Boligforeningen i Københavns bestyrelse og repræsentantskab 14. maj 2018

Transkript

1 Boligforeningen i Københavns bestyrelse og repræsentantskab 14. maj 2018 Boligforeningen i København Referat af bestyrelses- og repræsentantskabsmøde i Boligforeningen i København den 30. april 2018 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Bispebjerg Bakke Henriette Denman, Lene Aastrup Nielsen, Irene Denman samt Hanne Slotsvik Afdeling Kronprinsessegade Vibeke Ahlmann Repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Bispebjerg Bakke Hope Cedercrantz, John Olsen, Stephanie Villadsen samt suppleanterne Anette Gamstrup og William Holm Jacobsen Afdeling Kronprinsessegade Tine Buch Rasmussen Administrationen Afbud Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe Michelle Oglesby Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat: Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 26. oktober Optagne lån i perioden 26. oktober april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligforeningen i København inkl. sideaktiviteter og spørgeskema b. Afdeling I Bispebjerg c. Afdeling III - Kronprinsessegade d. Revisionsprotokollat 6. Budget 2019 Orientering om administrationsbidraget for Almindelig råderet - afskrivningsperiode for køkkener i Boligforeningen i København 8. Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo

2 9. Renoveringsarbejder a. Forslag til renovering af facader på svalegange i afdeling Bispebjerg Bakke 10. Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af boligforeningens medlem til Almenbos bestyresle (på valg er Vibeke Ahlmann) b. Valg af suppleant for boligforeningens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Hope Cedercrantz) c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 11. Behandling af indkomne forslag 12. Valg af revisor 13. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra administrationen 17. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag den 2. oktober Eventuelt. Ad 1 Ad 2 Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt som dirigent. Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 26. oktober 2017 Referatet blev godkendt. Ad 3 Optagne lån i perioden 26. oktober april 2018 Der er hjemtaget lån på 2,5 mio. kr. vedrørende køkkenrenoveringer i afdeling Bispebjerg Bakke. Ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Lisbet Schaltz oplyste, at i forbindelse med en skærpelse af lovgivningen omkring regnskabsaflæggelse er årsberetningen trukket ud af regnskabet og udarbejdet som et selvstændigt dokument. Skærpelsen har ligeledes medført, at revisionsprotokollen fra år 2017 fremstår i ny form og er mere tekstbaseret end tidligere år. Formanden oplyste, at 2017 har heldigvis været et stille og roligt år, så der ikke er noget at berette. Beretningen blev godkendt. Ad 5 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligorganisationen inkl. sideaktiviteter og spørgeskema Boligforeningen i København har i 2017 et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør kr. pr Boligforeningen i Københavns regnskab inkl. sideaktiviteter og spørgeskema for 2017 blev godkendt. 2

3 b. Afdeling Bispebjerg Bakke Afdelingen har i 2017 et underskud på kr., som primært skyldes tiltag i forbindelse med boligsociale hændelser, som har skabt stor utryghed blandt beboerne. Afdelingens leje blev reguleret pr. 1. januar 2017 med 14 kr. pr. m 2 og udgør gennemsnitligt 782 kr. pr. m 2 inkl. forbedringslejeforhøjelser og hjemfaldsydelse. Der blev spurgt om grunden til det større forbrug på kontoen drift af fællesvaskeri. Til referat kan oplyses, at der har været en udgift på ca kr. til flytning af tumblerbrønd samt udskiftning af rør i vaskeriet i blok I. Afdeling Bispebjerg Bakkes regnskab for 2017 blev godkendt. c. Afdeling Kronprinsessegade Afdelingen har i 2017 et underskud på kr., som skyldes regulering af nettokapitaludgifterne på grund af negativ rentesikring. Afdelingens leje blev reguleret pr. 1. januar 2017 med 5 kr. pr. m 2 og udgør gennemsnitligt kr. pr. m 2 inkl. forbedringslejeforhøjelser og hjemfaldsydelse. Afdeling Kronprinsessegades regnskab for 2017 blev godkendt. d. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. Ad 6 Budget 2019 Orientering om administrationsbidraget for 2019 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2019 udgør kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2019 på efterårsmødet. Ad 7 Almindelig råderet - afskrivningsperiode for køkkener i Boligforeningen i København I Almenbo er det tidligere besluttet, at køkkener, som opføres efter den individuelle råderet, afskrives over max. 15 år. Samtidig afskrives køkkener, som er opført efter den kollektive råderet, over 20 år. Det er svært at forsvare, at man på den kollektive råderet kan afskrive et køkken over 20 år og kun afskrive et tilsvarende køkken over 15 år på den individuelle råderet. Boligforeningen i Københavns godkendelse af, at alle nyopførte køkkener fremover afskrives over 20 år, udbedes. Boligforeningen i København godkendte, at alle nyopførte køkkener afskrives over 20 år. 3

4 Ad 8 Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne Administrationen ønsker Boligforeningen i Københavns godkendelse af, at der kan arbejdes videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen, så der på baggrund af konkrete analyser kan indhentes tilbud på opgaven. Før tilbud indhentes, skal et samarbejde med de enkelte afdelingsbestyrelser igangsættes, så man i fællesskab kan vurdere de enkelte afdelingers nuværende rengøringsudgifter og sætte disse op imod nye behov og ønsker. Bestyrelsen og repræsentantskabet fandt ideen god og forventer, at såfremt ideen gennemføres, vil det medføre et kvalitetsløft i forhold til rengøringsopgaverne. Boligforeningen i Københavns repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen i afdelingerne. b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo Almenbos bestyrelse ønsker, at den enkelte boligorganisation giver tilsagn til, at administrationen kan arbejde videre med at finde effektiviseringstiltag i administrationen og herunder planlægge en temaaften, hvor boligorganisationerne mødes og får fremlagt et gennemarbejdet forslag for en effektivisering af Almenbo med fokus på en styrkelse af beboerdemokratiet på afdelingsniveau. Administrationen oplyste endvidere, at de mange ekstra nye arbejdsopgaver f.eks. digitalisering, vurdering af ressourcer, analyser, benchmark og egenkontrol kan betyde ansættelse af yderligere personale med relevante kompetencer i forhold til udarbejdelse af føromtalte opgaver. Almenbos bestyrelse har derfor drøftet muligheden for en anden administrationsform, herunder fusion. Boligforeningen i Københavns repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en fusion af de stiftende boligorganisationer. Ad 9 Renoveringsarbejder a. Forslag til renovering af facader på svalegange i afdeling Bispebjerg Bakke Administrationen havde udarbejdet et groft overslag vedrørende renovering af de utætte svalegange og facaderne. I overslaget er indeholdt udskiftning af alle vinduer og entredøre, efterisolering af brystningen og en optimering af belysningen. Et sådant projekt skal finansieres dels via søgning af midler i energipuljen og dels via optagelse af lån. Administrationen ønsker at bestyrelsen giver tilsagn til, at der bruges ressourcer og midler til at arbejde videre med projektet til fremlæggelse på afdelingsmødet i Boligforeningen i Københavns bestyrelse godkendte, at administrationen arbejder videre med projekt om renovering af facader på svalegange i afdeling Bispebjerg Bakke. 4

5 Ad 10 Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Vibeke Ahlmann) Vibeke Ahlmann blev genvalgt. b. Valg af suppleant for boligforeningens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Hope Cedercrantz) Hope Cedercrantz blev genvalgt. c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Valgkort blev udleveret til formand Henriette Denman. Ad 11 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag til mødet. Ad 12 Valg af revisor Revisionsfirmet Deloitte blev genvalgt som revisor. Ad 13 Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingerne Afdeling Bispebjerg Bakke Formanden berettede, at der pt. er fredeligt i afdelingen, hvilket beboerne er meget tilfredse med. Afdeling Kronprinsessegade Formanden oplyste, at det går fint i afdelingen og at afdelingsbestyrelsen følger op på resultaterne af tilfredshedsundersøgelsen. c. Fra administrationen Lea Clausen fra administrationen har opsagt sin stilling for at gå på pension. Pr. 1. maj overtager Almenbo administrationen af Boligorganisationen Kunstnerbyen i Birkerød, hvor billedkunstnere og forfattere har fortrinsret til boligerne. Ad 14 Fastsættelse af dato for næste møde. Næste møde blev fastsat til mandag den 1. oktober Ad 15 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referat digitalt underskrevet af Formand Henriette Denman Dirigent Claus Sieben Hansen Referent Lene Terpe 5