Tønder Kommune har været på Facebook siden 2009 og den officielle facebookside bliver suppleret af andre facebooksider i decentralt regi.

Transkript

1 Social media playbook En guide til afdelinger og ansatte i Tønder Kommunes tilstedeværelse på de socialee medier. 1

2 Indledning Kommunikationsafdelingen har udviklet et praktisk redskab til at hjælpe ansatte eller afdelinger i Tønder Kommune med brugen af social medier ud fra overvejelser om skal/skal ikke? Til hvem? Hvorfor? Hvad? Og hvordan? Brugen af sociale medier såsom Facebook, TouTube, Instagram og Twitter er fortsat i fremgang. Iflg. Danmarks Statistik brugte 54% af danskerne i 2011 sociale medier og ikke overraskende er især de unge højt repræsenteret: 97% af unge kvinder og 86% af unge mænd (mellem år). Måske mere overraskende er det, at brugen af sociale netværkstjenester blandt den ældre del af befolkningen også er kraftigt stigende: fra ca. 10% af de årige i 2009 til 31% af de årige og 12% af de årige i Tendensen er klar flere og flere danskere benytter sig af sociale medier, hvorfor det er helt oplagt at Tønder Kommune, som netop ønsker at motivere og engagere borgerne til at indgå mere aktivt i udviklingen af kommunen, skal udnytte muligheden for at styrke kommunikationen til og med kommunens borgere ved at udnytte sociale medier som kommunikationskanal. Sociale medier er, sammen med Tønder Kommunes andre kommunikationskanaler, kommunens ansigt overfor borgere, samarbejdspartnere og myndigheder. Det betyder, at kommunens medarbejderes adfærd på de sociale medier er med til at tegne et billede af hele Tønder Kommune. Tønder Kommune har været på Facebook siden 2009 og den officielle facebookside bliver suppleret af andre facebooksider i decentralt regi. Sociale medier er åbne kommunikationskanaler, hvor gennemsigtigheden er stor, og to vejs kommunikation, altså dialogen, er i fokus. Det er derfor vigtigt, at man anvender sociale medier med omtanke. Du må gerne: Tilgå Tønder Kommunes officielle facebookside for at holde dig orienteret om aktiviteter, herunder opslag og borgerhenvendelser, på siden. Tilgå et socialt medie for at administrere og vedligeholde din institution/center/projekts side på det pågældende medie. Som ansat i Tønder Kommune kan du i andre sammenhænge have behov for at tilgå et socialt medie i forbindelse med dit arbejde. I disse tilfælde skal du afklare med din nærmeste leder, hvorvidt du har lov til at anvende sociale medier i arbejdstiden eller ej. Facebook og andre sociale medier kan kun anvendes, hvis man opretter en privat profil. Hvis ansatte i Tønder Kommune har brug for at tilgå et socialt medie i forbindelse med deres arbejde, kan ansatte ikke tvinges til at oprette en profil på Facebook og andre sociale medier. Ansatte kan heller ikke tvinges til at melde sig ind i netværk eller grupper på Facebook og andre sociale medier. 2

3 Gode råd når du anvender Facebook og andre sociale medier: Kommunikation på de sociale medier er at sammenligne med al anden kommunikatk tion i det offentlige rum, med alt hvad det indebærer i forhold til ytringsfrihed, tavshedspligt og almindelig a god opførsel. Det vil sige at du også på nettet skal tænke over hvad duu siger/skriver. Lad eksempelvis væree med at skrive om forhold, hvor du brugerr injurierendee eller diskriminerende udsagn. Og dette gælder naturligvis uanset om det er i privat eller arbejdsmæssig sammenhæng. Dette er særligt vigtigt, idet de fleste sociale medier ejes og drives af private virksomheder, som s lever af informationshåndtering.. Facebook har eksempelvis som udgangspunkt ret til at bruge informationer og indhold, som du poster 1 (med mindre at du har tilpasset dine privatindstillinger). Vær også opmærksom på, at indhold, som postes som offentligt, kan tilgås t og knyttes til dig aff folk uden for det sociale medie.hav derfor den samme respekt overfor borgerne, kommunen, dine kollegaer og din leder på nettet som i virkeligheden. De kan jf. ovenstående ofte kigge k med, også selv om du ikke er direkte forbundet med dem på de sociale medier. De er måske forbundet med andre, der kender dig. Vær opmærksom på, at du som ansat er underlagt tavshedspligt både under og efter ansættelsen, så du må naturligvis ikke videregive oplysninger af fortrolig karakter via de socialee medier hverken via din private profil eller gennem Facebook sider. Overvej desuden, hvad du lægger ud af billeder der er ingen fortrydelsesret på nettet. Billederr forbliver i cyberspace, også selvom du senere sletter dem på din profil. Læg derforr ikke billeder og oplysninger ud om andre spørg om lov inden du offentliggør information om andre, og vær opmærksom på copyright ikke får rettigheder særligt ift. billeder. Et godt råd er derfor, at du udviser god dømmekraft, når du bruger de sociale medier. Hav styr på dine muligheder for at skjule s oplysninger og begrænse adgangen til din profil, så du skrevet noget i offentligheden, der ikke i kan tålee at blive offentliggjort. Skriv ikke noget: Der bryder med injurielovgivningen, eller som på nogen måde kan være ærekrænkende Der viser, at du er illoyal mod din arbejdspladss Der er diskriminerende Der bringer dig i konflikt med din tavshedspligt gt Lad være med at lægge fotos, der er taget i en arbejdsmæssig sammenhæng, ind påå Facebook uden at have fået tilladelse til det

4 Overvej om det er en god ide, at en leder er ven med sine medarbejdere, om det er en god ide, at kolleger er venner med kolleger, om det er en god ide, at lærere er venner med deres elever, om det er en god ide, at pædagoger er venner med børnenes forældre, osv. Det er muligt, at du/i kommer frem til, at svaret er et ja, men så sker det på et velovervejet grundlag, som du kan forklare for dig selv og omgivelserne. Det er også muligt, at du/i kommer frem til, at svaret er et nej, og så skal det være i orden at takke nej til et venskab, uden at det får arbejdsmæssige konsekvenser. 4

5 Spillereglerne/retningslinjer på Tønder Kommunes facebookside 5

6 Gode råd til oprettelse af facebooksider og andre sociale medier. Sociale medier som fx en facebookside kan være en god og supplerende kommunikationskanal fx i forbindelse med et projekt. Ligeledes kan det være en god løsning for kommunale institutioner i forbindelse med at opbygge relevante netværk og relationer til borgere og brugere, og til at udbrede serviceinformationer. Man skal dog være opmærksom på, at sociale medier ikke i alle tilfælde er den rette løsning som kommunikationsværktøj. Fx giver det ikke mening at oprette en facebookside til et enkeltstående arrangement eller til et kortvarigt projekt, da udbyttet af facebooksiden vil være lavt i forhold til mængden af ressourcer, som man skal bruge til at oprette og vedligeholde siden. I et sådant tilfælde vil det være en god ide at indlede et samarbejde med kommunens kommunikationsafdeling om at udnytte mulighederne på Tønder Kommunes officielle facebookside. Inden I går i gang, er det en god ide, at tænke over formålet ved at lave en lille kommunikationsplan. Kommunikationsplan: Hvad er formålet med kommunikationen? (information, dialog, medskabelse, vidensdeling etc.) Hvad er dit budskab / hvad har du at tilbyde? Og hvad er din rolle? Blander du dig eksempelvis i en diskussion, der er opstået på din kanal og hvis ja, hvordan? Hvem er din målgruppe? Hvilken interesse har de i dit budskab? Hvordan kommunikerer du bedst til din målgruppe? Hvilke succeskriterier opstiller du? Herunder evt. også en aktivitetsplan. Hvem er kommunikationsmæssigt ansvarlig? Hvem vedligeholder kanalen og hvor tit, hvem besvarer borgerhenvendelser og hvordan? Næste trin er begrundet at vælge hvilke konkret medie, du vil benytte Herunder følger nogle gode råd, som I skal tage i betragtning inden I som institution/afdeling/center/projekt m.fl. vælger at være tilstede på et sociale medie Ved oprettelse af en side/profil på et socialt medie, skal Tønder Kommunes kommunikationsafdeling informeres og evt. inddrages til råd og vejledning. Hvis I allerede er tilstede på et socialt medie, skal kommunikationsafdelingen informeres. På Facebook er der forskel på, om man opretter en gruppe, en facebookside eller en profil. Opret ikke grupper, da det strider imod Facebooks retningslinjer, at en offentlig institution opretter sig som grupper. Opret heller ikke en institution eller lignende som en privat profil, hvor man kan blive ven med institutionen. Opret i stedet en side, da det er det mest hensigtsmæssige. Kontakt evt. kommunikationsafdelingen for hjælp. Døde sider/grupper skal lukkes. Det er opretterens ansvar at sikre, at dette sker. Ved spørgsmål kontakt kommunikationsafdelingen. Aktiviteterne på mediet skal kommunikeres tydelig og målrettet det kræver lidt planlægning og en klar ansvarsfordeling. Kontakt evt. kommunikationsafdelingen for sparring omkring dette. Der må aldrig foregå sagsbehandling på et sociale medie, lige som kommunen på ingen måde må sætte personfølsomme eller følsomme data i spil på sociale medieplatforme. Personfølsomme 6

7 oplysninger skal fjernes. Dette gælder også såfremt en borger angiver personfølsomme oplysninger på mediet. I ekstraordinære tilfælde lukkes muligheden for at borgeren kan oprette indlæg på det sociale medie. Underlødige, injuriderende, kommercielle eller retsstridige indlæg fjernes. Facebook og øvrige sociale medier anvendes ikke af alle borgere. Derfor er hjemmesiden kommunens primære digitale kanal. En social medieplatform overvåges dagligt. Spørgsmål fra borgere skal besvares hurtigst muligt.hvis der ikke kan skaffes svar med det samme, skal borgeren have besked om, at der arbejdes på at skaffe svar. Skaf samtykke til brug af billeder fra borgeren/forældrene/værgen. Såfremt en institution/et projekt/et center opretter en tilstedeværelse på et socialt medie, har institutionen/projektet selv ansvar for daglig overvågning og vedligeholdelse af den oprettede side. Tilhørsforhold til Tønder Kommune skal fremgå tydeligt på mediet. På Facebook skal dette placeres under Om. Kommunens retningslinjer på det sociale medie skal altid fremgå tydeligt på mediet og fremgå fra starten af platformens levetid. På Facebook skal disse regler placeres under Om. Kontakt kommunens kommunikationsafdeling ved spørgsmål. Lidt hurtige fifs og facts De sociale medier erstatter ikke eksisterende kommunikationsplatforme. Sociale medier kræver daglig overvågning. Overvej om et socialt medie er det rigtige medie i forhold til målet og emnet. Kontakt evt. kommunikationsafdelingen for sparring omkring dette. Gør en aktiv indsats for at tiltrække fans/følgere af siden. De kommer ikke af sig selv. Markedsføring af siden kan være nødvendig. Kontakt evt. kommunikationsafdelingen omkring dette. At være tilstede på et socialt medie kræver en arbejdsindsats. Mediet må ikke ligge dødt hen. Vær opmærksom på at jeres side på fx Facebook vil repræsentere hele Tønder Kommune. Undgå at udtrykke egne holdninger, når du svarer på kommunens vegne. Svar kort og nøgternt og henvis til fuld information på kommunens eller anden offentlig myndigheds hjemmeside. Vær opmærksom på, at din tone altid er venlig og imødekommende uanset situationen. 7