Fonden-Gimle CVR-nr Revisionsprotokollat for 2017

Transkript

1 Fonden-Gimle CVR-nr Revisionsprotokollat for 2017

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Konklusion på revisionen af årsregnskabet for Bemærkninger af særlig betydning for årsregnskabet eller for forvaltningen Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsregnskabet Manglende funktionsadskillelse Drøftelser med bestyrelsen om risikoen for besvigelser It-anvendelse Budget og sammenligningstal Fuldmagtsforhold Kommentarer til årsregnskabet Resultatopgørelsen Balancen Forvaltningsrevision Forvaltning af fondens midler Sparsommelighed Produktivitet og effektivitet Øvrige bemærkninger Øvrige oplysninger Bestyrelsens regnskabserklæring og ikke-korrigerede fejl i årsregnskabet Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af bogføringsloven Rådgivnings- og assistanceopgaver Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling Erklæring Ledelsesberetningen

3 1. Indledning Vi har revideret det af ledelsen udarbejdede udkast til årsregnskab for Fonden-Gimle for Konklusion på revisionen af årsregnskabet for 2017 Revisionen er udført i overensstemmelse med de internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning med det formål at udtrykke en konklusion om, hvorvidt årsregnskabet giver et retvisende billede af fondens aktiver, passiver og finansielle stilling samt resultatet af fondens aktiviteter i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Hvis ledelsen godkender årsrapporten i den foreliggende form, og der ikke fremkommer yderligere oplysninger under behandlingen af årsrapporten, vil vi forsyne årsregnskabet med en påtegning uden forbehold, men med følgende fremhævelse: Fremhævelse af forhold i regnskabet Fonden har som sammenligningstal i resultatopgørelsen 2017 medtaget budget for Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision Ad. Fremhævelse af forhold i regnskabet Som følge af, at fonden aflægger årsregnskab efter driftstilskudsloven (lov nr af 21. december 2010) og driftstilskudsbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr af 21. december 2010), skal der medtages budgettal for året i resultatopgørelsen. Disse budgettal er medtaget, men ikke underlagt revision. 2.1 Bemærkninger af særlig betydning for årsregnskabet eller for forvaltningen Revisionen har ikke givet anledning til kritiske bemærkninger vedrørende forhold af væsentlig betydning for årsregnskabet eller i forbindelse med vores undersøgelser af sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Vi henviser til vores yderligere kommentarer i de efterfølgende afsnit, som efter vores opfattelse bør indgå i bestyrelsens vurdering og godkendelse af årsregnskabet samt i vurderingen af forvaltningen. 3. Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsregnskabet Baseret på vores revision skal vi fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for bestyrelsens vurdering af årsregnskabet: 3.1 Manglende funktionsadskillelse Fondens administrations- og økonomifunktion varetages af så få personer, at der ikke kan etableres en reel funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i fonden. En fuld etablering heraf vil medfører en væsentlig omkostning for fonden, i form af stigende omkostninger til lønninger i administrationen mv. Vi har i lighed med tidligere år konstateret at der ikke er udarbejdet detaljerede beskrivelser af forretningsgange og interne kontroller, i forhold til at forebygge og opdage fejl i årsregnskabet. side 148

4 Dette kan forøge risikoen for fejl, men vi skal bemærke, at vi ikke under vores revision har konstateret fejl som følge af den manglende funktionsadskillelse og ikke nedskrevne forretningsgange. 3.2 Drøftelser med bestyrelsen om risikoen for besvigelser I forbindelse med planlægningen af vores revision har vi forespurgt fondens ledelse om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at der efter dens vurdering ikke er særlig risiko for besvigelser, og at fonden har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, herunder fejlinformation som følge af regnskabsmanipulation eller misbrug af fondens aktiver. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi skal i denne forbindelse bemærke, at vi ikke under vores revision har konstateret fejl i årsregnskabet som følge af besvigelser. 3.3 It-anvendelse Ved status revisionen har vi fulgt op på fondens generelle IT-kontroller. Fonden har i året skiftet bogføringssystem til E-conomic, herunder for at sikre cloud backup mv. som sikre en større itsikkerhed. I den forbindelse har vi gennemgået opsætningen samt overførelsen af primobalance 2016 fra tidligere system, og vi har ikke konstateret nogle fejl. Det er vores vurdering efter ERPskiftet, at eventuelle svagheder eller mangler i de generelle it-kontroller ikke vil kunne medføre væsentlige fejl i årsregnskabet. 3.4 Budget og sammenligningstal I forbindelse med vores gennemgang af fondens regnskabsposter sammenholdt til budget, har vi konstateret at enkelte regnskabsposter skulle omklassificeres. Vi har i samarbejde med økonomifunktionen gennemgået og sammenholdt alle budgettal til de realiseret tal, samt tilpasset årsrapportens fordeling af regnskabsposterne i sammenhæng med budgettal. Tilpasningen har ingen resultatpåvirkning på resultatet, idet der alene er tale om klassifikation. 3.5 Fuldmagtsforhold I forbindelse med vores revision har vi indhentet engagementsoversigt fra fondens bankforbindelser, herunder oversigt over fuldmagtsforhold. Ved gennemgang af fuldmagtsforhold i Danske Bank har vi konstateret, at fuldmagter til tidligere ansatte Jane Nørregaard endnu ikke er slettede. Samme forhold blev konstateret i forbindelse med revisionen for årsrapporten 2016, hvor der i samarbejde med økonomifunktionen blev indhentet bekræftelse fra Danske Bank på, at banken i 2017 havde fjernet fuldmagtsforholdet med øjeblikkelig virkning. Vi har drøftet forholdet med økonomifunktionen og ledelsen, og i denne sammenhæng taget direkte kontakt til fondens bankrådgiver og supportafdelingen fra Danske Bank, der beklagede og efterfølgende bekræfter at fuldmagten til tidligere ansatte nu er slettet. Vi har efterfølgende indhentet engagementsoversigt igen, der bekræfter fuldmagtsforholdet til Jane Nørregaard nu er slettet. side 149

5 4 Kommentarer til årsregnskabet 4.1 Resultatopgørelsen Vi har foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år. Vi har stikprøvevist bilagsrevideret poster i resultatopgørelsen, ligesom vi stikprøvevist har gennemgået bilag efter balancedagen. Dette har givet anledning til følgende bemærkninger: Forretningsgangen for lønkørsler Som led i vores revision har vi gennemgået forretningsgangen omkring lønkørsler. Vores overordnede vurdering af kontrolmiljøet er, at der er etableret fornuftige kontroller, som sikrer, at der ikke sker fejl i forbindelse med indtastning af løndata samt sikrer, at det er de rigtige medarbejdere, som får løn. Regnskabschef Gry Dahl-Jensen har ubegrænset adgang til lønprogrammet og kan derfor både oprette medarbejdere og godkende lønkørsler alene. Som forretningsgangen er i dag, kan dette ske efter, at lønkørslerne er kontrolleret og godkendt af de respektive ansvarlige. Vi har ikke identificeret forhold, der indikerer, at ovenstående er sket, men vi skal med baggrund i en revisionsmæssig betragtning anbefale, at der etableres en procedure, som sikrer, at godkendte lønkørsler alene indeholder faktiske medarbejdere Opdatering af ansættelseskontrakter I forbindelse med vores lønrevision har vi konstateret, at der er sket forholdsvis ændringer over årerne i ansattes lønforhold i forhold til den ansattes oprindelige kontrakt, hvilket har medført adskillige tillægskontrakter. Ældre kontrakter afviger fra de faktiske lønforhold, og er ikke ajourført i forhold til større lønstigninger. Vi opfordrer ledelsen og bestyrelsen til, at gennemgå og ajourføre ansættelseskontrakter over 5 år gamle, heriblandt ansættelseskontrakten med daglig leder Lars Sloth. 4.2 Balancen Balanceposterne er stikprøvevist afstemt til underliggende dokumentation eller analyseret. Indregningen af aktiver og forpligtelser er vurderet, ligesom vi har vurderet regnskabsmæssige skøn og drøftet disse med ledelsen. Dette har ikke givet anledning til bemærkninger Donation fra Fonden Roskilde Festival Fonden har modtaget donation fra Fonden Roskilde Festival i forbindelse med udligning af det rente- og afdragsfrie lån på kr. Fonden har derved ikke længere gældforpligtelsen forbundet hertil. Donationen er givet som et successivt tilskud over en tre årig periode i forhold til renovering, nyindkøb samt udskiftning af inventar, som i fondens ansøgning om midlerne er specificeret ud på konkrete prioriteringer og mangler. Vi har påset, at fonden har anvendt en forholdsvis del af donationen i 2017 på anskaffelser, som stemmer overens med ansøgningens specifikation. Den restende del af donationen er præsenteret under periodeafgræsningsposter, og justeres i takt med opfyldelse af anvendelsesformålet, hvortil donationen er givet. side 150

6 4.2.2 Varebeholdning Vi har i forbindelse med årsafslutningen foretaget stikprøvevis kontrol af varebeholdningernes fysiske tilstedeværelse og fuldstændighed. Kontroloptællingen, der blev foretaget den 5. januar 2018, forløb tilfredsstillende i samarbejde med økonomifunktionen. Vi har kontrolleret, at varebeholdningerne er indregnet og målt efter samme metoder som sidste år og selskabets regnskabspraksis. Vi har foretaget en stikprøvevis kontrol af de anvendte kostpriser. Vores revision gav anledning til mindre korrektion, der blev foretaget samme dag af økonomifunktionen. Herudover har vores revision ikke givet anledning til bemærkninger. 5 Forvaltningsrevision 5.1 Forvaltning af fondens midler Som fondens revisor er det vores pligt at kontrollere, hvorvidt fondens midler er forvaltet betryggende. En kontrol af forvaltningen af midlerne kan opdeles i en kontrol af organisationens sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Denne del af revisionen har til formål at konstatere, hvorvidt fonden har vist skyldige økonomiske hensyn ved varetagelsen af de modtagne tilskud fra Kulturstyrelsen. Den udførte revision i forbindelse med efterprøvningen af, om der er foretaget skyldige økonomiske hensyn, er foretaget under hensyntagen til de administrative strukturer og forretningsgange, herunder interne kontroller og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen, som kan etableres i Fonden-Gimle, samt under hensyntagen til tilskuddets størrelse. Vi har ved vores revision af Fonden-Gimle stikprøvevis efterprøvet grundlaget og dokumentationen for de i årsregnskabet anførte beløb og øvrige oplysninger. Det vurderes på baggrund af de foretagne stikprøver, at der i tilstrækkeligt omfang er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de modtagne midler. 5.2 Sparsommelighed Vi har stikprøvevis gennemgået fondens omkostningskonti, herunder afholdte omkostninger til såvel den løbende drift af fondens primære aktivitet som andre eksterne omkostninger og personaleomkostninger. Gennemgangen gav ikke anledning til bemærkninger. Ved vores vurdering af fondens sparsommelighed lægger vi vægt på, at ledelsen løbende har fokus på omkostningsbesparelse, herunder indhentet tilbud fra flere leverandører ved større anskaffelser. Vores revision har omfattet en analytisk gennemgang af faktiske omkostninger i forhold til budget samt tidligere år. Vi har vurderet, at der er en fornuftig sammenhæng. side 151

7 5.3 Produktivitet og effektivitet Vi har baseret vores revision vedrørende produktivitet og effektivitet på oplysninger modtaget fra fondens leder samt gennemlæsning af referater af møder afholdt i fondens bestyrelse i Det er vores vurdering, at fonden har en fornuftig forretningsgang for løbende opfølgning på de mål, der er stillet i forbindelse med fondens modtagelse af tilskud fra Kulturstyrelsen. Den udførte gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger. Fonden gør i stor udstrækning brug af frivillig arbejdskraft fra mennesker, der er interesserede i fondens aktiviteter. 5.4 Øvrige bemærkninger Det er vores vurdering, at fonden har en hensigtsmæssig tilrettelagt økonomistyring under hensyntagen til fondens aktivitetsniveau med løbende bogføring og afstemninger. Det er endvidere vores vurdering, at fonden udviser almindeligt sparsommelig adfærd, og vi har ikke konstateret omkostninger, som ligger uden for fondens formål. 6 Øvrige oplysninger 6.1 Bestyrelsens regnskabserklæring og ikke-korrigerede fejl i årsregnskabet Som led i revisionen af vanskeligt reviderbare områder har bestyrelsen afgivet en regnskabserklæring over for os vedrørende årsregnskabet for Der er ikke konstateret fejl i forbindelse med revisionen. 6.2 Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af bogføringsloven Vi har påset, at der føres en forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder forhandlingsprotokollater, revisionsprotokollater samt ledelsesrapportering er underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer Endvidere har vi påset, at fonden på alle væsentlige områder overholder bogføringsloven. 6.3 Rådgivnings- og assistanceopgaver Vi har i forbindelse med regnskabsafslutningen udarbejdet forslag til årsrapport. side 152

8 7 Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling I vores tiltrædelsesprotokollat er revisionens formål, omfang og udførelse, revisors rapportering samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor beskrevet. Vi skal henvise hertil, ligesom vi anbefaler, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer får udleveret et eksemplar heraf. 8 Erklæring Ifølge lovgivningen skal vi erklære, at vi opfylder lovgivningens krav til uafhængighed, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. 8.1 Ledelsesberetningen Vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den udførte revision af årsregnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet. København, den 16. maj 2018 ReviPoint Statsautoriserede Revisorer A/S CVR-nr Morten Willemar Kristensen statsautoriseret revisor MNE34348 side 153

9 Nærværende revisionsprotokol, side , er læst af nedennævnte medlemmer af ledelsen den / I ledelsen: Den øverste ledelse: Henrik Rasmussen formand Sidsel Egholm Christensen Christian Lynge Claus Larsen Anders Wahrén Jacob Søegaard Nielsen Anne Vang Mouritsen Med ovenstående underskrift tilkendegiver medlemmerne af den øverste ledelse desuden følgende: At vi har opfyldt vores ansvar, som er angivet i tiltrædelsesprotokollatet af den , for at udarbejde et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med årsregnskabsloven, driftstilskudsloven og dertil knyttede bekendtgørelser, samt Kulturstyrelsens krav til regnskabsaflæggelse for regionale spillesteder. At vi har givet revisor adgang til al den information, som vi er bekendt med er relevant for udarbejdelsen af årsregnskabet, såsom registreringer, dokumentation og andre forhold samt yderligere information, som revisor har anmodet om. At vi har givet revisor ubegrænset adgang til at indhente revisionsbevis fra personer i virksomheden. At alle transaktioner er blevet registreret og afspejlet i årsregnskabet. CPF side 154

10 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Henrik Rasmussen Bestyrelsesformand Serienummer: PID: IP: :49:27Z Sidsel Renee Egholm Christensen Serienummer: PID: IP: :55:46Z Anne Vang Mouritsen Serienummer: PID: IP: :05:31Z Claus Bo Larsen Serienummer: PID: IP: :38:59Z Jacob Søegaard Nielsen Serienummer: PID: IP: :09:36Z Anders Wahrén Serienummer: PID: IP: :58:20Z Lars Månsson Sloth Direktionsmedlem Serienummer: PID: IP: :52:28Z Christian Lynge Serienummer: PID: IP: :35:15Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted:

11 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Morten Willemar Kristensen Statsautoriseret revisor Serienummer: CVR: RID: IP: :58:14Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: