Referat af generalforsamling 2016 Onsdag d. 16. marts kl Med følgende dagsorden:

Transkript

1 Referat af generalforsamling 2016 Onsdag d. 16. marts kl Med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Bestyrelsens beretning for Rotter. Beslutningsforslag om løsning. 5. Dræning bag nr Grønne områder. Gennemgang af aftaler. 7. Rettidig indkomne forslag fra medlemmer. 8. Aflæggelse af regnskab for Vedtagelse af budget 2016 og fastlæggelse af bidrag for Forslag til vedtægtsændring ift. at vælge formanden på generalforsamling 11. Valg af formand 12. Valg af 3 medlemmer 13. Valg af 2 suppleanter 14. Valg af revisor 15. Informationer fra festudvalget 16. Eventuelt Fremmødte husstande: 108, 78, 29, 33, 136, 16, 36, 27, 70, 64, 6, 47, 84, 32, 126, 42, 124, 100, 134, 35, 34, 23, 80, 20, 26, 130, 104, 58, 51, 37. Derudover var 4 fuldmagter modtaget fra nr. 39, 144, 49 og 106 til brug ved afstemning. Ad.1.) Valg af dirigent Ole nr. 108 blev valgt Ad.2.) Valg af referent Anni nr. 34 blev valgt

2 Ad.3.) Bestyrelsens beretning for 2015 a) Pullerter, hække og reparation af græsområder der var blevet opkørt. På sidste års generalforsamling blev det store projekt vedtaget. Vi har nu haft et 1 år til at evaluere. Bestyrelsen er tilfreds med forbedringerne, og venter spændt på at de nyplantede bøgehække vokser til. b) Bestyrelsen har arbejdet med den nye hjemmeside (ellebaekparkvej.dk). Her ligger praktisk information, referater, nyheder mm. Siden er den officielle kommunikation til og fra bestyrelsen. Facebook siden Ellebæk Parkvej er til kommunikation mellem medlemmer af siden. c) Skuret blev malet i september, og bestyrelsen afholdt en åben skur dag i oktober, hvor folk kunne komme og se hvad skuret kunne tilbyde af ting der kunne købes, lånes, lejes. I skuret ligger bl.a. mapper der hører til hvert hus med tegninger over området, husene med mere. d) Rutsjebanen på legepladsen ved nr. 28 er blevet repareret. I løbet af 2016 bliver gyngen og den anden side af rutsjebanen samt bænken også repareret. Den anden legeplads er i noget bedre stand. e) Bestyrelsen har arbejdet med tilbud for at løse drænproblem bag nr (se også punkt 5) f) Nogle huse har haft rotter. Bestyrelsen er meget åben for at finde en løsning, men har på den anden side også forsøgt at bevare roen og har ikke fundet det nødvendigt at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling (se også punkt 4) g) Nye naboer. Grunden på Lille Elstedvej nr. 141 hvor der skal bygges rækkehuse: byggeriet er ikke kommet i gang i 2015 som troet, men kommer i gang i Til gengæld ser det ud til at husene alligevel ikke kommer til at høre til Ellebæk Parkvej (trods det at der findes en lokalplan fra kommunen). Til gengæld bliver den grå hal ved nr. 1 måske revet ned for at give plads til rækkehuse, der så vil være mere i stil med vores, og også høre under Ellebæk Parkvej. h) Bestyrelsen har i det forløbne år udarbejdet en folder til nye beboere med praktisk information om området og grundejerforeningen. Den vil for fremtiden komme ud til alle nye beboere. i) Bestyrelsen lægger forslag frem om at bestyrelsen selv vælger sin formand i stedet for at han/hun skal vælges ved generalforsamligen (se også punkt 10) Efterfølgende kommentarer fra salen ift. bestyrelsens beretning: Folder: Ros til bestyrelsen for den nye folder. Farvekoder: Efterspørgsels efter farvekoder til træværk (se hjemmeside) Nye naboer: Ved. evt. udstykning og bygning på grunden ved nr. 1 obs på skeldato ift. betaling af gebyr til grundejerforening, samt at der ved kørsel af store køretøjer vil være et ekstraordinært slid på den del af vejen.

3 Pullerter: enkelte af pullerterne menes uhensigtsmæssigt placeret bl.a. ift. at skære hjørner. Bestyrelsens holdning er at de er placeret i samarbejde med folk som har forstand på det. Bl.a. så der bliver taget hensyn til større køretøjer der skal bruge mere plads for at komme om hjørner (skraldevognen, flyttebiler mm.). Generelt er de dog en succes indtil videre. F.eks. er det store hul ved hjørnet i indkørslen helt væk! Ved generalforsamlingen sidste år blev der aftalt en evalueringsperiode på et år efter pullerten var stillet op. Efter denne periode kan laves en beslutning om at flytte nogle. Der var enighed om, at enkelte kan flyttes for at opnå bedre effekt. Ad.4.) Rotter. Beslutningsforslag om løsning. Bestyrelsen gennemgik antallet af anmeldelser til kommunen de seneste år. Der har været 3 i 2014, 16 i 2015 og 1 i 2016 (til og med januar). Af de 16 i 2015 har de 7 være udendørs rotter eller mår på loftet. Bestyrelsen finder omfanget så stort, at der skal tages stilling til en fælles løsning. Afstemning om der skal gennemføres en fælles løsning: forslaget blev vedtaget med stemmerne 27 for og 2 imod, hvorfor man gik videre til hvilken løsning. Bestyrelsen gennemgik de to fremlagte tilbud fra PestGuard og Rentokil, de var vedlagt indkaldelsen som bilag 1 og 2. Forslag 1, Pestguard: 13 stemte for Forslag 2, Rentokil: 10 stemte for Der blev også foreslået at eftersøge flere muligheder. 5 stemte for det. Dvs. at forslag 1 fra Pestguard blev vedtaget, med en engangsfinansiering fra alle husstande på kr ,00. Resten af betalingen ligger inden for det nuværende budgets rammer. Bestyrelsen vil forhandle den endelige pris på plads. Alle husstande bliver informeret i detaljer når det er sket, og få en opkrævning på 1/96 af udgiften. Der informeres også om hvordan dette kommer til at involvere dem. Ad.5.) Dræning bag nr Der har længe været problemer med drænet. Dræning er foreningens ansvar, og de hidtidige løsninger har desværre ikke kunne opfylde denne forpligtigelse. Bestyrelsen har med Lenes (nr. 51) hjælp fået tilladelse af kommunen til at lave en grøft mellem Ellebrinken og Ellebæk Parkvej der skal aflede vandet fra husene. Arbejde vil gå i gang snarest.

4 De berørte husejere bidrager selv til omkostningerne for at få en bedre løsning. Ad. 6) Grønne områder. Gennemgang af aftaler. Aftalen med Lars Gravco indeholder (20 x græsslåning samt 1X trimning af kanter og klip af bøgepur). Aftalen indeholder altså ikke lugning af stier og trapper. Der opfordres til at folk selv tager initiativ til at vi kan vedligeholde vores fælles arealer, i stedet for at vi skal betale os fra det. Bestyrelsen opfordrede til en initiativ/koordineringsgruppe blandt beboeren. Evt. til nogle fælles arbejdsdage. Opfordringen vakte dog ikke den store genklang. Kun Axel fra nr. 23 meldte sig, men han kan ikke stå alene. Derfor bedes alle der gerne vil være med til at vedligeholde vores fælles arealer, at henvende sig til Axel. Ad.7.) Rettidig indkomne forslag fra medlemmer. a) Jens Henrik Eriksen nr. 20 kom med en opfordring til at bestyrelsen tænker over vedligehold af vores huse ift. de i deklarationen fastlagte rammer. F.eks. tagplader til carport der for rimelige penge kun kan bestilles i hele paller. Der blev foreslået at lave en tagfond (dog også med plads til andet end carporttag ) b) Mette nr. 100 havde foreslået at vi melder os til Nabohjælp (nabohjælp.dk). Martin fra bestyrelsen har allerede oprettet sig og sendte en liste rundt hvor man kunne skrive sig på. Martin vil efterfølgende sørge for at invitere dem. Er andre interesseret, kan de henvende sig til Martin. c) Mette nr. 100 vil gerne have fældet de skæve og udgåede rønnetræer. Er dækket at punkt 6 d) Kristian nr. 126 foreslår af arealet ved legepladsen ved nr. 23 bliver ikke brugt. Kan det evt. udnyttes bedre? Evt. et par fodboldmål (pris ,00 stk.)? En trampolin blev også forslået, der er dog issues omkring sikkerheden ved sådan en. Bestyrelsen kigger på det. e) Karen nr. 64 har spurgt: Sternbrædder, hvem har ansvaret for at de bliver malet? Det er husejeren hvis hus de sidder på, der har ansvaret. Bestyrelsen har dog ingen bemyndigelse i den sammenhæng. f) Janus nr. 144 foreslår opsætning af et Legende børn skilt ved indkørslen. Pris er ca ,00 inkl. moms. Der var flertal for at sætte et sådan skilt op. Forslaget vedtaget. g) Janus nr. 144 foreslår er forbud mod at sætte Til salg skilte op ved sit hus, og i stedet et skilt ved indkørslen. Forslaget ikke vedtaget.

5 Ad.8.) Aflæggelse af regnskab for 2015 Birthe orienterede om regnskabet 2015 hvor anlægning af pullerter, hække mm. har været en stor post. Regnskabet blev godkendt. Ad.9.) Vedtagelse af budget 2016 og fastlæggelse af bidrag for 2017 Birthe orienterede. Rotteprojekt holder sig inden for budget. Etableringsomkostningerne betales som engangsbeløb af alle husstande. Som noget nyt er der en post vedr. restancer for ubetalt bidrag. Bestyrelsen inddrager disse via inkasso. Budgettet blev vedtaget, og bidraget fortsætter uændret i Ad.10.) Forslag til vedtægtsændring ift. at vælge formanden på generalforsamling Ændringen kunne ikke vedtages på den ordinære generalforsamling, da en vedtægtsændring fremmøde af 48 husstande og at 2/3 af disse stemmer for. Dermed træder indkaldelsen til ekstraordinær generalforsamling d. 29. marts i kraft omdelt som bilag 5 Ad.11.) Valg af formand Kristian nr. 34 genopstiller og blev genvalgt. Ad.12.) Valg af 3 medlemmer Martin nr. 130 genopstiller og blev genvalgt. Vibeke nr. 26 genopstiller og blev genvalgt. Birthe nr. 20 genopstiller ikke. Kristian nr. 126 træder ind i bestyrelsen Ad.13.) Valg af 2 suppleanter Iben nr. 47 og Birthe nr. 20 blev valgt Ad.14.) Valg af revisor Anne-Marie nr. 32 blev genvalgt.

6 Ad.15.) Informationer fra festudvalget De nuværende medlemmer træder ud og desværre var der ingen andre der havde lyst til at overtage, tilstede på generalforsamlingen. Det er nogle gode traditioner der går tabt hvis ingen andre træder til: Skt. Hans bål, Sommerfest, juletræstænding. Arbejdet i festudvalget er ikke forbundet med meget arbejde, til gengæld giver det stor præstige. Bestyrelsen opfordrer kraftigt interesserede til at henvende sig til Martin i bestyrelsen som sidder inde med alle informationer og materiale, så vi kan få et festudvalg i Ad.16.) Eventuelt Hunde og deres efterladenskaber: mange er trætte af at hundeejere ikke samler op efter deres hundes toiletbesøg langs med stien nede ved bækken. Den eneste løsning er nok desværre, at når man ser det ske, så påtaler man overfor hundens ejer.