OPS om etablering og teknisk drift af Vandhuset i Vordingborg

Transkript

1 OPS om etablering og teknisk drift af Vandhuset i Vordingborg Udbudsvilkår for deltagelse i konkurrencepræget dialog om OPS-aftale vedrørende Vandhuset på Panteren i Vordingborg 18. NOVEMBER 2015

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Det endelige udbudsmateriale Bestillers forhold Den juridiske person Kontaktperson Bestillers organisation i tilbudsfasen Bestillerrådgivere Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver Tidsplan for tilbudsfasen Spørgsmål til udbudsmaterialet Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave Nærmere om Tilbudsfasen Aflevering af tilbud Tildeling af kontrakt Aktindsigt Vedståelsesfrist Ejendomsret Fortrolighed Vederlag Tilbuddets indhold og omfang Sprog og tilbudspriser Tildeling/tilbudsvurdering Bedømmelse af tilbud Underkriterier Pris Funktionalitet og arkitektur Drift og vedligeholdelse samt services Underskrivelse af kontrakt Side 2

3 1. Indledning I forlængelse af de afholdte dialogmøder opfordrer Vordingborg Kommune hermed de prækvalificerede dialogdeltager (herefter tilbudsgiver) til at afgive tilbud på den udbudte opgave. Vordingborg Kommune har udbudt kontrakt om OPS- vedrørende etablering og teknisk drift af Vandhuset efter udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 30. juni 2015 i EU-tidende/TED Databasen med reference 2015/S Formålet med disse tilbudsbetingelser er at tilvejebringe et fyldestgørende grundlag til at afgive endeligt tilbud på. Tilbuddet skal således afgives på grundlag af nærværende betingelser. 2. Det endelige udbudsmateriale Det endelige udbudsmateriale består udover prækvalifikationsmaterialet af nærværende betingelser samt OPS-kontrakten med tilhørende bilag. Det endelige udbudsmateriale udsendes den 19. november og består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Bilag 1, Tekniske krav og forudsætninger med bilag Appendiks 1- Krav til tilbudsmodel Appendiks 2- Tilbudsark Appendiks 3 - Udbudsvilkår de udbudsjuridiske forhold til brug for afgivelse af tilbud. OPS-kontrakt Bilag 2 - Tilbuddet Ved kontraktens underskrift Bilag 3 - Betalingsmekanisme Bilag 4 - Forretningsorden for samarbejde Side 3

4 Bilag 5 - Trepartsaftale Bilag 6-12 Ved kontraktens underskrift 3. Bestillers forhold 3.1 Den juridiske person Bestiller under dette udbud er: Vordingborg Kommune Valdemarsgade 43, Postboks Vordingborg Bestiller er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Bestiller. 3.2 Kontaktperson Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Bestiller udpegede kontaktperson, der er: Vibeke Jessen mail: VIJE@cowi.dk Henvendelser skal ske skriftligt via Bygge Web. Opstår der uoverensstemmelser mellem Bestillers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 3.3 Bestillers organisation i tilbudsfasen Vordingborg Kommune har dannet en projektorganisation, der sikrer rettidig inddragelse af alle relevante kompetencer i Vordingborg Kommune. Vordingborg Kommune har ligeledes rådgivere til at bistå kommunen i forbindelse med gennemførelsen af udbudsprocessen, jf. nedenfor pkt Side 4

5 3.3.1 Bestillerrådgivere Bestillerrådgiverne assisterer Bestiller ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbudsprocessen. Bestillerrådgiverne er COWI, E&Y og R&L. 4. Tilbudsgivers forhold 4.1 Tilbudsgiver Følgende tilbudsgivere er efter den forudgående dialogfase opfordret til at afgive tilbud: Tilbudsgiver A: Gribskov Gruppen A/S Tilbudsgiver B: Raunstrup Entreprise A/S Tilbudsgiver C: Entreprenør Morten C. Henriksen A/S 5. Tidsplan for tilbudsfasen Nedenstående skema sammenfatter Vordingborg Kommunes forventninger til tidsplanen for den fremtidige tilbudsproces. Aktivitet Tidspunkt Frist for tilbudsafgivelse, jf. art 38, stk. 1 (konkret vurdering) 20. januar 2016 Evalueringen med forbehold for kommunalbestyrelsens godkendelse 4. februar 2016 Kommunalbestyrelsen godkender tilbudsgivers bud 25. februar 2016 Underretning efter håndhævelsesloven sendes, hvorefter der følger 10 dages stand-still-periode 26. februar 2016 Kontraktindgåelse og underskrift 9. marts 2016 Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt tilbudsgiver. Side 5

6 6. Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver har mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet til kontaktpersonen i pkt. 3 via Bygge Web. Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Svar på spørgsmålene vil ske via Byggeweb. 7. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave Vordingborg Kommune skal anmode om, at der afgives tilbud, inden for de rammer, der fremgår af de vedlagte bilag. Tilbuddet skal baseres på de i udbudsbetingelserne angivne forudsætninger. 8. Nærmere om Tilbudsfasen 8.1 Aflevering af tilbud Vordingborg Kommune skal have modtaget tilbuddet senest den [udfyldes efter dialogfasen] Tilbuddet skal afleveres på Bygge Web samt skriftligt i 6 eksemplarer i papirudgaver (hard copy), samt i en elektronisk udgave på usb. Desuden skal der afleveres et sæt plancher i A0 format, der beskriver projektets hovedidé. Papirudgaven har i givet fald forrang i forhold til den digitale udgave. Den digitale udgave skal indeholde den samme struktur som papirudgaven. Tilbuddet skal afleveres til følgende adresse: COWI A/S (DK) Att. Birgitte Heeris Parallelvej Kongens Lyngby Danmark Side 6

7 8.2 Tildeling af kontrakt Tildeling af kontrakten henhører under Vordingborg Kommunes bedømmelsesudvalg dog betinget af Kommunalbestyrelsens godkendelse. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før OPS-kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter. 8.3 Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Vordingborg Kommune er således forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der gøres opmærksom på, at det er Vordingborg Kommune bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger mv. der kan gives aktindsigt i. Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbuddet markere hvilke dele af tilbuddet, der indeholder fortrolige oplysning og som ønskes undtaget en evt. anmodning om aktindsigt. 8.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 120 dage fra fristen for aflevering af endeligt tilbud. 8.5 Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale med bilag - og de heri indeholdte informationer - er Vordingborg Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end ved denne udbudsforretning uden Vordingborg Kommunes forudgående skriftlige samtykke. Det afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. Side 7

8 8.6 Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtede til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til enhver oplysning om Vordingborg Kommune, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes som værende fortrolig. 8.7 Vederlag Tilbudsgiveren vil for sine omkostninger i forbindelse med dialogfasen og tilbudsafgivelsen, under forudsætning af, at der afleveres et konditionsmæssigt og gennemarbejdet tilbud, modtage et vederlag på kr ekskl. moms. Det gælder dog ikke for vinderen, der ikke modtager vederlag, såfremt der indgås aftale. 9. Tilbuddets indhold og omfang Tilbudsgiver opfordres herved til at afgive endeligt tilbud, der evalueres af Vordingborg Kommune ved angivelse af de i pkt. 10 fastsatte tildelingskriterier. 9.1 Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK). 10. Tildeling/tilbudsvurdering 10.1 Bedømmelse af tilbud Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og evalueringen vil ske på baggrund af de nedenfor i pkt anførte underkriterier Underkriterier OPS-kontrakten vil derfor blive vurderet under afvejning af, om tilbuddet, ud fra en samlet anvendelse af de nedenfor anførte underkriterier, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved afgørelsen af, om der skal indgås OPS-kontrakt med, vil Vordingborg Kommune lægge vægt på følgende underkriterier: Side 8

9 Underkriterier, jf. art 40, stk. 1 vægt Pris 40 Funktionalitet og arkitektur 20 Drift og vedligeholdelse Pris Der vil blive lagt vægt på, om tilbuddet lever op til de af Vordingborg Kommune angivne rammer for Anlægssum, og på den løbende enhedsbetaling. Anlægssummen for Vandhuset og mellembygningen Panterhjertet kan maksimalt udgøre 68 mio. kr., idet denne anlægssum skal indeholde flest mulige funktioner som beskrevet i udbudsbetingelserne pkt Et tilbud med en anlægssum over 68 mio. kr. vil være ukonditionsmæssigt. Under dette kriterium vægtes alene prisen. I forhold til vægtning af, hvor mange kan funktioner, der indgår i anlægssum-men henvises til udbudsbetingelserne pkt Drift og vedligeholdelse. Se nærmere under punkt i udbudsbetingelser Funktionalitet og arkitektur Der vil blive lagt vægt på, hvorvidt løsningsforslaget imødekommer Vordingborg Kommunes visioner og funktionskrav. Se nærmere under punkt i udbudsbetingelserne Drift og vedligeholdelse samt services Der bliver lagt vægt på, hvorledes tilbudsgiver tilrettelægger og gennemfører en drift og vedligeholdelse, der i mindst muligt omfang skaber gener for brugerne. Der vil ligeledes blive lagt vægt på, hvor mange af de kan funktioner, der er nævnt under pkt. 8.3, der indgår i tilbudsgivers tilbud. Se nærmere under punkt i udbudsbetingelserne. Side 9

10 11. Underskrivelse af kontrakt OPS-leverandøren er i henhold til OPS-kontrakten forpligtet til at tegne forsikringer i både Anlægs- og Driftsfasen og til at stille garantier. Tilbudsgiver skal forud for indgåelse af OPS-kontrakten dokumentere, at de i OPS-kontraktens forsikringer er eller vil blive tegnet, og at garantierne vil blive stillet. 12. Udbudsretligt forbehold Hvis der bliver indgivet klage til Klagenævnet for Udbud eller indbragt sag for domstolene med påstand om annullation af tildelingsbeslutningen eller tilsvarende, er Vordingborg Kommune berettiget til ikke at indgå aftale med den valgte leverandør, før sagen er endelig afgjort. Ligeledes er Vordingborg Kommune berettiget til at bringe en indgået aftale til ophør, hvis tildelingsbeslutningen annulleres, eller Bestiller i øvrigt har været uberettiget til at indgå kontrakt med OPS-leverandøren. Side 10