Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune

Transkript

1 Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt Indledning Formål Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Ansvar for regulativet Den overordnede økonomiske styring Generelt Bevillingsmyndighed og bevillingsniveau Det økonomiske og faglige ledelsestilsyn Budgettet Generelt Budgetlægning Bevillings- og budgetkontrol Budgetoverførsel Bevillingssager - tillægsbevillinger Regnskabsføring og betalingsformidling Generelt Bogføringsproces og bogføringsgrundlag Betalingsformidling Arkivering og genfinding Intern kontrol - ledelsestilsyn Regnskabsaflæggelse Generelt Kommunens årsregnskab Anlægsregnskaber Finansiel styring Generelt Statusbalancens konti Debitorpleje, afskrivninger m.v It-fagsystemer til udbetaling og opkrævning Generelt Andre områder Generelt Forsikringsforhold Køb af varer og tjenesteydelser IT-sikkerhedspolitik... 8 BILAGSOVERSIGT:

3 1. Generelt 1.1 Indledning Byrådet fastsætter i henhold til styrelsesloven de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ med tilhørende bilag vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet sendes til den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Lovgrundlaget for nærværende regulativ er: Lov om kommunernes styrelse Vejen Kommunes styrelsesvedtægt Ministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Ministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner" Regulativet udøves inden for de under byrådet hørende regnskabsområder, herunder de eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktioner varetages af kommunen. 1.2 Formål Formålet med regulativet er at fastlægge regler for hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange og værktøjer til styring af kommunens økonomi til præcisering af budget- og ledelsesansvar til sikring af en korrekt og effektiv administration, hvor der er etableret et tilstrækkeligt internt tilsyn / kontrol med udgangspunkt i vurdering af risiko og væsentlighed til sikring af et tilstrækkeligt grundlag for økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold, jf. kravene i styrelseslov og -vedtægt. 1.3 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regulativet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle mht. økonomistyring. Regulativet angiver således de overordnede rammer for forhold vedrørende kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Hertil kommer en række bilag der uddyber rammerne og beskriver hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Bilagene knytter sig til de respektive afsnit i regulativet. 1.4 Ansvar for regulativet Dette regulativ skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Ændringer i regulativet skal altid forelægges Økonomiudvalget og Byrådet til godkendelse, dog kan redaktionelle ændringer og konsekvensrettelser godkendes af direktionen. Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for, at ændringer til regulativet formidles i organisationen. De respektive afdelingschefer er ansvarlige for regulativets overholdelse inden for eget ansvarsområde og skal tage initiativ til ændring af regulativ og forretningsgange, hvis der er behov for det. 3

4 Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før ændringerne sættes i kraft. Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regulativet alene godkendes af Regnskabschefen. Forretningsgange og instrukser ud over de i regulativet nævnte bilag, udarbejdes af de budgetansvarlige. 2. Den overordnede økonomiske styring 2.1 Generelt Det er direktionens ansvar at sikre, at der udarbejdes mål, strategier og handlingsplaner for kommunen, at der foretages resultatopfølgning, samt at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne. I de efterfølgende afsnit beskrives de væsentligste af kommunens styringsprincipper. 2.2 Bevillingsmyndighed og bevillingsniveau Bevillingsmyndigheden er hos byrådet. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før byrådet har meddelt den fornødne bevilling. Dog kan foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift om fornødent iværksættes uden byrådets forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt. De nærmere bestemmelser om fastsættelse af bevillingsniveau fremgår af bilag Det økonomiske og faglige ledelsestilsyn Den stigende decentralisering af opgaveløsning og digitalisering af regnskabsføringen medfører et øget behov for et centralt og decentralt økonomisk og fagligt ledelsestilsyn. Direktionen har det overordnede ansvar for det økonomiske og faglige ledelsestilsyn i kommunen. Økonomiudvalget fastsætter hvem der er budget- og bevillingsansvarlige samt retningslinier for anvisning, attestation og for delegation af økonomisk og budgetmæssigt ansvar (Bilag 2). Afdelingscheferne har pligt til at sikre sig, at der i praksis udføres og dokumenteres et økonomisk og fagligt ledelsestilsyn. 3 Budgettet 3.1 Generelt Budgettet udarbejdes i en form, der opfylder Ministeriets krav. Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en organisatorisk enhed, hvor lederen har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og føre tilsyn med anvendelsen heraf. 3.2 Budgetlægning Den centrale økonomifunktion udarbejder retningslinier og tidsplan for den årlige budgetlægning, som godkendes af Økonomiudvalget. Den centrale økonomifunktion påser, at udvalgene og afdelingerne overholder retningslinier og tidsplan, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed. 4

5 3.3 Bevillings- og budgetkontrol De nærmere bestemmelser for bevillings- og budgetkontrol fastsættes af Økonomiudvalget og fremgår af bilag Budgetoverførsel Drifts- og rådighedsbeløb til anlæg er ét-årige. Byrådet fastsætter regler for eventuelle overførsler mellem budgetår. 3.5 Bevillingssager - tillægsbevillinger I tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder angiver udvalget kompenserende besparelser eller merindtægter på andre områder inden for udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller nødvendige foretager udvalget gennem økonomiudvalget indstilling til byrådet om en tillægsbevilling. Alle tillægsbevillinger skal, inden forelæggelse for fagudvalget og Økonomiudvalget, fremsendes til udtalelse i den centrale økonomifunktion. Enhver ansøgning om tillægsbevilling skal angive, hvorledes finansieringen skal finde sted. De nærmere regler for behandling af tillægsbevillinger findes i bilag Regnskabsføring og betalingsformidling 4.1 Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik med særlig fokus på at efterleve bestemmelserne herom i Ministeriets regelsæt for Budget- og regnskabssystem i kommuner. Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. 4.2 Bogføringsproces og bogføringsgrundlag Et hovedprincip er, at bogføringen skal finde sted decentralt, det vil sige i den institution eller afdeling, der har truffet den disposition, der medfører bogføringen. De budgetansvarlige godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag, idet den centrale økonomifunktion forestår selve oprettelsen i de relevante systemer. Kommunens regnskaber føres på grundlag af et originalt og kontrolleret regnskabsgrundlag. Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag. Dokumentationen for bilagshåndtering og godkendelse skal være en del af arbejdsprocessen. Det påhviler de enkelte budgetansvarlige at udarbejde forretningsgange til sikring af fuldstændig og korrekt regnskabsføring af væsentlige indtægter. Retningslinier og detaljerede instrukser findes i bilag Betalingsformidling Borgmesteren fastsætter hvilke personer, der er berettiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter, samt hvilke personer der i forening er berettiget til at underskrive ved 5

6 hævninger på kommunens konti. Den centrale økonomifunktion vedligeholder en oversigt over fuldmagtsforholdene. Kommunen foretager ikke kontante udbetalinger, alle betalinger foregår ved automatisk bankoverførsel eller lignende. Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstlig brug anskaffe betalingskort. Reglerne for brug af oprettelse og brug af betalingskort findes i bilag 5. Det påhviler den centrale økonomifunktion at foretage notering og godkendelse af alle transporter i leverandørs tilgodehavende ved kommunen. Der kan oprettes decentrale bankkonti, hvis der er hensyn der taler herfor. Oprettelse af en decentral bankkonto skal godkendes af Regnskabschefen, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau. Alternativt kan der oprettes personligt forskud til afholdelse af udlæg. Regnskabschefen kan beslutte at nedlægge de decentrale bankkonti. 4.4 Arkivering og genfinding Hovedparten af regnskabsmaterialet skal modtages og opbevares i elektronisk form. Der er opbygget løsninger for materiale der ikke forefindes elektronisk. Regler for arkivering og kassation findes i bilag Intern kontrol - ledelsestilsyn Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og internt tilsyn skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Ledelsestilsynet skal derfor løbende have et tilstrækkeligt kendskab og indseende med områdets basale forretningsgange. Der skal være tilrettelagt sikre og synlige forretningsgange, som forebygger misbrug. Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Regler for interne kontroller og dokumentation af udført ledelsestilsyn findes i bilag Regnskabsaflæggelse 5.1 Generelt Ministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Kommunen fastlægger regnskabspraksis inden for rammerne heraf, og udarbejder et årsregnskab. Den centrale økonomifunktion udarbejder de nærmere retningslinier for aflæggelse af årsregnskab, anlægsregnskaber m.v. inklusive tidsplanen herfor. (Bilag 7). Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for, at alle afdelinger, og decentrale institutioner overholder retningslinjerne. 5.2 Kommunens årsregnskab Kommunen aflægger som minimum regnskabet i henhold til de af Ministeriet til enhver tid gældende bestemmelser. 5.3 Anlægsregnskaber Anlægsregnskaber aflægges normalt som en del af årsregnskabet. Hvis anlægsudgiften er over 2 mio. kr. aflægges et særskilt anlægsregnskab som en integreret del af årsregnskabet. 6

7 6. Finansiel styring 6.1 Generelt Byrådet fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder den centrale styring af anbringelse af midler, låneoptagelse, anvendelse af finansielle instrumenter samt indgåelse af leje- og leasingaftaler. For nærmere regler herom henvises til Vejen Kommunes økonomiske politik og finansielle politik. 6.2 Statusbalancens konti Afstemning af statusbalancens konti, herunder mellemregningskonti er af afgørende betydning for kommunens samlede økonomiske overblik. De enkelte afdelingschefer er ansvarlige for, at samtlige statusbalancens konti inden for eget område regelmæssigt afstemmes. Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for at vejlede afdelingerne i forbindelse med afstemning af kommunens mellemregnings- og øvrige statuskonti. Den centrale økonomifunktion kan stille krav til kvalitet af afstemninger og minimumskrav til afstemningshyppighed. (Se bilag 7) I forbindelse med regnskabsafslutningen skal den centrale økonomifunktion sikre, at samtlige statusbalancens konti er afstemte, forinden regnskabet afsluttes. 6.3 Debitorpleje, afskrivninger m.v. Borgerservicechefen er ansvarlig for kommunens debitorpleje. Kommunens fordringer registreres elektronisk, og så vidt muligt i ét system. Betalingskontrol og rykning skal foretages tidligst muligt efter betalingsfristens udløb. Afskrivninger vedrørende det sociale område skal ske under henvisning til gældende lovgivning på området. Afskrivninger vedrørende det brugerbetalte forsyningsområde skal altid påvirke det finansielle mellemregningsforhold mellem kommunen og den berørte forsyningsvirksomhed. Sager vedrørende afskrivning af fejludbetalinger til kommunens ansatte forelægges for borgmesteren til godkendelse. 7. It-fagsystemer til udbetaling og opkrævning 7.1 Generelt Mange af kommunens fagsystemer håndterer udbetalinger og opkrævninger over for borgere og leverer bogføringsposter til regnskabet. Det gælder eksempelvis fagsystemer til administration af løn, sociale ydelser m.m. Afdelingscheferne er ansvarlige for, at der for hvert af sådanne systemer udpeges en ledende medarbejder som systemansvarlig. Den systemansvarlige har over for afdelingschefen ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, dvs. tilrettelæggelse af arbejdet omkring systemerne, kvalitetssikring og kvalitetskontrol. Se i øvrigt bilag 6 om krav til ledelsestilsynet i forhold til it-fagsystemer med overførsel af data til kommunens økonomisystem. 7

8 Hovedreglen er at der betales til Nemkonto. Hvis dette undtagelsesvis ikke sker, skal der foreligge dokumentation. 8. Andre områder 8.1 Generelt Generelt skal kommunen sikre at egne dokumenter og aktiver såvel som værdier modtaget som sikkerhedsstillelse fra andre registreres og opbevares forsvarligt. Tilsvarende gælder registrering af kommunens aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Regler for registrering/sikring af aktiver mv. fremgår af bilag 8. Regler for opbevaring og registrering af midler der administreres for klienter samt midler og værdier tilhørende beboere på institutioner mv. fremgår af bilag Forsikringsforhold Byrådet fastlægger kommunens forsikringspolitik. 8.3 Køb af varer og tjenesteydelser Byrådet fastsætter kommunens indkøbspolitik og udbudspolitik. 8.4 IT-sikkerhedspolitik Byrådet fastlægger kommunens IT-sikkerhedspolitik. 8

9 BILAGSOVERSIGT: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Fastsættelse af bevillingsniveau Retningslinier for bevillings- og budgetansvar, anvisning, attestation og for delegation af økonomisk og budgetmæssigt ansvar Retningslinier for håndtering af bevillings- og budgetkontrol, budgetoverførsel og (tillægs)bevillingssager Bogføring og betalingsformidling Betalingskort Ledelsestilsyn Regnskabsaflæggelse Registrering og sikring af aktiver Regler for opbevaringer af midler og værdier der administreres for andre OVERSIGT over andre relevante politikker m.v. Økonomisk politik Finansiel politik Forsikringspolitik Indkøbspolitik Udbudspolitik It-sikkerhedspolitik 9