Nyt kontoudtog. - Vejledning for lokalforeninger, som vi bogfører for

Transkript

1 Nyt kontoudtog - Vejledning for lokalforeninger, som vi bogfører for Fra 1. januar 2011 samler vi alt til jeres regnskab i et nyt kontoudtog. Da I er en lokalforening, som vi bogfører for, har vi lavet denne særlige vejledning til jer. Det nye kontoudtog Det nye kontoudtog minder meget om særkontoudtoget, som vi hidtil har sendt ud. Forskellen er, at dette nye kontoudtog er delt op i rammer for at gøre det mere overskueligt. Kontoudtog hvert kvartal Vi sender kontoudtoget ud hvert kvartal pr. mail, men har du behov for informationen derimellem, kan du selvfølgelig rekvirere det ved at sende en mail til bogholderiet@diabetes.dk. Vi vil dog henstille til, at I giver os en uges frist, så der er tid til at kontrollere at, alt er bogført for perioden. Når vi sender materialet ud, vil vi ikke fremsende kopier af bilag, men er der et behov for nogle enkelte kopier, kan I kontakte bogholderiet og så vil vi skanne og maile disse kopier. Kontoudtog er jeres årsregnskab Kontoudtoget med hele årets posteringer vil også være jeres årsregnskab. Af den grund vil vi bede jer om at udskrive årets sidste udtog (det vi sender ud i februar efterfølgende år) i 2 eksemplarer. 1 til eget brug, som fremlægges på generalforsamlingen og 1 til at returnere til os. Begge skal være underskrevet af årets kasserer, revisor og formand, så vi kan se, at det er godkendt. Med venlig hilsen Bogholderiet, Diabetesforeningen

2 Eksempel på udskrift af nyt kontoudtog Herunder ser I et eksempel på det nye kontoudtog. På de følgende sider vil vi gennemgå kontoudtoget ramme for ramme, så I ved, hvordan I skal læse det. Men her først det samlede kontoudtog:

3 Vejledning til det nye kontoudtog Vi udskriver kontoudtoget fra 1./ frem til slutningen af et kvartal. I modtager dermed fire kontoudtog årligt, der fordeler sig således: 1) Kontoudtog 1: For første kvartal 2) Kontoudtog 2: For første + andet kvartal 3) Kontoudtog 3: For første, andet + tredje kvartal 4) Kontoudtog 4: hele året Følgende tre punkter gælder for hele kontoudtoget: posteringer der er negative, betyder, at Sekretariatet skylder jer denne indtægt posteringer, der er positive, betyder, at I skylder Sekretariatet for denne udgift Ej afregnet = beløb i kolonnen restbeløb Vi udligner ikke rådighedsbeløb med omkostninger løbende. Dette gør vi først, når vi afslutter regnskabsåret (Undtagelse: Hvis I beder os om at bruge jeres særkontomidler, udligner vi udgiften med særkontomidlerne med det samme) Kontoudtoget er opbygget således: Øverst står dato for udskrift samt jeres informationer: Første ramme: Almindelig drift Første ramme indeholder jeres regnskab for den almindelige drift. Rammen er opdelt i grupper efter omkostningstype (møder, kontor, arrangementer, rådighedsbeløb mm.). Der vil være en sum for hver gruppe (summen er de grå linjer). Jeres rådighedsbeløb for perioden vil også

4 fremgå, så I kan se, hvor mange penge I har til rådighed for perioden. Anden ramme: Tilskud fra kommunen mm. Anden ramme indeholder posteringer på indeværende års midler eller andet, der kræver separat regnskab. Hvis pengene ikke benyttes i det år, de bliver indbetalt, vil de blive flyttet med ned i nederste ramme. NB! Den ramme, vi viser her, kan du ikke se på forsiden, da den stammer fra en anden lokalforening end den ellers viste. -midlerne fremgår af denne grund heller ikke i næste ramme. Tredje ramme: Resultat I tredje ramme er det hele gråt. Her har vi summeret op i grupper. 1. indtægt: Er summen af indtægter: gruppe Best.omk: Bestyrelses omkostninger fra gruppe Arr.omk.: Er arrangementsomkostninger fra gruppe og så sidst har vi også totalerne på midlerne (ikke vist her) Fjerde ramme: Særkonto Fjerde ramme indeholder alle de midler, lokalforeningen har til gode eller skylder. Denne ramme indeholder også restbeløb fra tidligere, samt information om, hvorvidt lokalforeningen har fået et acontobeløb som

5 kassebeholdning.