AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet Indkøber. Indholdsfortegnelse:

Transkript

1 Indholdsfortegnelse: 1 Varekøb Varesøgning Feltet Varesøgning Søgning i favoritlister Filtrering Generelt om søgning Bestilling af varer - Indkøbskurv Udfyldelse af Rekvisition Rekvisitionshoved Bestillingsoplysninger Workflow Adresser Vareliste Kontér pr. varelinje Massekontér varelinjer Valgmuligheder Gem Opret stående ordre: anvendes ikke pt skal testes igennem før anvendelse Videresend Vis udskrift Kopier dokument Send Rekvisition med prokura uden prokura Gebyr advarsel ved Send knapppen Fremskyd leveringsdato advarsel ved Send knappen Modtagelse af rekvisitioner fra Bestillere Behandling af rekvisition fra Bestiller Gebyr advarsel ved Send knappen Fremskyd leveringsdato advarsel ved Send knappen Afvis Side 1 af 35

2 2.5 Flette rekvisitioner Varemodtagelse Varemodtag dine varer Kopier dokument Delvis varemodtagelse Valgmuligheder Bekræft ordre Annuller Luk ordre Vis udskrift Side 2 af 35

3 1 Varekøb 1.1 Varesøgning Log på IndFak Klik på fanebladet Varesøgning eller ikonet Varesøgning Feltet Varesøgning I varesøgningen søges på tværs af kataloger og leverandører. Indtast et eller flere søgeord og tryk søg. Herefter vises alle søgeresultater, der indeholder de indtastede søgeord Søgning i favoritlister Du kan som bruger oprette din egen favoritliste indeholdende varer, som du ofte køber. Du kan afgrænse søgninger, til kun at søge i en eller flere favoritlister. Checkboksen har som oftest en farvemarkering. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for de favoritlister, der skal søges og klik på søgeikonet ved søgefeltet. Så længe fluebenet er sat, søges kun i den/de valgte favoritlister. Se særskilt vejledning for hvordan du opretter favoritlister. Side 3 af 35

4 1.1.3 Filtrering På varesøgningen finder du Filtrering nederst til venstre på skærmen. Filtrering er en genvej til at filtrere din søgning på Aftaler, Leverandører og Varegrupper På fanebladet "Aftaler" vises forhandlede aftaler På fanebladet "Leverandører" vises en liste over samtlige leverandører På fanebladet "Varegrupper" vises tilpassede varegrupper Anbefales da Indkøb har oprettet tilpassede varegrupper opdelt i varekategorier f.eks. kontorartikler Generelt om søgning Søgninger kan begrænses, så der kun søges i varer fra en eller flere specifikke leverandører, aftaler eller varegrupper. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen og klik på søgeikonet ved søgefeltet. Så længe fluebenet er sat ud for en eller flere leverandører og/eller aftaler, søges kun i den/de valgte leverandører/aftaler/varegrupper. Dette kan kombineres med begrænsning på favoritlister eller fritekstsøgninger. Nedenstående søgeeksempel vises med markering i fanebladet Varegrupper ved Kontorhold og på Notes i søgefeltet Side 4 af 35

5 Herefter vises søgeresultatet i dette tilfælde 311 varer med visning af 25 pr. side dette kan ændres nederst i skærmbilledet samt du kan bladre mellem siderne. Resultatet af søgningen er sorteret på Pris så de billigste varer vil altid blive vist først. Vær opmærksom på om prisen er pr. stk eller pr. pakke samt antal pr. pakke. Stå med cursor på varen og du kan se den i forstørret billede Ved at dobbeltklikke på varelinjen/billede kan du se yderligere info om varen. For at komme retur til varesøgning skal du klikke på fanebladet Varesøgning Fanebladet Varevisning lukkes igen ved at klikke på x Side 5 af 35

6 1.2 Bestilling af varer - Indkøbskurv Varerne lægges i indkøbskurven ved klik på det grønne plus Du kan vælge antal både i varelinjen eller Indkøbskurven ved at klikke på Pil op = forøger antal Pil ned = nedsætter antal Du kan også vælge at skrive antal det kan gøres både på varelinjen ved det grønne plus eller når du har hentet varen over i Indkøbskurven. Har du fortrudt en vare i Indkøbskurven kan du klikke på skraldespanden og dermed fjerne varen fra kurven. Når du er færdig med at hente varerne over i Indkøbskurven klikker du på Fortsæt Side 6 af 35

7 1.3 Udfyldelse af Rekvisition Rekvisition ligger nu i Udbakke Rekvisitionshoved Bestillingsoplysninger Ordredato: bestillings dato Ønsket leveringsdato: default udfyldt med dagen efter bestillings dato. Kan ændres. Hvis ordren ikke kan leveres dagen efter vil du få besked om at ændre dato når du sender ordren. Bekræftes senest: = anvendes pt. ikke GLN/EAN: Vigtigt! Husk at vælge EAN nr. i listen. St. værdi: kan anvendes til angivelse af kontonr. eller lignende som efterspørges af leverandøren. Kontraktnr: kan anvendes til angivelse af et kontraktnr. hvis et sådant forefindes. Rekvisitionsnr: kan anvendes til angivelse af et rekvisitionsnr. fra andet system, hvis et sådant anvendes. Ordrebekræftelse ønskes: er default markeret. Pt. anvendes den ikke. (TESTES) Delleverancer accepteres ikke: skal markeres hvis levering skal indeholde alle varer. Side 7 af 35

8 Varemodtagelse ikke påkrævet: Anvendes ikke. Felt må ikke markeres. Alle varer skal varemodtages! Efterregistrering: Anvendes ikke Workflow Angivelse af Rekvirent, og Disponent. med prokura: Har du fået tildelt prokura vil felterne være udfyldt med dit navn. De kan ændres, hvis du ønsker, at rekvisitionen skal sendes til en anden eller til din standard Disponent. Overstiger rekvisitionen din prokura, vil du få en advarsel, når du klikker på Send og du skal vælge din standard Disponent. uden prokura: Felterne Rekvirent og vil være udfyldt med dit navn. Feltet Disponent vil være udfyldt med din standard Disponent. Felterne kan ændres, hvis rekvisitionen skal sendes til en anden eller til en anden Disponent Adresser Leveringsadresse: er default udfyldt. Kan ændres klik på blyant. Her kan enten vælges en ny leveringsadresse via værdilisten eller oprette en ny. Faktureringsadresse: er default udfyldt. Ændres ikke. Side 8 af 35

9 1.3.2 Vareliste Du skal udfylde Sag (projekt) og Sagsopgave (aktivitet) på varelinjerne. Hvis rekvisitionen indeholder mange linjer som skal have samme Sag og Sagsopgave kan du med fordel anvende Massekontér varelinjer. Bemærk at varelinjerne er default markeret. Markeringen kan fjernes hvis du ikke vil have alle linjer med samme kontering. Under hver varelinje er skal felterne Konto, Delregnskab og Moms-prod være default udfyldt. Hvis de ikke er udfyldt kontaktes Hvis ikke disse er udfyldt kan du ikke påføre Sag og Sagsopgave I varelinjen kan du ændre antal (skrive eller brug pil op eller ned) eller har du fortrudt varekøbet kan du fjerne linjen ved at klikke på skraldespanden og fjerner dermed varen fra rekvisitionen. Du kan også tilføje flere varer enten ved at klikke på Tilføj katalogvare eller klik på fanebladet Varesøgning Side 9 af 35

10 Kontér pr. varelinje Har du mange varelinjer som skal have den samme kontering kan du med fordel anvende massekontering. Men udfyld altid den første varelinje som nedenstående. Hvis du kender Sags nr. kan du indtaste sags nr. i feltet og fortsætte til feltet Sagsopgave f.eks. klik på tab-knappen. Ved feltet Sagsopgave skal du klikke på den lille pil for at få vist muligheder. Se evt. nærmere beskrivelse nedenstående. Hvis du ikke kan huske hele sags. Nr. eller kender navnet på kan søge nr. frem ved at klikke på den lille pil. I søgefeltet kan du indtaste f.eks. del af sags nr. eller navn. Klik herefter på luppen Side 10 af 35

11 Efter søgningen vises de muligheder som din søgning indeholder. Du skal klikke på det ønskede sags nr. Herefter skal du udfylde Sagsopgave ved at klikke på den lille pil Side 11 af 35

12 Alle sagsopgaver tilhørende sags nr. vises. Hvis der er mange sags opgave nr. kan du søge som ved eksemplet Sag se ovenstående klik på det ønskede nr. Felterne Sag og Sagsopgave er udfyldt. Side 12 af 35

13 Massekontér varelinjer Har du mange varelinjer som skal have den samme kontering kan du med fordel anvende massekontering. Men udfyld altid den første varelinje som ovenstående. Klik på Massekontér varelinjer og fjern evt. markering ved de varelinjer som ikke skal have samme kontering. Marker Sag og Sagsopgave og klik på OK Systemet opdaterer vent lidt Side 13 af 35

14 Alle varelinjer er nu udfyldt med den samme kontering. Side 14 af 35

15 1.4 Valgmuligheder Gem Rekvisitioner kan gemmes ved tryk på "Gem"-knappen. Hvis du vil arbejde løbende med din rekvisition kan du med fordel gemme den indtil du har færdigbehandlet dine indkøb og videresendt den til din. Når en rekvisition gemmes får den et rekvisitions nr., som følger dokumentet indtil det bliver til en ordre og sendes til leverandøren. Gemte rekvisitioner er personlige og ligger i ens egen rekvisitionsoversigt med status "Aktiv". Du tilgå dine gemte rekvisitioner ved klik på ikonet Ordre Ordre Rekvisitioner Side 15 af 35

16 Gemte rekvisitioner ligger i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv" En gemt rekvisition åbnes ved at dobbelt-klikke på den. Dette åbner rekvisitionen i et faneblad og samtidig lægges varerne i udbakken, klar til afsendelse. Selvom du arbejder videre på en gemt rekvisition, så vil ordredatoen altid sættes til den dato og det tidspunkt, hvor ordren afsendes til leverandøren. En gemt rekvisition slettes ved at markere checkboksen på linjen og vælge "Slet valgte" via handlingknappen øverst til højre (den står default til "Åbn valgte") Opret stående ordre: anvendes ikke pt skal testes igennem før anvendelse. Hvis de samme varer skal bestilles med et fast interval, kan du oprette en stående ordre. En stående ordre er en "ordreskabelon", der bliver sendt til leverandøren i et givent interval. Det er muligt at redigere og tilpasse ordreskabelonen løbende, men hver gang et afsendelsestidspunkt oprinder, sendes en ordre afsted med indholdet fra den stående ordre (som den ser ud på det givne tidspunkt). En stående ordre oprettes fra udbakken eller fra en gemt eller kopieret rekvisition, hvor du på 'Valgmuligheder' (til venstre for send-knappen) vælger "Opret stående ordre". Herved kommer en boks, hvor du kan angive interval og tidspunkt for, hvor tit og hvornår den stående ordre skal afsendes. Eksempel på opsætning af interval for afsendelse af stående ordre. Side 16 af 35

17 Når en stående ordre er oprettet, vises den i rekvisitionsoversigten med status "Stående ordre". For at redigere en stående ordre, dobbelt-klikkes på ordren i rekvisitionsoversigten. Hver gang en stående ordre afsendes, placeres en reference til ordren i 'Relaterede dokumenter' på den stående ordre, der skrives i historikken på dokumentet og du modtager en mail-notifikation om afsendelsen. Hvis en stående ordre ikke skal sendes længere, kan den annulleres ved klik på knappen 'Annuller' inde på dokumentet Videresend En rekvisition kan videresendes til en eller flere kolleger rundt i organisationen. Når en rekvisition videresendes, svarer det til, at dokumentet sendes til en anden bruger - uden at workflowet med godkendelsesgrænser og afsendelse af ordrer til leverandører aktiveres. Ved hjælp af videresend-funktionen kan du starte på en rekvisition og derefter videresende den til en anden bruger med samme roller. Den anden bruger overtager rekvisitionen og kan sende den retur eller arbejde videre med den som "sin egen". Når du modtager en rekvisition fra en anden bruger, får du et advis via og får ligeledes en aktivitet på forsiden/dashboardet. Rekvisitioner, der er videresendt, gemmes i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv" Vis udskrift Åbner en visning af rekvisitionen i et nyt faneblad. Her kan du bl.a. printe rekvisitionen, gemme den i PDF-format og zoome ind/ud i indholdet. Når du lukker fanebladet, ligger ordren fortsat i udbakken og er ikke afsendt Kopier dokument En rekvisition kan kopieres, hvilket gør det nemt at genbruge en rekvisition flere gange. Herved dannes en kopi af rekvisitionen i udbakken. Der tjekkes automatisk om varerne fortsat er tilgængelige på indgående aftaler og om priserne har ændret sig. Side 17 af 35

18 1.5 Send Rekvisition med prokura Er du færdig med at indkøbe kan ud klikke på Send knappen og ordren sendes til leverandøren. Overstiger Rekvisitionen din prokura vil du få en advarsel Klik på OK Side 18 af 35

19 Du finder din standard Disponent i listen - markér og klik på OK Rekvisitionen videresendes til Disponent. Når Disponent har behandlet din Rekvisition, vil ordren blive afsendt til leverandøren og du vil modtage en mailnotifikation på bekræftelsen uden prokura Er du færdig med at indkøbe kan ud klikke på Send knappen og rekvisitionen sendes til din standard Disponent. Når Disponent har behandlet din Rekvisition, vil ordren blive afsendt til leverandøren og du vil modtage en mailnotifikation på bekræftelsen. Side 19 af 35

20 1.5.3 Gebyr advarsel ved Send knapppen Nogle leverandører vil kræve gebyr, hvis man bestiller under et aftalt mindste beløb pr. ordre. Vi anbefaler at du venter med at sende ordren til den overstiger mindste beløbet. Hvis det er et haste behov kan det selvfølgelig være nødvendigt at afsende ordren. Klik på OK for at acceptere gebyr og du kan sende din ordre til leverandøren Fremskyd leveringsdato advarsel ved Send knappen Hvis leverandøren ikke kan levere på det ønskede tidspunkt vil systemet selv foreslå et nyt leveringstidspunkt, når du har klikket på Send Klik på Fremskyd leveringsdato. Side 20 af 35

21 Klik på OK og dato vil ændre sig til det foreslåede i skærmbilledet. Hvis du klikker på OK ved første skærmbillede vil ordren beholde den oprindelige leveringsdato, hvilket ikke giver mening, da det vil være for sent. Side 21 af 35

22 2 Modtagelse af rekvisitioner fra Bestillere 2.1 Behandling af rekvisition fra Bestiller Som kan du få rekvisitioner tilsendt fra Bestiller, som ønsker at bestille varer. Du vil modtage en mailnotifikation fra Bestiller, når rekvisitionen er afsendt til godkendelse hos dig. Log på IndFak Du kan tilgå rekvisitionen enten via dit Dashboard under aktiviteter eller på ikonet Ordrer (Ordrer- Rekvisitioner) Side 22 af 35

23 Klikker du på Rekvisitionen på dit Dashboard kan du se den enkelte rekvisition, men vil du gerne have et overblik så anvend ikonet Ordrer Ordrer Rekvisitioner, da du her evt. kan flette rekvisitionerne sammen, hvis bestillingerne er til samme leverandør og samme leveringsadresse. Rekvisitionsoversigten viser som standard alle rekvisitioner, der ligger hos dig som bruger. Det kan være rekvisitioner, der er gemte, videresendte, sendt til behandling De nyeste rekvisitioner bliver vist øverst, men sorteringen kan vendes ved at klikke på dato-kolonnen. For at se en rekvisition, dobbelt-klikker du på den. Rekvisitionen bliver åbnet i et nyt faneblad, klar til behandling. Du skal tjekke om oplysningerne er korrekt udfyldt i Bestillingsoplysninger Du skal særlig have fokus på felterne: Ønsket leveringsdato: default udfyldt med dagen efter bestillings dato. Kan ændres. Hvis ordren ikke kan leveres dagen efter vil du få besked om at ændre dato når du sender ordren. GLN/EAN: Vigtigt! Tjek om EAN er ok Side 23 af 35

24 Varemodtagelse ikke påkrævet: Anvendes ikke. Felt må være ikke markeret. Alle varer skal varemodtages! Leveringsadresse: er default udfyldt. Kan ændres klik på blyant Evt. Att. tilføjes. Under hver varelinje er skal felterne Konto, Delregnskab og Moms-prod være udfyldt. Hvis de ikke er udfyldt kontaktes Rekvirenten udfylder Sag og Sagsopgave er disse ikke udfyldt kan du enten selv tilføje dem eller afvise rekvisitionen ved at klikke på Afvis. I varelinjen kan du ændre antal (skrive eller brug pil op eller ned) eller hvis varen ikke skal indkøbes kan du fjerne linjen ved at klikke på skraldespanden og dermed fjerne varen fra rekvisitionen. Du kan også tilføje flere varer ved at klikke på Tilføj katalogvare Du har også mulighed for at gemme rekvisitionen til senere brug, videresende til en anden indkøber eller se udskrift. Se ovenstående beskrivelse under Valgmuligheder Er alt ok klik på Send og ordren sendes leverandøren. Rekvisitionen er nu omdannet til en ordre og er forsvundet fra rekvisitionsoversigten Ordren søges frem ved at klikke på ikonet Ordrer Ordrer Ordreoversigt Har du allerede ordreoversigten fremme, så klik på luppen for at opdatere skærmbilledet. 2.2 Gebyr advarsel ved Send knappen Side 24 af 35

25 Nogle leverandører vil kræve gebyr, hvis man bestiller under et aftalt mindste beløb pr. ordre. Vi anbefaler at du venter med at sende ordren til den overstiger mindste beløbet. Hvis der er flere rekvisitioner til samme leverandør og samme leveringsadresse kan du med fordel flette rekvisitionerne sammen, så der undgås gebyr. Se nedenstående afsnit vedr. dette. Hvis det er et haste behov kan det selvfølgelig være nødvendigt at afsende ordren. Klik på OK for at acceptere gebyr og du kan sende ordren til leverandøren. 2.3 Fremskyd leveringsdato advarsel ved Send knappen Hvis rekvisitionen har ligget for længe hos dig for videre behandling eller leverandøren ikke kan levere til det ønskede tidpunkt, vil du få en advarsel når du klikker på Send Klik på Fremskyd leveringsdato. Side 25 af 35

26 Klik på OK og dato vil ændre sig til det foreslåede i skærmbilledet. Hvis du klikker på OK ved første skærmbillede vil rekvisition beholde den oprindelige leveringsdato, hvilket ikke giver mening da det vil være for sent. 2.4 Afvis Kan rekvisitionen ikke godkendes f.eks. enten pga. varerne allerede er på lager eller mangler Sag og Sagsopgave klik på Afvis Her giver du en besked til rekvirenten om hvorfor du afviser rekvisitionen. Klik på OK Side 26 af 35

27 Klik på OK I oversigten ses nu at rekvisitionen er hos Rekvirenten med status Aktiv og rekvirenten vil modtage en mailnotifikation med din kommentar og kan herefter gå ind og genbehandle rekvisitionen. 2.5 Flette rekvisitioner Er der flere rekvisitioner til samme leverandør med samme leveringsadresse og få varelinjer kan du flette rekvisitionerne sammen til 1. Sådan gør du: I rekvisitionsoversigten markeres rekvisitionerne du vil flette sammen og under Handlinger vælges Flet valgte Side 27 af 35

28 Her vælger du den rekvisition som skal være aktiv klik på lille pil ned for at se valgmuligheder Klik OK og rekvisitionerne flettes sammen til den valgte rekvisition. Rekvisitionen kan nu sendes til leverandøren som en ordre. Ordre oversigten: Status ændres til Flettet Side 28 af 35

29 3 Varemodtagelse 3.1 Varemodtag dine varer Når varerne bliver leveret, skal du varemodtage den pågældende ordre. Ofte er der en følgeseddel med leveringen, hvoraf ordrenummeret fremgår. Sådan varemodtager du: Klik på ikonet Ordrer Vælg Ordrer og klik på Ordreoversigt Søg ordrenummeret frem i ordreoversigten eller vælg ordren i listen. Åbn ordren ved at dobbelt-klikke på den. Ordreoversigten indeholder alle afsendte ordrer i organisationen. Ved at klikke på den lille grå pil til højre i søgefeltet får du tilgang til en udvidet søgning. Her kan du bl.a. ændre datointerval, søge på bestiller (rekvirent),, Leverandør osv. Side 29 af 35

30 Har du modtaget alle varer og alt er ok kan du klikke på Varemodtag Klik på Ok Side 30 af 35

31 Status er nu ændret til Fuldt varemodtaget 3.2 Kopier dokument Det er muligt at kopiere og genbruge en ordre, som du således kan sende igen med opdaterede informationer. Klik på Kopier dokument En ny fane 'Dokumentdetaljer' bliver åbnet, og dokumentet får et nyt rekvisitionsnummer. Dokumentet indeholder de samme informationer som på den oprindelige ordre. Det vil sige: Varelinjer udfyldes automatisk med vareantal, kontering og ordreinformation, samt leverings- og faktureringsadresse. Leveringsdatoen opdateres til dags dato +1 (først kommende hverdag) Ordren får automatisk et nyt ordrenummer ved afsendelse Side 31 af 35

32 Det tjekkes automatisk, at varerne på ordren fortsat kan bestilles via brugerens kataloger. Hvis en vare ikke længere kan bestilles, bliver den automatisk fjernet fra rekvisitionen. Du kan ændre indholdet, tilføje og fjerne varer i rekvisitionen indtil rekvisitionen sendes til leverandøren. Når en kopieret ordre er sendt til leverandøren, betragtes den som en ny ordre, og det fremgår ikke, at indholdet stammer fra en tidligere ordre. 3.3 Delvis varemodtagelse Hvis en eller flere varer mangler, rettes antallet af leverede varer til på de enkelte linjer, hvorefter der klikkes på Varemodtag. Herefter får ordren status Delvis varemodtaget. Når de resterende varer eller nogle af dem bliver leveret, foretager du varemodtagelse igen, indtil ordren er fuldt varemodtaget. Hvis nogle varer er i restordre og aldrig vil blive leveret, lukker du varemodtagelsen med klik på "Luk ordre". Du kan altid genåbne en lukket varemodtagelse, dog skal du angive en begrundelse. Hvis varer skal returneres eller varemodtagelsen af anden grund skal gøres om, kan du varemodtage et negativt antal. Hvis flere varer er leveret end det bestilte, kan du varemodtage yderligere antal. Side 32 af 35

33 3.4 Valgmuligheder Bekræft ordre Bekræft ordren på vegne af leverandøren. Lige nu er der ikke mange leverandører som kan sende svar retur via systemet. Atea er pt. den eneste som automatisk returnerer en bekræftelse af ordren. Du har her mulighed for at ændre ordrens leverandørstatus til Bekræftet hvis leverandøren har bekræftet din ordre enten via mail eller telefon. Klik på Bekræft ordre i listen Valgmuligheder. Leverandørstatus er ændret til Bekræftet. Side 33 af 35

34 3.4.2 Annuller Annuller ordren på vegne af leverandøren. Lige nu er der ikke mange leverandører som kan sende svar retur via systemet. Derfor kan du handle på leverandørens vegne. Hvis ordren af en eller anden grund ikke kan leveres kan du annullere hele ordren. Klik på Annuller i listen Valgmuligheder Skriv en kommentar om hvorfor du annullere ordren og klik på OK Status ændres nu til Annulleret Side 34 af 35

35 3.4.3 Luk ordre Ordren kan lukkes: når der ikke skal varemodtages mere på bestillingen og fakturaen er godkendt hvis ordre og faktura ikke er udlignet mod hinanden, men fakturaen er behandlet og betalt. Klik på Luk ordre i listen Valgmuligheder Ordren har hermed ændret status til Ordre lukket. Ordren kan altid åbnes igen ved at klikke på Genåbn varemodtagelse. Herefter skal der gives en kommentar på hvorfor den ønskes åbnet igen Vis udskrift Ved at klikke på Vis udskrift i listen Valgmuligheder kan du se ordren til udskrift. Side 35 af 35