RAMMEAFTALE OM RÅDGIVNING OG BISTAND. ANL-UDB.R003 VEJARKITEKTUR, LANDSKAB OG BEPLANTNING

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 12. juli /13849 Anne Mette Sommer RAMMEAFTALE OM RÅDGIVNING OG BISTAND. ANL-UDB.R003 VEJARKITEKTUR, LANDSKAB OG BEPLANTNING SAP OPGAVENR. ANL-UDB.R003 ID NR./KONTRAKT NR. <Tilføj ID nr. eller kontraktnr.> FAKTURAREFERENCE < Tilføj initialer, der skal stå på faktura> 1. PARTERNE Mellem Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K og <Anfør rådgiverens firmanavn og adresse> CVR nr.: < Anfør CVR nr.> i det følgende kaldet rådgiveren er der indgået følgende aftale om rådgivning og bistand (i det følgende samlet betegnet rådgivning ) under henvisning til Vejdirektoratets særlige betingelser for rådgivning af juni 2013 (SBR). Rammeaftalen er gældende fra <begyndelsesdato> 2013 til og med <slutdato> Rammeaftalen kan efter udløbet af denne periode forlænges to gange à 12 måneder. Nærværende rammeaftale er 1 ud af 3 parallelle rammeaftaler indgået med forskellige aktører. Indgåelse af rammeaftalen giver ikke rådgiveren krav på, at der efterfølgende indgås rådgiveraftaler om konkrete opgaver. Rammeaftalen er i forhold til rådgiveren ikke eksklusiv. Vejdirektoratet kan således i konkrete situationer vælge at indgå rådgiveraftale med rådgivere, der ikke har en rammeaftale. Rammeaftalen benyttes primært af Vejdirektoratets Planlægningsdivision og Anlægsdivision, men den vil også kunne benyttes af Driftsdivisionen. Niels Juels Gade København vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 2 af 6 2. TILDELING AF KONKRETE OPGAVER (REKVISITIONER) Brug af denne rammeaftale forudsætter afholdelse af miniudbud, hvor de rådgivere, der er på rammeaftalen får mulighed for at give tilbud på den konkrete opgave. Ved miniudbud på en opgave vil Vejdirektoratet følge nedenstående procedure: Vejdirektoratet fremsender pr. en opfordring til at give tilbud indeholdende: o Opgavebeskrivelse, herunder eventuelle tilhørende bilag, fx Styring og samarbejde, IKT-krav eller tidsplan for løsning af opgaven. o Oplysning om hvorvidt opgaven skal afregnes efter medgået tid eller fast pris. o TBL (tilbudsliste). Såfremt opgaven skal afregnes efter medgået tid, har Vejdirektoratet på forhånd anført et skønnet antal timer under de enkelte poster. Såfremt opgaven skal afregnes efter fast pris, indeholder posterne normalt ikke oplysninger om antal timer. o Eventuel uddybning af hvad Vejdirektoratet lægger vægt på i forbindelse med underkriterium B - Kompetencer. o Oplysning om bedømmelsesintervallet (angivet som X i afsnit 2.1). o Tilbudsfrist, frist for spørgsmål og rettelsesblade samt adresse, som tilbud skal fremsendes til. Rådgiveren giver snarest muligt fra modtagelse af ovennævnte opfordring meddelelse til Vejdirektoratet pr. , hvis rådgiveren ikke ser sig i stand til at deltage i miniudbuddet Rådgiverens tilbud fremsendes pr. inden den oplyste tilbudsfrist. Tilbuddet skal indeholde: o Udfyldt TBL. De tilbudte timepriser skal være mindre end eller lig med de i rammaftalen anførte timepriser. o CV er for de medarbejdere, som tilbydes til løsning af opgaven. Af CV er skal medarbejderkategori fremgå, jf. TAG og TBL. Såfremt opgaven bemandes med mere end 2 personer vedlægges endvidere en organisationsplan. Opgaven må udelukkende bemandes med medarbejdere, som indgik i tilbuddet på selve rammeaftalen, jf. TAG og SBR, ad Vejdirektoratet vurderer tilbuddene og tildeler rådgiveraftalen til den, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. tildelingsmodellen i afsnit 2.1. Tilbud på miniudbud skal vedstås i 30 kalenderdage. 2.1 Tildelingsmodel Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier: Underkriterium Vægtning A Pris % B Kompetencer %

3 3 af 6 Vægtningen fastlægges præcist på baggrund af en vurdering af den konkrete opgave. Den endelige fastlæggelse af vægtningen af underkriterierne vil fremgå af de konkrete miniudbud, således at den er kendt for tilbudsgiver forud for afgivelse af tilbud. Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan blive maksimalt 10. Bedømmelse af underkriterium A - Pris: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, der er <X> kr. over laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved retlinet interpolation og ekstrapolation. Tilbud, der ligger højere end kr. <X> kr. over laveste pris tildeles negativ karakter. Bedømmelse af underkriterium B - Kompetencer: Ved bedømmelse af kvalitative underkriterier anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Bedømmelsen sker iht. følgende karakterskala: Karakter 10 Beskrivelse Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. Ved bedømmelse af underkriterium B - Kompetencer lægges der vægt på: Der lægges vægt på relevante erfaringer i relation til opgaven. Tilbudsgiverne bliver alene bedømt på de kvalifikationer, der understøtter opgaveløsningen.

4 4 af 6 3. RÅDGIVERENS YDELSER (OPGAVERNE) a) Opgavebeskrivelse Rammeaftalen omfatter rådgivning vedrørende vejarkitektur, landskab og beplantning. Ydelsesbeskrivelsen, som indgår i aftalegrundlaget, indeholder en beskrivelse af typiske ydelser i forbindelse med gennemførelse af Vejdirektoratets projekter, men der kan også forekomme ydelser, der ikke er eksplicit nævnt i ydelsesbeskrivelsen. De konkrete opgaver kan omfatte ydelser i én eller flere af de faser, der er beskrevet i ydelsesbeskrivelsen. Specifik ydelsesbeskrivelse vil fremgå af de enkelte miniudbud. b) Kvalitetsstyring Rådgiveren skal anvende et dokumenteret kvalitetsstyringssystem, der tager udgangspunkt i kravene i DS/EN ISO 9001:2008 eller anden relevant standard. Til dokumentation herfor skal rådgiveren senest den < Angiv dato 2 uger efter indgåelse af rammeaftalen> forelægge kvalitetshåndbog og/eller anden relevant dokumentation for Vejdirektoratet til godkendelse. Rådgiveren skal for de konkrete opgaver udarbejde en kvalitetsplan, som beskriver hvorledes rådgiveren planlægger og styrer kvalitetsarbejdet for opgavens gennemførelse, således at den aftalte kvalitet nås. Kvalitetsplanen skal følge opgavebeskrivelsen. Kvalitetsplanen skal forelægges Vejdirektoratet til godkendelse. Kvalitetsplanen skal behandle emner i relevant omfang anført i dokumentet Krav til rådgiverens kvalitetsarbejde, som indgår i aftalegrundlaget. Vejdirektoratet kan gennemføre audits hos rådgiveren som opfølgning på kravene til rådgiverens kvalitetsstyring. 4. AFTALEGRUNDLAGET Aftalegrundlag er i prioriteret rækkefølge: a) Nærværende aftale. b) Rådgiverens tilbud inkl. tilbudsliste (TBL). c) Eventuelle rettelsesblade udsendt i tilbudsfasen. d) Udbudsbetingelser (Ydelsesbeskrivelse, IKT ydelsesbeskrivelse, Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG)), juli e) Særlige betingelser for rådgivning (SBR), juni f) Krav til rådgiverens kvalitetsarbejde, marts Følgende indgår i aftalegrundlaget til orientering. g) Paradigme for Styring og samarbejde, maj h) Paradigme for rekvisition. i) Skabelon for fremdriftsrapport, maj 2012.

5 5 af 6 Det vil fremgå af de enkelte miniudbud, om Styring og samarbejde er gældende for opgaven. 5. VEJDIREKTORATETS YDELSER Vejdirektoratets ydelser fremgår af den for den enkelte opgave udarbejdede rekvisition. 6. PARTERNES MEDARBEJDERE Opgaveansvarlig hos Vejdirektoratet Opgaveansvarlig hos Vejdirektoratet er: <Her anføres medarbejderens stillingsbetegnelse, navn, initialer, afdeling og adresse> med hvem bindende aftaler kan indgås inden for aftalens rammer. Projektansvarlig hos rådgiveren Projektansvarlig hos rådgiveren er: <Her anføres medarbejderens stillingsbetegnelse, navn og adresse> Opgaver under rammeaftalen må alene løses af medarbejdere, hvis CV er vedlagt tilbuddet på rammeaftalen. Se bestemmelser om udskiftning af medarbejdere i SBR, pkt BUDGET Budgettet (budgetrammen) for de enkelte opgaver vil fremgå af rekvisitionen. 8. TIDSFRISTER Tidsfrister for de enkelte opgaver vil fremgå af rekvisitionen. 9. AFREGNING Honorarform for de enkelte opgaver vil fremgå af rekvisitionen. På baggrund af à conto begæring, godkendt af rådgiveren i et webbaseret afregningssystem, udsteder Vejdirektoratet et afregningsbilag. Udlæg Udlæg til kørsel afholdes af rådgiveren ved en afstand på op til 100 km fra rådgiverens nærmeste kontor til Vejdirektoratets tjenestested (mødested, entreprisens arbejdspladser mv.). Udlæg til kørsel

6 6 af 6 udover 2 x 100 km pr. dag refunderes iht. Statens gældende sats for erhvervsmæssig befordringsgodtgørelse. 10. ANSVAR Rådgiverens ansvar pr. rekvisition begrænses til 3 gange størrelsen af det samlede honorar. 11. FORSIKRING Rådgiveren har tegnet ansvarsforsikring i <Angiv forsikringsselskab> Rådgiverens forsikring har policenr. <Angiv policenr.> med personskadeforsikring på maks. <Angiv beløb> kr. pr. forsikringsår og tingskadeforsikring på maks. <Angiv beløb> kr. pr. forsikringsår. 12. SUPPLERENDE BESTEMMELSER Hvis Klagenævnet for Udbud eller en domstol fastslår, at kontrakten er uden virkning, kan Vejdirektoratet bringe aftalen til ophør i overensstemmelse med afgørelsen. I tilfælde heraf kan rådgiveren ikke over for Vejdirektoratet rejse krav om erstatning eller krav på anden form for godtgørelse som følge af kontraktens ophør. 13. BILAGSOVERSIGT Forsikringsbevis (eller kopi af police samt dokumentation for betalt præmie). 14. UNDERSKRIFTER For Vejdirektoratet: For rådgiveren: <Sted>, den , den Sted Jens J. Holmboe <navn> Anlægsdirektør <titel>... <navn> <titel>