Quick Guide til MM Omstilling

Transkript

1 Quick Guide til MM Omstilling 1. Generelt 2. Adgang 3. Startside 4. Brugerindstillinger 4.1. Bruger 4.2. Svargrupper 4.3. Sprog 4.4. Brugerstatus 4.5. Opkaldshistorik 4.6. Kontakter 4.7. Brugeropsætning 5. Opkaldshåndtering 5.1. Opkald der venter 5.2. Opkald i kø 5.3. Besvar opkald 5.4. Afslut opkald 5.5. Viderestil opkald 5.6. Foretag opkald 5.7. Parker og genoptag opkald 5.8. Igangværende opkald 5.9. Ind- og udgående opkald Eksterne opkald 6. Kontakter 6.1. Kontaktpersoner 6.2. Tilpasning af layout 6.3. Størrelse på kontaktliste 6.4. Sortering af kontakter 6.5. Foretag opkald til kontakter 6.6. Fraværende 6.7. Send SMS er til kontakter 6.8. Søg efter kontakter 6.9. Kategoriser kontaktliste 7. Yderligere funktioner 7.1. Statistik og log 7.2. Nummer/svargruppe og perioder 7.3. Statistik over indgående opkald 7.4. Log over indgående opkald 7.5. Kontakt tidligere indgående opkald 7.6. SMS er 7.7. Send SMS 7.8. SMS historik 7.9. Indstillinger Omstillingsbord indstillinger SMS skabeloner MM Omstilling v marts 2018 Side 1 af 26

2 1. Generelt. MM Omstilling er den webbaserede adgang til M Mobility s omstillingssystem. Det består af fire separate moduler Brugeropsætning. Dette modul er tilgængeligt for alle brugere med MM Omstilling brugerlicens. Omstillingsbord. Dette modul er tilgængeligt for alle brugere med MM Omstilling receptionistlicens. Administrationsmodul som anvendes af virksomhedens telefoniansvarlige til bruger- og systemopsætning. Dette er kun tilgængeligt for administratorer Wallboard. Dette modul er tilgængeligt for brugere med MM Omstilling Wallboard. 2. Adgang MM Omstilling er optimeret til Google Chrome browseren og tilgås på Udfyld herefter nedenstående for at starte MM Omstilling. Login - 45 efterfulgt af dit mobilnummer. Password udleveres af M Mobility. Dette efterfølges med at trykke LOG IND eller enter. MM Omstilling v marts 2018 Side 2 af 26

3 3. Startside Omstillingsbordets startside er afbilledet nedenfor. Startsiden er delt op i fem underfunktioner. Disse er beskrevet kort nedenfor: Brugerindstillinger Brugerindstillinger gør det muligt at logge den pågældende bruger ud af omstillingsbordet og svargrupper, samt at opsætte brugerens profil og status. Under brugerindstillinger er der også adgang til Administration og Wallboard for relevante brugere. Ventende opkald Vinduet med ventende opkald er delt op i to funktioner. Den øverste funktion viser opkald, der venter på at blive besvaret. Den nederste funktion viser besvarede opkald, som venter på viderestilling. Igangværende opkald I dette vindue er det muligt at se igangværende opkald. Kontakter Kontaktlisten består af den pågældendes virksomheds ansatte, kontaktoplysninger og afdelinger. Søgefeltet giver mulighed for hurtigt at finde den rette kontaktperson. Yderligere funktioner Det er de funktioner, som ikke direkte er relateret til viderestilling af opkald. Dette kan f.eks. være sendte SMS er samt statistik over indgående opkald. MM Omstilling v marts 2018 Side 3 af 26

4 4. Brugerindstillinger 4.1 Bruger Her er det muligt at se den pågældende bruger, der er logget ind og de tilhørende kontaktoplysninger. Derudover giver feltet mulighed for at trykke luk, hvilket lukker brugerens adgang til omstillingsbordet vær opmærksom på at dette ikke logger brugeren ud af svargrupper. 4.2 Svargrupper Brugeren kan her logge ind og ud af alle eller enkelte svargrupper. Det sker ved at trykke på den pågældende svargruppe eller trykke på logget ind (Styrer alle svargrupper). 4.3 Sprog Det generelle sprog på omstillingsbordet kan blive ændret i dette felt, ved at trykke på det ønskede sprog. MM Omstilling v marts 2018 Side 4 af 26

5 4.4 Brugerstatus Her kan brugeren ændre sin status til f.eks. Frokost eller Møde og således indikere over for kollegaer at man ikke er til rådighed. Hvad der skal ske med kald i sådanne tilfælde opsættes under punkt Opkaldshistorik Her kan den enkelte bruger se sin egen opkaldshistorik for de sidste 100 opkald. Se også historik for svargrupper under punkt Kontakter Kontakter udgør en liste over den pågældende brugers kontaktpersoner. Kontaktlisten gør det nemt og hurtigt at foretage opkald, sende beskeder, viderestille opkald samt dele kontaktoplysninger med andre kontaktpersoner. Se også afsnit 6. MM Omstilling v marts 2018 Side 5 af 26

6 4.7 Brugeropsætning Her indstilles følgende: Viderestilling af telefon til kollegaer, telefonsvarer osv. Evt. speciel viderestilling uden for arbejdstid Nummerpræsentation Arbejdstid Hvad der skal ske ved anden status end tilgængelig Avancerede funktioner: Sortlistede numre og VIP-numre MM Omstilling v marts 2018 Side 6 af 26

7 5. Opkaldshåndtering. 5.1 Opkald der venter Dette er opkald der er sat på hold. Se punkt Opkald i kø Alle indkommende opkald kommer i opkaldskøen, hvor opkaldet, ud fra pågældende svargruppes indstillinger, bliver mødt med en velkomstbesked, ventemusik eller en periodebestemt besked. Herefter bliver opkaldet viderestillet til en ledig i svargruppen som vist nedenfor. 5.3 Besvar opkald Når brugeren er logget ind i svargruppen bliver opkaldet modtaget automatisk. Opkaldet kan afvises ved at trykke afvis i omstillingsbordet eller på brugerens telefon. Opkaldet kan kun besvares via telefonen. 5.4 Afslut opkald MM Omstilling v marts 2018 Side 7 af 26

8 Det igangværende opkald afsluttes ved at trykke læg på i omstillingsbordet eller ved at afslutte opkaldet på telefonen. 5.5 Viderestil opkald Der er to forskellige måder at viderestille et opkald på. Direkte viderestilling 1. Viderestilling til et eksternt nummer sker ved at trykke eksternt nr. hvorefter det gældende nummer indtastes. 2. For at viderestille et igangværende opkald trykkes der direkte viderestilling, hvorefter der trykkes på den korrekte kontaktperson på kontaktlisten. 3. Det kan også gøres ved at finde den korrekte kontaktperson på kontaktlisten, og derefter trykke direkte viderestilling. Præsenteret opkald 1. Præsenteret opkald foregår ligeledes som beskrevet ovenfor, dog i stedet for at trykke direkte viderestilling, trykkes der præsenteret. 2. Efterfølgende kommer det indkommende opkald over på ventelisten. 3. Der er nu mulighed for at præsentere kontaktpersonen for opkaldet. 4. Det indgående opkald viderestilles til kontaktpersonen ved at trykke direkte viderestilling. MM Omstilling v marts 2018 Side 8 af 26

9 5.6 Foretag opkald Der er to forskellige måder at foretage et opkald på. Opkald til eksisterende kontakt 1. Tryk på den eksisterende kontakt på kontaktlisten. 2. Tryk derefter på ring, for at foretage opkaldet. 3. Herefter ringer din egen telefon, og når den besvares ringer modtagerens telefon. Opkald til ekstern kontakt 1. Tryk på foretag opkald, og indtast derefter det gældende telefonnummer. 2. Tryk derefter på ikonet der afbilleder en telefon, for at foretage opkaldet. 3. Herefter ringer din egen telefon, og når den besvares ringer modtagerens telefon. MM Omstilling v marts 2018 Side 9 af 26

10 5.7 Parker og genoptag opkald Parker opkald Ved at trykke på parker opkald, kommer opkaldet over i køen for ventende opkald. Genoptag opkald Det parkerede opkald genoptages ved at trykke på det ventede opkald og ved derefter at trykke på tag telefon. 5.8 Igangværende opkald Øverst på startsiden er det muligt at se igangværende opkald. Dette gælder både ind- og udgående opkald. Derudover kan der foretages opkald til eksterne kontakter, som ikke er i kontaktlisten. MM Omstilling v marts 2018 Side 10 af 26

11 5.9 Ind- og udgående opkald Når den pågældende bruger modtager eller foretager et opkald, vil det vises i feltet for igangværende opkald. Hvis der er flere opkald på en gang, bliver de resterende opkald placeret i kø, hvis dette er tilknyttet svargruppen Eksterne opkald Det er i dette felt muligt at foretage eksterne opkald, som beskrevet under afsnit Kontakter Kontakter består af en liste over den pågældende brugers kontaktpersoner. Kontaktlisten gør det nemt og hurtigt at foretage opkald, sende beskeder, viderestille opkald samt dele kontaktoplysninger med andre kontaktpersoner. MM Omstilling v marts 2018 Side 11 af 26

12 6.1 Kontaktpersoner Kontaktlisten indeholder kontaktoplysninger på de ansatte i virksomheden, såvel som svargrupper og eksterne kontakter. Der oplyses følgende informationer på brugerne. Status: Kontaktpersonerne kan have fire mulige statusser Grøn: Logget ind og ledig. Rød: Logget ind, men optaget. Fraværende: Viser brugeren er fraværende samt årsagen. Gul: Logget ind, men foretager et opkald. Navn: Navnet på kontaktpersonen eller svargruppen. Afdeling: Den afdeling kontaktpersonen befinder sig i. Nummer: Kontaktpersonens/svargruppens telefonnummer. Hurtigopkald: Lokalnummer på kontaktpersonen. Kontaktpersonens adresse. Favoritter: Tryk hjerte for at markere kontaktpersoner som favoritter. Der er yderligere mulighed for at ændre udseende og omorganisere kontaktlisten, hvilket er beskrevet nedenfor. MM Omstilling v marts 2018 Side 12 af 26

13 6.2 Tilpasning af layout Det er muligt at tilpasse udseendet på kontaktlisten til brugerens præferencer ved at trykke på indstillinger. Under indstillinger for kontaktliste kan brugeren trække kolonnerne op og ned for at ændre rækkefølgen i kontaktlisten. Derudover er det muligt at fjerne kolonner ved, at trykke på skyderen til højre på nedenstående billede. 6.3 Størrelse på kontaktliste Det er muligt at ændre længden af sin kontaktliste, ved at trykke vis per side og vælge den ønskede længde. 6.4 Sortering af kontakter Kolonnerne kan sorteres ved at trykke på den pågældende kolonnes overskrift. F.eks. ved at trykke på navn, bliver kontaktpersonerne sorteret i alfabetisk rækkefølge. Sorteringen vendes i modsat rækkefølge ved at trykke på overskriften igen. 6.5 Foretag opkald til kontakter Den pågældende bruger kan foretage opkald til sine kontakter ved at trykke på kontaktpersonen. Hvorefter brugeren trykker på ring for at foretage opkaldet som beskrevet i punkt 5.6. MM Omstilling v marts 2018 Side 13 af 26

14 6.6 Fraværende En bruger kan markeres som fraværende i en speciel tidsperiode. Det kan f.eks. være i tilfælde af ferie eller møder, hvor brugeren ikke er i stand til at modtage opkald. De indkommende opkald bliver derfor omstillet til en anden i svargruppen, eller informeret om at brugeren er fraværende. Brugeren bliver derudover markeret som fraværende i kontaktlisten, og kan derfor ikke blive viderestillet til. Marker bruger som fraværende: Brugeren markerer sig som fraværende under bruger i bruger indstillinger Brugeren bliver markeret som fraværende ved at trykke på fravær årsagen i nedenstående tilfælde er ferie valgt. MM Omstilling v marts 2018 Side 14 af 26

15 Længden på fraværet vælges i nedstående menu. 6.7 Send SMS er til kontakter Det er ligeledes muligt at sende SMS er til kontakter i kontaktlisten 1. Tryk på den pågældende kontaktperson. 2. Tryk på send SMS. 3. Derefter kommer brugeren ind på omstillingsbordets SMS funktion. MM Omstilling v marts 2018 Side 15 af 26

16 4. Herefter bliver kontaktpersonen registreret som modtager. Der kan tilføjes flere modtagere ved at indtaste kontaktpersonen eller det pågældende telefonnummer under modtager(e) og herefter med at trykke tilføj. 5. Afsenderen på SMS en kan ændres ved at trykke på afsender, hvorefter der trykkes på den rette afsender. 6. Beskeden der skal gives videre indtastes under din besked, hvis brugeren har en beskedskabelon, kan den bruges ved at trykke beskedskabelon (se punkt 7.11), og derefter vælge den ønskede. 7. SMS en sendes ved at trykke send SMS. 6.8 Søg efter kontakter Søgningsfeltet under kontakter gør det let at finde den korrekte kontaktperson. For at søgningen virker, skal det indtastede stemme overens med en af kolonnerne i kontaktpersonens oplysninger. Det kan enten være bogstaver eller tal, dog behøver det indtastede ikke at passe kronologisk i forhold til kontaktpersonen. Søgningen kan f.eks. være laus, og derved vil det blive matchet med Klaus. MM Omstilling v marts 2018 Side 16 af 26

17 1. Tryk på søgning efter en kontakt, i dette tilfælde laus. 2. Kontaktlisten bliver derefter sorteret efter søgekriteriet, og de kontakter der ikke matcher søgekriteriet bliver fjernet fra kontaktlisten. 3. Kontaktlisten bliver nulstillet, når det indtastede i søgefeltet bliver slettet igen. 6.9 Kategoriser kontaktliste Det er muligt at kategorisere kontaktlisten, som vist nedenfor, efter forskellige medarbejdere, eksterne kontakter, favoritter, kontakt- og svargrupper. 1. Tryk på alle. 2. Tryk på den ønskede kategori. 3. Tryk på alle igen for at nulstille kontaktlisten. MM Omstilling v marts 2018 Side 17 af 26

18 7. Yderligere funktioner Det er de funktioner, som ikke direkte er relateret til viderestilling af opkald. F.eks. statistik over indgående opkald, samt sendte SMS er. 7.1 Statistik og log Statistik og log meddeler om informationer på tidligere indgående opkald, samt fører statistik over dem. MM Omstilling v marts 2018 Side 18 af 26

19 7.2 Nummer/svargruppe og perioder I tilfælde af at den pågældende bruger mangler oplysninger om et tidligere opkald, kan statistik og log kategoriseres efter et spefikt telefonnummer, svargruppe eller tidsperiode. Kategorisering efter nummer/svargruppe: 1. Tryk på feltet med overskriften nummer. 2. Tryk derefter på det ønskede nummer/svargruppe. Kategorisering efter tidsperiode: 1. Tryk på feltet med overskriften periode. 2. Tryk derefter på den ønskede periode. MM Omstilling v marts 2018 Side 19 af 26

20 7.3 Statistik over indgående opkald Dette omhandler alle de overordnede informationer på indgående opkald, som illustreres via et cirkeldiagram. De statistiske informationer er beskrevet nedenfor. Besvarede opkald: Angiver antallet af besvarede opkald, samt den procentmæssige andel af de samlede opkald i perioden. (Markeret med grøn i cirkeldiagrammet) Ubesvarede opkald: Angiver antallet af ubesvarede opkald, samt den procentmæssige andel af de samlede opkald i perioden. (Markeret med rød i cirkeldiagrammet) Opkald der lagde på: Angiver antallet af opkald, der ringede op og lagde på, samt den procentmæssige andel af de samlede opkald i perioden. (Markeret med orange i cirkeldiagrammet). Indgående opkald: Angiver antallet af indgående opkald i perioden. Varighed af samtaler: Angiver den gennemsnitlige varighed på de indgående opkald i perioden. 7.4 Log over indgående opkald Log indeholder en historik over tidligere indgående opkald. Der oplyses følgende informationer: Tid: Tidspunktet opkaldet fandt sted. Status: Informationer om håndteringen af opkaldet. Indgående opkald: Telefonnummeret på det indgående opkald. Varighed: Længden på opkaldet. Adgangsnummer: Hvilken svargruppe det indgående opkald ringede til og/eller telefonnummer. Besvaret af: Oplyser hvem der besvarede opkaldet, samt personens telefonnummer. MM Omstilling v marts 2018 Side 20 af 26

21 Disse opkald kan sorteres efter de ovennævnte kolonner samt filtreres på samme måde som kontaktlisten (beskrevet i punkt 6.3, 6.4 og 6.8) 7.5 Kontakt tidligere indgående opkald Den pågældende bruger kan genoptage kontakt til det indkommende opkald på tre forskellige måder. 1. Opkald: Tryk på det tidligere indgående opkald. Tryk derefter på ring for at foretage opkaldet. 2. SMS: Tryk på det tidligere indgående opkald. Tryk derefter på send SMS. Forklaring på omstillingsbordets SMS funktion findes under punkt Gem kontakt: Tryk på det tidligere indgående opkald. Tryk derefter på gem kontakt. Kontakten er derved gemt i kontaktlisten. MM Omstilling v marts 2018 Side 21 af 26

22 7.6 SMS er Denne funktion gør det muligt at sende SMS er samt se historik over den pågældendes brugers sendte SMS er. 7.7 Send SMS Den pågældende bruger kan sende SMS er via denne funktion. Brugeren kan både sende SMS er til nuværende kontaktpersoner, men også til eksterne kontakter. (Fremgangsmåde beskrevet i punkt 6.7) MM Omstilling v marts 2018 Side 22 af 26

23 7.8 SMS historik Historikken viser tidligere sendte SMS er samt følgende oplysninger. Dato: Dato og tidspunkt SMS en blev sendt. Til: SMS ens modtagere. Besked: Den sendte tekst. Status: Viser om SMS en er sendt. Disse opkald kan sorteres efter de ovennævnte kolonner samt filtreres på samme måde som kontaktlisten (se punkt 6.3, 6.4 og 6.8). 7.9 Indstillinger Omhandler yderligere indstillinger af funktioner i omstillingsbordet. MM Omstilling v marts 2018 Side 23 af 26

24 7.10 Omstillingsbord indstillinger Disse indstillinger bruges til at styre sproget på omstillingsbordet. Det kan ændres ved at trykke på sprog og derefter vælge det ønskede sprog. Under omstillingsbord indstillinger kan brugeren vælge nummerpræsentationen. Nummerpræsentationen vælger det nummer/afdeling, der bliver vist hos modtageren, når den pågældende bruger foretager et opkald. Nummerpræsentationen ændres ved at trykke nummerpræsentation og vælge det korrekte nummer/afdeling. MM Omstilling v marts 2018 Side 24 af 26

25 7.11 SMS skabeloner SMS skabeloner bruges til hurtigt at give en standardbesked over SMS. Disse skabeloner kan ændres eller tilføjes i denne funktion. 1. Ændre skabelon: Tryk på ikonet der afbilleder en blyant. Indtast ændringen i beskeden. Tryk derefter på fluebensikonet for at bekræfte ændringen. Skabelonen kan slettes ved at trykke på skraldespandsikonet. 2. Lav ny skabelon: Tryk på plusikonet. Tryk på SMS skabelon titel for at angive titel til skabelonen. Tryk på Besked for at indtaste teksten til SMS skabelonen. SMS skabelonen oprettes ved at trykke på fluebensikonet. Den indtastede skabelon slettes ved at trykke på krydset eller skraldespandsikonet. MM Omstilling v marts 2018 Side 25 af 26

26 7.12 Indstillinger for kontaktliste Indstillinger for kontaktlisten bruges til at redigere opstillingen og synligheden af kolonner i kontaktlisten. (Se punkt 6.2) MM Omstilling v marts 2018 Side 26 af 26