Boligorganisationen Munkegårds bestyrelse og repræsentantskab 15. maj 2018

Transkript

1 Boligorganisationen Munkegårds bestyrelse og repræsentantskab 15. maj 2018 Boligorganisationen Munkegård Referat af bestyrelses- og repræsentantskabsmøde i Boligorganisationen Munkegård den 24. april 2018 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Afdelingen Særlig samfundsrepræsentant Kirsten Straagaard Per Kloster Andersen, Bjarne Busgaard og Jens Rytter Hansen, samt suppleanterne Inge Rasmussen og John Hædersdal Gentofte Kommune Tina Wittendorf Repræsentantskabsmedlemmer Afdelingen Peter Rytter Hansen, Peter Påske Berner, Pernille Odder Isager samt suppleant Gert Vinther Administrationen Afbud Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe Rita Rahbek Russel Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat: Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 31. oktober Optagne lån i perioden 31. oktober april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligorganisationen Munkegård inkl. sideaktiviteter og spørgeskema b. Afdeling Nordre Munkegård c. Revisionsprotokollat 6. Budget 2019 Orientering om administrationsbidraget for Almindelig råderet - afskrivningsperiode for køkkener i Boligorganisationen Munkegård

2 8. Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo 9. Renoveringsarbejder a. Status gavlisolering, indgangspartier 10. Valg af medlemmer til Ejerforeningens bestyrelse 11. Bestyrelsens beslutning om boligrammeaftalen med Gentofte Kommune 12. Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Inge Rasmussen) b. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 13. Behandling af indkomne forslag 14. Styringsdialogmødet 2017 a. Referat b. Orientering om valg til repræsentantskabet 15. Valg af revisor 16. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingen c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 17. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag den 9. oktober Eventuelt. Ad 1 Valg af dirigent Per Kloster Andersen blev valgt som dirigent. Ad 2 Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 31. oktober 2017 Referatet blev godkendt. Ad 3 Optagne lån i perioden 31. oktober april 2018 Der er ikke optaget lån i perioden. Ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Lisbet Schaltz oplyste, at i forbindelse med en skærpelse af lovgivningen omkring regnskabsaflæggelse er årsberetningen trukket ud af regnskabet og udarbejdet som et selvstændigt dokument. Skærpelsen har ligeledes medført, at revisionsprotokollen fra år 2017 fremstår i ny form og er mere tekstbaseret end tidligere år. Formanden aflagde følgende beretning: Afdelingen kom ud af 2017 med et overskud på kr. Boligorganisationen kom ud med et underskud på kr. 2

3 Boligorganisationen var repræsenteret på de Almene Boligdage i november måned. Den store renovering blev afsluttet og her i år 2018 skal der foretages 1 års gennemgang. Der var følgende kommentarer til beretningen: Der blev spurgt, hvor man kan se nøgletallene. Administrationen svarede, at nøgletallene først offentliggøres, når Almenbos regnskab er godkendt, hvorefter de lægges på Almenbos hjemmeside. Nøgletallene er alene sammenlignelige med nøgletal fra andre boligorganisationer administreret af Almenbo. Herefter blev beretningen godkendt. Ad 5 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligorganisationen inkl. sideaktiviteter og spørgeskema Boligorganisationen Munkegårds regnskab har i 2017 et underskud på kr., der primært skyldes deltagelse i Almene Boligdage 2017 samt negativ rente for bankindestående. Underskuddet nedskriver arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. pr Egenkapitalen udgør kr. pr Boligorganisationen Munkegårds regnskab inkl. sideaktiviteter og spørgeskema for 2017 blev godkendt. b. Afdeling Nordre Munkegård Afdelingen har i 2017 et overskud på kr., som primært skyldes mindre forbrug på enkelte driftskonti. Afdelingens leje blev reguleret pr. 1. januar 2017 for boligerne på Dalstrøget med 8 kr. pr. m 2 og udgør gennemsnitligt 738 kr. pr. m 2 inkl. forbedringslejeforhøjelser og hjemfaldsydelse udgør herefter 764 kr. pr. m 2. For boligerne på Vangedevej blev huslejen reguleret med 73 kr. pr. m 2 og efterfølgende nedjusteret, således at gennemsnitslejen udgør 963 kr. pr. m 2. Der blev spurgt, hvorfor der trækkes kr. til energirapport fra de 8 boligers overskud før sammenlægningen af afdelingerne i 2017, når rapporten er udført i Administrationen forklarede, at energirapporten var bestilt - uden en afdelingsbestyrelsesgodkendelse - af de 8 boliger i fællesskab. Endvidere har de 8 boliger i fællesskab besluttet, at der årligt udføres vandprøver ligeledes uden en afdelingsbestyrelsesgodkendelse. Afdelingsbestyrelsen understregede, at såfremt denne vandprøve skal betales af afdelingen, skal dette godkendes af afdelingsbestyrelsen Afdeling Nordre Munkegårds regnskab for 2017 blev godkendt. c. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. 3

4 Ad 6 Budget 2019 Orientering om administrationsbidraget for 2019 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2019 udgør kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2019 på efterårsmødet. Ad 7 Almindelig råderet - afskrivningsperiode for køkkener i Boligorganisationen Munkegård I Almenbo er det tidligere besluttet, at køkkener, som opføres efter den individuelle råderet, afskrives over max. 15 år. Samtidig afskrives køkkener, som er opført efter den kollektive råderet, over 20 år. Det er svært at forsvare, at man på den kollektive råderet kan afskrive et køkken over 20 år og kun afskrive et tilsvarende køkken over 15 år på den individuelle råderet. Boligorganisationen Munkegårds godkendelse af, at alle nyopførte køkkener fremover afskrives over 20 år, udbedes. Boligorganisationen Munkegård godkendte, at alle nyopførte køkkener afskrives over 20 år. Ad 8 Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne Administrationen ønsker Munkegårds godkendelse af, at der kan arbejdes videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen, så der på baggrund af konkrete analyser kan indhentes tilbud på opgaven. Før tilbud indhentes, skal et samarbejde med de enkelte afdelingsbestyrelser igangsættes, så man i fællesskab kan vurdere de enkelte afdelingers nuværende rengøringsudgifter og sætte disse op imod nye behov og ønsker. Bestyrelsen og repræsentantskabet fandt ideen god og forventer, at såfremt ideen gennemføres, vil det medføre et kvalitetsløft i forhold til rengøringsopgaverne. Munkegårds repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen i afdelingerne. b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo Almenbos bestyrelse ønsker, at den enkelte boligorganisation giver tilsagn til, at administrationen kan arbejde videre med at finde effektiviseringstiltag i administrationen og herunder planlægge en temaaften, hvor boligorganisationerne mødes og får fremlagt et gennemarbejdet forslag for en effektivisering af Almenbo med fokus på en styrkelse af beboerdemokratiet på afdelingsniveau. Administrationen oplyste endvidere, at de mange ekstra nye arbejdsopgaver f.eks. digitalisering, vurdering af ressourcer, analyser, benchmark og egenkontrol kan betyde ansættelse af yderligere personale med relevante kompetencer i forhold til udarbejdelse af føromtalte opgaver. 4

5 Almenbos bestyrelse har derfor drøftet muligheden for en anden administrationsform, herunder fusion. Munkegårds repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en fusion af de stiftende boligorganisationer. Ad 9 Renoveringsarbejder a. Status gavlisolering, indgangspartier Beboerne har modtaget et skema, hvor fejl og mangler skal noteres og afleveres til entreprenør. Beboerne vil efterfølgende modtage en tilbagemelding, evt. i form af en varsling af tidspunkt for udbedring af fejl og mangler. Det blev nævnt, at der er en fugtskade på skorstensgavlen og at der derfor bør udarbejdes fugtrapport. Ad 10 Valg af medlemmer til Ejerforeningens bestyrelse Per Kloster Andersen blev genvalgt som medlem for en etårig periode. Bjarne Busgaard blev valgt som medlem for en etårig periode. John Hædersdal blev valgt som suppleant for en etårig periode. Der blev spurgt, om valg til Ejerforeningen kan præciseres i organisationsbestyrelsens forretningsorden. Der er ikke udarbejdet forretningsorden for organisationsbestyrelsen, men administration vil udarbejde retningslinjer for valg til ejerforeningen til fremlæggelse på næste møde i efteråret Offentligt tilgængeligt materiale vedrørende Ejerforeningen lægges på Almenbos hjemmeside. Ad 11 Bestyrelsens beslutning om boligrammeaftale med Gentofte Kommune På mødet med Gentofte Kommune den 9. april 2018 oplyste Gentofte Kommune, at de primært har behov for små boliger til anvisning til borgerne. Bestyrelsen mente, at såfremt Gentofte Kommune ønsker yderligere boliger, ud over de i den eksisterende anvisningsaftale aftalte boliger, vil ansøgere på ventelisten blive sprunget over i forhold til de borgere, som Gentofte Kommune vil anvise til de to boliger, som er på spil. Bestyrelsen stemte om boligrammeaftalen med 4 stemmer mod og 1 stemme for aftalen. Aftalen blev forkastet.. Ad 12 Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Inge Rasmussen) Inge Rasmussen blev genvalgt. 5

6 b. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Valgkort blev udleveret til formand Per Kloster Andersen. Ad 13 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag til mødet. Ad 14 Styringsdialogmødet 2017 a. Referat var medsendt materiale til mødet. b. Orientering om valg til repræsentantskabet Gentofte Kommune har gjort administrationen opmærksom på, at man ikke kan repræsentere afdelingen, når man er valgt ind i organisationsbestyrelsen. Det vil sige, at et organisationsbestyrelsesmedlem ikke kan stille op som kandidat til repræsentantskabsmedlem ved afdelingsmødet. Repræsentanter valgt af afdelingsmødet skal udgøre flertallet af medlemmer i repræsentantskabet, jf. lov om almene boliger m.v., 11, stk. 1. Det blev besluttet, at der på afdelingsmødet i september 2018 skal stilles forslag om, hvorvidt afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet. Ad 15 Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt som revisor. Ad 16 Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingen Formanden oplyste, at renoveringen af afdelingens selskabslokaler var afsluttet og der holdes reception søndag den 29. april Afdelingsbestyrelsen er meget tilfredse med de nye flotte lokaler og glæder sig til at vise dem frem for beboerne. Etablering af skråparkering mellem blok A og B påbegyndes den 1. juni Derefter etableres der én skråparkering mellem de øvrige blokke årligt. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. d. Fra administrationen Ejendomsfunktionær Bjarne Høyer har opsagt sin stilling og der søges i første omgang en sommermedhjælper. Ad 17 Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag den 9. oktober 2018 Næste møde blev fastsat til tirsdag den 9. oktober

7 Ad 18 Eventuelt Der blev spurgt, hvordan arbejdskapitalen kan øges. Administrationen svarede, at overskud overføres til arbejdskapitalen, ligesom det er muligt at henlægge til arbejdskapitalen. Det blev oplyst, at der er problemer med ventilationsanlægget i kælderen under Munketorvet. Administrationen undersøger, hvor langt syns- og skønssagen er. Mødet sluttede kl Referat digitalt underskrevet af Formand og dirigent Per Kloster Andersen Referent Lene Terpe 7