DATABEHANDLERAFTALE OG AFTALE OM BRUG AF TACHO ONLINE mv.

Transkript

1 Side 1 af 5 DATABEHANDLERAFTALE OG AFTALE OM BRUG AF TACHO ONLINE mv. Mellem Tungvognsspecialisten Aps (TVS) (Databehandler) Københavnsvej Roskilde CVR: og Kunden/brugeren (Dataansvarlig) INDLEDNING Denne aftale omhandler brugsretten til det internetbaserede Tacho Online, som er en ITløsning til hosting, analyse og rapportering af køre- og hviletidsdata. Løsningen bruges af kunden for at denne kan opfylde sin forpligtelse om opbevaring af data, analyse og egenkontrol af data mv. og som følger af køre- og hviletidsbestemmelserne. I forbindelse med parternes aftale gælder følgende databehandleraftale fra underskriftstidspunktet eller accepttidspunktet for alle Tacho Online relaterede leverancer mellem TVS og kunden med mindre andet er udtrykkeligt specificeret i andre aftaler mellem parterne DATABEHANDLERAFTALE Formål Formålet med denne aftale er at sikre, at TVS som databehandler og underleverandører overholder den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning. Bemyndigelse TVS bemyndiges til at foretage behandling af personoplysninger på vegne af kunden efter vilkårene i denne aftale. Behandling af personoplysninger TVS forpligter sig til at behandle personoplysninger i overensstemmelse med reglerne om god databehandlingsskik og behandler på vegne af kunden de oplysninger, herunder personoplysninger, der er nødvendig til opfyldelse af aftalen. Personoplysninger udgør i denne sammenhæng de oplysninger, som indgår som en naturlig sammenhæng for at kunne varetage og opfylde sin lovmæssige forpligtelse herunder mulig for at kunne udarbejde og udskrive de informationer og køre- og hviletidsdata, der skal udleveres til

2 Side 2 af 5 myndighederne i.f.m en kontrol og/eller en verserende straffesag med chaufførerne og/eller virksomheden. Data kan dog efter udtrykkelig anmodning og med samtykke fra kunden anvend til andre formål (formålsændring). Dataansvarlig, ansvar og forpligtelser Kunden er dataansvarlig i henhold til lovgivningen. Det påhviler kunden at indhente de nødvendige samtykker fra medarbejderne såfremt, der registreres data i Tacho Online og som efter loven kræver samtykke fra den pågældende. Den dataansvarlige er forpligtet til at sørge for, at kun relevante personer har adgang (login) til Tacho Online og at alle virksomhedens Tacho Online brugere agere i overensstemmelse med lovgivningen og med god dataskik. Databehandler, ansvar og forpligtelser TVS er databehandler i henhold til lovgivningen og behandler udelukkende personoplysninger efter instruks fra kunden. Formålet med behandlingen af persondata i Tacho Online er at levere de tjenester, som TVS er forpligtet til i.f.t aftalen med kunden (den dataansvarlige). I Tacho Online opbevares og behandles følgende data: De enkelte medarbejderes køre- og hviletidsdata/filer. Filerne er digitalt signeret og indholdet er i sig selv ikke umiddelbart tilgængeligt for 3. mand uden særlige programmel. Generelle oplysninger om kunden (virksomheden) og virksomhedens brugere af systemet Generelle oplysninger om kundens chauffører, herunder navn, adresse, telefonnummer, førerkortnummer, fødselsdato. Informationer om udløbsfrister på forskelige certifikater. Forskellige automatiske eller manuelle genererede rapporter, der viser håndteringen og overholdelse af køre- og hviletidsreglerne. Oplysninger om virksomhedens køretøjer mv. TVS træffer de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at data hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. TVS sikre at køre- og hviletidsdata/filer, der ikke længere skal/må opbevares slettes efter lovgivningens bestemmelser herom. Sikkerhedsbrud TVS underretter kunden uden unødig forsinkelse, om sikkerhedsbrud på persondatasikkerheden. Medarbejderforhold TVS sikre, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for kunden, er forpligtet til fortrolighed og er underlagt den nødvendige tavshedspligt.

3 Side 3 af 5 DTL - danske vognmænd DTL s konsulenter har adgang til data dog kun for de kunde/brugere, der er medlemmer af DTL, m.h.p at kunne yde medlemmerne den nødvendige rådgivning. Krav til informationssikkerhed Begge parter skal til enhver tid opfylde kravene til informationssikkerhed. Dokumentation TVS skal på vegne af kundens (den dataansvarlige) anmodning give tilstrækkelige oplysninger til at denne kan sikre sig, at TVS har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Overførsel af oplysninger til andre databehandlere eller tredjeparter. TVS er berettiget til at anvende underleverandører. TVS skal inden overførsel af personoplysninger til anden databehandler (underleverandør) sikre at en sådan databehandler har indgået en databehandleraftale, som forpligter underleverandøren efter reglerne i denne aftale. TVS er ikke berettiget til at overføre eller videregive personoplysninger til andre tredjeparter uden forudgående tilladelse/samtykke fra kunden, medmindre en sådan videregivelse eller overførsel følger af lovgivningen. TVS eller en underleverandør må ikke behandle personoplysninger uden for EØS-området uden skriftlig samtykke fra kunden. Oplysning om underleverandører. TVS anvender underleverandører til opfyldelse af denne aftale. Underleverandørerne er ved skriftlig aftale forpligtet til samme databeskyttelse som påhviler TVS i medfør af denne aftale. TVS anvender R2P / Webtour (tidl. Techhouse) som underleverandør (udvikler og systemvedligeholder) af Tacho Online. TVS anvender Softproject / TachoPlus som underleverandør (udvikler og systemvedligeholder) af software/programmel til analysearbejdet (overtrædelsesrapporteringen). Efter anmodning og udtrykkelig samtykke fra kunden anvender TVS Base Online som underleverandør af specifikke ydelser indenfor datafangst, dataintegration og datavisualisering samt af produktet TVS-Løn. Databehandling uden for denne aftale. TVS kan behandle personoplysninger uden for aftalen i tilfælde, hvor det kræves af EUretten eller national ret, som TVS er underlagt. TVS underretter kunden herom, herunder om årsagen, medmindre underretningen vil være i strid med EU retten eller den nationale ret. TVS SALGS- OG LEVERINGSBETINGELSER TVS stiller brugsretten af Tacho Online, som er en IT-løsning til hosting, analyse og rapportering af køre- og hviletidsdata til rådighed for kunden.

4 Side 4 af 5 Der betales en månedslig afgift for virksomheden samt en månedslig afgift for hver chauffør og for hvert køretøj, kunden har i Tacho Online. Der faktureres 3 måneder forud. Ønskes mulighed for support til brugen af Tacho Online kan dette tilkøbes i form af en HOTLINE-aftale. TVS sikre, at Tacho Online samt alle underleverandører lever op til gældende lovkrav om personoplysninger. Det er kundens ansvar, at der ikke opbevares andre data i Tacho Online end nødvendigt og at der i fornødent omfang (hvis relevant) er indhentet de nødvendige samtykker fra de berørte personer/medarbejdere. Køre- og hviletidsfiler slettes automatisk efter et år (lovgivningskrav). Kunden kan af sikkerhedsmæssige årsager ikke selv slette køre- og hviletidsfiler, chauffører og køretøjer i Tacho Online. Kunden betaler for en chauffør og/eller et køretøj i et år efter ophørt brug, idet loven foreskriver, at kunden er forpligtet til at opbevare data/filer i 1 år efter brugen af chaufføren eller køretøjet er ophørt. For medlemmer af DTL-danske vognmænd, stilles brugsretten af Tacho Online til rådighed uden beregning, som en del af DTL-medlemskabet. Kunden er dog fortsat direkte ansvarlig i.f.t datalovgivningen. Ophører medlemsskabet af DTL-danske vognmænd overgår kundens brug af Tacho Online til betalingsprodukt medmindre, dette opsiges af kunden. TVS anvender lejlighedsvist kundernes data i anonymiseret form til statistiskes formål. Ansvar og ansvarsbegrænsninger Kunden er til enhver tid selv ansvarlig for, at data, herunder de lovpligtige køre- og hviletidsdata, er tilstede, er komplette og opfylder myndighedernes krav til navngivning, sikkerhed mv. Force Majeure TVS kan ikke gøres ansvarlig for forhold, der almindeligvis må betegnes som force majeure, herunder, men ikke begrænset til, krig, optøjer, terror, opstand, strejke, ildsvåde, naturkatastrofer, afbrydelse af eller svigt i energiforsyningen, offentlige dataanlæg og kommunikationssystemer, længerevarende sygdom hos nøglemedarbejdere, virus samt indtræden af force majeure hos underleverandører. Opsigelse/ophør Brugsretten af Tacho Online kan opsiges senest 3 uger før udløb af en 3 måneders betalingsperiode. Brugsretten af Tacho Online ophører således ved udløbet af betalingsperioden. Ved ophør af aftalen påhviler det kunden selv, at hente alle filer ud af Tacho Online senest 2 uger efter ophør af brugsretten. 3 uger efter ophør af brugsretten nedlægges kundens Tacho Online konto og alle personoplysninger slettes jf. lovgivningen MEDMINDRE, DER INDGÅS EN INDIVIDUEL AFTALE MED TVS OM ANDET. AFSLUTNING Denne aftale er godkendt og accepteret af Carl Peter Frederiksen, adm. direktør i Tungvognsspecialisten Aps.

5 Side 5 af 5