Peter Kay Mortensen, Inge Voller (uddannelseschef), Sivan Gülen (kursistrepræsentant), Nedim Yasar (kursistrepræsentant).

Transkript

1 Til stede: Afbud: Ikke til stede: Andre deltagere: Gregers Christensen, Thorkild Baltzer, Anette Holm (medarbejderrepræsentant), Niels Humble (medarbejderrepræsentant, Rasmus Rifsdal (ressourcechef) og Anne Sørensen (forstander) Bjarne Wahlgren, Leif Luxhøj Pedersen, René Bamberger (HR-chef) Peter Kay Mortensen, Inge Voller (uddannelseschef), Sivan Gülen (kursistrepræsentant), Nedim Yasar (kursistrepræsentant). Janus Wolff Christiansen (referent) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet af mødet onsdag den 11. marts 2015 er godkendt. 3. Meddelelser (bilag) Rasmus Rifsdal oplyste om problemerne med elevatoren i nordfløjen. Den skal repareres eller udskiftes. Helst inden starten på næste kursusår, da en del af vores kursister er kørestolsbrugere. Det kræver, at vi disponerer ca. en halv million kr. Elevatoren kan afskrives, og vil ikke påvirke resultatet i år, hvis vi får dispensation for ændret regnskabsprincip. Bjarne Wahlgren spurgte til muligheden for, at udlejer kan bære en del af omkostningen. Det vil Rasmus undersøge. Rasmus Rifsdal redegjorde for brev fra ministeriet vedr. dispositionsbegrænsning i Det indebærer, at uddannelsesinstitutioner på ministeriets område skal reducere budgettet for 2015 med i alt 314,7 mio. kr. svarende til ca. 1 pct. af de samlede bevillinger. På VUC Lyngby betyder det, vi skal forvente en omkostning på ca som skal indarbejdes i budget. Dispositionsbegrænsningen skyldes nedjusteringer af de pris og lønforudsætninger, der lå til grund for finansloven for Bjarne Wahlgren spurgte til punkt 10 om arbejdet i SU med et kodeks for god ledelse. Anne Sørensen regner med at arbejdet er færdiggjort i juni og vil orientere om det på et kommende bestyrelsesmøde. Anne Sørensen uddybede punkt 13 om VUC Lyngbys deltagelse i Vidensby. Her arbejdes med at finde et mere effektivt system for videndeling og kontakter mellem virksomheder og uddannelsesinstitutioner. 4. Referatopfølgning JCH Side 1 af 5

2 Ingen 5. Kvartalsrapport 1.kvartal (RRI) Rasmus Rifsdal gennemgik kvartalsrapporten, der har fået en ny form. Det nye er, at den indeholder et estimat 2015, som er udtryk for en kritisk økonomisk vurdering af, hvordan året forventes at forme sig. Fremover er det målet, at alle overordnede indtægts- og udgiftsområder løbende estimeres og sammenholdes med budgettet. Der er lavet estimater på alle uddannelsesområderne, og det viser en højere samlet aktivitet (810 årskursister) mod de forventede (800) i budgettet. Dette dækker over en faldende HF2 aktivitet, der dog årskursistmæssigt opvejes af især en stigende aktivitet på AVU, men også HFE. Nedgangen på HF2 skyldes reduceret søgning og sammenlægningen af 2.års klasserne. På indtægtssiden betyder dette en stigning på ca. 0,5 mio. kr.på omkostningssiden forventes, som følge af stigning i årskursister, et samlet merforbrug på ca. 0,3 mio. kr. Der er budgetteret med et resultat på ca. 1.5 mio. kr. Den højere aktivitet giver et estimeret resultat på ca. 1.7 mio. kr. i overskud. Det er dog usikkert, hvorvidt dette kan nås, bl.a. grundet udmøntning af den ovennævnte dispositionsbegrænsning. Bjarne Wahlgren vurderede det som en klar forbedring og et godt redskab for både ledelse og bestyrelse at have et estimat at pejle efter i løbet af regnskabsåret. Han pointerede, at der er god grund til en fortsat kritisk vurdering af VUC Lyngbys udgifter pr. årskursist, der er relativt store sammenlignet med andre VUC. 6. Status på køb af Nybrovej 112 og 114 Rasmus Rifsdal orienterede om status på processen. Nu er der udarbejdet et aktstykke, som skal forelægges finansudvalget. Vi står hermed ved målstregen, og den sværeste del burde være overstået. Aktstykket var egentligt klart til at blive vedtaget den 4. juni, men som følge af valget er punktet udskudt til oktober. På opfordring fra Thorkild Baltzer blev det vedtaget, at bestyrelsen skal have forelagt finansieringsmulighederne af købet, før det besluttes. 7. Drøftelse af MTU 2015 (bilag udsendt) Anne Sørensen orienterede om processen. SU er ikke begyndt at behandle resultaterne endnu, det sker på næste SU-møde. Rapporten indeholder nogle anbefalinger til, hvad der med fordel kan fokuseres på jf. resultatarket. MTU en indeholder også en APV del, der indledningsvis har været drøftet på et møde i arbejdsmiljøudvalget. Gregers Christensen bemærkede, at den var et godt ledelsesredskab, som mange bruger. Det er vigtigt ikke kun at se på tallene, men især på, hvad der har størst effekt på arbejdsglæden. Det er især det daglige arbejde og omdømme, der spiller en stor rolle. Han syntes, det var positivt at notere, at VUC Lyngby på arbejdsglæde (s.5) ligger på niveau med øvrige VUC er JCH Side 2 af 5

3 Anette Holm kunne nikke genkendende til betydningen af det daglige arbejde, og tilføjede at især kursistkontakten betyder meget. Bjarne Wahlgren udtrykte bekymring for vurderingen af centrale områder som omdømme og overordnet ledelse, hvor scoren er meget lav. Han noterede, at vi på de fleste overordnede områder, med undtagelse af nærmeste leder, scorer lavere end de øvrige VUC er, der har deltaget i undersøgelsen. Bestyrelsen diskuterede herefter nogle mulige årsager til resultatet. Især den lave score på spørgsmålet om omdømme var overraskende. Den kan evt. hænge sammen med efterdønningerne fra OK13. VUC Lyngbys aldersprofil kan muligvis forklare, hvorfor der gennemsnitligt er større utilfredshed her sammenlignet med andre VUC er. Leif Luxhøj Pedersen spurgte til stemningen i arbejdsmiljøudvalget. Anne Sørensen vurderede, at der ikke er en negativstemning i udvalgsarbejde og hverdagen. MUS-samtaler giver også et positivt indtryk. Rene Bamberger bemærkede, at VUC Lyngby har modtaget en smiley af arbejdstilsynet, og at der konstant arbejdes for at bevare og forbedre arbejdsmiljøet. Anne Sørensen orienterede om den videre proces i SU, herunder mulighed for opfølgende undersøgelser. Bjarne Wahlgren afsluttede punktet og opsummerede: Generelt er der meget, der fungerer godt på VUC Lyngby, men vi skal tage undersøgelsen alvorligt. Der er plads til forbedring. Ledelsen bør arbejde med disse forhold, så det fremover bliver væsentligt bedre. 8. Status på strategi 2016 herunder drøftelse af temaer til handleplan for kursusåret 2015/16 (bilag rundsendt inden mødet) Rene Bamberger redegjorde for processen for strategi igangsat i december Den 29/5 mødes ledelse og medarbejderrepræsentanter til strategidag, hvor handleplaner for 2015/16 drøftes, og der tages hul på strategi frem mod Bjarne Wahlgren roste planen, men pointerede at der mangler en evaluering af kvaliteten af målopfyldesen og eventuelle barrierer. Han efterlyste en sidste søjle, hvor målopfyldelsen blev vurderet og evalueret. Rene Bamberger vurderede, at vi er nået meget langt. Stort set alle de mål, vi satte os, er nået. Var enig i at nogle af punkterne kunne evalueres grundigere. Han erklærede sig også enig i, at den nye strategi frem mod 2020 ikke skal ses som et brud, men snarere som en kontinuitet i de processer, vi har sat gang. Nogle nye ting skal indtænkes i strategien. Fx indretningen af bygningerne, når vi overtager dem. 9. Status på IT strategi (bilag udsendt) Rasmus Rifsdal orienterede. Der er 3 spor lagt ud, og meget energi er brugt på at skabe den fornødne IT Infrastruktur. Med virkning fra 1.august, som led i fremtidssikringen, får alle tilbudt egen PC, mobil og bredbåndsforbindelse. Samtidig forsvinder de stationære computere fra undervisningslokalerne. Et mål er, at vi skal kunne være på nettet på få minutter. Personlige PC frem for stationære JCH Side 3 af 5

4 skulle gerne være omkostningsneutralt over de næste 3 år. Vi undersøger fortsat muligheder for samarbejde med andre VUC omkring bl.a. IT-support. Anette Holm pegede på problemet med kursister, der ikke har computere og spurgte til, hvorvidt man kan kræve det. Anne Sørensen forklarede, at det kan man godt på HF, men på AVU er der andre bestemmelser, der gør dette sværere. Det ændrer dog ikke ved nødvendigheden af, at kursisterne, som led i deres studiekompetence lærer at bruge IT og en PC i studieøjemed. Så dette må være det langsigtede mål. I en overgangsperiode er vi positive over for kursisternes mulighed for at låne computere. Thorkild Baltzer nævnte muligheden for at søge midler via fonde eller virksomheder. Johannes Fogh fonden blev nævnt som en konkret mulighed. Bjarne Wahlgren efterlyste den pædagogiske side af IT-strategien, der ikke fremgik tydeligt af det foreliggende bilag. Vi vil på VUC Lyngby gerne fortsat være på forkant på IT-området. En ITstrategi bør bl.a. også forholde sig til det relationelle aspekt af VUC pædagogikken. IT indgår i et samspil med kursisterne og præger på den måde læringsmiljøet, her skal relationer helst styrkes ikke svækkes. Rasmus Rifsdal: Den side af IT-strategien arbejdes der på. Et udvalg er nedsat bestående af lærerrepræsentanter, og en spørgeskemaundersøgelse, af både kursisters og læreres ønsker og behov for IT, er planlagt. 10. justering af regnskabsinstruks (bilag) Rasmus Rifsdal redegjorde for de mest centrale justeringer, hvorefter instruksen blev godkendt. 11. Anmodning om udbetaling af vederlag til forstanderen (bilag) Bestyrelsen imødekom anmodningen. 12. Organisatorisk justering (formanden) Bjarne foreslår en ændring i betegnelsen for institutionslederen fra Forstander til Rektor. Fremover vil Anne Sørensens titel være rektor. 13. Evt. Bjarne takkede for det gode samarbejde og ønskede god sommer. Mødeplan: JCH Side 4 af 5

5 Torsdag den 20. august 2015 kl Torsdag den 29. oktober 2015 kl Torsdag den 3. december 2015 kl dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift dato underskrift JCH Side 5 af 5