Frederiksberg Kommune. Sundheds og Omsorgsafdelingen

Transkript

1 2013 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen ANMELDT KOMMUNALT TILSYN HOS LEVERANDØR AF INDKØB EGEBJERG KØBMANDSGÅRD A/S [ Tilsynet er udført d december 2013 af Merete Larsen Sundheds og Omsorgsafdelingen.]

2 1. Formål Formålet med det anmeldte kommunale tilsyn er at afdække og kontrollere, hvor vidt leverandøren af indkøb lever op til Den indgåede kontrakt med Frederiksberg Kommune Kvalitetsstandarden for indkøb Kravspecifikationen vedr. udbud af indkøb til borgere i eget hjem Tilsynet skal endvidere afdække borgernes oplevelse af den leverede ydelse, herunder om der er fokus på individuelle hensyn og tryghed i leveringen. Tilsynet har ikke som formål at kontrollere om leverandøren lever op til lovgivning på området, da det forventes at være en forudsætning for samarbejdet. Ifølge lovgivningen skal leverandører, der er autoriseret eller registreret til at håndtere fødevarer dels udføre egenkontrol i henhold til hygiejneforordningens artikel 5 dels have egenkontrolprocedurer, der sikrer og dokumenterer, at fødevarerne, materialerne og genstande bestemt med kontakt til fødevarer, opfylder fødevarelovgivningen i øvrigt. Hvis tilsynet får information om forhold, der kan så tvivl om at gældende lovgivning overholdes, vil der blive anmodet om uddybende redegørelse fra leverandørens side. Tilsynet skal medvirke til at skabe mulighed for læring og udvikling af indkøbsordningen. 2. Metode Det anmeldte kommunale tilsyn tager udgangspunkt i leverandørens tilbagemeldinger i stamoplysningerne samt i tilbagemeldingen fra borgerinterviews, der er foretaget telefonisk ud fra fast spørgeguide. For leverandører, der leverer indkøb til 1-50 borgere, telefoninterviewes som udgangspunkt 5 borgere For leverandører, der leverer indkøb til over 51 borgere, telefoninterviewes som udgangspunkt op til 10 borgere. Borgerne udvælges tilfældigt ud fra den forrige måneds fremsendte statistikoversigt fra leverandøren. Såfremt tilbagemeldinger har givet anledning til særlig undren hos tilsynet, er disse efterfølgende drøftet med leverandørledelsen. Forudsætningen for at borgerne kan deltage i tilsynet er, at de kan indgå i en telefonsamtale. Tilsynet kan i særlige tilfælde vælge at aflægge leverandøren eller borgeren besøg. Dog kun efter indgivet samtykke fra borgeren i forhold til evt. borgerbesøg. 3. Bedømmelsen Tilsynet har i forhold til borgerinterviewene tilstræbt at afdække følgende områder/ målepunkter Kvalitet Kommunikation / kontakt mellem borger og leverandør Levering Service/ kompetencer/ tilbagemelding 2

3 Målepunkterne skal beskrive forskellige dele af leverandørens opfyldelse af indgåede aftaler med Frederiksberg Kommune samt afdække overholdelse af øvrig lovgivning på området. Målepunkterne er søgt afdækket ved at der stilles spørgsmål, som kan besvares med enten ja eller nej. Ved nogle af spørgsmålene vil der være behov for en uddybning, som også vil blive afdækket under telefoninterviewet. Afslutningsvis vil borger ud fra hver hovedgruppe blive bedt om at give en overordnet bedømmelse af målet punktet. Denne kan enten være 1. Meget tilfreds 2. Tilfreds 3. Mindre tilfreds 4. Ikke tilfreds. 4. Præsentation af leverandør Egebjerg Købmandsgård A/S oplyser, at der er visiteret 265 borgere til leverandøren. Tilsynet har interviewet 8 borgere via telefoninterview. 5. Tilsynsresultat Leverandøren har ved tilsynet fået følgende tilbagemelding: Kvalitet bemærkninger 1 borger oplever at bestilte blomster kun kommer med, hvis der er plads i førerhuset i chaufførens bil, da de ikke må være i kølerummet i bilen. Leverandøren bemærker at de ikke har hørt om dette problem, men at de vil undersøge problemet og rette op på dette. 3

4 Kommunikation borger oplever, at kataloget kan være svært at finde rundt i og foreslår et mindre katalog med basisvarer 2 borgere, der betaler over PBS, oplever, at det er svært at holde regnskab over, hvad man skylder, da leverandørens skæringsdato er d. 15. eller d. 20. i måneden. En borger vil gerne orientere sig på en hjemmeside, men ved ikke om leverandøren har en sådan. En borger med nedsat syn efterspørger at tilbudsavisen kan læses op via computeren Leverandøren oplyser, at de har et bredt sortiment, hvorfor kataloget er stort, på trods af at det primært indeholder basisvarer. Basisvarer indeholder nemlig både almindelige varer, økologiske varer samt x-tra varer, som er billigere. bemærkninger Leverandøren har skæringsdato d. 15. i måneden i forhold til betaling. Kunden vil derfor være 14 dage bagud med betalingen. For at borgeren kan holde regnskab, leveres følgesedler samt kassebon med varerne. Leverandøren har desværre ikke på nuværende tidspunkt mulighed for at tilbudsavisen kan læses op via computeren for borgere med nedsat syn, men vil gå videre med denne opgave. Levering Ingen af de 8 borgere har bemærket om chaufføren bærer billedlegitimation, der kan vises på forlangende. Leverandøren oplyser, at alle chauffører har billedlegitimation. Leverandøren vil kontakte den chauffør, som kører Frederiksberg og sikre 4

5 bemærkninger sig at billedlegitimationen er synlig. Service/ kompetencer/ tilbagemeldingspligt % bemærkninger % 5.1 Indskærpelser / Krav På baggrund af de interviewede borgeres tilbagemeldinger kan følgende meddeles til leverandøren: Der er ikke på baggrund af tilsynet fundet anledning til at give indskærpelser. 5.2 Anbefalinger Tilsynet lægger vægt på udvikling og læring i forbindelse med det anmeldte tilsyn. På baggrund af afdækningen af ovenstående tilsynsresultat anbefaler tilsynet følgende: Selvom kommunens kravspecifikation ikke kræver at chaufføren bærer synlig billedlegitimation, men kun at det skal kunne fremvises på forlangende, anbefaler tilsynet at der bæres synlig billedlegitimation, da Frederiksberg Kommune lægger vægt på, at levering af varer på borgernes bopæl foregår på en måde, som sikrer borgerne størst mulig tryghed. Det anbefales, at leverandøren undersøger, hvorvidt de interviewede borgeres forslag kan imødekommes. 6. Opfølgning på tidligere tilsyn Indskærpelser og krav fra seneste tilsyn / Bemærkninger Kommunalt tilsyn, 5

6 indskærpelser, xx 2013 Kan ikke udfyldes i Egenkontrol: Alle kølebiler har Risikoanalyse egenkontrol, samt kontrolrapport liggende. Chaufføren udfylder egenkontrol skema 1 gang om ugen. 6