DynamicTemplate skabeloncenter Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Slet gamle skabeloner... 2 Hent nye skabeloner... 2 Indsæt evt. forvaltning i Acadre... 3 Indsæt evt. hjemmeside-adresse på Medarbejder-portalen... 3 Forudfyld gule felter i skabe-lonerne... 3 Opret brev i Acadre... 4 Indsæt fraser i brevet... 5 Få vist fraser fra egen forvaltning/afdeling... 5 Følgebrev... 7 Opret ekstra brugerprofil... 7 Opdater brugerprofil... 8 Side 1 af 8

2 Indledning DynamicTemplate er en opdatering af TDS skabeloncenter. Der findes én brevskabelon, som anvendes både i Acadre og i Word, og som anvendes både som alm. brev, institutionsbrev og brev med parts cpr.nr. Ligeledes findes der kun én notatskabelon, som kan benyttes af alle. Desuden findes der en brevskabelon og en notatskabelon til brug for ejendomssager. Slet gamle skabeloner De nuværende skabeloner i Acadres skabeloncenter skal slettes. Åbn Acadres skabeloncenter og markér de gamle skabeloner og slet dem enkeltvis ved at klikke på Slet i menulinjen. Hent nye skabeloner Når de gamle skabeloner er slettet, skal de 2 nye skabeloner hentes ind i skabeloncentret. Åbn Acadres skabeloncenter og markér mappen Breve og klik derefter på Ny i menulinjen. Skabelonerne Brev.dotm og Notat.dotm hentes fra S-drevet i mappen dynamictemplate. Vælg mappen Skabeloner, udpeg skabelonerne enkeltvis og klik på Åbn. Udover brev- og notatskabelonen kan der hentes skabeloner til foldere. Skabelonerne skal kun hentes denne ene gang. Når der fremover sker rettelser i skabelonerne, vil de automatisk blive opdateret i Acadres skabeloncenter. Brevskabelonen henter kommunens logo og den blå bue ind i dit brev. Skabelonen henter også dine sagsbehandleroplysninger fra hhv. Acadre og IT-afdelingens AD ind i brevhovedet. Side 2 af 8

3 Indsæt evt. forvaltning i Acadre Hvis du har brug for, at der skal påføres forvaltningsnavn på dine breve, skal du selv påføre denne oplysning i Acadre, da denne oplysning ikke forefindes hverken i IT-afdelingens AD eller i Acadre. Gå ind i Acadres skabeloncenter og vælg Funktioner -> Indstillinger i menulinjen. I feltet beregnet til skrives forvaltning. Skal der ikke forvaltning på brevpapiret, må denne linje ikke udfyldes. Indsæt evt. hjemmesideadresse på Medarbejderportalen Din hjemmesideadresse vil kun blive vist, hvis den er oplyst i AD-et. Du skal selv checke, om den er indsat og også selv indsætte den i AD. Åbn medarbejderportalen og klik på Ret profil i øverste venstre hjørne. Du får nu mulighed for at rette dine brugeroplysninger. Skriv din hjemmesideadresse i feltet Hjemmeside. Klik på Gem oplysninger. AD-et bliver opdateret om natten, så du kan først se ændringen i dine breve dagen efter, at du har foretaget rettelsen. Forudfyld gule felter i skabelonerne Åbn en sag i Acadre klik på Skabeloner i menulinjen og vælg den ønskede skabelon. BEMÆRK at de gule felter kan forudfyldes og gemmes. Til eksempelvis brevskabelonen vil det altid være et Udgående dokument, og til notatskabelonen vil det altid være et Internt dokument. Gemmes ved at klikke på Gem i menulinjen. Næste gang skabelonen benyttes, vil felterne allerede være udfyldt. Side 3 af 8

4 Opret brev i Acadre Åbn en sag og klik på Skabeloner i menulinjen Vælg den ønskede skabelon og klik på Skriv. Vælg hvem du vil skrive brevet til det er nemmest hvis du har indsat brevmodtageren som part på sagen, så får du automatisk cpr nr. eller cvr. nr. overført til Doc2Mail, når du vil udskrive. Klik på Udfør. Nu fremkommer DynamicTemplate boksen på skærmen. Du skal her tage nogle valg: 1. Hvis du blot vil skrive et alm. Brev klikker du på OK 2. Hvis du vil skrive et brev med et andet logo, eksempelvis for en institution, skal du sætte flueben i Dan dokument for institution. 3. Hvis du vil skrive et brev med partens cpr.nr. påført i højre side af brevet, skal du sætte flueben i Medtag sagens CPR 4. Hvis du skal skrive for en anden bruger, skal du vælge Netværksprofiler og skrive anden brugers initialer i feltet Bruger ID 5. Er det en anden bruger, der skal underskrive brevet er det i den nederste venstre boks Underskriver, at du skal vælge Netværksprofiler og skrive anden brugers initialer. 6. Det er også muligt helt at fravælge underskriftsfeltet fjern fluebenet i feltet Side 4 af 8

5 Indsæt fraser i brevet Fraser er korte eller lange standardtekster, som benyttes ofte. For at benytte fraser i et brev, stilles markøren der, hvor teksten skal indsættes og der klikkes på ikonet Fraser på båndet dynamictemplate På næste billede vises siden for fraser her vises alle fraser fra alle forvaltninger. Vælg egen forvaltning/afdeling og vælg ønsket frase klik på OK. Få vist fraser fra egen forvaltning/afdeling For nemheds skyld bør man opsætte frasevisningen, så man kun får vist fraser fra egen forvaltning/afdeling. Dette gøres ved at klikke på ikonet fraser og derefter klikke på Foretrukne. I billedet der fremkommer klikkes på de 3 prikker til højre for Startmappe. Markér den ønskede forvaltning/afdeling og klik på OK 2 gange og derefter på Annuller. Nu vises den valgte forvaltning/afdeling under Startmappe. Side 5 af 8

6 Foretrukne fraser Det er også besparende at indsætte de fraser, man benytter mest, under Foretrukne. Klik på ikonet fraser og derefter på Foretrukne. I øverste halvdel af billedet kan du indsætte de fraser, du benytter mest. Klik på plusset og der åbnes en boks, der skal udfyldes. Skriv et navn, der passer til frasen. Klik på de 3 prikker i højre side og vælg, hvilken frase, der skal være foretrukken. Når frasen er valgt som foretrukken, ser øverste del af frasebiblioteket sådan ud: og frasen kan vælges direkte herfra. Side 6 af 8

7 Følgebrev Der er oprettet en frase til brug for elektronisk udsendelse af blanketter og lignende. Der oprettes et alm. Brev og frasen Følgeskrivelse indsættes fra mappen Fælles fraser. Der kan nu sættes flueben i de ønskede felter, og der kan indsættes bemærkninger nederst i frasen. Blanketter eller andet kan vedhæftes som bilag i Doc2Mail. Opret ekstra brugerprofil DynamicTemplate indsætter Aabenraa Kommunes logo som standard. Brugere, der fast benytter andet logo end kommunens officielle, er oprettet med eget logo. Hvis der lejlighedsvis i breve/notater skal benyttes andet logo end kommunens officielle, skal der oprettes en ekstra brugerprofil: Åbn Word, vælg båndet dynamictemplate og klik på Brugere her vises egen brugerprofil, og der kan vælges at oprette en Ny bruger Skriv egne brugerinitialer og klik på Kopier Ret oplysningerne til, så de passer med den nye profil og klik på OK. BEMÆRK: For at få det rigtige logo på brevet er det vigtigt, at der i feltet Afdeling skrives den rigtige afdelings-/institutionsbetegnelse. Udover at oprette Ny bruger, kan selvoprettede brugerprofiler redigeres og slettes. Side 7 af 8

8 Opdater brugerprofil Hvis du har fået ændret dine brugeroplysninger, og ændringerne ikke slår igennem automatisk, skal du opdatere din brugerprofil. Det gør du ved at gå ind i Word, vælge DynamicTemplate og klikke på ikonet Brugere. Markér din brugerprofil og klik på Rediger bruger. Markér dine initialer i boksen og klik på Opdater. Klik JA til at fortsætte. Klik derefter på OK og på Luk. Side 8 af 8