Referat fra møde i Koordineringsgruppen for indlæggelse og udskrivning den 22. august 2012

Transkript

1 Referat fra møde i Koordineringsgruppen for indlæggelse og udskrivning den 22. august 2012 Til stede: Regional tovholder Ole Bertram Andersen (regional formand) Ældrechef Kristian Cronwald, kontaktudvalget for Aalborg Sygehus (kommunal formand) Oversygeplejerske Lone Nørgaard, kontaktudvalget for Aalborg Sygehus Projektleder Hanne Bjørnlund (suppleant for Afdelingsleder Lilli Skoven, kontaktudvalget for Sygehus Vendsyssel) Vicechefsygeplejerske Jytte Aaen, kontaktudvalget for Sygehus Vendsyssel Oversygeplejerske Mai-Britt Klitgård Nielsen, kontaktudvalget for Sygehus Thy-Mors Afdelingschef Finn Bernhard, kontaktudvalget for Sygehus Himmerland AC fuldmægtig Anne Kristine Hvitfeldt (suppleant for Oversygeplejerske Hanna Strandvig), kontaktudvalgene for psykiatrien IT-konsulent Carsten Mortensen, IT forum IT-konsulent Karen Von Påhlman, (suppleant for Annemarie Gammelgaard Frandsen), IT forum Sundhed Plan og Kvalitet J.nr.: Ref.: Ole Bertram Andersen Dato: 27. august o.andersen@rn.dk Ikke til stede: Praktiserende læge Ove Grann, de praktiserende læger i Nordjylland Afdelingsleder Charlotte Saaby Christensen, kontaktudvalget for Sygehus Thy-Mors. Souschef visitationen Else Lodberg, kontaktudvalgene for psykiatrien Oversygeplejerske Else Snerum, kontaktudvalget for Sygehus Himmerland Dagsorden: 1. Godkendelse af referat Ift. muligheden for at indsætte bilag i henvisningen fra de praktiserende læger kunne Karen Von Påhlman orientere om, at regionen tilkøber denne løsning, så sygehusene automatisk får bilagene overført. MedCom forventes at være klar med henvisningshotellet fra 1. oktober, hvor det så vil være teknisk muligt at sende bilag med henvisningen. Udmeldingen er - indtil videre - at sygehusene få mulighed for at tilgå bilagene oktober/november 2012, men der arbejdes hårdt på, at sygehusene også bliver klar til at tilgå bilagene fra 1. oktober. 2. Siden sidst Den Administrative Styregruppe fulgte koordineringsgruppens indstilling om at ændre i Sundhedsaftalen om indlæggelse og udskrivning i forhold til afsendelse af ambulatorieepikriser i psykiatrien. Ændringen går ud på, at ligestille somatikken og psykiatrien ift. hvornår der afsendes ambulatorieepikriser til almen praksis. Psykiatrien arbejder i øjeblikket på at implementere beslutningen. Det blev orienteret om, at Den Administrative Styregruppe roste koordineringsgruppens arbejde i forbindelse med udarbejdelsen af Forløbsoversigterne for den ældre medicinske patient. Kommunerne ønskede dog at få tid til overvejelser hvordan de skulle håndtere anbefalingerne og hvordan de kunne forankre indsatsen - inden forløbsoversigterne bliver forelagt Sundhedskoordinationsudvalget. Forløbsoversigterne skal derfor drøftes igen på DAS på mødet den 2. oktober. 1

2 Det blev orienteret om, at der er nedsat en tværsektoriel styregruppe vedr. udmøntning af nationale puljemidler til implementering af national handlingsplan for den ældre medicinske patient. Gruppen gav en status på mødet i Den Administrative Styregruppe. I udmøntningsmaterialet er der 11 emner. Fra regional side er der et ønske om, at puljemidlerne ses i forhold til forløbsbeskrivelserne for den ældre medicinske patient. I gruppen er der lige nu et særligt fokus på tre emner: 1) Opfølgende hjemmebesøg efter udskrivning, 2) styrkelse af samarbejde mellem regioner, kommuner og almen praksis vedrørende subakutte tilbud (puljeansøgning) og 3) fælles regionale-kommunale forløbskoordinatorfunktioner til særligt svækkede ældre medicinske patienter. Næste møde i gruppen afholdes 3. september. Det blev orienteret om, at Den Administrative Styregruppe havde modtaget en tilbagemelding på hvordan det går med (primært) kontaktudvalgenes implementering af sundhedsaftalen om sikring af planlagte opgaveflytninger og samtlige emner blev læst op. Regionen påtog sig opgaven med at sikre, at der sker en koordinering på tværs af kontaktudvalgene. Den Administrative Styregruppe drøftede koordineringsgruppens opfølgning på de faglige indikatorer og besluttede, at der skulle nedsættes en lille tværsektoriel gruppe, der skal udarbejde notat til Den Administrative Styregruppe med anbefalinger til hvilke indikatorer der skal arbejdes særligt med, og gerne udspil til hvordan. Koordineringsgruppens medlemmer var enige om, at der burde være repræsentation fra koordineringsgruppen i denne mindre gruppe. 3. Orientering om og evt. drøftelse af status for Koordineringsgruppen for indlæggelse og udskrivning Referat: Der var generelt enighed om, at de i kommissoriet beskrevne opgaver var tæt på at være løst. Derved var tiden snart inde til at ændre fokus og det blev foreslået, at gruppen på næste møde tog en drøftelse af koordineringsgruppens fremtidige rolle med henblik på at spille overvejelserne ind i forbindelse med den årlige status for koordineringsgruppens arbejde. I denne forbindelse blev der udtrykt en undren over opsplitningen i mange følgegrupper, fordi en indlæggelse og udskrivning af en borger vedrører alle indsatsområder. Én opgave var genstand for en særlig drøftelse. I kommissoriet for koordineringsgruppen fremgår det, at koordineringsgruppen vurderer om der i aftaleperioden er behov for at udarbejde en fælles vejledning til udfyldelse af TSM kommunikationsstandarderne. Herunder hvordan forebyggelses- og rehabiliteringsindsatsen fremadrettet bliver en integreret del af udskrivningsrapporten. Eftersom Den Administrative Styregruppe tidligere har besluttet, at der ikke skulle nedsættes en tværgående ad hoc gruppe til sikring af koordineringen af implementeringen af TSM - og overlod det til de enkelte kontaktudvalg - var der enighed om, at koordineringsgruppen havde en opgave i at sikre den tilstrækkelige koordinering mellem kontaktudvalgene. Det blev i første omgang aftalt, at TSM undergruppen under kontaktudvalget for Sygehus Vendsyssel udarbejder et udkast til en tjekliste til udfyldelse af de nye kommunikationsstandarder, der kan drøftes på næste møde i koordineringsgruppen den 28. november. 4. Drøftelse af videre proces i forhold til indholdsmæssig afklaring af kommunal kontaktliste På mødet i Koordineringsgruppen for indlæggelse og udskrivning i februar 2012 fremlagde Jytte Aaen et forslag til en fremtidig kommunekontaktliste, der generelt er et forsøg på at implementere sundhedsaftalen: Det er aftalt, at videreføre princippet om kommunerne og sygehusene har ét kontaktpunkt forstået som et telefonnummer og evt. en adresse for kommunerne (evt. opdelt i områder) og et telefonnummer og evt. en e- mailadresse for sygehusafdelingerne. 2

3 På mødet blev det konkret foreslået: En forenklet og ensartet struktur af kommunekontaktlisten. At faxnumre ikke længere anvendes. At s ikke længere anvendes fordi ikke sikre s alligevel kun må benyttes til at lægge en besked om at blive ringet op og fordi korrespondancemeddelelserne forventes at kunne erstatte en sikker . Af hensyn til sikker drift i forbindelse med implementeringen af MEDCOM7 (de Tværsektorielle Meddelelser) blev det på mødet valgt, at behandle forslaget til kommunekontaktlisten igen på mødet efter sommerferien (dette møde). På mødet ønskes en drøftelse af den videre proces i forhold til at sikre en indholdsmæssig afklaring af den kommunale kontaktliste. Referat: Der var enighed om en proces hvor målgruppen for kommunekontaktlisten høres i forhold til hvilke oplysninger de har brug for i en kommunal kontaktliste. Det blev derfor aftalt, at regionen sørgede for en intern regional høring på sygehusene inden næste møde i koordineringsgruppen. 5. Drøftelse af udkast til kommissorium for arbejdsgruppe til afklaring om og i givet fald hvordan MEDCOM 7 standarderne skal implementeres på børneområdet mhp. at understøtte effektiv kommunikation. Referat: Koordineringsgruppen anbefaler at: At kommunernes fire repræsentanter fastholdes. At udvide antallet af sygehusrepræsentanter så begge børneafdelinger er repræsenteret herunder at en repræsentant fra Neuropædiatrisk Team får en plads i gruppen. At formand for arbejdsgruppen får mulighed for at supplere arbejdsgruppen hvis der viser sig et behov for dette og at der tages en drøftelse af dette behov på første møde. At arbejdsgruppens anbefalinger koordineres med arbejdet i Koordineringsgruppen for indlæggelse og udskrivning inden det fremsendes til Den Administrative Styregruppe. F.eks. ved en høring af koordineringsgruppens medlemmer eller ved at der bliver mulighed for at drøfte udkastet til aftalen på et møde i koordineringsgruppen. 6. Drøftelse af videre proces i forhold til at afklare muligheder og perspektiver i at udbrede den elektroniske samarbejdshåndbog som et redskab til understøttelse af implementering. Referat: Der var enighed om, at udviklingen af den elektroniske samarbejdshåndbog i sin tid særligt havde haft en procesmæssig værdi foruden den resultatmæssige værdi. Den procesmæssige værdi kan ikke udbredes fordi processen er overstået, men der var omvendt enighed om, at andre kunne lade sig inspirere af de elementer i samarbejdshåndbogen, der ikke var beskrevet via PRI dokumenter. Derudover var der enighed om, at udviklingen af 3. generations sundhedsaftale bør have et endnu stærkere fokus på implementering. Et fokus, der eventuelt kan underbygges via en fælles proces om udviklingen af en ny elektronisk samarbejdshåndbog for alle sygehuse og alle kommuner i Region Nordjylland. 7. Orientering og drøftelse af status for retningslinjer for ledsagelse under indlæggelse 3

4 Finn Bernhard orienterede på forrige møde om, at Den Administrative Styregruppe har nedsat en arbejdsgruppe på respiratorområdet. Det undersøges om ledsagerproblematikken afklares her. Finn Bernhard giver en status og den videre proces drøftes. Referat: Finn Bernhard orienterede om, at der på mødet i Den Administrative Styregruppe den 14. august blev besluttet at nedsætte en ad hoc arbejdsgruppe i forhold til respiratorbrugere. Et af emnerne der skal afklares i denne arbejdsgruppe er netop retningslinjer for ledsagelse under indlæggelse ( 17 i udkastet til samarbejdsaftalen). På denne baggrund var der enighed om, at overlade problemstillingen til denne arbejdsgruppe. 8. Drøftelse af informationsbehov i den akutte fase af den akutte indlæggelse Aalborg Sygehus har på et møde i kontaktudvalget drøftet en problemstilling vedrørende informationer i overgangen mellem kommune og sygehus i den akutte del af den akutte indlæggelse. Kontaktudvalget vurderede umiddelbart at der kunne være tale om en tværgående problemstilling og ønskede sagen drøftet i Koordineringsgruppen. Problemstillingen handler om akutte indlæggelser af borgere fra pleje- og ældrebolig samt borgere fra eget hjem, hvor den kommunale hjemmesygeplejerske har været involveret i indlæggelsen. Der ønskes en tilbagemelding fra sygehusrepræsentanterne, om 1) problemstillingen er relevant for deres sygehus (mhp. at vurdere om problemstillingen skal behandles i kontaktudvalget eller i koordineringsgruppen.) og 2) hvilket omfang problemstillingen har. Referat: Sygehus Thy-Mors: Relevant, men ikke umiddelbart behov for intervention. Sygehus Vendsyssel: Problem i skadestuen. Aalborg Sygehus: Mangler oplysninger. Oplevelsen er at det tager op til 2 timer før den automatiske indlæggelsesrapport modtages på sygehuset og når rapporten ankommer, er pårørendeoplysninger ikke opdaterede. Konklusionen blev, at de somatiske kontaktudvalg opfordres til at drøfte emnet på næstkommende møde og at kommunerne skal have et fokus på, at de oplysninger der fremsendes (pårørende informeret og hvem der kan kontaktes for yderligere oplysninger om indlæggelse) er opdaterede. 9. Eventuelt Anvendelse af videokonference blev drøftet. Der var generelt en positiv holdning, men også en erkendelse af indholdet på dagsordenen skal passe og at der kan opstå en udfordring fordi vi er mange i gruppen. 4

5 Status for Koordineringsgruppen for indlæggelse og udskrivning ift. kommissorium (version 22. august 2012) OPGAVER IFØLGE KOMMISSORIUM Status august Effektiv telefonkommunikation Evaluering af kontaktliste/tilgængelighedsliste 2. Sikring af effektiv IT kommunikation Følge udviklingen i implementeringen af de nyeste gældende MEDCOM sygehuskommune kommunikationsstandarder i forhold til sikringen af det organisatoriske spor: Koordineringsgruppen nedsætter en mindre midlertidig arbejdsgruppe til afklaring om og i givet fald hvordan MEDCOM 7 sygehus-kommune standarderne skal implementeres på børneområdet. Vurderer om der i aftaleperioden er behov for at udarbejde en supplerende fælles vejledning til udfyldelse af kommunikationsstandarderne. Herunder hvordan forebyggelses- og rehabiliteringsindsatsen fremadrettet bliver en integreret del af udskrivningsrapporten. 3. Øvrige tværgående opgaver Forbedringspotentialer i forhold til Nordjyske Sundhedsprofil Revidering af retningslinjer for medicinhåndtering ved sektorovergange. Afklare muligheder og perspektiver i at udbrede den elektroniske samarbejdshåndbog som et redskab til understøttelse af implementering. Udvikling af fælles forløbsoversigter for den ældre medicinske patient ØVRIGE TEMAER MED REFERENCE TIL SUNDHEDSAFTALE Emne drøftet på flere møder. Udsat som følge af implementering af Medcom 7 standarder. Der er bl.a. skabt afklaring ift. om funktions- og færdighedsvurderingen bør indeholdes i den automatiske indlæggelsesrapport. Forum for elektronisk kommunikation nedsatte indledningsvist en arbejdsgruppe, der afklarede de tekniske muligheder for anvendelse af standarderne på børneområdet. Der mangler nu aftale om hvilke informationer, der skal udveksles mellem børneafdelingerne og kommunerne og hvordan informationerne skal udveksles. Ikke umiddelbart behov kontaktudvalg koordinerer implementering jf. DAS beslutning fra februar Afklaret Afklaret Uafklaret Afklaret Vejledningen om færdigbehandlingsbegrebet præciseres Ambulatorieepikriser indenfor psykiatrien Opfølgning på faglige indikatorer for god opfølgning vedr. indsatsområdet OPGAVER FRA DEN ADMINISTRATIVE STYREGRUPPE Retningslinjer for ledsagelse på sygehusene Afklaret Afklaret Afklaret Uafklaret.

6 Region Nordjylland - KontaktlisteTEST Side 1 af 6 Switch To Live Site Page Status: Saved Lock Status: WinNT://AASCMS02/xm5j Region Nordjylland Sundhed, Sygehuse og Psykiatri Sundhedsaftaler Kommunal kontaktliste KontaktlisteTEST KontaktlisteTEST Brønderslev Kommune Frederikshavn Kommune Hjørring Kommune Jammerbugt Kommune Læsø Kommune Mariager Kommune Morsø Kommune Rebild Kommune Thisted Kommune Vesthimmerlands Kommune Aalborg Kommune Production Yderligere Manager information Resource Manager Opdateret d. 2. februar 2012 Preview Create New Page Create Connected Page Edit Delete Copy Move Approve Page Properties Revision History View Revisions by Date Channel Properties Sort Items in Channel Brønderslev Kommune Dagtid på hverdage: Mandag til torsdag kl Fredag kl Telefonnumre Visitator Jette Andersen tlf Visitator Annie Præstegaard tlf Indtal gerne en besked på telefonsvareren ved manglende svar. Der bliver ringet tilbage hurtigst muligt. I vagttid (udenfor dagarbejdstid, i weekender og helligdage) kan benyttes: Distrikt Vest Tlf / Distrikt Øst Tlf / Brønderslev Kommune - Sundhed og Velfærd Frederikshavn Kommune

7 Region Nordjylland - KontaktlisteTEST Side 2 af 6 Visitationsenheden tlf på hverdage kl Akut visitation i weekender samt helligdage (personlig og praktisk hjælp) Ved akut behov for udskrivning kontaktes sygeplejerskerne i de respektive områder (se nedenstående oversigt). Døgndækkende hovednummer Område Nord tlf Døgndækkende hovednummer for Område Midt: tlf Døgndækkende hovednummer for Område Syd: tlf Hjørring Kommune Visitator Team 1 (Distrikt Nord og Øst) : Tlf , mandag til fredag kl Visitator Team 2 (Distrikt Syd og Vest): Tlf , mandag til fredag kl Distrikt Nord (rød) Områdets døgnnummer tlf.: Distrikt Syd (grøn) Områdets døgnnummer tlf.: Distrikt Øst (gul) Områdets døgnnummer tlf.: Distrikt Vest (blå) Områdets døgnnummer: Jammerbugt Kommune Visitator Visitator træffes mandag til fredag kl Distrikt Nord (Aabybro/Pandrup): Døgnnummer: Distrikt Syd (Brovst/ Fjerritslev): Døgnnummer:

8 Region Nordjylland - KontaktlisteTEST Side 3 af 6 Læsø Kommune Karen Krogh og Tove Veiss Telefon: Mobil: Træffes mandag til fredag kl Udenfor træffetiden svares der på tlf i Ellers henvises der til døgnplejen på tlf Ved hjemsendelse af patienter, der har behov for hjemmepleje, benyttes færgeafgangen kl eller kl med mindre andet er aftalt Det skal ved bestilling af hjemtransport vurderes om patienten er i stand til at klare sig selv under 1½ times færgetransport, eller om patienten skal ledsages Uledsaget hjemtransport vedrører transport fra sygehus til færge og fra færge til hjemadresse Der skal medgives medicin til mindst tre døgn, da der ikke er apotek på Læsø Ved udskrivelse fredag medgives medicin til og med tirsdag morgen Mariager Kommune Visitatorerne træffes på hverdage. Herudover er der vagt der tager telefonen alle hverdage mellem Distrikt Øst (Hadsund) på tlf Distrikt Vest (Hobro) på tlf

9 Region Nordjylland - KontaktlisteTEST Side 4 af 6 Morsø Kommune Telefontid: Hverdage kl samt kl Visitator vedr. Nordmors tlf.: Visitator vedr. Sydmors tlf.: Visitator vedr. Nykøbing by Nord tlf.: Visitator vedr. Nykøbing by Syd tlf.: Akut tlf. nr: Rebild Kommune Mandag torsdag kl Fredag kl Thisted Kommune Visitationsenheden Visitator træffes alle hverdage kl Telefon: Åbningstider Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl

10 Region Nordjylland - KontaktlisteTEST Side 5 af 6 Vesthimmerlands Kommune Visitationen kan kontaktes alle hverdage kl på tlf Sygeplejens akutnummer uden for normal træffetid: tlf Dødsfald patient uden pårørende: Vesthimmerlands Kommune : Borgerservice tlf Aalborg Kommune Områdesygeplejersker træffes: Ældreområde Nord Områdesygeplejerske Hanne Lily Ditlevsen tlf Ældreområde Vest Områdesygeplejerske Birthe Brunsgaard Tlf Ældreområde Øst Områdesygeplejerske Grete Lauritsen Tlf Ældreområde Centrum Områdesygeplejerske Marianne Lange Tlf Ældreområde Sydvest Områdesygeplejerske Bodil Foged Nielsen Tlf

11 Region Nordjylland - KontaktlisteTEST Side 6 af 6 Region Nordjylland - Niels Bohrs Vej 30, 9220 Aalborg Øst Tlf Fax: Officiel og sikker post - region@rn.dk Søg på EAN numre i Region Nordjylland Behandling af personoplysninger fra hjemmesiden

12 Sundhed Plan og Kvalitet August 2012 Kommissorium for arbejdsgruppe på børneområdet Baggrund for arbejdsgruppe I Sundhedsaftalen om indlæggelse og udskrivning anbefales det, at nedsætte en ad hoc arbejdsgruppe, der skal afklare om og i givet fald hvordan MEDCOM 7 sygehus-kommune standarderne skal implementeres på børneområdet. En forudsætning for at kunne implementering af sygehus-kommunestandarderne på børneområdet er, at systemerne på sygehusene og i kommunerne IT teknisk giver mulighed for at anvende sygehus- og kommunesystemerne til formålet. Derfor blev der indledningsvist udarbejdet et notat om kommunikationen på børneområdet, der skulle klarlægge de tekniske muligheder. Notatet blev fremlagt på mødet i Den Administrative Styregruppe den 2. februar Konklusionen i notatet er, at de almindelige sygehus-kommune standarder (f.eks. indlæggelsesrapporter, plejeforløbsplaner og udskrivningsrapporter) ikke kan anvendes, bl.a. fordi de kun modtages i omsorgssystemet, der oftest kun omfatter hjemmeplejen, men også at korrespondancemeddelelsen kan anvendes i børnejournalsystemet. Det fremgår ligeledes, at der er et behov for og ønske om at afklare hvilke informationer, der skal udveksles mellem børneafdelingerne og kommunerne og hvordan informationerne skal udveksles. Anbefalingen er derfor, at der udarbejdes en aftale, der standardiserer hvad og hvordan der kommunikeres med kommunen og sygehuset. Arbejdsgruppens opgave Opgaven for arbejdsgruppen er, at lave et udkast til en aftale der beskriver: Hvilke informationer der skal sendes fra kommunen til sygehuset og fra sygehuset til kommunen i forbindelse med indlæggelse af børn og unge. Hvilke vejledende tidsfrister der skal være for afsendelse af meddelelserne. Formålet med aftalen er, at understøtte en effektiv tværsektoriel kommunikation på børneområdet. Såfremt anvendelsen af korrespondancemeddelelsen ikke vurderes at understøtte en effektiv kommunikation om det sammenhængende patientforløb skal det fremgå i afrapporteringen til Den Administrative Styregruppe. Opgaven er afgrænset til udelukkende at indeholde den tværsektorielle kommunikation, der omhandler patienter, der er i kontakt med Børneafdelingen eller Gynækologisk Obstetrisk afdeling herunder fødeafdeling. Børnepatienter der er i forbindelse med sygehuset indenfor andre specialer vil som udgangspunkt ikke være omfattet af aftalen. Aftalen kan ses som et supplement til Sundhedsaftalen om indlæggelse og udskrivning. 1

13 Sammensætning af arbejdsgruppen: Arbejdsgruppen på børneområdet består af: En repræsentant fra Sundhed Plan og Kvalitet (formand) En repræsentant fra Koncern IT, Region Nordjylland En repræsentant fra Børneafdelingerne (fra Aalborg Sygehus eller Sygehus Vendsyssel). En repræsentant fra Gynækologisk Obstetrisk Afdeling (fra Aalborg Sygehus, Sygehus Vendsyssel eller Sygehus Thy-Mors) En repræsentant fra hjemmeplejen? En repræsentant fra sundhedsplejen? En repræsentant fra udførerområdet? En repræsentant fra myndighedsområdet? Sekretariatet leveres af Sundhed Plan og Kvalitet i Region Nordjylland. Arbejdsgruppens deltagere må forventes, at levere et skriftligt arbejde til arbejdsgruppen og internt arbejde med at afklare holdninger i eget bagland herunder ledelsessystem. Arbejdsform og -proces Der lægges op til at afholde et indledende møde, hvorefter det udarbejdes et skriftligt arbejde fra arbejdsgruppens deltagere, der samles i et udkast til en aftale, der efterfølgende drøftes på møde nummer 2. Tidsplan: Det forventes, at der kan leveres et udkast til en overordnet aftale for kommunikation på børneområdet ultimo 2012 til Den Administrative Styregruppe. Implementeringen af den godkendte aftale er et ledelsesansvar i den enkelte kommune og i regionen koordineret lokalt via kontaktudvalgene. Reference Arbejdsgruppen på børneområdet refererer til Den Administrative Styregruppe. 2