Valgmuligheder Bekræft ordre Annuller Luk ordre Vis udskrift... 8 Side 1 af 8

2 1 1.1 Varemodtag dine varer Når varerne bliver leveret, skal du varemodtage den pågældende ordre. Ofte er der en følgeseddel med leveringen, hvoraf ordrenummeret fremgår. Sådan varemodtager du: Klik på ikonet Ordrer Vælg Ordrer og klik på Ordreoversigt Søg ordrenummeret frem i ordreoversigten eller vælg ordren i listen. Åbn ordren ved at dobbelt-klikke på den. Ordreoversigten indeholder alle afsendte ordrer i organisationen. Ved at klikke på den lille grå pil til højre i søgefeltet får du tilgang til en udvidet søgning. Her kan du bl.a. ændre datointerval, søge på bestiller (rekvirent), er, Leverandør osv. Side 2 af 8

3 Har du modtaget alle varer og alt er ok kan du klikke på Varemodtag Klik på Ok Side 3 af 8

4 Status er nu ændret til Fuldt varemodtaget 1.2 Kopier dokument Det er muligt at kopiere og genbruge en ordre, som du således kan sende igen med opdaterede informationer. Klik på Kopier dokument En ny fane 'Dokumentdetaljer' bliver åbnet, og dokumentet får et nyt rekvisitionsnummer. Dokumentet indeholder de samme informationer som på den oprindelige ordre. Det vil sige: Varelinjer udfyldes automatisk med vareantal, kontering og ordreinformation, samt leverings- og faktureringsadresse. Leveringsdatoen opdateres til dags dato +1 (først kommende hverdag) Ordren får automatisk et nyt ordrenummer ved afsendelse Side 4 af 8

5 Det tjekkes automatisk, at varerne på ordren fortsat kan bestilles via brugerens kataloger. Hvis en vare ikke længere kan bestilles, bliver den automatisk fjernet fra rekvisitionen. Du kan ændre indholdet, tilføje og fjerne varer i rekvisitionen indtil rekvisitionen sendes til leverandøren. Når en kopieret ordre er sendt til leverandøren, betragtes den som en ny ordre, og det fremgår ikke, at indholdet stammer fra en tidligere ordre. 1.3 Delvis varemodtagelse Hvis en eller flere varer mangler, rettes antallet af leverede varer til på de enkelte linjer, hvorefter der klikkes på Varemodtag. Herefter får ordren status Delvis varemodtaget. Når de resterende varer eller nogle af dem bliver leveret, foretager du varemodtagelse igen, indtil ordren er fuldt varemodtaget. Hvis nogle varer er i restordre og aldrig vil blive leveret, lukker du varemodtagelsen med klik på "Luk ordre". Du kan altid genåbne en lukket varemodtagelse, dog skal du angive en begrundelse. Hvis varer skal returneres eller varemodtagelsen af anden grund skal gøres om, kan du varemodtage et negativt antal. Hvis flere varer er leveret end det bestilte, kan du varemodtage yderligere antal. Side 5 af 8

6 1.4 Valgmuligheder Bekræft ordre Bekræft ordren på vegne af leverandøren. Lige nu er der ikke mange leverandører som kan sende svar retur via systemet. Atea er pt. den eneste som automatisk returnerer en bekræftelse af ordren. Du har her mulighed for at ændre ordrens leverandørstatus til Bekræftet hvis leverandøren har bekræftet din ordre enten via mail eller telefon. Klik på Bekræft ordre i listen Valgmuligheder. Leverandørstatus er ændret til Bekræftet. Side 6 af 8

7 1.4.2 Annuller Annuller ordren på vegne af leverandøren. Lige nu er der ikke mange leverandører som kan sende svar retur via systemet. Derfor kan du handle på leverandørens vegne. Hvis ordren af en eller anden grund ikke kan leveres kan du annullere hele ordren. Klik på Annuller i listen Valgmuligheder Skriv en kommentar om hvorfor du annullere ordren og klik på OK Status ændres nu til Annulleret Side 7 af 8

8 1.4.3 Luk ordre Ordren kan lukkes: når der ikke skal varemodtages mere på bestillingen og fakturaen er godkendt hvis ordre og faktura ikke er udlignet mod hinanden, men fakturaen er behandlet og betalt. Klik på Luk ordre i listen Valgmuligheder Ordren har hermed ændret status til Ordre lukket. Ordren kan altid åbnes igen ved at klikke på Genåbn varemodtagelse. Herefter skal der gives en kommentar på hvorfor den ønskes åbnet igen Vis udskrift Ved at klikke på Vis udskrift i listen Valgmuligheder kan du se ordren til udskrift. Side 8 af 8