Er der efter udløbet af opstillingsfristen kun opstillet en kandidat, betragtes den opstillede kandidat som valgt ved fredsvalg.

Transkript

1 Bekendtgørelse om valg af investorrepræsentant til bestyrelsen i Syd Fund Management A/S. I henhold til lov om finansiel virksomhed 98 har investorer i foreninger m.v., der er administreret hos Syd Fund Management A/S, mulighed for at vælge ét medlem af bestyrelsen i Syd Fund Management A/S. Valget af investorrepræsentant sker i henhold til Valgregulativ for valg af investorrepræsentant i Syd Fund Management A/S. Krav til kandidaternes valgbarhed, oplysningskrav i forbindelse med opstilling af kandidatur m.v. fremgår af valgregulativet samt opstillingsformularen. Indstilling af kandidat Der opfordres hermed til at indsende eventuelle forslag til kandidater til posten som investorrepræsentant i Syd Fund Management A/S. For at opstille en kandidat skal der gives en række oplysninger om stilleren og kandidaten i en opstillingsformular med henblik på, at investorerne kan vurdere kandidaternes forudsætninger for at bestride hvervet som investorrepræsentant. Krav til kandidater m.v. fremgår af valgregulativet se nedenfor. Kandidatforslag kan indsendes på mail-adressen si@sydinvest.dk eller pr. brev til Syd Fund Management A/S, Peberlyk 4, 6200 Aabenraa. Forslag til kandidater til posten som investorrepræsentant kan indsendes fra den 5. januar 2018 og skal være modtaget hos Syd Fund Management A/S senest den 29. januar 2018 kl Enhver stemmeberettiget investor kan opstille en kandidat til valget af investorrepræsentant. Investor kan ikke opstille sig selv som kandidat, og hver investor kan kun opstille én kandidat. Krav til investorrepræsentant Kandidater skal opfylde visse krav bl.a. kravet om fyldestgørende erfaring for at udøve bestyrelseshvervet, samt at de ikke tidligere er straffede og ikke har været under konkursbehandling, betalingsstandsning mv. Kandidater skal i den forbindelse vurderes af Finanstilsynet i forhold til egnethed og hæderlighed (Fit & proper). Kandidater må ikke i kraft af deres stilling eller øvrige hverv have interesser, der kan være i konflikt med selskabets interesser. Gennemførelse af valget Er der efter udløbet af opstillingsfristen kun opstillet en kandidat, betragtes den opstillede kandidat som valgt ved fredsvalg. Er der opstillet mere end en kandidat, skal der gennemføres afstemning om valg af investorrepræsentant. Efter udløbet af fristen for opstilling af kandidater og før valghandlingsperioden, meddeler Syd Fund Management A/S på om der skal gennemføres afstemning om valg af investorrepræsentant. C:\Users\t205781\AppData\Local\Temp\notes256C9A\ Opfordring opstilling kandidater til valg investorrepræsentant SFM.docx

2 Valghandlingsperiode Valget afvikles elektronisk i henhold til valgregulativet i valghandlingsperioden, der løber fra den 9. februar 2018 kl til den 17. februar 2018 kl Stemmeafgivelse sker i henhold til valgregulativet og kan alene ske i denne periode. Nærmere information om, hvordan stemmer afgives, offentliggøres forud for valghandlingsperioden på Stemmeret ved valg af investorrepræsentanten tilkommer enhver, der er navnenoteret investor i UCITS og kapitalforeninger som administreres af Syd Fund Management A/S den 1. februar 2018 kl ( Skæringsdatoen ). Der henvises til valgregulativet for yderligere informationer omkring valg af investorrepræsentant og selve processen for opstilling af kandidater m.v. samt hjemmesiden Bilag: Valgregulativ for valg af investorrepræsentant i Syd Fund Management A/S Opstillingsformular til kandidat. C:\Users\t205781\AppData\Local\Temp\notes256C9A\ Opfordring opstilling kandidater til valg investorrepræsentant SFM.docx

3 Valgregulativ for Valg af investorrepræsentant i Syd Fund ManagementA/S December 2017

4 Valgregulativ for valg af investorrepræsentant i Syd Fund Management A/S. Dette valgregulativ er vedtaget den 1. december 2017 af bestyrelsen i Syd Fund Management A/S i henhold til Syd Fund ManagementA/S s vedtægter. Valgregulativet erstatter valgregulativ af 22. august Lovgrundlag Det følger af lov om finansiel virksomhed 98, at investorerne i de investeringsforeninger, andre UCITS og kapitalforeninger, der administreres af Syd Fund Management A/S, har ret til at vælge ét medlem af bestyrelsen (en investorrepræsentant) i Syd Fund ManagementA/S. 2 Stemmeret og antallet stemmer Investorerne i de danske UCITS investeringsforeninger, SIKAV er og værdipapirfonde og kapitalforeninger, der administreres af Syd Fund Management A/S, kan vælge en investorrepræsentant til bestyrelsen i Syd Fund Management A/S. Ved valg af investorrepræsentanten stemmer hver investor i forhold til dennes relative andel af den samlede formue, som Syd Fund Management A/S administrerer for UCITS og kapitalforeninger, idet der afrundes til nærmeste hele antal danske kroner. Afrunding sker efter de almindelige afrundingsregler. Stemmeret ved valg af investorrepræsentanten tilkommer enhver, der er navnenoteret investor i UCITS og kapitalforeninger administreret af Syd Fund Management A/S på en af bestyrelsen forud fastlagt dato ( Skæringsdatoen ). Antallet af stemmer opgøres for hver investor på grundlag af den indre værdi af navnenoterede andele i UCITS og kapitalforeninger administreret af Syd Fund Management A/S på Skæringsdatoen. En investor skal stemme samlet med sine andele. Hvis andele ejes af flere investorer i sameje, kan stemmeretten kun udøves i fællesskab. De stemmeberettigede investorer kan lade sig repræsentere ved fuldmægtig. Bestyrelsen i Syd Fund Management A/S fastsætter de nærmere formkrav for afgivelse af fuldmagt. 3 Valgperiode En investorrepræsentant vælges for en periode på 2 år ad gangen. 4 Offentliggørelse af valgudskrivelse og anmeldelse af kandidatforslag Inden udgangen af marts i det år, hvor der skal være valg af investorrepræsentant, indrykker Syd Fund Management A/S på sin hjemmeside, bekendtgørelse om det 1 af 5

5 forestående valg. Bestyrelsen kan beslutte at bekendtgøre valget på andre elektroniske eller fysiske medier. Meddelelsen skal indeholde - en opfordring til at indsende eventuelle kandidatforslag, der skal være modtaget hos Syd Fund Management A/S inden udløbet af en af Syd Fund Management A/S fastsat opstillingsfrist på mindst 3 uger fra bekendtgørelsen af valget. - oplysning om, hvordan valget afvikles med angivelse valghandlingsperiode og relevante frister for afgivelse af stemme. - oplysning om, at investor kan læse nærmere om processen for opstilling af kandidater på Syd Fund Management A/S s hjemmeside, herunder eventuelle form- og oplysningskrav. 5 Valgbarhed og opstilling af kandidater Kandidater skal være myndige personer og skal opfylde lovgivningens betingelser om egnethed og hæderlighed for medlemmer af en finansiel virksomheds. Enhver stemmeberettiget investor kan opstille en kandidat til valget af investorrepræsentant. Hver investor kan kun opstille én kandidat. Hvis en formue ejes af flere investorer i sameje, skal disse ejere være stillere i forening. Investor- og forbrugerorganisationer, f.eks. Dansk Aktionærforening og Forbrugerrådet, har adgang til hver især at opstille en kandidat til valget. De UCITS og kapitalforeninger selskabet administrere har også ret til hver især at opstille en kandidat til valget. Genvalg kan finde sted. Ved opstilling af en kandidat skal stilleren eller stillerne fremsende følgende til Syd Fund ManagementA/S senest fem dage før valghandlingens påbegyndelse: - Oplysninger om, hvem der opstiller kandidaten (stilleren eller stillerne) - Kandidatens fulde navn, alder, adresse, telefonnummer og eventuelt -adresse - Erklæring fra kandidaten om, at denne er villig til at opstille og modtage valg som investorrepræsentant - Kandidatens CV samt en kort beskrivelse af kandidaten inklusive uddannelsesmæssig baggrund og eventuelle relevante tidligere og nuværende ledelseshverv Bestyrelsen i Syd Fund Management A/S kan betragte opstillingen som ugyldig, hvis ikke det fuldstændige materiale om en kandidat er modtaget inden den fastsatte opstillingsfrist. Såfremt der ikke inden udløbet af opstillingsfristen opstilles kandidater, bortfalder valget. Bestyrelsen i Syd Fund Management A/S vil i denne situation være uden investorrepræsentant i den kommende valgperiode. Nyt valg af investorrepræsentant afholdes i forbindelse med udløbet af den valgperiode, for hvilken der ikke er valgt en investorrepræsentant. 2 af 5

6 6 Gennemførelse af valget Er der efter udløbet af opstillingsfristen kun opstillet en kandidat, betragtes den opstillede kandidat som valgt ved fredsvalg. Er der opstillet mere end en kandidat, skal der gennemføres afstemning om valg af investorrepræsentant. Efter udløbet af fristen for opstilling af kandidater, meddeler Syd Fund Management A/S, om der skal gennemføres afstemning om valg af investorrepræsentant. Valg af investorrepræsentant kan efter bestyrelsens nærmere beslutning gennemføres helt eller delvist via elektronisk afstemning eller på skriftligt grundlag. Afstemningen gennemføres over en valghandlingsperiode, der fastsættes nærmere af bestyrelsen i Syd Fund Management A/S. Valghandlingsperioden skal mindst være på 7 dage, og påbegyndes senest to uger efter udløbet af fristen for opstilling af kandidater. Syd Fund Management A/S drager omsorg for, at oplysning om hvilke kandidater, der er opstillet til valg af investorrepræsentant, er tilgængelig for investorerne gennem hele valghandlingsperioden. Kandidaterne oplistes efter navn i alfabetisk orden med oplysning om navn, alder, uddannelsesmæssige baggrund, nuværende beskæftigelse samt eventuelle andre ledelsesmæssige hverv. Endvidere oplyses det, hvem der har opstillet kandidaten til valget. Der kan ikke afgives stemme på andre kandidater end de opstillede. Ved valget afgives stemme enten fysisk ved at udfylde en fortrykt stemmeformular, der indsendes i original og underskrevet stand til Syd Fund Management A/S, eller elektronisk på et af bestyrelsen nærmere angivet elektronisk medie efter bestyrelsens nærmere retningslinjer. Stemmeformular udarbejdes af Syd Fund Management A/S, og kan hentes via Syd Fund Management A/S s hjemmeside. Stemmeformularer kan hentes i perioden fra datoen for bekendtgørelsen om valg af investorrepræsentant og frem til valghandlingsperiodens afslutning. Eventuel tvivl vedrørende gyldigheden af stemmeformularen afgøres af valglederen. Skulle to kandidater opnå samme antal stemmer, foretages lodtrækning af valglederen, under overværelse af selskabets generalforsamlingsvalgte eksterne revisor. Valget afgøres ved almindelig stemmeflerhed. Den kandidat, der har opnået det antal stemmer, der repræsenterer den største andel af den samlede formue i de UCITS og kapitalforeninger, der er administreret af Syd Fund Management A/S, er valgt. Har ingen af de opstillede kandidater opnået nogen stemmer, er ingen af kandidaterne valgt til bestyrelsen i Syd Fund Management A/S. Bestyrelsen i Syd Fund Management A/S vil i denne situation være uden investorrepræsentant i den kommende valgperiode. Nyt valg af investorrepræsentant afholdes i forbindelse med udløbet af den valgperiode, for hvilken der ikke er valgt en investorrepræsentant. Der vælges ikke suppleant. 3 af 5

7 Valgresultatet offentliggøres senest 14 dage efter valgperiodens afslutning på selskabets hjemmeside, Valgresultatet meddeles endvidere direkte til den kandidat, der har opnået valg til Syd Fund Management A/S bestyrelse. 7 Valgledelse Til varetagelse af den praktiske gennemførelse af valget kan bestyrelsen vælge en ekstern udbyder af system for gennemførelse af elektronisk valg af investorrepræsentant. Til at forestå den overordnede ledelse af valget udpeger bestyrelsen en valgleder. Valglederen kan være en ansat i Syd Fund Management A/S. Valglederen skal påse, at meddelelse om og gennemførelse af valget sker i overensstemmelse med bestemmelserne i dette valgregulativ. Valglederen skal i et protokollat erklære sig om valgets lovlighed og forløb. Dette protokollat skal tiltrædes af selskabets revisor. Valglederen afgør alle tvivlsspørgsmål i forbindelse med valghandlingen. 8 Øvrige bestemmelser Den valgte investorrepræsentant indtræder i Syd Fund Management A/S bestyrelse på det konstituerende bestyrelsesmøde, der afholdes efter den førstkommende ordinære generalforsamling efter valget. Investorrepræsentanten har samme rettigheder, ansvar og pligter, herunder tavshedspligt, som øvrige bestyrelsesmedlemmer i selskabet. Investorrepræsentanten skal efter valget godkendes af Finanstilsynet som værende egnet og hæderlig (fit & proper). Såfremt kandidaten ikke kan opnå Finanstilsynets godkendelse, kan denne ikke indtræde i bestyrelsen i Syd Fund Management A/S. Den kandidat, der fik næstflest stemmer vurderes herefter af Finanstilsynet og indtræder i selskabets bestyrelse, hvis betingelserne opfyldes. Kan ingen af de opstillede kandidater godkendes af Finanstilsynet er bestyrelsen i Syd Fund Management A/S i denne situation uden investorrepræsentant i den kommende valgperiode. Nyt valg af investorrepræsentant afholdes i forbindelse med udløbet af den valgperiode, for hvilken der ikke er valgt en investorrepræsentant. Såfremt den valgte investorrepræsentant udtræder af bestyrelsen i utide, vil Bestyrelsen i Syd Fund Management A/S i denne situation være uden investorrepræsentant i den resterende valgperiode. Nyt valg af investorrepræsentant afholdes i forbindelse med udløbet af den valgperiode, for hvilken der ikke er valgt en investorrepræsentant. Bestyrelsens og direktionens meddelelser i henhold til dette valgregulativ kan, med mindre andet er udtrykkeligt angivet, gives via Syd Fund Management A/S s hjemmeside og/eller via en ekstern udbyder af system for gennemførelse af elektronisk valg af investorrepræsentant. Aabenraa den 1. december2017 Fastlagt af bestyrelsen i Syd Fund Management A/S: 4 af 5

8 Michael Andersen, formand Walter Borge Nielsen, næstformand Steffen Ussing Hans Lindum Møller Niels Therkelsen, investorrepræsentant Dette dokument er tiltrådt med digital signatur, hvilket fremgår af sidste side i dokumentet. Siden med digital signatur har intet sidenummer. 5 af 5

9 Valg af investorrepræsentant til Syd Fund Management A/S skematisk oversigt af udvalgte dele af forløbet Opfordring til indstilling af kandidater Mindst 3 ugers Opstillingsfrist Oplyses, om der skal være valg Højst 2 uger. Minds 7 dages valghandling Højst 14 dage. Valgresultat oplyses Investorrepr. i SFM s bestyrelse Fit-and-properansøgning behandles hos Finanstilsynet 1 af 1

10 Dette dokument er underskrevet af nedenstående parter, der med deres underskrift har bekræftet dokumentets indhold samt alle datoer i dokumentet. This document is signed by the following parties with their signatures confirming the documents content and all dates in the document. Michael Andersen Som Bestyrelsesformand På vegne af Sydbank A/S PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 15:00:53 Underskrevet med NemID Walter Borge Nielsen Som Næstformand På vegne af Syd Fund Management RID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 09:32:54 Underskrevet med NemID Steffen Ussing Hans Lindum Møller Som Bestyrelsesmedlem PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 15:12:55 Underskrevet med NemID Niels Therkelsen Som Bestyrelsesmedlem PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 13:25:52 Underskrevet med NemID Som Bestyrelsesmedlem PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 14:17:04 Underskrevet med NemID This document is signed with esignatur. Embedded in the document is the original agreement document and a signed data object for each signatory. The signed data object contains a mathematical hash value calculated from the original agreement document, which secures that the signatures is related to precisely this document only. Prove for the originality and validity of signatures can always be lifted as legal evidence. The document is locked for changes and all cryptographic signature certificates are embedded in this PDF.The signatures therefore comply with all public recommendations and laws for digital signatures.with esignatur's solution, it is ensured that all European laws are respected in relation to sensitive information and valid digital signatures. If you would like more information about digital documents signed with esignatur, please visit our website at

11 Denne formular sendes til: Syd Fund Management A/S Peberlyk Aabenraa via mail: si@sydinvest.dk Opstilling af kandidat til valg af investorrepræsentant til bestyrelsen i Syd Fund Management A/S Hvis ikke samtlige felter er udfyldt korrekt, kan opstillingen af kandidaten være ugyldig. Information om stiller Til brug for dokumentation af retten til at opstille en kandidat skal nedenstående oplysninger angives. Det skal bemærkes, at en investor ikke kan opstille sig selv som kandidat. Navn: Gade: Postnr.: By: Tlf. nr.: I hvilken egenskab opstilles nedenstående kandidat? Som (sæt kryds): Investor i de UCITS og kapitalforeninger, der administreres af Syd Fund Management A/S Investororganisation, angiv hvilken: Forbrugerorganisation, angiv hvilken: Underskrift - stiller Undertegnede bekræfter med sin underskrift: - at have ret til at opstille nedenstående kandidat til valg i Investorforum og - at de afgivne oplysninger i denne formular er korrekte, og at der gives samtykke til, at oplysningerne kan videregives og offentliggøres (for eksempel på relevante hjemmesider og stemmesedler) i forbindelse med afholdelse af valg af investorrepræsentant. Underskrift: Dato: Information om kandidat Til brug for valg af investorrepræsentant skal nedenstående informationer gives om kandidaten. Informationerne vil blandt andet fremgå på stemmeformularen. Navn: Fødselsdato: Uddannelsesmæssige baggrund:

12 Denne formular sendes til: Syd Fund Management A/S Peberlyk Aabenraa via mail: si@sydinvest.dk Nuværende beskæftigelse: Evt. andre ledelsesmæssig hverv: Gade: Postnr.: By: Underskrift kandidat Med sin underskrift - accepterer undertegnede kandidaturet til hvervet som investorrepræsentant i bestyrelsen for Syd Fund Management A/S og bekræfter samtidig - at de afgivne oplysninger i dette dokument er korrekte, og at der gives samtykke til, at oplysningerne kan videregives og offentliggøres (for eksempel på relevante hjemmesider og stemmesedler) i forbindelse med afholdelse af valg af investorrepræsentant, - at være myndig og - at opfylde kravene til at blive valgt ind og besidde hvervet som investorrepræsentant i henhold til Finanstilsynets vurdering af egnethed og hæderlighed (fit & proper). Underskrift: Dato: Denne formular skal fremsendes i en lukket kuvert mærket "Valg af investorrepræsentant" eller pr. mail på si@sydinvest.dk og være Syd Fund Management A/S, Peberlyk 4, 6200 Aabenraa i hænde senest den 29. januar 2018, kl