SOLRØD KOMMUNE DIREKTIONEN

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE DIREKTIONEN Emne: Retningslinje fr brug af sciale medier g særligt Facebk Dat: 5. januar 2018 Sagsbeh.: Direktinen Sagsnr.: G På baggrund af dialg med KL er der udarbejdet denne retningslinje, sm beskriver, hvrdan vi i Slrød Kmmune bruger sciale medier g særligt Facebk sm kmmunikatinskanal på daginstitutiner, skler, plejehjem g scialmrådet i kmmunikatinen med især frældrene på 0-18 års mråde, men gså med bebere, brugere g pårørende. 1) Rammerne fr brug af sciale medier g særligt Facebk Efter gældende lvgivning er billeder, videer g tekst på de sciale medier g derfr gså på Facebk m persner, smitsmme sygdmme mv. persnplysninger, sm kan medvirke til, at genkendelige persner kan blive eller pleve sig identificeret g udstillet. På nuværende tidspunkt er Facebks fficielle retningslinjer, at man ved ffentliggørelse af billeder, videer g tekst på Facebk afgiver en lang række rettigheder til Facebk, sm herefter frit kan vælge at anvende billeder, videer g tekst til andre frmål; herunder gså til videresalg til 3. mand uden yderligere infrmatin herm til kmmunen. Med persndatafrrdningen der træder i kraft ultim maj 2018 er der indført krav m, at der skal indgås databehandleraftaler med alle leverandører, sm behandler persnplysninger, g herunder gså med udbyderne af de sciale medier incl. Facebk. Der er på nuværende tidspunkt ingen ffentlige myndigheder, der har databehandleraftaler med udbyderne af de sciale medier. Slrød Kmmune må, så længe der ikke er databehandleraftaler, sm ffentlig myndighed g herunder gså plejehjem, sciale væresteder, institutiner g skler ikke medvirke til, at der bliver behandlet eller udstillet persnplysninger på genkendelige persner uden samtykke på de sciale medier g herunder gså på Facebk. Genkendelige persner mfatter såvel bebere på plejehjem, brugere af sciale væresteder, børn/unge sm medarbejdere i daginstitutinerne g på sklerne. Opslag, der indehlder persnfølsmme plysninger, skal slettes med det samme. Særligt fr 0-18 års mrådet skal al kmmunikatin mellem daginstitutiner g skler med frældre m den generelle hverdag derfr ske via Frældreintra eller lignende indkøbte løsninger, idet der her er tale m lukkede fra, hvr Slrød Kmmune har databehandleraftaler med leverandørerne, sm er med til at sikre børn/unge g medarbejdere md videregivelse af plysninger til 3. mand. Det er samtidig gså vigtigt at understrege, at de sciale medier aldrig må erstatte den infrmatin frældre nrmalt får via Frældreintra eller lignende. Dette skyldes gså, at ikke alle brgere er på Facebk. Sciale medier g Facebk må derfr udelukkende bruges til situatinsbilleder, sm følges p med en krt tekst, der beskriver situatinen helt verrdnet. Prtrætbilleder g al anden kmmunikatin skal ske via Frældreintra eller lignende. Der skal på denne baggrund være tale m begrænset brug af de sciale medier herunder Facebk, så lvgivningens krav verhldes. Hvis brug af de sciale medier herunder Facebk vervejes, så skal det anvendes i en meget snæver frm jf. nedenfr g yderligere under pkt 3.

2 Hvad skal I være pmærksmme på, når I benytter jer af sciale medier herunder Facebk? Når I benytter jer af sciale medier herunder Facebk, så skal I være pmærksmme på følgende: Tavshedspligt Hvis I pretter en prfil eller en side på de sciale medier herunder gså en Facebkside, så skal alle regler fr tavshedspligt verhldes. Målgruppe I skal være pmærksmme på, at I alene når ud til de pårørende, brugere g frældre, der vælger at følge jer, g altså ikke nødvendigvis til alle relevante. Håndtering af persnplysninger Sm ffentlig myndighed må vi ikke pfrdre brgere til at give persnplysninger på kanaler, der ikke er sikre, herunder Facebk. Derfr skal beskedfunktinen på alle brgerrettede g dermed gså frældrerettede Facebksider være slået fra g alle pslag eller kmmentarer, sm indehlder persnplysninger, skal slettes. Billeder/medietilladelser Der skelnes mellem 2 frmer fr billeder: Situatinsbilleder g prtrætbilleder. Situatinsbilleder defineres i denne sammenhæng sm billeder, hvr en aktivitet eller en situatin er det egentlige frmål med billedet. Det kan f.eks. være til en sklekncert, legende børn i en sklegård eller besøgende i en zlgisk have. Det er kun situatinsbilleder, der må bruges på de sciale medier. Udgangspunktet er, at helt verrdnede g generelle situatinsbilleder med mange mennesker g børn til et større arrangement ikke kræver samtykke i frm af medietilladelse. Situatinsbilleder med medarbejdere på må aldrig ffentliggøres uden samtykke fra medarbejderen. Mdsætningen til situatinsbilleder er prtrætbilleder, hvr frmålet er at afbilde en eller flere bestemte persner. Prtrætbilleder må ikke bruges på de sciale medier. Grænsen mellem et situatinsbillede g et prtrætbillede af flere bestemte persner er flydende, g derfr skal der ved situatinsbilleder med p til 10 persner/børn altid være medietilladelser fr alle på billedet g herunder gså samtykke fra eventuelle medarbejdere, sm figurerer på billederne. Hvis der er børn under 15 år, skal I have tilladelse fra frældrene eller værgen. Unge på 15 år g derudver er selv bemyndiget til at give samtykke. Hvis der i helt særlige tilfælde skal anvendes prtrætbilleder, så SKAL I have en særlig tilladelse til ffentliggørelse af prtrætbilledet fra den, der er på billedet, g ved børn under 15 år skal det være fra frældrene eller værgen. Hvis der kmmer indsigelser md ffentliggjrte billeder, så skal billedet altid tages af siden igen i respekt fr den enkelte persn g det ubehag, der kan pleves ved at være en del af et billede på internettet. Vær pmærksm på, at medietilladelserne skal jurnaliseres/pbevares, så de til hver en tid kan findes frem. Jurnalisering Alle medietilladelser skal jurnaliseres/pbevares, g I har selv ansvaret fr dette. Et pslag/kmmentar fra en brger på en ffentlig Facebkside skal betragtes sm en brgerhenvendelse, g jurnaliseringspligten gælder derfr gså fr indlæg på Facebk g andre sciale medier. Opslag/kmmentarer af generel karakter er dg ikke mfattet af jurnaliseringspligten. 2

3 Der må aldrig sagsbehandles på Facebk. Hvis der i et indlæg er persnfølsmme plysninger, skal indlægget slettes med det samme, g brgeren skal, når det er relevant, henvises til at tage kntakt via den rette kanal. 2) Slrød Kmmune på de sciale medier Slrød Kmmune har en fficiel side på blandt andet Facebk, g her bliver der delt plevelser g histrier m strt g småt i kmmunen i frm af blandt andet: Åbning af nye faciliteter Overraskende histrier fra skler/institutiner Nyheder, der har betydning fr brgernes hverdag Invitatiner til gratis aktiviteter De fficielle sider på de sciale medier administreres af Ledelsessekretariatet, g hvis I har idéer til gde histrier de sciale medier, er I velkmne til at kntakte kmmunikatinsknsulenterne Mette Birkvald Sørensen (mbs@slrd.dk ) eller Nadia Rasmussen (nr@slrd.dk ). Hvis der er tale m et fremtidigt arrangement, kmmer kmmunikatinsknsulenterne herudver gerne ud g tager billeder. 3) Når I bruger de sciale medier herunder facebk hvrdan skal det så gøres? Hvis g når I pretter en prfil på de sciale medier g herunder gså en prfil på Facebk skal reglerne i denne retningslinje sm beskrevet venfr følges. Ansvaret fr prettelsen af prfilen er afdelings- eller institutinslederens, g prettelsen skal derfr gså ske via lederen. Prfilerne må ikke prettes af elever, brgere, brugere eller pårørende. Nedenfr er en beskrivelse af de særlige frhld, der yderligere skal følges i denne frbindelse. Vigtige vervejelser inden I pretter en prfil på de sciale medier Inden I pretter en Facebkside eller en side på et andet scialt medie, er det vigtigt at gøre sig ngle vervejelser mkring frmål, målgruppe g ressurcefrbrug. Vær pmærksm på, at: I kun når ud til de brgere, brugere, pårørende eller frældre, der vælger at følge jer. Være tydelige m, hvrdan I bruger de sciale medier herunder Facebk, så der ikke pstår frvirring m, hvr I kmmunikerer hvad. Afsætte tid til at vervåge g skrive indlæg. Frmål Det er vigtigt at have frmålet fr øje, når man pretter en prfil på et scialt medie. Indhldet afhænger gså af frmålet, så vær bevidste m ikke at skyde med spredehagl, men at lave indhld, der passer til jeres frmål. Frmålene kan blandt andet være: At skabe en stærkere relatin mellem skle/institutin g nuværende frældre/børn Prmvere institutinen/sklen udadtil Være i kntakt med tidligere brugere, børn/elever Målgruppe I skal finde ud af, hvem jeres målgruppe er. Tidligere elever g nuværende frældre kræver fr eksempel frskelligt indhld. Når I er enige m, hvem det er, I kmmunikerer med, bliver det nemmere at tage stilling til, m et indlæg hører hjemme på det sciale medie, g hvrdan histrien skal frtælles. 3

4 Når I har taget stilling til, hvem jeres målgruppe(r) er, skal I finde ud af, hvrdan I får gjrt målgruppen pmærksm på siden. Overvej derfr, hvrdan I bedst frmidler, at siden findes. Ressurcefrbrug Det kræver systematiske arbejdsgange g daglige ressurcer at vedligehlde sciale medier. Overvej jeres ambitinsniveau, g udpeg gerne én, der har ansvaret fr infrmatinsflwet. Vær gså pmærksmme på, at henvendelser på Facebk kan sammenlignes med et brev eller et telefnpkald. Derfr skal det besvares hurtigst muligt, g Facebksiden bør besøges dagligt. Så sørg fr at beskrive, hvem der har ansvar fr at svare, g hvr lang tid der må gå, inden der ligger et svar. Udnævn evt. 2-4 administratrer, sm deler ansvaret fr siden. Husk at finde en ny administratr, hvis en medarbejder stpper. Opret prfessinelle prfiler til sidens administratrer, så I ikke skal bruge jeres private prfiler. Sådan pretter I en virksmhedsprfil på Facebk Når I pretter en prfil på Facebk, skal I prette den sm en virksmhedsprfil. En virksmhedsprfil er åben fr alle, g der skal ikke søges m medlemskab. En virksmhedsprfil prettes således: 1. Lg ind på via den ønskede prfil (institutinens, medarbejderprfilen eller evt. din persnlige). 2. Find fanen Sider i menuen i venstre side på startsiden. 3. Tryk på Opret side i højre hjørne. 4. Klik på Virksmhed, rganisatin eller institutin 5. Vælg den kategri, der passer til jer, g skriv navnet på jeres afdeling/institutin. 6. Siden er nu prettet g skal udfyldes. 7. Tryk på Om i menuen til venstre, g udfyld plysningerne. 8. Skriv velkmsttekst (se eksempel venfr). 9. Vælg et brugernavn - (det gør det lettere at finde jer). 10. Uplad et billede. Vælg ikke et billede af en persn. 11. Slå beskedfunktinen fra. Dette gøres under fanen indstillinger i bjælken øverst i billedet. Herefter kmmer du direkte ind i Generelle indstillinger, hvr den 4. valgmulighed hedder Beskeder. Klik på Beskeder g fjern fluebenet (se næste side). Jeres side er nu prettet g klar til brug. Facebk tilbyder en tur rundt i de muligheder, I har, når I skal bruge siden. Det er en gd idé at kigge det igennem. 4

5 Stil g gd tne på de sciale medier Når I skriver indlæg til jeres prfil, så frsøg at ramme en stil, der viser, hvem I er, g sm egner sig til både medie g målgruppe. Et par gde råd er fx: Skriv i en ufrmel tne, der minder m hverdagssprg, g brug gerne emjies/smileys. Vis, hvem I er, g hvad I laver. Besvarer I en kmmentar eller et pslag, så afslut altid med en venlig hilsen g navnet på den, der skriver, fx: Med venlig hilsen Karin Skriv krt, kreativt g sjvt. Indsæt gerne links til hjemmesider eller andet sted med mere inf. Hld liv i siden. 2-3 pslag m ugen er meget passende. Spilleregler Der skal være mulighed fr at håndtere stødende kmmentarer, fx ved at skjule dem eller blkere brugeren. Derfr anbefaler vi, at I udarbejder g ffentliggør jeres egne spilleregler fr indlæg. I kan gså med frdel skrive, hvad jeres brugere kan frvente sig på siden. Se eventuelt Slrød Kmmunes spilleregler: Velkmmen til Slrød Kmmunes fficielle side på Facebk, sm vi håber du har lyst til at synes gdt m. Facebk kan bruges til rigtig mange ting, men det er ikke stedet hvr vi fretager egentlig sagsbehandling eller plitisk debat. På Facebksiden kan du løbende kmme i dialg med Slrød Kmmune g andre brugere, men får vi henvendelser, der kræver sagsbehandling, henviser vi til den relevante afdeling eller fagpersn. Har du spørgsmål sm du ønsker et fficielt svar på, eller en sag du ønsker behandlet, kan du henvende dig direkte til kmmunen find kntaktplysninger på Vi sletter din kmmentar eller dit pslag, hvis det: Overtræder gældende lvgivning 5

6 Ikke mhandler Slrød specifikt Ikke hlder en rdentlig tne Indehlder persnfølsmme plysninger Kritiserer navngivne ansatte Er reklamerende Håndtering af negative kmmentarer, tilsvining g shitstrms På de sciale medier er tnen fte hård, g derfr må man sm administratr på en side gså finde et ekstra lag tålmdighed frem. Svar altid pænt tilbage, g tilkendegiv, at du har hørt persnen det avler sm regel en rligere debat. Gå aldrig ind i en diskussin, men sørg blt fr at plyse fakta. Oplever I en usædvanlig grim tne, så kan det være nødvendigt at tage spillereglerne i brug g slette kmmentarer/plag eller blkere brugeren. Vær dg varsm med at tage denne funktin i brug sm det første, da det kan phidse debatten yderligere eller flyttes ver på andre debatsider på Facebk, hvr I ikke længere har kntrl ver tråden. Vær ligeledes pmærksmme på, at Slrød Kmmune aldrig kmmenterer eller kmmunikere på andre Facebksider. Opslag af kmmerciel karakter, pslag fra såkaldte trlls (dvs. hvr vedkmmende alene skriver indlæg med det frmål at prvkere flk g fremkalde en hidsig diskussin) eller pslag med persnfølsmme plysninger skal altid slettes med det samme. Skulle en tråd løbe løbsk g blive til en regulær shitstrm, så tag kntakt til kmmunikatinsknsulenterne Mette Birkvald Sørensen (mbs@slrd.dk ) eller Nadia Rasmussen (nr@slrd.dk ) i Ledelsessekretariatet. 6