UDBUDSBETINGELSER VEDRØRENDE EU-UDBUD NR. 2014/S LEVERING, INSTALLATION OG SERVICERING AF VASKERIUDSTYR

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER VEDRØRENDE EU-UDBUD NR. 2014/S LEVERING, INSTALLATION OG SERVICERING AF VASKERIUDSTYR TIL FÆLLESVASKERIERNE I AAB AFDELING 37 Nielsen & Thomsen Advokatpartnerselskab Østbanegade København Ø Danmark Tlf: Fax: nt@ntadvokater.dk CVR nr.:

2 På vegne af Boligforeningen AAB, afdeling 37 fremsendes udbudsmaterialet vedrørende EU udbud nr. 2014/S Levering, installation og servicering af vaskeriudstyr til fællesvaskerierne i afdeling 37. Tilbuddet på opgaven indhentes ved offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet. Du bedes ved modtagelsen kontrollere, at du har modtaget alt materiale, jf. oversigten over fremsendt materiale i punkt 1.1. Den medfølgende kontrakt vil blive færdiggjort ved udbudsforretningens afslutning med de tilføjelser det antagne tilbud måtte medføre, jf. pkt. 6 i udbudsbetingelserne angående kontrakten. Vi ser frem til at modtage dit rettidige og konditionsmæssige tilbud. Med venlig hilsen For AAB afd. 37 Rikke Lange Slavensky Advokatfuldmægtig 2

3 Indholdsfortegnelse 1. Generelt Udbudsmaterialet Definitioner ordregiver Besigtigelse og spørgsmål Besigtigelse Spørgsmål Udbuddets omfang Optioner kravspecifikation Indretning af fællesvaskerierne Leveringsaftale Tilbuddets udformning Afgivelse af delbud Afgivelse af alternativt tilbud Afgivelse af tilbud Sideordnet tilbud Sprog Tilbudsomkostninger Forbehold Huskeliste ved tilbudsafgivelse Aflevering af tilbud, tilbudsfrist m.v Tilbudsfrist Tilbudsformat Tilbuddets gyldighed Tildelingskriterier Udvælgelseskriterier Kontrakttildeling og start

4 1. GENERELT Nærværende udbud er et offentligt udbud offentliggjort ved bekendtgørelse 2014/S d. 17. maj Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af 1. Nærværende udbudsbetingelser 2. Udkast til leveringsaftale med følgende bilag: Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Leverandørens tilbud af Angiv dato (indsættes efterfølgende) Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbud skal afgives i overensstemmelse med alle krav i hele dette materiale Definitioner I nærværende udbudsmateriale angiver udtrykket skal krav som tilbuddet skal opfylde for at komme i betragtning. Ordregiver forbeholder sig dog ret til efter eget valg at tage tilbud, der ikke opfylder skal krav i betragtning, i det omfang den manglende opfyldelse kan afhjælpes i henhold til 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (implementeringsbekendtgørelsen til Udbudsdirektivet). Det bemærkes dog, at mulighederne herfor er meget begrænsede, hvorfor Tilbudsgiver som udgangspunkt må påregne, at afhjælpning ikke er mulig. I nærværende udbudsmateriale angiver udtrykkene kan, bør og forventes krav, hvis manglende overholdelse ikke bevirker, at Ordregiver vil se bort fra tilbuddet. Ordregiver henstiller dog til, at kravene overholdes, så vidt det overhovedet lader sig gøre. 2. ORDREGIVER Boligforeningen AAB, afdeling 37 Keldsøvej København Ø Kontaktperson: Advokatfuldmægtig Rikke Lange Slavensky Nielsen & Thomsen Advokater Østbanegade København Ø Tlf. nr. direkte:

5 Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: EU udbud nr. 2014/S Levering, installation og servicering af vaskeriudstyr til fællesvaskerierne i afdeling 37. Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson. 3. BESIGTIGELSE OG SPØRGSMÅL 3.1. Besigtigelse Besigtigelse af fællesvaskerierne kan ske onsdag den 21. maj 2014 kl , hvor ordregiver vil være til stede. Mødested: AAB afdeling 37 s kontor på Keldsøvej 23, 2100 København Ø, kl. 10:00. Da vaskerierne er ens (alene spejlvendte) bortset fra et enkelt strygerum vil der i forbindelse med besigtigelsen udelukkende være mulighed for besigtigelse af 2 fællesvaskerier, herunder det omtalte strygerum, samt adgangsforhold. Under besigtigelsen vil det være muligt for tilbudsgiverne at foretage relevante opmålinger til brug for tilbudsafgivelsen, jf. særligt pkt. 6 (indretningsløsning). Det skal understreges, at der ikke vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, da spørgsmål skal fremsendes skriftligt jf. punkt 3.2. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem, hvad Tilbudsgiver ser på besigtigelsen og det skriftlige udbudsmateriale, er det skriftlige udbudsmateriale gældende. Tilbudsgiver opfordres dog til at gøre opmærksom på sådanne evt. uoverensstemmelser i form af spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilmelding for deltagelse i besigtigelsen skal ske til den i punkt 2 anførte kontaktperson senest d. 20. maj 2014 med angivelse af firmanavn samt antal deltagere Spørgsmål Ordregiver opfordrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller som synes beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. til den i punkt 2Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. anførte kontaktperson så tidligt som muligt og senest d. 18. juni Spørgsmålene vil blive besvaret senest d. 24. juni Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form tilgå samtlige tilbudsgivere pr. samt blive offentliggjort på under menupunktet Om AAB Nybyggeri og boligforbedring. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. 5

6 4. UDBUDDETS OMFANG Udbuddet vedrører levering og servicering af vaskeriudstyr til fællesvaskerierne i afdeling 37 med tilhørende monterings- og installationsydelser samt køb af vaskemidler som beskrevet i bilag 1. Omfang fremgår ligeledes af bilag Optioner Ordregiver har option på følgende: 1. Køb af sæbemidler på i yderligere 2 gange 12 måneder eller i udstyrets levetid alt efter ordregivers valg. 2. Køb af blødgøringsanlæg 3. Indgåelse af totalserviceaftale for nyt udstyr. 4. Indgåelse af totalserviceaftale for eksisterende strygeruller af mærket Electrolux model IB42316 Optioner og vilkår herfor er yderligere beskrevet i bilag 1 samt udkast til leveringsaftale. 5. KRAVSPECIFIKATION Det udbudte indkøb er beskrevet i kravspecifikationen, bilag 1. Tilbud skal afgives i overensstemmelse med kravene heri. 6. INDRETNING AF FÆLLESVASKERIERNE Tilbudsgiver skal medsende et forslag til indretning af fællesvaskerierne. Vaskemaskiner skal placeres på eksisterende sokkel. Eksisterende installationer (el, vand og aftræk) skal benyttes. Såfremt et indretningsforslag kræver forlængelse af eksisterende installationer skal omkostninger til dette være indeholdt i tilbuddet og udføres af tilbudsgiver. Tilbudsgiver har selv ansvaret for opmåling af fællesvaskerierne under besigtigelsen, jf. pkt. 3.1, og har dermed ansvaret for at indretningsforslaget er realiserbart. Indretningsforslaget vil indgå i ordregivers evaluering af tilbuddet, jf. pkt. 10. Ordregiver vil tillægge det positiv vægt i vurderingen, at indretningen optimerer både det naturlige lysindfald og rengørings- og serviceringsmulighederne af maskinerne. 7. LEVERINGSAFTALE Vedlagte udkast til leveringsaftale samt bilag udgør vilkårene mellem parterne i tilfælde af tildeling af kontrakt. 6

7 Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for vilkår i leveringsaftalen inkl. bilag. Tilbudsgiver opfordres til at gennemlæse leveringsaftalen nøje og stille evt. spørgsmål hertil hurtigst muligt og inden spørgefristens udløb, jf. punkt TILBUDDETS UDFORMNING 8.1. Afgivelse af delbud Der kan ikke afgives tilbud på dele af den udbudte leveringsaftale Afgivelse af alternativt tilbud Alternative tilbud modtages ikke Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal afgives i nøje overensstemmelse med de krav, som er anført i nærværende udbudsmateriale. Alle krævede oplysninger skal fremgå af tilbuddet og tilbudsgiver skal svare udtømmende på alle punkter og i alle skemaer, hvor besvarelse er ønsket. Der skal kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt eller må anses som et nødvendigt supplement til Tilbudsgivers besvarelse af udbudsmaterialet. Eventuel yderligere dokumentation for Tilbudsgivers besvarelse skal fremsendes på Ordregivers anmodning. Ordregiver gør opmærksom på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses som konditionsmæssigt, idet Ordregiver ikke - ud over det som 12 i implementeringsbekendtgørelsen til Udbudsdirektivet giver mulighed for - efterfølgende har mulighed for at lade Tilbudsgiver korrigere eller supplere sit tilbud. Det er Tilbudsgivers ansvar, at det afgivne tilbud indeholder alle nødvendige oplysninger m.v Sideordnet tilbud Der skal afgives sideordnede tilbud på hhv. køb eller leje af automatisk sæbedoseringsanlæg, som angivet i tilbudslisten bilag 2. Ordregiver har valget mellem at evaluere og indgå aftale på løsning Køb eller Leje, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 10. Særligt vedr. løsning Køb : Det automatiske sæbedoseringsanlæg skal leve op til kravene i kravspecifikationen, bilag 1. Ved køb af automatisk sæbedoseringsanlæg omfattes disse af totalserviceaftale nyt udstyr. Prisen i tilbudslisten, bilag 2, skal angives som købspris pr. anlæg pr. år. Særligt vedr. løsning Leje : Det automatiske sæbedoseringsanlæg skal leve op til kravene i kravspecifikationen, bilag 1. 7

8 Tilbuddet skal omfatte levering og installation af automatisk sæbedoseringsanlæg samt service svarende til krævet totalserviceaftale for nyt udstyr. Anlægget lejes af tilbudsgiver uden forkøbsret. Prisen i tilbudslisten, bilag 2, skal angives som lejeprisen pr. anlæg pr. år inkl. service. Lejeperioden er 4 år med mulighed for forlængelse 1 år ad gangen. Hvor intet andet er nævnt i udkast til leveringsaftale er tilbudsgivers almindelige lejebetingelser gældende. Tilbudsgivers lejebetingelser skal medsendes tilbuddet Sprog Tilbud skal afgives på dansk Tilbudsomkostninger Tilbuddet udarbejdes for tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke Forbehold Ved forbehold forstås afvigelser fra udbudsmaterialets krav, uanset hvorledes afvigelsen betegnes. Eventuelle forbehold over for forhold i udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i tilbudsbrevet med reference til det punkt, det vedrører, og bedes begrundet. Forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, samt forbehold der ikke kan kapitaliseres af Ordregiver vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ikke konditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning Huskeliste ved tilbudsafgivelse Tilbudsgiver skal medsende følgende ved tilbudsafgivelse: Besvarelse af indretningsløsning, udbudsbetingelsernes pkt. 6 Tilbudsgivers almindelige lejebetingelser for leje af automatisk sæbedoseringsanlæg, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 8.4 Dokumentation for udvælgelseskriterier, jf. pkt. 11 8

9 Udfyldt kravspecifikation, bilag 1 Udfyldt tilbudsliste, bilag 2 9. AFLEVERING AF TILBUD, TILBUDSFRIST M.V Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest mandag den 30. juni 2014 kl. 12:00. Tilbud skal fremsendes pr. post, eller afleveres personligt til kontaktpersonen nævnt i punkt 2. For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Det er alene Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbuddet bedes mærket Tilbud vedrørende Levering, installation og servicering af vaskeriudstyr til fællesvaskerierne i afdeling 37, EU-udbud nr. 2014/S Tilbudsformat Der skal afleveres 1 eksemplar af tilbuddet inkl. alle bilag. Såfremt tilbuddet afleveres i papirversion bedes desuden afleveret 1 elektronisk kopi af tilbuddet inkl. alle bilag på USB nøgle eller tilsvarende elektronisk medie. Det elektroniske eksemplar må ikke være kopibeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. Alle elektroniske dokumenter bedes indleveret i samme format som fremsendt af ordregiver i nærværende udbudsmateriale. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med tilbuddet i papirversion. I tilfælde af modstrid imellem dokumenterne vil det være papirversionen, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i papirversionen men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid Tilbuddets gyldighed Tilbuddet skal være gyldigt indtil 60 dage efter tilbudsfristen, jf. punkt

10 10. TILDELINGSKRITERIER Forud for evalueringen vælger Ordregiver mellem tilbud om hhv. Køb eller Leje af det automatiske sæbedoseringsanlæg indgår i evalueringen, jf. udbudsbetingelsernes pkt Alene tilbud på den valgte finansieringsmodel indgår i ordregivers evaluering. Ordregiver agter at indgå 1 kontrakt med den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til nedenstående underkriterier: Pris 50 % Kvalitet 50 % Ad pris 50 %: Prisen vurderes på basis af de udbudte mængder samt priser oplyst i de modtagne tilbud, jf. bilag 2. Desuden indgår prisen for totalserviceaftale eksisterende udstyr for 6 år samt prisen for vaskemidler pr. vask for 4 år. Prisen for køb af vaskemidler pr. vask inkl. evt. tilbudt forlængelsesrabat indgår derudover for 1 år. Ved køb af automatisk sæbedoseringsanlæg indgår denne pris i vurderingen. Dertil indgår prisen for totalserviceaftale nyt udstyr for 8 år. Ved leje af automatisk sæbedoseringsanlæg indgår den årlige lejepris for 10 år i vurderingen. Timepris for servicetekniker/reparatør indgår med 20 timer i evalueringen. Ad kvalitet 50 %: Kvaliteten vurderes på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af evalueringskrav angivet i bilag 1 samt Tilbudsgivers besvarelse af udbudsbetingelsernes pkt. 6 Indretning af fællesvaskerierne. Der lægges særlig vægt på besvarelsen af pkt UDVÆLGELSESKRITERIER Udbudsprocessen gennemføres som to delprocesser. Forud for den ovenfor i pkt. 10 beskrevne tilbudsvurdering på baggrund af det offentliggjorte tildelingskriterium vil der således finde en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed sted som beskrevet nedenfor Tilbudsgiver skal fremsende nedenstående materiale i forbindelse med indsendelse af det øvrige tilbudsmateriale, jf. dog henvisningen til Implementeringsbekendtgørelsens 12 i pkt

11 Såfremt tilbudsgiver ikke afgiver nedenstående oplysninger, kan dette føre til afvisning af tilbuddet. Såfremt de afgivne oplysninger viser at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers eventuelle mindstekrav for egnethed som angivet i udbudsbekendtgørelsen vil ordregiver ikke kunne tage tilbuddet i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Personlige forhold Tilbudsgiver skal medsende oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal medsende seneste 3 års reviderede og godkendte årsrapporter fra dem juridiske enhed, der byder på opgaven. Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal medsende referenceliste for tilsvarende og sammenlignelige leverancer for de seneste 3 år med angivelse af omfang og størrelsesorden. Oplysninger om brug af underleverandører i givet fald. 12. KONTRAKTTILDELING OG START Kontrakten forventes tildelt medio juni. Levering forventes påbegyndt uge 33/2014 hvorfor tilbudsgiver skal være i stand til at levere til denne termin. 11