Forståelsesnotat vedr. embedslægetilsyn Ældreområdet

Transkript

1 Sag: 15/35672 Forståelsesnotat vedr. embedslægetilsyn Ældreområdet Baggrund Sundhedsstyrelsen fører tilsyn med plejecentrene i Skanderborg Kommune 1. Tilsynet gennemføres i praksis af embedslægeinstitutionen, som er en regional afdeling under Sundhedsstyrelsen. I forlængelse af tilsynet udarbejder den tilsynsførende en rapport, som konkluderer på besøget. Rapporten bliver sendt til kommunen, som offentliggør den på sin hjemmeside. Sundhedsstyrelsens rapporter drøftes ligeledes i Socialudvalget og Seniorrådet. Nærværende notat har til formål at beskrive hvad en tilsynsrapport efter Sundhedslovens 219 egentlig er for en størrelse 2? Hvordan den bliver til? Hvad man kan udlede af den? Og hvordan der følges op på den? Notatet er bygget op omkring en række spørgsmål der skal bidrage til en besvarelse af ovenstående spørgsmål. Hvordan adskiller embedslægetilsynet sig fra det kommunale tilsyn? Embedslægetilsynet har udelukkende fokus på det sundhedsfaglige omkring den enkelte beboer. Konkret er formålet med tilsynet at forbedre indsatsen på det sundhedsmæssige område over for de ældre i plejehjem og lignende boligenheder. Det kommunale tilsyn fokuserer derimod mere bredt, herunder også på beboernes trivsel og det socialfaglige omkring den enkelte beboer m.m. Formålet med det kommunale tilsyn er således beskrevet på følgende måde: At sikre, at tilbud beliggende i Skanderborg Kommune tilbyder beboerne en indsats præget af ligeværdighed, tryghed og udvikling. At påse, at beboerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind, før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer. Hvad er en embedslægerapport? Embedslægetilsynet vurderer den sundhedsmæssige indsats ved at se på den sygeplejefaglige dokumentation og medicinhåndteringen hos tilfældigt udvalgte beboere/patienter med komplekse plejebehov. Der bliver talt med beboere/patienter, ledelse og personale i forbindelse med tilsynet. Disse informationer indgår i den samlede vurdering af plejehjemmet. I forbindelse med tilsynet udarbejdes en tilsynsrapport, som indeholder embedslægeinstitutionens konklusioner, anbefalinger og angivelser af, hvordan der skal følges op på tilsynet den såkaldte embedslægerapport. Embedslægerapporten vurderer således udelukkende den sundhedsfaglige indsats. 1 I daglig tale omtales Sundhedsstyrelsens tilsyn som embedslægetilsyn. 2 Denne rapport omtales i det daglige som embedslægerapporten. Fagsekretariatet Ældre & Handicap Side 1 af 6

2 Hvilke elementer vurderer embedslægetilsynet? Følgende elementer skal embedslægeinstitutionen bl.a. vurdere i forbindelse med tilsynet: Forefindes skriftlige instrukser i fornødent omfang og er de kendte, lettilgængelige og ajourførte? Er den sygeplejefaglige dokumentation tilstrækkelig til at sikre en forsvarlig behandling og pleje? Sker medicinhåndteringen på forsvarlig vis? Hvordan fungerer samarbejdet med praktiserende læger og vagtlæger, speciallæger, omsorgstandplejen og gerontopsykiatrisk team? Hvordan fungerer samarbejdet med de lokale sygehuse i forbindelse med indlæggelse og ambulant kontrol af beboerne? Indeholder de sygeplejefaglige optegnelser oplysninger om information og samtykke ved videregivelse af helbredsoplysninger? Er de personalerelaterede forhold, herunder ansvarsområder og kvalifikationer, for at de sundhedsfaglige opgaver varetages på forsvarlig vis? Er den generelle hygiejniske standard m.m. tilfredsstillende og tilstrækkelig til forebyggelse af helbredsmæssige problemer, herunder smitsomme sygdomme? Tilgodeses beboernes behov for ernæring? Foreligger der en vurdering af beboernes behov for genoptræning og vedligeholdelsestræning? Og tilgodeses beboernes eventuelle behov for træning? Er der bygnings- og indeklimamæssige forhold, som ud fra en sundhedsfaglig vurdering skønnes at kunne medføre konkrete helbredsmæssige problemer for beboerne? For de fleste af ovenstående er der en række yderligere underspørgsmål, som embedslægetilsynet skal omkring, jf. Vejledning om tilsyn med plejehjem, plejeboligbebyggelser og tilsvarende boligenheder. Hvordan bliver en embedslægerapport til? Et embedslægetilsyn foregår altid som et uanmeldt besøg og kan falde på alle døgnets timer. Et typisk embedslægetilsyn varer imellem 4-6 timer. Typisk starter embedslægetilsynet med en snak med ledelsen, hvor fokus er på opfølgning på sidste tilsyn, faktuelle oplysninger, årets tema, hvordan man indberetter utilsigtede hændelser (UTH), samarbejde med læger m.m. Dernæst udvælger embedslægetilsynet minimum 3 tilfældige beboere som stikprøver, som gennemgås systematisk via et standardskema med målepunkter vedrørende de sundhedsmæssige forhold, herunder særligt vedrørende medicinhåndtering og dokumentation. Efter endt journalgennemgang snakker den tilsynsførende med personalet om kendskab til instrukser og procedurer, samarbejde med læger m.m. med henblik på at afdække personalets generelle viden og kendskab, hvis det er muligt i forhold til personalets varetagelse af pleje- og omsorgsopgaver hos beboerne. Under hele tilsynsbesøget observerer embedslægetilsynet praksis m.m. Formålet med tilsynet er at forbedre indsatsen på det sundhedsmæssige område over for beboere i plejehjem og lignende boligenheder. Som afslutning på tilsynsbesøget giver embedslægetilsynet derfor en tilbagemelding til ledelse og personale på hvad man har observeret og hvordan man kunne arbejde med det. Dette sker som en dialogbaseret feedback med henblik på læring. Embedslægetilsynet skriver som afslutning på tilsynet en embedslægerapport, som bl.a. indeholder embedslægetilsynets konklusion og anbefalinger. Rapporten sendes herefter i høring hos plejecenterets ledelse, som har 14 dage til at kommentere. I forlængelse heraf udarbejder embedslægetilsynet den endelige rapport, som sendes til myndighedsafdelingen i Fagsekretariatet Fagsekretariatet Ældre & Handicap Side 2 af 6

3 Ældre & Handicap. Herfra videresendes den til det pågældende plejecenter og offentliggøres på kommunens hjemmeside. Hvad betyder konklusionskategorierne i en embedslægerapport? Embedslægen benytter sig af en række konklusionskategorier. I det følgende forklares, hvad udgangspunktet er for at plejecentre vurderes at ligge i de respektive kategorier 3 : Tilsynet har ikke fundet anledning til bemærkninger Konklusionen anvendes, hvis alle krav fra sidste års tilsyn er blevet fulgt, og der ikke bliver stillet nogen (nye) krav. Tilsynet har fundet få fejl og mangler, som samlet kun indebærer ringe risiko for patientsikkerheden Konklusionen anvendes, hvis følgende 4 punkter er opfyldt: der kun er stillet få krav, dvs. normalt ikke over fem krav der er fulgt op på sidste års tilsyn, dvs. plejehjemmet har konstruktivt arbejdet med alle kravene, men er ikke nødvendigvis nået i mål med enkelte af dem de fundne fejl og mangler er som hovedregel lokaliseret på forskellige tilsynsområder. Fejlene skal ikke være gennemgående i alle stikprøver fejlene/manglerne kan umiddelbart korrigeres, normalt indenfor tre uger F.eks. er det et patientsikkerhedsmæssigt problem, hvis personalet bærer smykker eller ure på hænder og underarme. Derfor vil et sådant krav normalt medføre, at konklusionen bliver fejl og mangler, som indebærer patientsikkerhedsmæssige risici. Drejer det sig om, at et enkelt personalemedlem ved en fejl har glemt at tage ringen af og straks fjerner den, i det øjeblik de bliver gjort opmærksomme på fejlen, behøver det ikke i sig selv at medføre, at konklusionen bliver fejl og mangler, som indebærer patientsikkerhedsmæssige risici. Tilsynet har fundet fejl og mangler, som indebærer risiko for patientsikkerheden Der er fundet fejl og mangler, ofte flere, men det drejer sig ikke om alvorlige fejl. Også enkelte fejl med stor betydning for patientsikkerheden kan medføre denne konklusion. Hvis medicinen er doseret forkert, vil plejehjemmet altid komme i denne kategori, eller i kategorien alvorlige fejl og mangler. Det har betydning, om plejehjemmets kontrol med medicinen ved udleveringen ville have opfanget fejlen. Hvis det er tilfældet, vil plejehjemmet sandsynligvis tilhøre denne kategori. Hvis fejlen ikke ville blive opfanget i forbindelse med udlevering, vil det altid blive kategoriseret under alvorlige fejl og mangler. Tilsynet har fundet alvorlige fejl og mangler, som indebærer risiko for patientsikkerheden Alvorlige fejl og mangler forekommer, hvis fejlene kan medføre fare for beboerens helbred. F.eks.: hvis der mangler vigtige oplysninger som grundlag for pleje og behandling hvis ordineret pleje og behandling ikke er blevet udført hvis der ikke bliver reageret på væsentlige ændringer i beboernes tilstand hvis der ikke bliver reageret på manglende effekt af en given behandling eller pleje hvis der stilles krav på alle eller næsten alle tilsynets områder hvis de samme krav er stillet to år i træk eller mere, og der på tidspunktet for tilsynet ikke er iværksat tiltag, der skal sikre, at kravene opfyldes. Tilsynet har fundet anledning til væsentlig kritik Der er fare for patientsikkerheden i en sådan grad, at det er nødvendigt, at der omgående gribes ind. Kommunen bliver derfor straks orienteret. 3 Kilde: Plejehjemstilsynet landsrapport 2013 bilag 3. Embedslægetilsynet har inden tilsynene i 2014 revideret de interne retningslinjer, som ligger til grund for valg af konklusioner, men disse udkommer først med landsrapporten for 2014 ultimo august Fagsekretariatet Ældre & Handicap Side 3 af 6

4 Fagsekretariatet Ældre & Handicap Side 4 af 6

5 Hvordan arbejder man med embedslægerapporten når den kommer? Embedslægetilsynet har til formål at forbedre indsatsen på det sundhedsmæssige område over for beboere i plejehjem og lignende boligenheder. I den forbindelse er det plejecentrenes oplevelse at embedslægens tilsynsførende i Skanderborg er god til at videndele og fortælle, hvem der succesfuldt har arbejdet med en lignende problemstilling, så man kan bruge hinandens gode erfaringer i læringsøjemed. Samtidig videndeles der også internt imellem kontraktcheferne og teamlederne. Embedslægerapporten påpeger typisk en række forhold, som skal rettes eller bringes i orden. For hvert af disse forhold udarbejdes en handleplan, som på forlangende sendes til godkendelse hos embedslægetilsynet. Embedslægerapporternes konklusioner drøftes endvidere på ledermøder, i LokalMED og ikke mindst i personalegrupperne (særligt i assistent- og sygeplejegruppen) med henblik på at drage læring og eventuelt tilrette arbejdsgange, procedurer e.l. Hvilke udfordringer oplever man på plejecentrene? Embedslægerapporterne påpeger typisk udfordringer vedrørende mangelfuld dokumentation samt uhensigtsmæssig medicinhåndtering. I det følgende redegøres der kort for, hvilke udfordringer plejecentrene oplever i den forbindelse. 1. Der sker en løbende stor udskiftning af beboere på plejecentrene. Samtidig har der igennem de seneste år været en klar tendens til, at de nye beboere er mere plejekrævende end de tidligere beboere. Dette stiller store krav til personalets faglige og personlige kompetencer. Som følge heraf er der et stort og løbende behov for kompetenceudvikling af medarbejderne, så disse konstant lever op til de nyeste standarder og krav. 2. Plejecentrene er kendetegnet ved en forholdsvis stor personalegennemstrømning, hvilket betyder, at man hele tiden er i gang med at oplære nye medarbejdere. Samtidig betyder det, at der løbende sker ændringer i de kompetencer, som medarbejdergruppen samlet set har. Også dette giver et løbende behov for kompetenceudvikling og ledelsesmæssig fokus på viden om og brug af kommunens instrukser. 3. Det løbende behov for kompetenceudvikling, uddannelse og øvrige udviklingsaktiviteter er en udfordring, i og med at det er svært at sikre det rette kendskab og den rette faglighed i de perioder, hvor det faste personale indgår i uddannelses- og/eller udviklingsaktiviteter. 4. Man arbejder i 3-holds skift på plejecentrene for at kunne dække alle døgnets timer. Dette udfordrer måden at kompetenceudvikle på, idet det bl.a. umuliggør fælles kompetenceudvikling for hele personalet. Som konsekvens af ovenstående afhænger embedslægetilsynets konklusioner også i høj grad af hvilke medarbejdere man snakker med. Er det en ny medarbejder, så er sandsynligheden stor for, at vedkommende endnu ikke kender alle procedurer m.m., mens det modsatte typisk vil gøre sige gældende for en rutineret medarbejder. Det er derfor vigtigt, at de nye medarbejdere hurtigt får kendskab til instrukserne, så de kan bruge dem til opslag ved tvivlsspørgsmål. Samtidig stiller embedslægetilsynet også spørgsmål til mere perifere områder for (syge)plejepersonalet, såsom aktivitet og træning, ernæring m.m. Her kan det være svært for det adspurgte personale at give et (for embedslægetilsynet) tilstrækkeligt svar, idet opgaven inden for disse felter primært varetages af personale fra kontraktenhederne Aktivitet & Træning samt Vores Køkken. 5. Stort set al dokumentation foregår i dag elektronisk. Dette udfordrer den del af personalet på plejecentrene, som er IT-mæssigt udfordret. Denne udfordring vokser selvsagt yderligere, når IT-systemerne skiftes eller bare ændrer udseende og funktionalitet. Fagsekretariatet Ældre & Handicap Side 5 af 6

6 6. Dokumentationskulturen udgør en udfordring. Således bliver dokumentation af mange stadig opfattet mere som et nødvendigt onde og ikke som en del af kerneopgaven. Dette harmonerer selvsagt dårligt med embedslægetilsynets fokus på korrekt dokumentation. 7. Det er typisk dokumentationstiden som i praksis skæres væk ved f.eks. sygdom iblandt personalet. Dette sker ud fra en prioritering om, at den direkte borgerettede pleje er prioriteret højere end dokumentation (som så skal foretages efterfølgende). Er man uheldig, så kommer embedslægetilsynet på et sådant tidspunkt med den konsekvens, at embedslægens konklusion er mindre god, idet manglende opdaterede oplysninger om indsatsen vurderes at udgøre en risiko for patientsikkerheden. 8. Undervisning omkring dokumentation sker i dag primært via sidemandsoplæring. Det betyder bl.a., at eventuelle unoder gives videre. For at skabe mere systematik i dokumentationen overvejes det derfor pt., hvorvidt der fremadrettet skal ske en mere ensartet undervisning i distrikterne i, hvordan der skal dokumenteres. Ovenstående udfordringer gør sig gældende på alle plejecentre i Skanderborg Kommune dog med store variationer fra plejecenter til plejecenter. Som følge heraf varierer måden man arbejder med disse udfordringer på de respektive plejecentre selvsagt også. 9. juli 2015 / Niels M. K. Diedrichsen Fagsekretariatet Ældre & Handicap Side 6 af 6