Databeskyttelsespolitik

Transkript

1 EKKOfonden Databeskyttelsespolitik - Til dig, der samarbejder med EKKOfonden jfc

2 DATAANSVAR Vi tager din databeskyttelse alvorligt Kontaktoplysninger Vi sikrer fair og transparent databehandling LÆS MERE OM DATAANSVAR VI TAGER DIN DATABESKYTTELSE ALVORLIGT Vi behandler persondata og har derfor vedtaget denne databeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data. For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri, eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed. KONTAKTOPLYSNINGER EKKOfonden er dataansvarlig og vi sikrer, at dine persondata behandles på en ansvarlig måde i overensstemmelse med lovgivningen. Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål vedr. vores behandling af dine persondata. EKKOfonden Adresse: Egholmvej 8, 9800 Hjørring CVR: Telefonnr.: (+45) Mail: info@ekkofonden.dk Website: Databeskyttelsesrådgiver (DPO): Jane Faarup Christensen Mail: jfc@ekkofonden.dk Telefonnr.: VI SIKRER FAIR OG TRANSPARENT DATABEHANDLING Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata. Hvis vi indhenter data om dig fra andre, oplyser vi dig om det senest 10 dage efter, vi har indhentet dine persondata. Vi oplyser også om formålet med indhentningen og det lovgrundlag, der giver os adgang til at indhente dine persondata. BEHANDLING AF PERSONDATA

3 Vi anvender denne type data om dig Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål Vi behandler kun relevante persondata Vi behandler kun nødvendige persondata Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke LÆS MERE OM BEHANDLING AF PERSONDATA VI BEHANDLER DINE PERSONDATA TIL BESTEMTE FORMÅL Vi indsamler, registrerer, anvender og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Vi behandler dine persondata når vi skal: Opfylde en indgået aftale/kontrakt med dig Overholde lovgivning VI ANVENDER DENNE TYPE DATA OM DIG De data vi anvender, omfatter: Almindelige persondata Navn Adresse Telefonnummer adresse Titel og arbejdsplads Cpr. nr. (hvis relevant) Vi behandler ikke særlige kategorier af persondata om dig. Vi sammenstiller ikke data. VI BEHANDLER KUN RELEVANTE PERSONDATA Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

4 Inden vi behandler dine persondata, undersøger vi, om det er muligt for os at minimere mængden af data om dig. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper, vi anvender, kan bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form. Det kan vi gøre, hvis det ikke indvirker negativt på vores forpligtelser eller den ydelse vi leverer for din kommune til dig. VI BEHANDLER KUN NØDVENDIGE PERSONDATA Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse. Vi vil gerne være sikre på, at vi kun behandler persondata, der er nødvendige for hvert af vores bestemte formål. Derfor er det indlejret i vores it-systemer, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også automatisk, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang. For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi også løsninger, der automatisk sikrer, at data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere. Der er også indlejret beskyttelse mod, at et ubegrænset antal personer kan få adgang til data. VI KONTROLLERER OG OPDATERER DINE PERSONDATA Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende. Da vores ydelse er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer. For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata. VI SLETTER DINE PERSONDATA, NÅR DE IKKE LÆNGERE ER NØDVENDIGE Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. VI INDHENTER DIT SAMTYKKE, INDEN VI BEHANDLER DINE PERSONDATA Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata. Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

5 Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette. VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONDATA Hvis vi videregiver dine persondata til andre uden for EKKOfonden, bl.a. i forbindelse med overholdelse af lovgivningen, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse. Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed. Vi videregiver ikke dine persondata til aktører i tredjelande. SIKKERHED Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed LÆS MERE OM SIKKERHED VI BESKYTTER DINE PERSONDATA OG HAR INTERNE REGLER OM DATASIKKERHED OG DATABESKYTTELSE Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed og databeskyttelse, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod: Uautoriseret behandling af oplysningerne Ulovlig behandling af oplysningerne Hændelig tilintetgørelse af oplysningerne Ulovlig tilintetgørelse af oplysningerne Beskadigelse af oplysningerne tab af oplysningerne ændring af oplysningerne uautoriseret videregivelse af oplysningerne uautoriseret adgang til oplysningerne Vi har fastlagte procedurer for tildeling og inddragelse af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der, i forhold til formålene behandler persondata. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende backup af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, Identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

6 BRUG AF COOKIES Cookies, formål og relevans Vi indhenter dit samtykke LÆS MERE OM BRUG AF COOKIES COOKIES, FORMÅL OG RELEVANS Lige som mange andre virksomheder anvender EKKOfonden også Cookies på vores hjemmeside. For at sikre, at du får de mest relevante oplysninger og den bedste service, når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi oplysninger og data ved hjælp af cookies. Dette hjælper os (og andre godkendte tredjeparter, som beskrevet senere) til at give dig en god og personlig oplevelse, når du besøger hjemmesiden, og det giver os også mulighed for at forbedre vores service samt sikre, du nemt kan finde, hvad du ønsker. Vi har nedenfor beskrevet de forskellige typer cookies samt hvordan vi anvender disse og hvad anvendelsen betyder for dig. Læs vores cookiepolitik omhyggeligt igennem og kontakt os endelig, hvis du fortsat er i tvivl om hvordan vi anvender cookies i forhold til dig. Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Når du benytter vores website indsamler og behandler vi en række sådanne informationer. Det sker f.eks. ved alm. tilgang af indhold, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, deltager i konkurrencer eller undersøgelser, registrerer dig som bruger eller abonnent. Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på (interesser). I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne behandles desuden: Navn, telefonnummer, , adresse og betalingsoplysninger. HVAD ER COOKIES Cookies er små stykker data, der sendes til din browser fra en webserver og lagres på din enhed, så hjemmesiden kan genkende din mobile enhed, tablet eller computer (samlet benævnt enhed ). Der er to typer af cookies 1) permanente og 2) midlertidige eller "session" cookies. Permanente cookies gemmes som en fil på din enhed i en lang periode. Session cookies placeres kun midlertidigt på din enhed, når du åbner hjemmesiden og forsvinder igen, når du lukker Hjemmesiden. Dette betyder, session cookies ikke gemmes permanent på din enhed. De fleste virksomheder anvender cookies på deres hjemmesider for at forbedre brugervenligheden. Cookies kan ikke skade din enhed, dine filer eller øge risikoen for virus på din enhed. VÆSENTLIGE COOKIES Disse cookies er nødvendige for at kunne bruge hjemmesiden optimalt. For eksempel kan vi bruge disse cookies til at godkende og identificere brugerne af hjemmesiden. Uden disse cookies ville vi ikke være i stand til at genkende dig og du ville ikke kunne få optimal adgang til indholdet på hjemmesiden.

7 YDEEVNE OG FUNKTIONALITETS COOKIES Disse cookies er ikke strengt nødvendige, men giver os mulighed for at personliggøre din online oplevelse på hjemmesiden. For eksempel, giver de os mulighed for at huske dine præferencer og betyder, at du ikke behøver at genindtaste oplysninger, du allerede har afgivet. Vi bruger også disse cookies til at indsamle oplysninger om vores besøgendes brug af siden, så vi kan forbedre siden, vores produkter samt udføre statistik- og markedsundersøgelser. Hvis du vælger at slette disse cookies vil du potentielt opleve begrænset funktionalitet af hjemmesiden. HVORDAN BRUGER VI COOKIES? Vi bruger cookies til at gøre hjemmesiden brugervenligt samt gøre det muligt at give dig personlige anbefalinger og henvisninger. På EKKOfondens hjemmeside anvender vi primært cookies til webanalyse med henblik på at optimere oplevelsen af hjemmesiden. Permanente cookies anvendes på følgende måde: For at kunne genkende dig, når du vender tilbage til hjemmesiden Hvis du vil have adgang til lagrede oplysninger For at sikre, du ikke bliver bedt om at udfylde de samme oplysninger flere gange Vi (og godkendte tredjeparter) kan anvende følgende ikke-personlige oplysninger fra både permanente cookies og session cookies til statistiske formål: At afgøre, hvilke dele af hjemmesiden der er mest besøgte/populære At overvåge brugen af siden (frekvens og tid) At afgøre, hvor ofte du og andre brugere besøger hjemmesiden At udføre undersøgelser om din interaktion på hjemmesiden, så dette kan forbedres. TREDJEPARTS-COOKIES Vi bruger også tredjeparts-cookies som en del af vores tjenester. Disse cookies er underlagt de respektive tredjeparter og kontrolleres ikke af os. Vi har listet de tredjeparts cookies, som vi bruger nedenfor, hvoraf nogle kan undgås via dine browserindstillinger. GOOGLE ANALYTICS På EKKOfonden.dk bruger vi Google Analytics for at analysere, hvordan brugerne anvender hjemmesiden. De oplysninger, som cookien indsamler om din brug (trafikdata, herunder din IP-adresse), sendes til og gemmes på Googles servere i USA. Google bruger oplysningerne til at evaluere din brug af hjemmesiden, udarbejde rapporter om aktiviteten på hjemmesiden og yde andre tjenester i tilknytning til aktiviteten på hjemmesiden og brugen af internettet. Google kan også videregive oplysningerne til tredjemand, hvis loven kræver det, eller hvis tredjemand behandler oplysningerne på Googles vegne. Google Analytics sætter to typer cookies:

8 En persistent cookie, der viser, om brugeren er tilbagevendende, hvor brugeren kommer fra, hvilken søgemaskine, der er brugt, keywords osv. Sessionscookies, som bruges til at vise, hvornår og hvor længe en bruger er på sitet. Sessionscookies udløber efter hver session, det vil sige, når du lukker din fane eller browser Google sammenkører ikke din IP-adresse med andre oplysninger, som Google ligger inde med. Du kan fravælge disse her > AFVISNING AF COOKIES FRA GOOGLE ANALYTICS Hvis du ikke ønsker, at dit besøg skal registreres af Google Analytics, kan du benytte dig af Googles Opt-Out Browser Add-on. Vær opmærksom på, at dine besøg på andre sider, der anvender Google Analytics, heller ikke vil blive registreret, hvis du installerer dette browser plugin. Google Analytics opt-out Browser Add-on HVORDAN SLETTER DU COOKIES? Du kan vælge, om du vil acceptere cookies eller ej. Hvis du ønsker at vide, hvornår din enhed modtager en cookie, kan du indstille din browser til at informere dig om det. På den måde har du mulighed for at acceptere eller afvise en cookie. Din enhed kan indstilles til at afvise alle cookies. Du skal være opmærksom på, at ændringer i dine browser-indstillinger kan betyde, at dele af hjemmesiden ikke vil fungere korrekt og optimalt. VIL DU VIDE MERE OM COOKIES? Se vejledning og læs mere om cookies her: Se desuden disse vejledninger til de mest almindelige browsere: Vejledning i at slette cookies i Microsoft Edge Vejledning i at slette cookies i Mozilla Firefox Vejledning i at slette cookies i Google Chrome Vejledning i at slette flash cookies (alle browsere) VI INDHENTER DIT SAMTYKKE Før vi placerer cookies på dit udstyr, beder vi om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes uden dit samtykke. DINE RETTIGHEDER Du har ret til at få adgang til dine persondata Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

9 LÆS MERE OM DINE RETTIGHEDER Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, kan du altid henvende dig til os på de oplyste kontaktinformationer øverst. DU HAR RET TIL AT FÅ ADGANG TIL DINE PERSONDATA Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra og, hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet. Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig samt udlevere dem til dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. DU HAR RET TIL AT FÅ UNØJAGTIGE PERSONDATA RETTET ELLER SLETTET. Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet, begrænset eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. DU HAR RET TIL AT BEHANDLINGEN AF DINE PERSONDATA BEGRÆNSES Hvis du mener at de persondata vi behandler om dig er forkerte, har du ret til at få begrænset brugen af dine persondata imens vi undersøger om dine persondata er rigtige. Hvis du ikke ønsker at dine persondata slettes kan vi i stedet begrænse brugen af dem. Hvis det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dine persondata, men persondataene er nødvendige at opbevare på grund af lovgivningen, kan vi begrænse behandlingen. Hvis behandling af dine persondata er begrænset, vil vi inden begrænsningen ophæves fortæller dig det. DU HAR RET TIL AT GØRE INDSIGELSE MOD VORES BEHANDLING AF DINE PERSONDATA. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata, særligt i forbindelse med markedsføring. Du kan også gøre indsigelse mod eventuel videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

10 DU HAR RET TIL AT KUNNE FLYTTE DINE PERSONDATA Du har ret til at modtage og flytte de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Hvis du ønsker at bruge din ret til data-portabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format. VORES SAGSBEHANDLING NÅR VI MODTAGER DIN ANMODNING Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse. Du kan gøre brug af dine ovenstående rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. KLAGEADGANG Hvis du vil klage over vores behandling af dine persondata, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.