Bestyrelsesmøde. Onsdag den 1. marts 2017 kl Almenbo - Hold-an Vej marts Til stede: Boligselskabet AKB Lyngby.

Transkript

1 6. marts 2017 Bestyrelsesmøde Onsdag den 1. marts 2017 kl Almenbo - Hold-an Vej 16 Til stede: Formand Per Kloster Andersen (dirigent) Erik Frikke Maria Lundahl Assov Bjarne Frølund Marie-Louise Scharling Jens Rytter Hansen Steen Jørgensen Lisbet Schaltz Claus Sieben Hansen Anne Kirstine Olesen Boligorganisationen Munkegård Boligselskabet AKB Lyngby Repræsentant fra Ballerup Kommune Særligt udpeget Boligselskabet Kirstinevang Boligorganisationen Munkegård Medarbejderrepræsentant Almenbo, Administrationen Almenbo, Administrationen Almenbo, Administrationen (referent) Afbud: Allan Bogholdt Vibeke Ahlmann Boligorganisationen Lundebjerggård Boligforeningen i København 480

2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 30. november 2016 og bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 1. februar 2017 (Bilag) 3. Takstblad 2018 (Bilag) 4. Tilfredshedsundersøgelsen en status (Bilag) 5. Konsekvens af kontanthjælpsloftet 6. Strukturerede henvendelser til afdelingsbestyrelser (Bilag) 7. Personalehåndbog ny udgave til godkendelse (Bilag) 8. Orientering om virksomhedens drift siden seneste møde: a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter/ byggesager b. Meddelelser c. Status Almenbos økonomi råbalance 31/12-16 (Bilag) 9. Mødeplan 2. halvår Eventuelt Ad 1 Godkendelse af dagsordenen Dagsorden godkendt uden bemærkninger. Ad 2 Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 30. november 2016 og bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 1. februar 2017 I relation til punkt 8. b. Meddelelser i referatet fra seneste forretningsudvalgsmøde, afgav administrationen følgende statusopdatering: 481

3 Efterlønner Torben James Jensen er ansat som koordinator for Fællesskabet pr. 1. april Almenbo deltog i indledende møde om opførelsen af 33 plejeboliger i Skovlunde, men er desværre blevet fravalgt som mulig administrator til fordel for AKB, AAB og Domea, som er udvalgt til at indgå i den videre dialog. Almenbos manglende erfaring på området er sandsynligvis årsagen til frasorteringen. Bestyrelsen ønskede uddybet hvorfor forretningsudvalget på seneste møde vurderede, at der ikke er grundlag for at indhente børneattester på de frivillige beboere i afdelingerne. Årsagen er den, at der i ingen af Almenbos afdelinger eksisterer længerevarende aktivitetstilbud til børn og unge; blot er der enkelte steder tale om en fastelavnsfest eller et julearrangement, hvor også forældrene deltager. Ad 3 Takstblad 2018 Administrationsbidraget fra 2017 fastholdes indtil videre i Indtægter fra forventede byggesager i 2017 er blandt andet årsagen til at det kan lade sig gøre. Dog er det detaljerede budget for 2018 endnu ikke udarbejdet, hvorfor bidraget først endeligt kan fastsættes når dette er sket i løbet af september Ad 4 Tilfredshedsundersøgelsen en status Den forholdsvis høje svarprocent giver et omfattende registreringsarbejde, men administrationen håber, at en rapport ligger klar i løbet af maj Ad 5 Konsekvens af kontanthjælpsloftet Almenbo oplever endnu ingen konsekvenser af kontanthjælpsloftet og stiller derfor spørgsmål til, hvorvidt emnet fortsat skal indgå som fast punkt på dagsordenen? Bestyrelsen beslutter at fastholde punktet på dagsordenen, idet BL har givet udmelding om, at effekten først forventes at kunne ses omkring september Ad 6 Strukturerede henvendelser til afdelingsbestyrelser Lige nu kan det synes svært for den enkelte beboer at gennemskue hvordan og hvem der skal kontaktes, når man ønsker at sende en mail til et bestyrelsesmedlem. Almenbo har derfor udarbejdet en oversigt over hvordan det forholder sig pt. for de enkelte afdelinger når kontaktoplysninger søges via hjemmesiden. Af den fremgår det, at flere 482

4 afdelinger mangler kontaktoplysninger på bestyrelsen, men også at enkelte afdelinger offentliggør private adresser på medlemmer. Begge dele kan være problematisk og den bedste løsning findes måske i en fælles afdelingsbestyrelsesmail. Bestyrelsen beslutter, at administrationen udarbejder forretningsgang for henvendelser til bestyrelser. Ad 7 Personalehåndbog ny udgave til godkendelse Bestyrelsen godkendte ny udgave af personalehåndbog, hvor blandt andet afsnit om e-cigaretter er indført. Ad 8 Orientering om virksomhedens drift siden seneste møde: A. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager Administrationen fremviste tegninger over de boliger som planlægges opført på den nuværende institutions område i Lundebjerg i løbet af Ændring af lokalplan er i gangsat. Sammenbygningen af Børneinstitutionen beliggende i Kirstinelund er afsluttet og resultatet blevet godt. Projektet blev dyrere end antaget. I forbindelse med problemer med utætheder i parkeringskælderen under LIDL ved Nordre Munkegård har en syns- og skønsforretning fundet sted. Intet er endnu afgjort. Renoveringsarbejder i Nordre Munkegård pågår. Tidsrammen overholdes nogenlunde planmæssigt. Nyt tagpap er lagt på de 4 blokke i Nordre Munkegård. Der er opstået tvivl om hvorvidt gældende regelsæt efterleves og Phønix Tag er således blevet pålagt at udarbejde rapport med redegørelse for teknisk udførelse. Øvrige igangværende og kommende renoveringsprojekter og byggesager findes skitseret i referat fra forretningsudvalgsmødet den 1. februar

5 B. Meddelelser Weekendseminar for 9. kreds afholdes 3. og 4. marts 2017 og bortset fra Kirstinevang er samtlige af de inviterede boligorganisationer repræsenteret. Til gengæld har ingen tilmeldt sig weekendarrangementet for 1. kreds og administrationen vil undersøge muligheden for at stille med en repræsentant. Almene boligdage afholdes i år den 17. og 18. november i Aarhus. Administrationen foreslår en samlet deltagelse fra organisationsbestyrelserne. Desværre er datoen for arrangementet uhensigtsmæssig for de af bestyrelsesmedlemmerne der stiller op til kommunalvalget, som finder sted tirsdag den 21. november. Forbrugerrådet og LO har fokus på de lange ventelister, som er en meget stor indtægtskilde for visse boligorganisationer. Blandt andet betyder anvisningen efter fleksible kriterier, at opskrivningsperioden til en bolig er blevet længere for nogle boligsøgende på ventelisterne. Almenbo bør også have øje for problematikken. Bestyrelsen sætter spørgsmål ved rimeligheden i, at et eventuelt nedsat ventelistegebyr skal kompenseres økonomisk af de nuværende lejere? Administrationens personalesommerfest erstattes i år af en teambuilding-dag, som finder sted fredag den 8. september. Dagen betragtes som en arbejdsdag og der vil således være mødepligt. Fremmødet ved de seneste 2 sommerarrangementer i Almenbos have for bestyrelser og ansatte har ikke været stort og administrationen vil derfor vide om arrangementet fortsat skal afholdes? Bestyrelsen beslutter, at springe dette års arrangement over og følge om arrangementet bliver savnet. Det bliver nødvendigt for de to store boligorganisationer Lundebjerggård og Kirstinevang at skifte bank pga. negativ rente i nuværende bank ved indeståender over 3 mio. kr. Arbejdernes Landsbank opererer med mange gebyrer, men et bankskifte til sidstnævnte vil for de to boligorganisationers vedkommende give en gevinst ved en plusrente på 0,150 % mod en negativrente i Nykredit Bank på 0,507 % AKB Lyngby er allerede kunde i Arbejdernes Landsbank og der kan således forhandles om gebyrerne. En bankskifte for nævnte boligorganisationer igangsættes. Øvrige boligorganisationer beholder nuværende bank. 484

6 C. Status på Almenbos økonomi råbalance 31/12-16 Regnskabet er ikke gennemgået i detaljer, men det skønnes at Almenbo får et overskud på kr. Ad 9 Mødeplan 2. halvår 2017 Forretningsudvalgsmøde: Onsdag den 27. september 2017 kl Onsdag den 22. november 2017 kl Bestyrelsesmøde: Onsdag den 25. oktober 2017 kl Onsdag den 29. november 2017 kl (OBS: ny dato!) Generalforsamling: Onsdag den 31. maj 2017 kl Ad 10 Eventuelt Organisationsbestyrelsen i AKB Lyngby har valgt ikke at tilslutte sig Kommunens udspil om rammeaftale til boligplacering af flygtninge i protest over sidstnævntes manglende handling i sagen omkring letbanens linjeføring. Organisationsbestyrelsen er ikke imod rammeaftalen, men forkaster den i et forsøg på at få Kommunen i tale omkring letbaneproblematikken. Møde slut kl. 18:30 485