Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. 1. Arbejdsmiljøstatistik og sygefraværsstatistik Ø&B. 2. Forslag til ny mødestruktur. 3. Godkendelse af dagsorden

Transkript

1 Dagsorden Anna Haurdahl Dato: 17. november 2017 Side 1/2 Mødedato: 23. november 2017, kl. 09:00 10:30 Mødested: Trøjborgvej 82-84, bygning 1918, lokale 135 Mødeemne: LAMU Økonomi og Bygninger Deltagere: Afbud: Niels Jørgen Rasmussen, Esther S. T. Henriksen, Linda Udengaard, Anja Munch Larsen, Berit Kornbæk Boisen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Anna Haurdahl LSU medlemmerne deltager under punkt 1 og 2 (kl ) Charlotte Lyngholm 1. Arbejdsmiljøstatistik og sygefraværsstatistik Ø&B Drøftelse af arbejdsmiljøstatistikker Q samt særlige opmærksomhedspunkter og sygefraværsstatstik for Ø&B 3. kvartal 2017./. Sagsfremstilling Q /. Bilag 1 Arbejdsmiljøstatistik Q /. Bilag 2 Sygefravær Q /. Sygefraværsstatistik Ø&B 3. kvartal Forslag til ny mødestruktur./. Sagsfremstilling forslag til ny mødestruktur 3. Godkendelse af dagsorden 4. Opfølgning på referat fra LAMU den 31. august 2017./. Referat fra den 31. august Fysisk APV ifm. flytning til Trøjborg Orientering ved Linda/AMG 6. Valg til AMG og LAMU 2018 I første kvartal 2018 afholdes der valg til arbejdsmiljøorganisationen på Aarhus Universitet. Medarbejderne skal vælge arbejdsmiljørepræsentanter til arbejdsmiljøgrupper og arbejdsmiljøudvalg../. Tidsplan valg til arbejdsmiljøorganisationen 7. God omgangstone Normer for det daglige arbejdsliv - der tages en initial drøftelse af emnet, som vil blive taget op på et fælles møde med LSU primo Nyt om arbejdsmiljø oktober 2017 God omgangstone Handlingsplan for psykisk APV, ØB, sept God omgangstone (s. 8) 8. Nyt fra AMG./. Referat fra AMG møde den 20. september 2017 Staben AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: Fax: adm@au.dk Web:

2 Dagsorden Anna Haurdahl Dato: 17. november 2017 Side 2/2 9. Kort status på arbejdsskader v/linda På baggrund af tidligere drøftelse af Notat vedr. proces ifm. arbejdsulykker, som er lagt på hjemmesiden, drøfter LAMU kendskabet til dette samt, hvordan det evt. kan udbredes. Se Notat her 10. Emner til næste AAMU-møde den 7. december Eventuelt

3 Punkt 1 Dato: 15. november 2017 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: [Dato] Møde: Møde i [Navn] Punktejer: [Fulde navn] Gæst: [Fulde navn] Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) Emne Arbejdsmiljøstatistik for Q Resumé Arbejdsmiljøstatistikken for Aarhus Universitet Q indeholder data om anvendelse af sygefravær, arbejdsulykker og om psykologisk rådgivning. Indstilling Det indstilles, at arbejdsmiljøudvalgene på fakulteter og institutter anvender arbejdsmiljøstatistikken som grundlag for den forebyggende arbejdsmiljøindsats. Herunder, man arbejder på at nedbringe antallet af arbejdsulykker, sygefraværsdage og samt reducere årsagerne til, at medarbejdere på Aarhus Universitet har brug for psykologisk rådgivning Sagsfremstilling Arbejdsmiljøstatistikken for Q er videngrundlag for den forebyggende og opfølgende indsats i arbejdsmiljø- og samarbejdsudvalg. Arbejdsmiljøstatistikken indeholder arbejdsmiljønøgletal for sygefravær, arbejdsulykker og om psykologisk rådgivning. Arbejdsmiljøstatistikken indgår som minimum i dagsordenen på et HSU- og et HAMU-møde i hvert kalenderår. Efter lokal aftale distribueres statistikken til den lokale ledelse samt samarbejds- og arbejdsmiljømiljøorganisationen på udvalgsniveau. Statistikkerne giver et overblik over udviklingen i forbruget af psykologisk rådgivning, antallet af arbejdsulykker og sygefraværsniveauet. På aggregeret niveau giver statistikken et billede af tilstanden af dele af arbejdsmiljøet, men det lokale kendskab til det daglige og nære arbejdsmiljø er vigtigt for at analysere udviklingen og hermed danne grundlag for forebyggende tiltag. Kommunikation Udvalg på fakultets- og institutniveau har ansvaret for, at formidle arbejdsmiljøstatistikken til alle relevante fora inden for eget område. Sagsbehandler Udviklingskonsulent Martin Keis Kristensen, AU HR Involvering Ledelse, arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg i overensstemmelse med lokale aftaler. Bilag Bilag 1: FAMU FSU Arbejdsmiljøstatistik Q Bilag 2: Q Sygefravær AU

4 Punkt 1 ARBEJDSMILJØSTATISTIK Q1 Q SYGEFRAVÆR - ARBEJDSULYKKER - PSYKOLOGISK RÅDGIVNING AU AARHUS UNIVERSITET AU HR OKTOBER 2017

5 1. SYGEFRAVÆR - Kommentarer og Begrebsforklaringer Kommentarer til data Det gennemsnitlige sygefravær i Q1-Q er på 4,4 dage. På tværs af fakulteter og internt på fakulteter er der forskelle i det registrerede fravær. Fraværet på institutniveau kan ses i bilaget med sygefraværsstatistikken. I forhold til eventuelle sammenligninger imellem og internt på fakulteter og i Enhedsadministrationen skal der tages højde for; forskelle i registreringspraksis, mellem forskellige medarbejdergrupper forskelle i arbejdsfunktioner og I HR-IT systemet AUHRA er det muligt at trække mere detaljerede statistikker, hvor sygefraværet kan filtreres fx i forhold til enheder og fraværslængde. HR i administrationscentre, sekretariater og fraværsregistratorerne har bl.a. adgang til AUHRA. Læs mere om AUHRA på Antal ansatte (Headcount) Dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte herunder månedslønnede ph.d. er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk, ansættelsesbrøk mv. Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder. Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. På grund af efterregistreringer, kan der være uoverensstemmelse mellem årsopgørelsen og summen af de fire kvartaler. Datagrundlaget Antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder er baseret på oplysninger fra AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær. Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige på de fire fakulteter og i Enhedsadministrationen. Sygedage Omfatter fraværstyperne: Sygdom (evt. med 56 refusion) Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade Delvis syg; nedsat tid eller opgavefritagelse Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget. Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %). Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Har en ansat skiftet institut, VD-område mv. i et kvartal, er fraværet medregnet i begge enheder. I ÅRSTAL vedrørte dette højest 100 dage på hele AU. Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel fx fleksjobbere er medtaget. AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

6 1. Sygefravær Sygefravær fordelt på hovedområder og kvartaler 2017 Hovedområde Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr. ansat fraregnet langtidsfravær Antal Q1 Q2 Q3 Q4 Total Q1 Q2 Q3 Q4 Total ansatte Arts 971 2,3 1,8 1,5 0 5,6 1,3 0,7 0,7 0 2,4 Health ,9 0,6 0,7 0 2,2 0,6 0,3 0,3 0 1,2 Aarhus BSS 918 1,3 1,2 1,4 0 3,9 0,7 0,4 0,5 0 1,6 Science and ,4 1 1,1 0 3,5 1 0,7 0,6 0 2,2 Technology Øvrige * 43 2,3 1, ,8 1,1 0, ,1 Enhedsadministrationen ,3 2,4 2,4 0 8,1 2,3 1,4 1,2 0 4,7 Total AU ,8 1,3 1,3 0 4,4 1,2 0,7 0,7 0 2,4 Kommentarer til fraværsdata ARTS og Enhedsadministrationen har flest sygedage pr ansat i Dette gælder både det totale fravær og fravær fraregnet langtidsfravær Forklaring af fraværstyper Langtidsfravær er fravær med en varighed af mere end 21 sammenhængende arbejdsdage. På års- og kvartalsniveau afgrænses de sammenhængende dage i fraværsperioden forskelligt. Årsvist: På årsbasis opgøres sammenhængende fravær over 21 dage som langtidsfravær. Eksempelvis en fraværsperiode på 30 dage på tværs af første og andet kvartal. Kvartalsvist: En sammenhængende fraværsperiode på tværs af kvartaler betragtes som forskellige fraværsperioder i de enkelte kvartaler. Er der fraværsperioder med en varighed af mere end 21 sammenhængende arbejdsdage i et enkelt eller begge kvartaler, opgøres de(n) pågældende fraværsperiode(r) som langtidsfravær. Såfremt der i et enkelt eller begge af disse kvartaler ikke er fraværsperioder af mere end 21 dages fravær, opgøres de(n) pågældende fraværsperiode(r) ikke som langtidsfravær. Eksempelvis kan en fraværsperiode på 30 dage fordele sig med 25 dage i første kvartal og fem dage i andet kvartal. I første kvartal vil de 25 dage blive opgjort som langtidsfravær, mens de fem dage i andet kvartal ikke vil blive opgjort som langtidsfravær. 'Sygedage uden langtidsfravær' på årsbasis kan være mindre end fraværet i de enkelte kvartaler, idet summen af langtidsfraværet årsvis er større end når, der afgrænses kvartalsvist. Eksempelvis 30 dage på årsbasis mod henholdsvis 25 og 5 dage i to kvartaler, hvoraf kun de 25 er opgjort som langtidsfravær i det ene kvartal. * Øvrige omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS) og DANDRITE. AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

7 2. ARBEJDSULYKKER 2017 Introduktion til arbejdsulykkesstatistik for ansatte ved Aarhus Universitet og for fakulteter og Enhedsadministrationen Nærværende arbejdsulykkesstatistik viser Udviklingen i antallet af ulykker i perioden fordelt på nominelle tal og frekvenstal. Udviklingen i antallet af ulykker i perioden anmeldepligtige og registrerede ulykker. Ulykker fordelt på 1. til 3. kvartal i 2017 Ulykker fordelt på årsager og fravær 1. til 3. kvartal i 2017 Udvikling I 1. til 3. kvartal i 2017 er der anmeldt og registreret 70 arbejdsulykker Der sker en stigning i antallet af arbejdsulykker fra 2015 (90) til 2016 (106), både når udviklingen opgøres i nominelle tal og i frekvenser. Fra 90/1,04 i 2015 til 106/1,22 i I 2017 er der anmeldt flest ulykker i 3. kvartal (28). I Tabellerne Ulykkesårsager og fraværsperioder fordelt på enheder vises årsagerne til ulykkerne fordelt på enheder. Her er kategorierne fald, løfte/bære og dyr de hyppigste årsager til arbejdsulykker. Hvad er en arbejdsulykke? En arbejdsulykke er en fysisk eller psykisk skade, som sker efter en hændelse eller påvirkning i forbindelse med arbejdets udførelse. Hændelsen eller påvirkningen skal være pludselig eller højst vare 5 dage. Hvad skal anmeldes til Arbejdstilsynet? Er der sket en arbejdsulykke på din arbejdsplads har arbejdsgiveren pligt til at anmelde ulykken til Arbejdstilsynet via AU HR. Læs mere her. AU HR sørger for den korrekte registrering og foretager den formelle anmeldelse Arbejdstilsynet. Alle ulykker, som medfører mere end én dags fravær bliver anmeldt til Arbejdstilsynet af AU HR. Hvad er en registrering? De registrerede arbejdsulykker er hændelser, hvor der er sket personskade i forbindelse med arbejdets udførelse, men hvor der 1) ikke har været sygedage ud over tilskadekomstdagen og 2) ikke har været udgifter forbundet med arbejdsulykken. AU HR registrerer skaden men anmelder ikke til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Skaden kan dog tages op i tilfælde af efterfølgende gener eller udgifter forbundet til skaden. Ifølge lovgivningen vil muligheden for at få ulykken anmeldt som en arbejdsskade udløbe 1 år efter tilskadekomstdagen. Læs mere arbejdsulykker på Arbejdstilsynets temaside AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

8 2. ARBEJDSULYKKER 2017 Registrerede % Anmeldte % Registrerede % Arbejdsulykker Arbejdsulykker 2015 ARTS BSS HE ST Enhedsadm. AU Fordeling imellem anmeldte og registrerede ulykker Anmeldte % Total % Arbejdsulykker 2016 ARTS BSS HE ST Enhedsadm. AU Total % Arbejdsulykker 2017 (Q1-Q3) ARTS BSS HE ST Enhedsadm. AU Anmeldte % Registrerede % Total % Kommentarer til fraværsdata I tabellen til venstre ses data for arbejdsulykker over de sidste tre år. For Q1-Q er der en overvægt af registrerede ulykker i forhold til anmeldte ulykker. Dette kunne indikere, at ulykkerne har en mindre alvorlig karakter i AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

9 2. ARBEJDSULYKKER total af anmeldte og registrede ulykker ARTS BSS HE ST Enhedsadm. Q Q Q Q total AU Kommentar til ulykkesdata Anmeldte arbejdsulykker fordelt på anmeldte og registrerede arbejdsulykker viser, at HE og ST nominelt har flest ulykker. Med flest anmeldte for HE i første kvartal og flest for ST i sidste kvartal. AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

10 2. ULYKKESÅRSAGER OG FRAVÆRSPERIODER FORDELT PÅ ENHEDER - ALLE ULYKKER Q ARTS årsager og fraværsperioder Q Årsag Fravær fordelt på intervaller perioder Fald Sum Ingen ulykker i Q BSS årsager og fraværsperioder Q Årsag Fravær fordelt på intervaller dage Sum Fald 1 HE årsager og fraværsperioder Q HE 2017 årsager Total Dyr 4 4 Fald 3 3 Håndværktøj 3 3 Løfte/bære 3 3 Skarp/spids/grov/ru genstand Transportmiddel 2 2 Andet 1 1 Gas/damp 1 1 Maskine 1 1 Skub/træk 1 1 Ukoordineret/utilsigtet bevægelse 1 1 Fraværsperioder total ST årsager og fraværsperioder Q ST 2017 årsager Total Løfte/bære Fald Dyr Andet 3 3 Brud på materialer Håndværktøj Vridning/drejning Elektrisk strøm 1 1 Flydende stoffer 1 1 Maskine 1 1 Stødt på 1 1 Træde forkert/forvride/glide 1 1 Fraværsperioder total AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

11 2. ULYKKESÅRSAGER OG FRAVÆRSPERIODER FORDELT PÅ ENHEDER - ALLE ULYKKER Q Enhedsadministrationen årsager og fraværsperioder Q EA 2017 årsager Total Fald Andet Elektrisk strøm 1 1 Faldende genstand 1 1 Gribning 1 1 Løfte/bære 1 1 Sætte fra sig/bøje sig 1 1 Ukoordineret/utilsigtet bevægelse 1 1 Fraværsperioder total AU årsager og fraværsperioder Q AU årsager Total Fald Løfte/bære Dyr Andet Håndværktøj Brud på materialer Elektrisk strøm Maskine Skarp/spids/grov/ru genstand Transportmiddel Ukoordineret/utilsigtet bevægelse Vridning/drejning Faldende genstand Flydende stoffer Gas/damp Gribning Skub/træk Stødt på Sætte fra sig/bøje sig Træde forkert/forvride/glide Fraværsperioder total AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

12 3. PSYKOLOGISK RÅDGIVNING Rådgivningsforløb Arts BSS HE ST Enheds administrationen Øvrige* AU total Q Q Q Q total Q Q Q Q total Q Q Q Q total Kommentarer I Q er der igangsat 52 rådgivningsforløb. I forhold til Q er det en reduktion på 3 forløb. Generelt ses en stigning ift. samme kvartal i 2016 og De 52 forløb omfattede både anonyme og visiterede rådgivningsforløb. Et lavt forbrug af psykologisk rådgivning vil næsten pr. definition være et succeskriterie, da brugen af ordningen er et udtryk for, at der er forhold, der har krævet psykologisk rådgivning. En tidlig henvendelse om psykologisk rådgivning, hvor problemer håndteres i opløbet, vil imidlertid oftest være forbundet med mindre gener og eventuelt fravær, end hvis problemerne ikke håndteres og eskalerer, eller hvis problemerne først håndteres på et senere tidspunkt. Det lokale kendskab til den visiterede del af ordningen omkring psykologisk rådgivning, hvor lederen informeres om, hvorfor ordningen benyttes, kan kaste yderligere lys over udviklingen i rådgivningsforløb og årsagerne til behovet for rådgivning. * Øvrige omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

13 3. PSYKOLOGISK RÅDGIVNING Rådgivningsområder Tal % Tal % Tal % Funktionsproblemer 21 10% 30 17% 26 16% (fx faglige problemstillinger) Karriere og jobusikkerhed % Afskedigelse 5 2% 8 5% 1 1% Samarbejdsproblemer 19 9% 24 13% 23 14% Voldsomme hændelser 21 10% 7 5% 16 10% Stress/udbrændthed % 93 52% 78 48% Angst/Depression 3 1% 9 5% 3 2% Misbrug 1 0% 1 1% 0 0% Relationsproblemer 2 1% 5 3% 2 1% Helbredsproblemer 1 0% 3 2% 2 1% Andet % AU Total % % % Kommentarer Det hyppigste rådgivningsområde er fortsat Stress/udbrændthed, som udgør 48% af henvendelserne i de tre første kvartaler i Rådgivningsområdet Samarbejdsproblemer og Funktionsproblemer har haft en stigning fra 2015 til 2016; både kvartalsvis og for de samlede år. AU AARHUS UNIVERSITET NOVEMBER

14 FORDELING AF RÅDGIVNINGSFORLØB 2017 Arts Q1 Q2 Q3 Q4 Total CUDIM Institut for Kultur og Samfund Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse Institut for Kommunikation og Kultur Øvrige Total Aarhus BSS Q1 Q2 Q3 Q4 Total Center for Undervisning og Læring Institut for Forretningsudvikling og Teknologi Institut for Statskundskab Institut for Virksomhedsledelse Institut for Økonomi Juridisk Institut Psykologisk Institut Øvrige Total Science and Technology Q1 Q2 Q3 Q4 Total Center for Bioinformatik (BiRC) Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet Institut for Agroøkologi Institut for Bioscience Aarhus Institut for Bioscience R, K, S Institut for Datalogi Institut for Fysik og Astronomi Institut for Fødevarer Institut for Geoscience Institut for Husdyrvidenskab Institut for Ingeniørvidenskab Institut for Kemi Institut for Matematik Institut for Miljøvidenskab Institut for Molekylærbiologi og Genetik Interdisciplinary Nanoscience Center (inano) Øvrige Total Øvrige Q1 Q2 Q3 Q4 Total AIAS Health Q1 Q2 Q3 Q4 Total Institut for Biomedicin Institut for Folkesundhed Institut for Klinisk Medicin Institut for Odontologi og Oral Sundhed Institut for Retsmedicin Øvrige Total Enhedsadministrationen Q1 Q2 Q3 Q4 Total Administrationscenter Arts Administrationscenter Aarhus BSS Administrationscenter HE Administrationscenter ST AU HR AU IT AU Uddannelse AU Økonomi og Bygninger Forskning og Eksterne relationer Universitetsledelsens Stab Total Enheder med under 20 medarbejdere på fakulteterne er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige. AU AARHUS UNIVERSITET 11

15 Punkt 1 AU Sygefravær Datagrundlag Datagrundlaget antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder er baseret på oplysninger fra AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær. Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien 'Øvrige' på de fire fakulteter og i Enhedsadministrationen. Datagrundlaget genberegnes for hver statistik. Hermed kan fraværstallene i tidligere statistiker være forskellige fra den nyeste statistik. Såfremt en enhed får en ny organisatorisk tilknytning, er fraværet i forudgående perioder medregnet for den nye organisatoriske enhed. Et eksempel kan være, at et institut lukkes og medarbejdernes ansættelsesforhold fortsætter på et andet institut. Fraværet fra det tidligere institut vil herved fremgå for det nye institut. Såfremt to institutter fusionerer, vil det nye institut vise fraværet for forudgående perioder, selvom at det nye institut ikke fandtes i tidligere perioder. Såfremt en medarbejder skifter fra et institut til et andet institut, vil medarbejderes eventuelle fravær fremgå af fraværet for den enhed, hvor medarbejderen var ansat på fraværstidspunktet. Antal ansatte Antal ansatte (Headcount) dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte (identifikation ved CPR nummer) herunder månedslønnede ph.d. er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk, ansættelsesbrøk mv. Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder. Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. Udregningsmetoden af antal ansatte gør, at der ikke vil være overensstemmelse mellem gennemsnittet af de fire kvartaler og det antal ansatte, der anvendes til at udregne det gennemsnitlige fravær pr. ansat. Sygedage Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget. Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %). Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Har en ansat skiftet institut, VD område mv. i et kvartal, er fraværet medregnet i begge enheder. I 2015 vedrørte dette højest 100 dage på hele AU. Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel fx fleksjobbere er medtaget. 1

16 Sygedage uden langtidsfravær Langtidsfravær er defineret som fravær med en varighed af mere end 21 sammenhængende arbejdsdage. På års og kvartalsniveau afgrænses de sammenhængende dage i fraværsperioden imidlertid forskelligt. Årsvist: På årsbasis opgøres sammenhængende fravær over 21 dage som langtidsfravær. Eksempelvis en fraværsperiode på 30 dage på tværs af første og andet kvartal. Kvartalsvist: En sammenhængende fraværsperiode på tværs af kvartaler betragtes som forskellige fraværsperioder i de enkelte kvartaler. Er der fraværsperioder med en varighed af mere end 21 sammenhængende arbejdsdage i et enkelt eller begge kvartaler, opgøres de(n) pågældende fraværsperiode(r) som langtidsfravær. Såfremt der i et enkelt eller begge af disse kvartaler ikke er fraværsperioder af mere end 21 dages fravær, opgøres de(n) pågældende fraværsperiode(r) ikke som langtidsfravær. Eksempelvis kan en fraværsperiode på 30 dage fordele sig med 25 dage i første kvartal og fem dage i andet kvartal. I første kvartal vil de 25 dage blive opgjort som langtidsfravær, mens de fem dage i andet kvartal ikke vil blive opgjort som langtidsfravær. 'Sygedage uden langtidsfravær' på årsbasis kan hermed være mindre end fraværet i de enkelte kvartaler, idet summen af langtidsfraværet på årsvis er større end når, der afgrænses kvartalsvist. Eksempelvis 30 dage på årsbasis mod Kontakt Statistikken er udarbejdet af AU HR Rolf Brink og Jacob Søndergaard Jensen Ved spørgsmål, kommentarer eller ønsker kontakt venligst: Jacob Søndergaard Jensen, jacobsj@au.dk, Rolf Brink, ro.brink.@au.dk, Læs mere om AU's retningslinjer for fravær på 2

17 Aarhus Universitet Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr ansat uden langtidsfravær Hovedområde Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q4 Arts ,8 5,5 2,3 1,8 1,5 0 3,3 2,4 1,3 0,7 0,7 0 Health ,6 2,2 0,9 0,6 0,7 0 1,7 1,2 0,6 0,3 0,3 0 Aarhus BSS ,2 3,9 1,3 1,2 1, ,6 0,7 0,4 0,5 0 Science and Technology ,7 3,6 1,4 1 1,1 0 2,9 2,2 1 0,7 0,6 0 Øvrige ,3 4,9 2,3 1, ,3 2,1 1,1 0,5 1 0 Enhedsadministrationen ,1 8,1 3,3 2,4 2,4 0 6,6 4,7 2,3 1,4 1,2 0 Totaler /gennemsnit ,9 4,4 1,8 1,3 1,3 0 3,3 2,4 1,2 0,7 0,7 0 Arts Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr ansat uden langtidsfravær Enhed Institut/VD Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q DPU Danmarks inst. f Pæd. & Udd ,5 5,4 2,4 1,8 1,3 0 3,7 3 1,4 0,9 0, Inst. f. Kommunikation og Kultur ,7 6,6 2,9 2 1,7 0 2,8 2,2 1,5 0,6 0, Inst. f. Kultur og Samfund ,9 4,4 1,7 1,5 1,3 0 3,4 2,2 1,2 0,6 0, Underv.udv. og Dig.Medier, Cent. f ,9 7,3 1,7 2,6 2,9 0 2,5 2,6 1,7 0,6 0, Øvrige ,9 2,6 1,8 0, ,9 2,6 1,8 0,8 0 0 Totaler /gennemsnit ,8 5,5 2,3 1,8 1,5 0 3,3 2,4 1,3 0,7 0,7 0 Health Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr ansat uden langtidsfravær Enhed Institut/VD Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Biomedicin, Inst. f ,5 4,4 1,8 1,1 1,5 0 3,2 2,1 1 0,5 0, Folkesundhed, Inst. f ,5 1,7 1 0,3 0,4 0 1,2 1 0,6 0,2 0, Klinisk Medicin, Inst f ,6 0,7 0,3 0,2 0,2 0 0,9 0,5 0,3 0,1 0, Odont. og Oral Sundhed, Inst. f ,8 5,3 2 1,6 1,5 0 3,2 2,4 1,1 0,7 0, Postgraduate kliniske lektorater (PKL) ,7 0, Retsmedicin, Institut for ,2 3,7 1,7 0, ,2 3,7 1,7 0, Øvrige ,7 3 1,3 1 0,7 0 1,8 1,9 0,8 1 0,7 0 Totaler /gennemsnit ,6 2,2 0,9 0,6 0,7 0 1,7 1,2 0,6 0,3 0,3 0 Aarhus BSS Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr ansat uden langtidsfravær Enhed Institut/VD Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Center for Undervisning og Læring ,8 6, ,5 0 5,2 5, , Institut for Forretningsudvikling ,9 6 2,3 1, ,6 0,8 1 0,2 0, Juridisk Institut ,1 5,8 1,9 1,9 2, ,3 0,6 0,2 0, Psykologisk Institut ,7 6,5 2 2,1 2,4 0 2,9 2,6 1,1 0, Statskundskab, Inst. f ,2 4 1,2 1,5 1,2 0 2,3 1,4 0,5 0,6 0, Virksomhedsledelse, Inst. f ,2 2,4 1 0,6 0,8 0 1,6 1,5 0,7 0,3 0, Økonomi, Inst. f ,8 2 0,7 0,5 0,7 0 1,4 1,2 0,5 0,4 0, Øvrige ,5 1,3 2,1 0,7 0,2 0 2,8 1,3 2,1 0,7 0,2 0 Totaler /gennemsnit ,2 3,9 1,3 1,2 1, ,6 0,7 0,4 0,5 0 Science and Technology Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr ansat uden langtidsfravær Enhed Institut/VD Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Agroøkologi, Institut for ,1 3,8 1,7 1, ,7 2,5 1 1,1 0, Bioscience, Institut for ,5 6,1 2,3 1, ,1 1,6 1 0, Datalogi, Institut for ,2 0,4 0,2 0,1 0,1 0 1,1 0,4 0,2 0,1 0, Dekanat, ST ,8 1 0,1 0,3 0, ,1 0,3 0, Fysik og Astronomi, Inst. f ,4 1,9 1 0,4 0,2 0 1,4 0,8 0,4 0,1 0, Geoscience, Institut for ,5 3 0,9 0,4 1, ,2 0,6 0,1 0, Husdyrvidenskab, Institut for ,1 8,1 2,8 2,4 2,9 0 5,2 5,3 1,9 2,4 1, Ingeniørhøjskolen AU ,5 2,7 0,9 0,9 0,9 0 2,2 1,5 0,6 0,5 0, Ingeniørvidenskab, Institut for ,7 0,5 0,5 0, ,3 0,5 0,5 0, Institut for Fødevarer ,9 3,8 1,6 0,9 1,4 0 4,7 2,7 1 0,9 0, Interdisciplinær Nanotek., Cent.f ,5 1,1 0,5 0,3 0,3 0 1,1 0,9 0,5 0,2 0, Kemi, Institut for ,6 2,5 1,2 0,7 0,6 0 2,8 1,5 0,7 0,4 0, Matematik, Institut for ,2 2,2 0,5 1,1 0,7 0 1,2 1,4 0,5 0,3 0, Miljøvidenskab, Inst. f ,3 6,6 2,9 1,9 1,9 0 4,7 5,1 1,8 1,9 1, Molekylærbiologi og Genetik, Inst ,6 1,8 0,8 0,5 0,5 0 1,7 1,1 0,7 0,3 0, Science Museerne ,2 5,2 3,3 1,5 0,3 0 6,3 3,7 3,3 0,6 0, Øvrige ,8 4,8 1,1 1,2 2,6 0 5,8 3,4 1,1 0,6 1,6 0 Totaler /gennemsnit ,7 3,6 1,4 1 1,1 0 2,9 2,2 1 0,7 0,6 0 Øvrige Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr ansat uden langtidsfravær Enhed Institut/VD Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Advanced Studies,Aarhus Inst. of ,6 6,2 2,9 2 1,3 0 1,6 2,6 1,3 0,6 1, Øvrige Totaler /gennemsnit ,3 4,9 2,3 1, ,3 2,1 1,1 0,5 1 0 Enhedsadministrationen Sygefraværsstatistik 2017 Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Antal sygedage pr ansat uden langtidsfravær Enhed Institut/VD Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Q1 Q2 Q3 Q Administrationscenter Arts ,1 9,9 4,1 2,6 3,2 0 8,7 5,3 2,8 1,7 1, Administrationscenter BSS ,6 9 3,7 2,5 2,6 0 5,5 4,4 2,3 1,3 1, Administrationscenter Health ,6 3,8 2,5 3,2 0 6,4 3, Administrationscenter ST ,5 8,5 3,6 2,8 2,1 0 7,7 5 2,6 1,5 1, AU Forskning og Eks. Relationer ,6 6,7 2,7 2,3 1,7 0 5,5 4,2 1,7 1,4 1, AU HR ,2 4,3 1,5 0,8 1,8 0 4, ,8 1, AU IT ,4 2,3 1,6 1, ,2 1,8 1,3 1, AU Uddannelse ,4 6,9 2,8 1,8 2,2 0 5,8 4,9 2,1 1,6 1, AU Økonomi og Bygninger ,6 8,9 3,5 2,9 2,5 0 7,4 6,2 3,1 1,7 1, Universitetsledelsens Stab ,7 5,2 1,5 1,9 1,8 0 4,6 4,3 1,5 1,9 0, Øvrige , , Totaler /gennemsnit ,1 8,1 3,3 2,4 2,4 0 6,6 4,7 2,3 1,4 1,2 0

18 Punkt 1 Notat Anna Haurdahl Dato: 15. november 2017 Side 1/4 Modtager(e): LAMU Økonomi og Bygninger Sygefraværsstatistik for 3. kvartal 2017 AU Økonomi og Bygninger Sygefraværsstatistikken i nærværende notat er baseret på registreringer i personalesystemet AUHRA. Statistikken indeholder udelukkende tal fra eget vicedirektørområde. Materiale, der viser statistik for hele AU, udarbejdes hvert kvartal af HR, og er del af en ledelsesrapportering. I 3. kvartal 2017 var der ansat 152 medarbejdere i AU Økonomi og Bygninger. Af de 152 medarbejdere var der registreret en sygefraværsperiode på 58 medarbejdere. Tabel 1 Sum og gennemsnitstal for 3. kvartal Tabellen indeholder perioder med en længde på maksimalt 21 dage. År Kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal Antal medarbejdere - total 145* 147* 145* 152* Antal medarbejdere (hvorpå der er registreret en eller flere sygfraværsperioder) Antal sygedage 242,66 385,68 219,21 217,64 Gennemsnit pr. medarbejder (sygdomsramte) 3,32 4,88 4,38 3,89 Gennemsnit pr. medarbejder (alle ansatte) 1,67 2,62 1,51 1,43 Tal for 4 kvartaler er påført i tabellen til sammenligning. * Inkl. til- og afgang i personalet i det indeværende kvartal Staben AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: adm@au.dk Web:

19 Notat Anna Haurdahl Dato: 15. november 2017 Side 2/4 Tabel 2 Sum og gennemsnitstal for 3. kvartal Tabellen indeholder alle perioder (dvs. inkl. langtidssygdom). År Kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal Antal medarbejder total 145* 147* 145* 152* Antal medarbejdere (hvorpå der er registreret en eller flere sygfraværsperioder) Antal sygedage 323,66 499,68 417,21 368,64 Gennemsnit pr. medarbejder (sygdomsramte) 4,31 6,25 7,87 6,36 Gennemsnit pr. medarbejder (alle ansatte) 2,23 3,40 2,88 2,43 Tal for 4 kvartaler er påført i tabellen til sammenligning. * Inkl. til- og afgang i personalet i det indeværende kvartal Figur 1: Sammenligning af gennemsnitlig antal sygedage for medarbejdere, hvorpå der er registreret en fraværsperiode Figuren indeholder perioder med en længde på maksimalt 21 dage kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal

20 Notat Anna Haurdahl Dato: 15. november 2017 Side 3/4 Figur 2: Sammenligning af gennemsnitlig antal sygedage for medarbejdere, hvorpå der er registreret en fraværsperiode Figuren indeholder alle perioder (dvs. inkl. langtidssygdom) kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Figur 3 Sammenligning af gennemsnitlig antal sygedage for alle medarbejdere Figuren indeholder alle perioder (dvs. inkl. langtidssygdom) 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0, kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal

21 Notat Anna Haurdahl Dato: 15. november 2017 Side 4/4 Figur 4 3. kvartal 2017 Medarbejdere, med en registreret fraværsperiode, fordelt på alder Figuren indeholder perioder med en længde på maksimalt 21 dage Over Over 49 Det vil sige, at der er 24 medarbejdere i aldersgruppen år, hvorpå der er registret en sygefraværsperiode osv. Figur 5 3. kvartal 2017 Medarbejdere, med en registreret fraværsperiode, fordelt på alder Figuren indeholder alle perioder (dvs. inkl. langtidssygdom) Over Over 49

22 Punkt 2 Sagsfremstilling Dato: 15. november 2017 Side 1/1 Mødedato: 23. november 2017 Møde: Møde i LAMU/LSU Punktejer: Niels Jørgen Rasmussen Gæst: Emne Forslag til ny mødestruktur Resumé Se sagsfremstilling. Indstilling Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Det indstilles, at LAMU og LSU møder fra og med 2018 afholdes i forlængelse af hinanden, hvor sidste del af LAMU-mødet og første del af LSU-mødet er et fællesmøde mellem de to udvalg. Sagsfremstilling I det lokale arbejdsmiljøudvalg (LAMU) og samarbejdsudvalg (LSU) er der tværgående emner, som berører trivsel mere bredt, der skal behandles i begge udvalg eksempler herpå er den kvartalvise arbejdsmiljøstatistik, arbejdspladsvurderinger (APV) mv. Hidtil har hvert udvalg minimum holdt 4 møder årligt, og repræsentanterne fra LSU har deltaget på LAMU-møderne i drøftelsen af arbejdsmiljøstatistikken. Ind imellem har der været afholdt ekstraordinære fællesmøder om konkrete emner. For at sikre at tværgående emner drøftes og behandles rettidigt i begge udvalg indstilles det, at møderne fra og med 2018 afholdes i forlængelse af hinanden, hvor sidste del af LAMU-mødet og første del af LSUmødet er et fællesmøde. Følgende stuktur for møderne forslås: Første 45 minutter LAMU møde Næste 45 minutter LAMU/LSU møde Sidste 45 minutter LSU møde Såfremt forslaget til en ny mødestruktur vedtages, vil formøderne ligeledes blive afholdt som fællesmøder, hvor det besluttes, hvilke punkter der hører til i enten LAMU-, fælles- eller LSU-delen af mødet. Emner, der har en karakter af fysisk arbejdsmiljø, vil fortsat være forankret i LAMU. Hvor emner som lønforhandlingsproces og kriterier samt medarbejderudviklingssamtale (MUS) typisk vil være forankret i LSU. Sagsbehandler Marianne Maria Larsen Involvering Anders Kragh Moestrup, Michael Krattet og Linda Udengaard Bilag Ingen.

23 Punkt 4 Referat Anna Haurdahl Dato: 31. august 2017 Side 1/4 Mødedato: Møde den: 31. august 2017, kl. 09:00 10:30 Mødested: Trøjborgvej 82-84, bygning 1918, lokale 135 Mødeemne: LAMU Økonomi og Bygninger Deltagere: Afbud: Niels Jørgen Rasmussen, Arne N. Skov, Esther S. T. Henriksen, Linda Udengaard, Anja Munch Larsen, Anette Svejstrup, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Linda Novak Kramer, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Anna Haurdahl LSU medlemmerne deltog under punkt 1 (kl ) Berit Kornbæk Boisen 1. Arbejdsmiljøstatistikker og sygefraværsstatistik Ø&B Der var ingen bemærkninger til dagsordenens punkt 1. Alle havde læst arbejdsmiljøstatistikker og sygefraværsstatistikker fra HR, som ikke indeholdt noget ekstraordinært, og der var således enighed om ikke at gennemgå materialet. Det udarbejdede Notat vedr. sygefraværet i ØB viser, at sygefraværet er steget siden sidste år. LAMU og LSU drøftede tendenser, udvikling og mønstre og betydningen af, at der er forskel på sygefravær mellem faggrupper og sammensætningen af medarbejdere på faggrupper. I såvel 1. som 2. kvartal 2017 ligger sygefraværet i ØB højere end i samme periode i I 1. kvartal 2017 er det korte fravær fremtrædende, mens det i 2. kvartal 2017 er det lange fravær, der markerer sig. Langtidsfraværet har været drøftet i ledelsesgruppen, helt ned på medarbejderniveau. Der er altovervejende tale om fravær, som ikke vurderes at være direkte arbejdsrelateret. De ændringer, der har været foretaget i Regnskab, afspejler sig ikke umiddelbart i sygefraværet i 2. kvartal, idet fraværet ikke synes specielt arbejdsbetinget. Fravær, som eksempelvis skyldes operationer, kan man som arbejdsplads ikke gøre meget ved eller forhindre. Der bør dog være opmærksomhed på en hurtig og evt. glidende tilbagegang til arbejdet. Da ledelsen allerede har beskæftiget sig med det lange sygefravær, var der enighed om, at LSU/LAMU bør fokusere på det korte fravær, og man drøftede, hvilke tiltag, man kan gøre for at nedbringe det korte sygefravær. I henhold til praksis i dag, får lederne alarmer angående sygefravær, og der er regler for, hvornår sygesamtaler skal afholdes. Da der er forskel på, hvor meget fravær, de enkelte afdelinger har, kan det være en idé at dykke ned i fraværet afdelingsvis. Ændringer i opgaveløsningen og fleksibilitet, for eksempel med mulighed for at arbejde hjemme, kunne måske også være en idé. Staben AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: Fax: adm@au.dk Web:

24 Referat Anna Haurdahl Dato: 31. august 2017 Side 2/4 I Regnskab arbejder man med at udvikle en trivselspolitik, hvor dialog er vigtig - udmelding og fælles ansvar er nøgleord. Opfølgning foregår via teamledere og regnskabschef. Teammøder i de enkelte enheder, hvor man får input fra medarbejderne og drøfter, hvad der skal til for at fremme dialogen og nedbringe sygefraværet kan bruges i det videre arbejde med at få formuleret mål og retningslinjer i en fælles fraværspolitik. En delvis sygemelding, hvor man arbejder nogle timer om dagen, fordi man fx har fået det bedre siden man sygemeldte sig om morgenen, er en mulighed. En gravid medarbejder, som har behov for særlige hensyn, men er i stand til at arbejde noget af tiden, vil også være et eksempel på en aftale om delvis sygemelding. Har man behov for hvile i løbet af arbejdsdagen, er der et trivselsrum i bygning 1918, som kan benyttes. Praksis omkring registrering af halve sygedage skal undersøges, og NJRA vil kontakte administrationschefen på Arts, som har besøgt en kommune for at høre om deres erfaringer med hensyn til at nedbringe sygefraværet. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 3. Opfølgning på referat fra LAMU den 9. maj 2017 Referat blev godkendt. 4. Opfølgning på fysisk APV ifm. flytning til Trøjborg I bygning 1912 er træk og støj fra ventilationen fortsat et problem for nogle. Trods flere møder med bygningsdriften og målinger foretaget af et ventilationsfirma, er problemet ikke blevet løst, og man drøftede derfor, hvilke muligheder, der så er. Afskærmning til at tage kuldestrøm og røgpipetter, så man kan følge kulden visuelt og evt. omrokering af skriveborde blev nævnt, og Esther, Linda og Anja følger op på dette i forhold til, hvilke kontorer det drejer sig om og i forhold til driften. Man skal sørge for at bevæge sig i løbet af arbejdsdagen, så man ikke sidder fastlåst på sin plads. Ligeledes bør man sørge for at klæde sig efter forholdene. Solfilm er monteret på den sydlige del af bygning Nogle få kontorer ud mod Trøjborgvej er generet af lyset fra vinduerne, og for at få afdækket problemstillingen, skal der tages en snak med de berørte kontorer. Rullegardiner kan måske afhjælpe problemet.

25 Referat Anna Haurdahl Dato: 31. august 2017 Side 3/4 Der var rosende ord om parkeringspladsen, som har undergået en positiv forvandling med belysning, fjernelse af buske, asfaltering og opstregning af båse. Ligeledes er der kommet mange positive tilkendegivelser med hensyn til vores fine lokaler og parkeringsforhold her på Trøjborgvej. I forbindelse med den kommende Letbane, som skal starte op ultimo september, bliver der etableret cykelstativer på fortovet ved Randersvej, ud for vores parkeringsområde. Vi følger situationen og skal være opmærksomme på den ekstra trafik af fodgængere, der kan opstå i den forbindelse. Et link til information omkring Letbanen vil blive lagt på hjemmesiden under Medarbejderportalen, Praktiske informationer: 5. Nyt fra AMG Den var der foredrag om ergonomi. Man havde skiftet til en ny foredragsholder fra firmaet REDMINKROP, hvilket var positivt. Brandkursus, hvor der instrueres i at slukke brand med de midler, vi har i bygningerne, bliver planlagt af Esther. Førstehjælpskursus bliver planlagt af Anja og Linda. En ikke planlagt evakueringsøvelse foregik i bygning 1912 den 17. februar AMG skal sørge for at planlægge en ny brandøvelse. 6. Kort status på arbejdsskader v/linda Der har ikke været nogen arbejdsulykker i Procedure ifm. arbejdsskader-/ulykker Det vedhæftede Notat, som beskriver typerne af ulykker og proceduren for indberetning blev drøftet kort. Man var enige om, at for at kunne udarbejde nogle retvisende statistikker, er det vigtigt, at alle typer af ulykker bliver registreret. Et par medarbejdere uden for LAMU vil blive bedt om at læse Notatet igennem, således eventuelle tilretninger kan foretages. Herefter vil Notatet blive lagt på hjemmesiden. Har man været ude for en ulykke eller været tæt på, skal det anmeldes, og for at udbrede kendskabet til dette blandt medarbejderne, udarbejdes en teaser på arbejdsulykker (og sygefravær).

26 Referat Anna Haurdahl Dato: 31. august 2017 Side 4/4 8. Emner til næste AAMU-møde den 5. oktober 2017 LAMU har ingen punkter til næste AAMU-møde. 9. Eventuelt Intet. Godkendt

27 Notat Punkt 6 Martin Keis Kristensen Dato: 5. oktober. Ref: MKK Tidsplan for valg til arbejdsmiljøorganisationen (AMO) Fase 1: Forberedelse og kommunikation Sept/okt 17 FAMU og AAMU indleder drøftelse af arbejdsmiljøorganisationens struktur. 3. okt 17 Møde i HAMU. Godkendelse af tidsplan. Medio okt 17 Generel orientering til arbejdsmiljøorganisationen om det forestående valg. 1. dec 17 Frist for fakulteternes og enhedsadministrationens tilbagemelding til AU HR om besluttet struktur for AMO. 6. dec 17 Rektor orienteres om og godkender AU s AMO struktur. 6. dec jan 18 Opstillingsperiode for kandidater til valg til AMO. Medarbejdere med ønske om at stille op til valg som arbejdsmiljørepræsentant giver besked til AU HR. 3. jan 18 Frist for ledelsens udpegning af ledelsesrepræsentanter i HAMU, samt formænd for arbejdsmiljøudvalgene, fx dekaner i FAMU, institutledere/adm.chefer/vd ere i LAMU. 3. januar - 2. februar Periode for ledelsens udpegning af lokale ledere til arbejdsmiljøgrupperne Fase 2: Valg til arbejdsmiljøgrupper og arbejdsmiljøudvalg jan 18 Valgperiode for arbejdsmiljørepræsentanter til arbejdsmiljøgrupperne februar 18 Periode for udpegning af ledere til LAMU - fra arbejdsmiljøgrupperne februar 18 Valgperiode for valg af arbejdsmiljørepræsentanter til LAMU - vælges blandt arbejdsmiljørepræsentanter fra arbejdsmiljøgrupperne. De valgte AMR er til LAMU vælger en næstformand til LAMU i blandt sig. 22. februar - 6. marts Periode for udpegning af ledere til FAMU og AAMU - fra LAMU erne februar - 6. marts 18 Valgperiode for valg af arbejdsmiljørepræsentanter til FAMU og AAMU - vælges blandt arbejdsmiljørepræsentanter fra LAMU erne. De valgte AMR er til FAMU vælger en næstformand til FAMU i blandt sig. 1. marts 18 Funktionsperiode begynder for de valgte arbejdsmiljørepræsentanter og for de udpegede ledere til arbejdsmiljøgrupperne marts 18 Valgperiode for valg af arbejdsmiljørepræsentanter til HAMU vælges blandt arbejdsmiljørepræsentanter fra FAMU og AAMU. De valgte AMR er til HAMU vælger en næstformand til HAMU i blandt sig. Fase 3: Uddannelse af medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen 2. kvartal 18 Temamøde for arbejdsmiljøgrupper og arbejdsmiljøudvalg kvartal 18 Lovpligtig arbejdsmiljøuddannelse for nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter og nyudpegede ledere. Datoer offentliggøres på valghjemmesiden i efteråret De vigtigste datoer: 1. december 2017 Frist for beslutning om udvalgsstruktur Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk Web:

28 Notat Martin Keis Kristensen Dato: 5. oktober. Ref: MKK 8. januar 2018 Frist for opstilling af arbejdsmiljørepræsentant-kandidater. 2. februar 2018 Frist for udpegning af ledere til arbejdsmiljøgrupperne. 26. januar 2018 Frist for valg til arbejdsmiljøgrupperne. 15. marts 2018 Den nye arbejdsmiljøorganisation er på plads. Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk Web:

29 Punkt 8 Referat Anna Haurdahl Dato: 21. september 2017 Side 1/5 Mødedato: Den 20. september 2017 kl Mødested: Trøjborgvej 82-84, bygning 1918, lokale 217 Mødeemne: AMG Økonomi og Bygninger Deltagere: Arne N. Skov, Esther S. T. Henriksen, Linda Udengaard, Anja Munch Larsen, Anna Haurdahl Ib Rasmussen (driftschef), Jane Nielsen (rengøringsleder) og Bente Wissing Brøndum (teamleder Servicegruppen) deltog under punkt 1 1. Punkter ift. drift/rengøring Regnskab har påtaget sig en ny rolle, idet man har oprettet Servicegruppen, som bl.a. påtager sig opgaver i forhold til tekøkkener og kopimaskiner. Med henblik på at få snitflader præciseret og få foretaget en forventningsafstemning i forhold til, hvem der udfører hvad, var Bente Wissing Brøndum, som er teamleder i Servicegruppen, inviteret med til mødet. Bente orienterede, at man i Servicegruppen har oprettet Intern Service, der består af to medarbejdere fra Servicegruppen. De vil tage sig af de daglige opgaver/rengøring i forhold til opvaskemaskiner, kaffemaskiner mv., mens Rengøringen tager sig af den månedlige rengøring. Køleskabe rengøres to gange om året af Rengøringen. Køkkenområdet ved receptionen Opvaskemaskinen sorterer nu under Intern Service, så arbejdsopgaverne er ens på alle etager. Frokoststuen (fælleskøkken) Rengøringen sørger for opfyldning af kaffe i maskiner samt rengøring af disse. Servicering af kopimaskiner (opfyldning af papir, isætning af toner, holde styr på lagerbeholdning af forbrugsvarer, tilkald af service mv.) ligger hos Intern Service, som også sørger for at fjerne pap og skrald, der skal i papcontainere. Bente og Jane afstemmer præcist, hvilke opgaver, der udføres af hvem, så der ikke er nogen tvivl og sørger endvidere for at få etableret en dialog mellem Intern Service og rengøringsmedarbejderne, så de får sat ansigt på hinanden. Bente og Jane sørger for løbende at holde en tæt kontakt, så evt. ting bliver taget i tide. Der udarbejdes opslag med billeder/navne på de medarbejdere, der udgør Intern Service samt en beskrivelse af, hvilke opgaver, de varetager, så alle er orienteret. Opslag afstemmes med Jane inden offentliggørelse og vil kunne findes på køleskabe og i kopirum i løbet af en uges tid. Staben AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: Fax: adm@au.dk Web:

30 Referat Anna Haurdahl Dato: 21. september 2017 Side 2/5 Trods tidligere forsøg fra driften på at afhjælpe problemet med træk/kulde på 2. etage i bygning 1912, er der fortsat udfordringer, og man drøftede sammenhængen mellem de observationer, der er gjort og den mere tekniske del i forhold til radiatorer og ventilation. Faktum er, at radiatorer kører hver for sig, og den radiator, som er skruet op på det højeste tal (fx 5) styrer varmen i lokalet. For at få varmen fordelt optimalt i et rum, skal alle radiatorer stilles på 3, hvilket svarer til en temperatur på 21 grader. Kuldefald forekommer, hvis der er høj varme i den ene ende af lokalet og lavere varme i den anden ende af lokalet. På taget sidder en meteorolog, som måler vindstyrke, temperatur osv. Jo koldere det er udenfor, des varmere reguleres det indenfor. Selvom man oplever, at der kan være koldt i lokalet, nytter det ikke noget at skrue op, for det vand, der bliver lukket ind, skal op på 21 grader. Udluftning hvis døre og vinduer er lukkede, virker udluftningen, som den skal. Der sidder en knap på væggen og et spjæld ved loftet, som lukker mere eller mindre luft ind, alt efter temperaturen i lokalet. Ventilationen er påvirket af luften udenfor, som bliver forvarmet om vinteren, men ikke om sommeren. Man kom frem til, at de muligheder, der kan afprøves i forsøget på at afhjælpe udfordringerne med træk/kulde er følgende: Hold døren lukket ud til gangen og sæt fx et skilt på døren: Velkommen til Påklædning hav altid en ekstra trøje hængende I øvrigt er det altid vigtigt at få luftet ud i lokalet, gerne flere gange om dagen. Til november foretages 1-års gennemgang af bygningerne, og i den forbindelse ønskes udført måling af den luft, der kommer ind/ud for at afklare, om det er luften eller os, hvor udfordringen ligger. Paul Behrens bliver ansvarlig for denne opgave. Røgprøve benyttes normalt kun undtagelsesvis til påvisning af, om luften kører den vej, den skal, og vi skal derfor ikke regne med, at ventilationsfirmaet benytter den løsning her. Ib undersøger muligheden for at få påsat mærkater på ventilationsmålere (rumtermostater), så det er muligt at se + og -. Ib får udarbejdet en skrivelse/brugsvejledning med gode råd i forhold til indeklima, hvad der påvirker osv.