Evaluering fra indsamlere, koordinatorer og indsamlingsledere

Transkript

1 Landsindsamling 2018 Evaluering fra indsamlere, koordinatorer og indsamlingsledere Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Evaluering blandt frivillige... 2 Succeskriterier... 2 Hvem involverer sig som frivillige i landsindsamlingen?... 4 Roller og tilfredshed blandt indsamlingsledere og koordinatorer... 5 Roller... 6 Hvervning... 8 Fastholdelse... 9 LIS-systemet Indsamlerne Motivation for at melde sig Indsamleroplevelsen Videre forløb

2 Indledning Hjerteforeningen gennemførte 22. april 2018 sin tredje landsindsamling. Det lykkedes at holde niveauet fra 2017 på trods af en generel træthed over for indsamlinger i befolkningen, som har fået flere andre indsamlingsorganisationer til at gå tilbage i indtægt. Det vil sige, at vi ikke nåede kvantespringet af en forøgelse på over 60 pct., som ellers var sat som målsætning. Vi har fra første år oplevet en progression (om end langt mindre fra 2. til 3. år end fra 1. til 2. år) på alle parametre. Både ift. antallet af indsamlere, fastholdelsesgraden, der i år skyldes andre hvervekanaler end TM, slutresultatet for indsamlede midler, og antallet af frivillige koordinatorer og indsamlingsledere, som lægger en stor indsats i landsindsamlingen. Vi har siden første år opbygget et system og en organisering omkring landsindsamlingen, som er landsdækkende og er i stigende grad lokalt til stede. Vi er langsomt ved at opbygge en fast indsamlergruppe og har i år afprøvet nye typer af aktiviteter hjertestartergrupper som var en pilot, der viser potentiale, en mere fokuseret indsats overfor efterskoler, og Hjerternes dag afsluttende med Hjertegalla om aftenen. Ydermere har vi arbejdet med en mere målrettet og segmenteret indsats i kampagne- og pressearbejdet. Nøgletal fra dette års landsindsamling: Indtægt på knap 4,3 mio. kr. (2017: Knap 4,2 mio. kr.) Indtægt pr. indsamler i gennemsnit på lige over 1000 kr. (2017: lige over 1100 kr.) Over 5500 indsamlere på gaden, som dækkede knap 4000 ruter. (2017: 4500 indsamlere på knap 3600 ruter). Frafaldsprocent på 34 %, men med stor variation afhængigt af hvervekanal. Fx er der over 40 % frafald på indsamlere hvervet via telemarketing, 10 pct. frafald blandt indsamlere, som er hvervet via frivilligt netværk og under 10 pct. frafald på hjertestartergruppe-indsamlere. 443 frivillige koordinatorer og indsamlingsledere medvirkede til dette års landsindsamling. (2017: Knap 350 frivillige) Vi havde på landsbasis 320 indsamlingssteder (2017: 268 steder). Evaluering blandt frivillige Vi har i år gennemført 3 surveys med tre forskellige målgrupper: Indsamlingsledere. Ud af 73 har 45 besvaret. Koordinatorer. Ud af 370 har 102 besvaret. Indsamlere. Af de indsamlere vi har mail på, har 412 besvaret. Resultaterne suppleres med data fra mails med evalueringer fra flere koordinatorer, indsamlingsledere og indsamlere, samt data som er indsamlet ved indsamlertilmeldingen. Succeskriterier Vi havde på forhånd sat nogle mål for, hvor mange indsamlingsledere, koordinatorer og indsamlere, som ønskede at være med igen i Fastholdelseselementet er en indikation på, hvor gode vi har været til at skabe gode og motiverende rammer for den frivillige indsats i forbindelse med 2

3 INDSAMLINGSLEDER KOORDINATOR INDSAMLER landsindsamlingen. Mål % ønsker at være indsamlingsleder igen i Mål % ønsker at være koordinator igen i Mål 2018: 50 % ønsker at samle ind igen i Resultat % ved allerede nu, at de vil være indsamlingsledere til næste år, mens 39 pct. overvejer det. Kun 5 % siger, at de ikke vil være indsamlingsleder igen. Resultat % ved allerede nu, at de vil være koordinatorer til næste år, mens 38 %. overvejer det. Kun 8 % ved, at de ikke igen vil være koordinatorer. Resultat % ved allerede nu, at de vil samle ind i 2019, mens 40 % overvejer det. Bonus I forbindelse med takk til indsamlerne har de haft mulighed for at tilmelde sig samme rute igen. 532 indsamlere har således allerede tilmeldt sig. 3

4 DEN TYPISKE INDSAMLINGSLEDER DEN TYPISKE KOORDINATOR Hvem involverer sig som frivillige i landsindsamlingen? Vi har i år spurgt lidt ind til vores koordinatorer og indsamlingsledere for at få en ide om, hvem det er, der involverer sig i landsindsamlingen og ikke mindst hvorfor. Har tidligere været indsamlingsleder (90 %) eller koordinator (60 %). 65 % er frivillig i Hjerteforeningen i forvejen. 8 % er ansatte, mens 26 % ikke allerede har en tilknytning til Hjerteforeningen. Er tilknyttet en lokalforening. Er motiveret til at deltage, fordi de føler sig forpligtet som del af lokalforeningen (73 %) og fordi de ønsker at støtte Hjerteforeningens arbejde (63 %) Er typisk mand (86 %) Er i gennemsnit 65 år. Den yngste var 44 år, den ældste var 79 år. Motivation for at deltage, ligger i ønske om at støtte Hjerteforeningens arbejde (64 %). 59 % af de eksisterende frivillige gør det også fordi de føler sig forpligtet til det, og 32 % synes det er en hyggelig dag. 52 % af koordinatorer uden anden tilknytning til Hjerteforeningen gør det, fordi de vil hjælpe andre, mens 22 % mener, at de via dette frivillige engagement styrker medborgerskab. 50 % er pårørende eller selv hjertesyg. 66 % har tidligere været koordinator, mens 21 % selv har været indsamler. Er typisk kvinde (67 %). Gennemsnitsalderen er på 63 år. Den yngste var 28 år, den ældste var 80 år. 4

5 Kommunikatione n ml. dig og LISteamet eller frivilligkonsulent Støtte fra LISteam eller frivilligkonsulent til opgaver Oplæring i LISsystem Arbejdsfordeling ml. dig og LISteamet eller frivilligkonsulent Roller og tilfredshed blandt indsamlingsledere og koordinatorer Fra besvarelserne i de to surveys kan vi konkludere, at der er en udbredt klarhed ift. opgaver og en overvejende positiv oplevelse af landsindsamlingen i år generelt. Dette kommer også til udtryk i indsamlingslederes og koordinatorers overordnede oplevelse af landsindsamlingen, som er positiv. Overordnet oplevelse af Landsindsamlingen 2018 (%) Utilfreds/ yderst utilfreds 6 8 Overvejende positiv Meget positiv Koordinator Indsamlingsleder I graferne nedenfor ses besvarelser ift. samarbejde. 1 Samarbejdet Utilfreds/ yderst utilfreds 4 Overvejende positiv Yderst tilfredsstillende Utilfreds/ yderst utilfreds 5 8 Overvejende positiv Yderst tilfredsstillende Utilfreds/ yderst utilfreds 2 3 Overvejende positiv Yderst tilfredsstillende Utilfreds/ yderst utilfreds 3 Overvejende positiv Yderst tilfredsstillende Koordinator Indsamlingsleder 1 Procenterne i graferne giver ikke 100 procent, da nogle koordinatorer og indsamlingsledere har valgt at svare Ikke relevant. 5

6 Besvarelserne giver bl.a. anledning til, at vi fremadrettet skal se på: Hvordan vi støtter bedst muligt ift. oplæringen i LIS-systemet. Det er vores fælles centrale værktøj ift. at løse landsindsamlings-opgaven. Hvordan vi styrker kommunikationen mellem landsindsamlingens frivillige og ansatte. Roller Vi bad indsamlingsledere og koordinatorer fortælle, hvilke opgaver de har stået for i år, samt give et bud på, hvilke opgaver, der bør ligge hos dem. I hvor høj grad oplevet klarhed om dine opgaver? (%) Utilfreds/ yderst utilfreds 2 3 I nogen grad I høj grad Koordinator Indsamlingsleder Her på år 3 i landsindsamlingens historie i Hjerteforeningen kan vi konkludere, at rollerne er blevet tydeligere. Koordinatorernes og indsamlingsledernes bud på, hvori deres opgave bør være ses nedenfor. I praksis foregår det meget forskelligt fra område til område, hvor man afstemmer forventninger ift. ressourcer og motivation mellem de enkelte koordinatorer og indsamlingslederen. 6

7 INDSAMLINGSLEDERS OPGAVER * Aftale om bank eller Loomis (95 pct. i høj eller nogen grad) * Løbende kontakt til tilmeldte koordinatorer (98 pct. i høj eller nogen grad) * Hverve koordinatorer (95 pct. i høj eller nogen grad) * Aftale om indsamlingssted (93 pct. i høj eller nogen grad) * Bestilling af materialer til dagen (93 pct. i høj eller nogen grad). * Bestilling af hvervematerialer (94 pct. i høj eller nogen grad) * Lokal pressekontakt (84 pct. i høj eller nogen grad) * Løbende indsamlerkontakt (67 pct. i høj eller nogen grad) * Uddeling af materialer til indsamlere før dagen (67 i høj eller nogen grad) * Forplejning til indsamlere (77 pct. i høj eller nogen grad) - Indsamlerhvervning (50 pct mener i mindre grad/slet ikke deres opgave). - Hvervning af virksomheder, hjertestartergrupper, efterskoler mv. (43 pct. mener mindre grad/slet ikke). KOORDINATORS OPGAVER * Bemande indsamlingssted (100 pct. i høj eller nogen grad) * Aftale om indsamlingssted (95 pct. i høj eller nogen grad) * Bestilling af materialer til dagen (73 pct. i høj eller nogen grad) * Forplejning til indsamlere (91 pct. i høj eller nogen grad) * Indsamlerhvervning (63 pct. i høj eller nogen grad). * Løbende indsamlerkontakt (90 pct. i høj eller nogen grad) * Uddeling af materialer til indsamlere før dagen (77 pct. i høj eller nogen grad) - Hvervning af virksomheder, hjertestartergrupper, efterskoler mv. (61 pct. i mindre grad/slet ikke) - Lokal pressekontakt (45 pct. i mindre grad/slet ikke). 7

8 Opmærksomhedspunkter ift. rollefordelingen Samme opgaver lokal opgavefordeling: Koordinatorer og indsamlingsledere peger flere steder på de samme opgaver, som deres opgave. Fx i aftale om indsamlingssted, bestilling af materialer, uddeling af materialer inden dagen, forplejning til indsamlere og indsamlerkontakt. Det er nok udtryk for netop det, at man lokal har forskellige måder at planlægge og organisere den lokale indsats, og det er ikke i sig selv et problem. Det vigtigste er, at opgaverne løses, og man lokalt afklarer hvem der er ansvarlig for de forskellige opgaver. Ang. hverveindsatsen: Kun få Indsamlingsledere eller koordinatorer ser det som deres rolle at hverve virksomheder, hjertestartergrupper, efterskoler mv. Alligevel har flere i år taget det på sig, som en opgave de har løst. Det ser vi både som et udtryk for, at flere af tiltagene i år var nye fx hjertestartergrupper, som i høj grad blev hvervet centralt fra, og ligeledes efterskoler, som det blev lagt op til det enkelte område, om man ville være med aktivt eller om LIS-teamet skulle tage kontakt. Det skal overvejes hvordan vi fremadrettet i endnu højere grad støtter op om den lokale hverveindsats, får skabt ejerskab og også afstemmer forventninger tidligt i forløbet til, hvad man lokalt ønsker at påtage sig og hvad LIS-teamet skal påtage sig. Ligesom det i år blev gjort med fx efterskoleindsatsen. Hvervning I år blev der lagt højere vægt på, at man også lokalt og som koordinator og /eller indsamlingsleder skulle hverve, for at vi sammen kunne arbejde for at nå vores ambitiøse mål. LIS-teamet havde udarbejdet inspirationsmateriale til hvervekanaler, som blev udarbejdet på baggrund af erfaringerne fra frivillige indsamlet ved efterårets regionsmøder. Sammen med det var der udarbejdet grafisk billedmateriale til Facebook, nyhedsbreve og hjemmeside, som lå på LIS. Der blev også sat særligt fokus på Hjertemotion med udsendelse af motivationsmateriale til alle tovholdere, Giv Liv instruktører, som blev uddannet fra november til april fik hverveflyers, som de kunne dele ud, når de afholdt kurser, og lokalforeninger og klubber der ønskede fik tilsendt hverveflyers til uddeling ved deres nytårsmarch. Nedenfor ses hvor mange fra surveyen, som har gjort det ud i hvervning, Hvervning af koordinatorer Hvervning af indsamlere Hvervning af virksomheder, hjertestartergrup per, efterskoler eller lignende Indsamlingsleder Koordinator Kommentarer 73 % Pågik hen over efteråret og helt frem til februar % 57 % En ny opgave, da den tidligere i høj grad har ligget centralt i Hjerteforeningen. Fokus på hvervning via frivilligt netværk bl.a. fordi vi ved, at det er mere forpligtende og mindsker frafaldet. 23 % 16 % Efterskole-indsatsen blev koordineret centralt fra, hvor indsamlingsledere og koordinatorer kunne vælge at tage mere eller mindre del i kontakten. Hjertestarterindsatsen blev for alvor skudt i gang i midten af februar og var i udgangspunktet en centralt styret kampagneaktivitet. Dog var flere lokalt opsøgende og har i mange tilfælde støttet meget aktivt op om hjertestartergrupper. 8

9 Vi har også spurgt, hvad der mere konkret er blevet gjort for at hverve: Hverveaktiviteter (%) Kørt rundt med hjertebil 4 Opslag/bannerbillede på lokalforening/klubs hjemmeside Synliggjort landsindsamlingen i aktivitetsprogrammer og Opdyrket nyt netværk ( fx efterskoler, virksomheder, Mail til medlemmer Opslag/bannerbillede på lokalforening/klubs facebook- Motiveret hjertemotionister Brugt lokalpressen 60 Opslag på privat Facebook-profil Motiveret deltagere på andre aktiviteter, vi har afholdt Hvervning i eget netværk 77 Uddelt flyers Ophængt plakater Note: Der er for få indsamlingsledere, som har besvaret dette til at vi kan bruge det i en opsamling. Ovennævnte hvervemønster, inklusiv andre tilbagemeldinger, som LIS-teamet løbende har fået giver anledning til bl.a. følgende overvejelser til videre udvikling: Plakater og flyers anvendes i stor stil, og derfor er det også bydende nødvendigt, at de er tilgængelige og klar til brug, når der er behov for det. Lokalpressen har i år været velanvendt. Vi skal dog se på, hvordan vi kan gøre materialet (skabeloner og pressebilleder) endnu mere brugervenligt. Koordinatorer, som er tilknyttet Hjerteforeningen på anden vis, har i stor udstrækning reklameret for landsindsamlingen på andre af deres aktiviteter. Samtidig kan vi se, at der er sket en fordobling i antallet af indsamlere, som har markeret at de er hvervet via frivillige netværk. Da vi ved at indsamlere, der er hvervet lokalt i højere grad dukker op på dagen, er det interessant at finde ud af, hvordan vi i fællesskab kan finde en vej, som er endnu mere motiverende for deltagere ved Hjerteforeningens aktiviteter lokalt. 41 pt. af koordinatorerne har været ude og opdrive nyt netværk. Det er en flot andel, og giver anledning til at overveje, hvordan vi kan støtte bedst op om dette fremadrettet. Fastholdelse Fra centralt hold havde vi en kommunikationsplan, som også blev delt med koordinatorer og indsamlingsledere på LIS. Vi sendte automatisk bekræftelsesmail til alle indsamlere (m. mail) + bekræftelsesbrev til indsamlere uden mail, 2 datosatte påmindelsesmails i ugerne op til, samt en sms dagen før. Derudover sendte vi indsamlermateriale ud til indsamlere, som var i områder uden et indsamlingssted. 9

10 Fastholdelsesaktiviteter Havde en konkurrence/lodtrækning blandt indsamlere på dagen Afholdt info-møder for indsamlere 6 6 Sendte sms til indsamlere Ringede til tilmeldte indsamlere Tilbud om udleverng af indsamlermateriale inden dagen 54 Sørgede for forplejning til dagen 92 Sendte mails til indsamlere 87 Opmærksomhedspunkter ift. videre udvikling og støtte: Vi har i år set tydelige tal på, at lokal hvervning og fastholdelse går hånd i hånd. Der er generelt en frafaldsprocent på 34 %, når man tæller alle vores indsamlere. Tæller vi de indsamlere, som har markeret, at de er hvervet via frivilligt netværk er frafaldsprocenten neden på 10. Lokal hvervning er altså mere forpligtende i sig selv. Flere steder har man organiseret sig ud fra en model med mange distrikter ud fra en device om at indsamlerne ikke skal have for langt til et indsamlingssted. Det er uden tvivl med til at motivere og fastholde indsamlere. Men nogle koordinatorer trives ikke med det lille antal indsamlere, hvorfor modellen lokalt kræver forventningsafstemning lokalt. Nogle steder har man valt at køre ud med materialer til indsamlere, fordi der var så få. Andre steder har man siddet hele dagen, selvom der var tale om en håndfuld indsamlere. Og nogle steder har man delt materialet ud, lukket indsamlingsstedet og sat indsamlerne i stævne igen på et bestemt tidspunkt senere på dagen - og selv samlet ind. LIS-systemet I år var koordinator-sitet og indsamler-registreringssystemet blevet samlet i LIS-systemet på baggrund af sidste års tilbagemeldinger om, at det var besværligt med flere login-koder mv. Et sted og én indgang var at foretrække. Derudover har systemet undergået en række udviklinger, såsom indsamlingsleder-login med overblik over alle distrikter i området, indbakke-system mv. Vi har spurgt ind til brugen af systemet: Hvordan har du brugt LIS-systemet? Indsamlingsleder Koordinator Overblik over indsamlere 42 % 91 % Informationssøgning/opdateret (fx via indbakke) 95 % 76 % Kontakt til indsamlere 66 % 64 % Indtastning af oplysninger om indsamlingssted, 92 % 64 % bank/loomis/åbningstider mv. Inspiration til hvervning 42 % 24 % Hjælp til pressekontakt 29 % 10 % Har ikke brugt LIS-systemet 0 % 9 % Til at støtte koordinatorer 58 % 10

11 DEN TYPISKE INDSAMLER Vi kan konkludere, at systemet først og fremmest anvendes til at holde overblik over indsamlere, og oplyse praktiske informationer, mens det i minde grad bruges som det inspirationsværktøj til hvervning og presse, som det også er tiltænkt. I år har den primære nyhedskilde været indbakke-beskeder i LIS-systemet, som ikke har en pushfunktion, hvor man i sin alm. mail-indbakke får oplyst, at der er nyt. Koordinatorer og indsamlingsledere, som har besvaret surveyen, har I høj grad anvendt LIS til informationssøgning. Dog er der 25 %af koordinatorerne, som ikke har. Derudover har LIS-teamet løbende og efterfølgende fået mange konstruktive tilbagemeldinger ift. LIS-systemet. Det giver anledning til følgende overvejelser som vi skal arbejde videre med: Hvordan vi bedst sikrer, at alle får den nødvendige information, hvis ikke alle anvender LISsystemet til beskeder / slet ikke anvender LIS? Hvordan gør vi værktøjskassen med hverveinspiration mere attraktiv? Dog kan den manglende brug af inspirationsmaterialet også skyldes, at mange koordinatorer og indsamlingsledere, ikke har set det som deres primære opgave at hverve. Hvordan sikrer vi, at LIS bliver så brugervenligt som muligt? Både ift. at minimere fejlindtastninger og ift. at man som bruger, let kan orientere sig og fx tydeligt kan se i oversigten, når man på selve dagen har registreret noget på en indsamler. Indsamlerne Gennemsnitsalder på 55 år. 91 % af indsamlerne, som gik på dagen er ikke frivillige på anden vis i Hjerteforeningen. Melder sig som indsamler, fordi pengene går til en god sag (89 %) 1/5 af indsamlerne blev hvervet via Facebook. ½ blev hvervet via telemarketing. 1/5 af indsamlerne blev hvervet via frivillige (indsamlingsledere, koordinatorer eller frivilligaktiviteter). Bonusinformation 18 % af indsamlerne var tilknyttet en hjertestartergruppe. Gennemsnitsalderen for indsamlere i hjertestartergrupper var 48 år. 39 % samler ind for andre organisationer, hovedsageligt de gamle indsamlingsorganisationer (Kræftens Bekæmpelse (60 %), Røde Kors (25 %), Folkekirkens Nødhjælp (25 %) og Dansk Flygtningehjælp (17 %). Knap 200 efterskoleelever gik for hjertesagen. Omkring 900 indsamlere som gik for en hjertestartergruppe, og 23 grupper nåede i mål. 11

12 Motivation for at melde sig Vi har spurgt vores indsamlere, hvorfor de valgte at melde sig for Hjerteforeningen. De kunne sætte flere kryds: De indsamlerne, som har valgt at skrive "Andet", har suppleret med info, der viser, at de også i høj grad falder inden for kategorierne pårørende eller har selv hjertesyg. Indsamleroplevelsen Vores indsamlere er overordnet meget positiv/overvejende positiv oplevelse af landsindsamlingen (97 %). Vi spurgte yderligere ind til deres oplevelse af indsamlingen, både ift. information før dagen, såvel som oplevelsen på dagen. Svarene er nedenfor. Modtagelsen ude på ruten 0% 4% 40% 55% Rutens beskaffenhed (længde, omfang, antal af husstande m.v.) 2% 8% 42% 47% Materialerne, du fik udleveret til at tage med ud på din rute/ruter (flyers, indsamlingshjertet, m.v.) 1% 3% 35% 61% Afstanden fra indsamlingssted til rute 1% 4% 36% 54% Modtagelsen på indsamlingsstedet af Hjerteforeningens frivillige 0% 3% 29% 63% Forplejningen på indsamlingsstedet 2% 3% 38% 40% Den information, du fik udleveret om tid og sted for indsamlingsdagen 0% 2% 36% 60% Kommunikationen mellem dig og Hjerteforeningen inden Landsindsamlingen 1% 1% 43% 54% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Meget utilfredsstillende Utilfredsstillende Tilfredsstillende Meget tilfredsstillende 12

13 Nogle opmærksomhedspunkter, som vi kan tage med videre: Modtagelse på indsamlingsstedet har betydning for indsamlernes oplevelse af dagen. Både i positiv og negativ retning. Mange oplever, at de bliver positivt modtaget. Dog er flere blev mødt med en kommentar om, at Kræftens Bekæmpelse lige havde samlet ind/der er mange indsamlinger generelt. Dette rykker dog ikke ved, at den gennemsnitlige indtægt pr. indsamler ligger på omkring 1000 kr. Vores indsamlere er også gode ambassadører ift. at få flere indsamlere. 53 % opfordrede andre til at samle ind. Videre forløb Efter sommerferien går vi i dialog med hjerteforeningens frivillige henblik på at skabe en endnu bedre frivilligoplevelse samt et godt samarbejde i forbindelse med landsindsamlingen. Her vil der ligeledes være fokus på, at komme endnu tættere på de gode erfaringer med hvervning og fastholdelse, og hvordan vi kan formidle dem. 13