Økonomi- og Planlægning Budgetkontor

Transkript

1 Konverter faktura og sammenlægning af fakturalinjer I IndFak har du mulighed for at sammenlægge fakturalinjer og herved sikrer en mere effektiv fakturahåndtering. Du har kun mulighed for at sammenlægge fakturalinjer, hvis du har konverteret fakturaen til en manuel faktura. Dvs. at du ikke kan sammenlægge fakturalinjer på det oprindelige fakturadokument, men kun på den manuelle udgave. Når du behandler en faktura, så vil du have mulighed for, at konverterer fakturaen til en manuel. Når du konverterer fakturaen, så vil nummeret på den originale faktura bliver markeret med stjerner: ** fakturanummer **. Markeringen fortæller at fakturaen er konverteret til manuel faktura, og du skal derfor ikke længere behandle dette dokument. Den nye manuelle faktura tilføjes som et faneblad øverst på fakturaen og vil blive tildelt samme nummer, som den originale faktura. Fanebladenes navne er Faktura for den originale faktura Kopi for den nye faktura. Konverter faktura Klik på Side 1 af 5

2 Når du har klikket på Konverter til manuel så vil ovenstående skærmbillede fremkomme. Her skal du være opmærksom på følgende: Dokument faner Når du har konverteret en faktura til manuel, så vil den manuelle faktura blive oprettet som en kopi af den originale faktura. Du har fortsat mulighed for at se den originale faktura ved at vælge fanen Faktura. Den aktive fane er den aktive. Betalingsdato Angiv en betalingsdato. Brug evt. kalenderen til hjælp. Side 2 af 5

3 Fakturatotal Moms På den manuelle faktura har du mulighed for at redigere i fakturalinjerne, og dermed også i antal og beløb. Såfremt du ændret i en parameter, som medfører en ændring for den samlede fakturatotal, så skal du huske at anføre total beløbet inklusiv moms i feltet Fakturatotal moms. Tilføj ny fakturalinje På den manuelle faktura har du mulighed for at tilføje ekstra fakturalinjer. Udfyld linjen med de påkrævede oplysninger, og klik på for at gemme ændringerne. Som udgangspunkt vil linje være åben. Ønsker du derfor ikke at tilføje en ekstra linje, så skal du klikke for at annullere linje tilføjelsen. Sammenlæg linjer og sammenlæg udvalgte linjer Ved at klikke på Sammenlæg linje vil du sammenlægge alle fakturaens linjer i en. Den samlede linje vil få den øverste linjes beskrivelse. Sammenlægger du alle linjer, vil alle linjer i fakturaen blive sammenlagt, også selvom fakturaens linjer er delt over flere sider. Du kan også vælge at sammenlægge udvalgte linjer. De sammenlagte linjer vil ligeledes få den øverste linjes beskrivelse. Sammenlægges udvalgte linjer, kan der udelukkende sammenlægges linjer fra samme side. Kontér flere linjer Ved at klikke på Kontér flere linjer har du mulighed for at påføre en kontering på flere fakturalinjer på en gang. Sammenlæg alle linjer Ved at klikke på Sammenlæg linje vil du sammenlægge alle fakturaens linjer i en. Den samlede linje vil få den øverste linjes beskrivelse. Sammenlægger du alle linjer, vil alle linjer i fakturaen blive sammenlagt, også selvom fakturaens linjer er delt over flere sider. Du kan også vælge at sammenlægge udvalgte linjer. De sammenlagte linjer vil ligeledes få den øverste linjes beskrivelse. Sammenlægges udvalgte linjer, kan der udelukkende sammenlægges linjer fra samme side. Klik på Side 3 af 5

4 Er du sikker på dette klikker du på OK Herefter er alle linjer lagt sammen og du kan viderebehandle din faktura. Sammenlæg udvalgte linjer Marker de linjer du vil sammenlægge og klik herefter på Er du sikker på dette klikker du på OK Side 4 af 5

5 Herefter er udvalgte linjer lagt sammen og du kan viderebehandle din faktura. Side 5 af 5