Brugervejledning Digital Post for administratorer

Transkript

1 Brugervejledning Digital Post for administratorer 1. Login Login til administrationsmodulet i Digital Post sker via Admin -knappen på forsiden. I login-billedet tastes det opgivne brugernavn og adgangskode ind. Er der tvivl om, hvad login et er, kan Koncern IT kontaktes. 2. Muligheder i administrationsmodulet Efter login præsenteres administratoren for følgende mulighed, hvilke gennemgås i følgende afsnit. 1. Indkaldelsesoverblik Indkaldelsesoverblikket vil for de fleste afdelinger, være en forholdsvist uoverskuelig liste. Samtlige breve der er sendt til Digital Post på det aktuelle login, vil blive listet her. Ud over de kolonner, der er kendt fra forsiden, er der introduceret en ny kolonne, der hedder Sekretær. Den kolonne viser, hvilken bruger der har sendt brevet fra EBS, Bookplan eller PAS til Digital Post.

2 Indkaldelsesoverblikket kan være anvendeligt i eksempelvis den situation, hvor der ønskes et samlet overblik over, hvad der er sendt til en bestemt patient på tværs af alle brugere på afdelingen. Sorteringen på Indkaldelsesoverlikket er lidt besynderlig, så anbefalingen er at anvende den almindelige browser søgefunktion til at søge på eksempelvis et CPR-nummer. Søgefunktionen tilgås (som regel) via Ctrl+F. 2. Indkaldelsesstatistik I Indkaldelsesstatistikken kan der fremsøges en statistik over, hvor mange gange forskellige breve er sendt til Digital Post over en given periode. 3. Vedligehold dokumenter Under Vedligehold dokumenter listes alle oprettede bilag med oplysninger i disse kolonner. 1. Titel Navnet på bilaget 2. Type Bilagets type. Der kan vælges mellem Info, Spørgeskema og Medicin 3. Antal brugt Burde vise, hvor mange gange et givent bilag er sendt af sted. Der er fejl i kolonnen og den viser ikke det korrekte antal. 4. Sortering Giver mulighed for at vægte bilaget i forhold til, hvor i den samlede forsendelse, bilaget skal placeres. Jo højere et ta, jo længere tilbage i forsendelsen ligger bilaget sig. 5. Ændret Hvornår er der sidst redigeret i bilaget. Side 2 af 8

3 6. Status Opdateringsstatus på bilaget. Grønt flueben betyder at bilaget er opdateret med succes, Grønt flueben med A betyder at bilaget er opdateret automatisk med succes Rødt udråbstegn betyder, at opdateringen er fejlet Blankt felt betyder ikke nødvendig, at der er noget galt med bilaget, men statiske PDFbilag kan ikke opdateres. Ud over ovenstående kolonner er der tre kolonner, hvor bilaget kan hhv. slettes, redigeres eller opdateres. Opdater muligheden er ikke tilgængelig for bilag, der er oprettet som statisk PDF (se følgende punkt 3.1.) 3.1. Opret nyt dokument Helt i bunden af billedet Vedligehold dokumenter findes muligheden for at oprette et nyt dokument (bilag). Følgende billede dukker op. Forklaring af punkterne følger efter billedet. 1. Filtype PDF statisk Denne type vælges, hvis der ønskes uploadet en fysisk fil fx en folder der er tilgængelig lokalt på PC en. Det skal være en PDF-fil. Filen vælges via Vælg fil. Denne type kan ikke opdateres, heller ikke når den oprindelige fil opdateres. Internetside til PDF Anvendes til at omdanne en internetside til et bilag (PDF). Side 3 af 8

4 Når filtypen anvendes åbnes en ny mulighed, Udskriftindstillinger. Det er som udgangspunkt ikke relevant at redigere i disse indtillinger. Typen er især anvendt til at generere bilag om ventetider fra venteinfo. Dynamisk PDF Denne type vælges, hvis dokumentet hentes fra eksempelvis PDF-centeret. Typen opdateres, når den oprindelige fil opdateres. På PDFcenter.rn.dk linkes der til en guide til at uploade denne type bilag 2. Dokumentnavn Bilaget gives et sigende navn. 3. URL/UNC Ved oprettelse af statisk PDF er der mulighed for at vælge fil. Ved oprettelse af internetside til PDF eller dynamisk PDF kan der indtastes en URL til hjemmesiden eller til dokumentets placering på eksempelvis PDF-centeret. 4. Preview 5. Type Et preview af bilaget vises. Info Vælges som standard til alle bilag. Spørgeskema Dokumenter der oprettes som type Spørgeskema bliver påført patientnavn og patient CPR i bunden af hvert printet dokument. Således sikres identificering af ellers ulæselige returdokumenter. Medicin Anvendes ikke pt. 6. Sortering Giver mulighed for at vægte det enkelte bilag i den samlede forsendelse. Jo højere et tal, der angiver her, jo længere nede i forsendelsen placeres bilaget. Begynd fx med et relativt stort tal (100) og lav store spring i talrækken, når der oprettes bilag. Så er der plads til at lægge eventuelle fremtidige bilag ind Opdater alle Side 4 af 8

5 Opdater alle anvendes til at opdatere alle oprettede bilag i bilagsarkivet. Internetsider og dynamiske PDF-er opdateres automatisk. Minimum en gang i døgnet. 4. Vedligehold hurtigvalg Under Vedligehold hurtigvalg oprettes, slettes og redigeres i det samlede logins hurtigvalg. Et hurtigvalg er en pakke af bilag, der enten manuelt eller automatisk kan kobles på brevet, når det lander i Digital Post. Hurtigvalget bliver automatisk koblet på brevet, hvis brevets eksterne ID (som regel det samme som brevnavnet) er det samme som hurtigvalgets navn. Det er vigtigt, at de er præcist ens. Er der ikke et direkte match mellem et brev og et hurtigvalg, kan pakken stadig manuelt kobles på brevet Opret nyt hurtigvalg Ved klik på Opret nyt hurtigvalg åbnes nedenstående muligheder. 1. Preset navn Hurtigvalgets navn. Dette navn bestemmer, om der sker automatisk kobling til breve. 2. Notat Side 5 af 8

6 Anvendes ikke i RN. 3. Dokumenter Alle de oprettede bilag bliver listet her og der er tjekbokse, hvor det angives, hvilke bilag, der skal indgå i hurtigvalget. 4. Medicin Anvendes ikke i RN 5. Grupper De oprettede hurtigvalgsgrupper listes her med mulighed for at vinge af i relevante. Se følgende punkt 5. Hurtigvalget kan indgå i én eller flere grupper 6. Personligt hurtigvalg Skal hurtigvalget være personligt og dermed kun ses og anvendes af brugeren selv Opret ny gruppe Fra Vedligehold hurtigvalg er der mulighed for at oprette en hurtigvalgsgruppe. Oversigten over oprettede hurtigvalgsgrupper og muligheden for at slette dem findes i næste punkt. 5. Vedligehold hurtigvalgsgrupper Her oprettes, vedligeholdes og slettes afdelingens hurtigvalgsgrupper. En hurtigvalgsgruppe er en samling hurtigvalg, der er tilpasset enten en enkelt bruger eller en gruppe af brugere. Digital Post afdelinger er oprettet på 6 cifre (SKS-mæssigt) og der er derfor potentielt mange ambulatorier under samme login. Derfor kan det give god mening, at anvende hurtigvalgsgrupper, for at indsnævre tilgængelige hurtigvalg for de enkelte brugere. 1. Rediger en hurtigvalgsgruppe Tryk på gruppens navn for at redigere 2. Opret ny gruppe En ny hurtigvalgsgruppe oprettes med et sigende navn 3. Slet Side 6 af 8

7 Slet hurtigvalgspakken. Dette kan ikke gøres, hvis bare der er én bruger tilknyttet den aktuelle gruppe 6. Printere Her oprettes, vedligeholdes og slettes de lokalprintere, der skal være tilgængelige på det pågældende login i Digital Post. Printerne skal være lokale netværksprintere. Brugerne vælger selv, hvilken printer de vil anvende under Min Side. 1. Opret ny printer Her oprettes en ny printer ved at angive et printernavn og en placering. Printernavnet er vigtigt. Det oprettes på formen: \\servernavn\printernavn Se eksempel i ovenstående billede 2. Tillad PDF lokalprint i denne afdeling Ønskes der mulighed for at generere PDF er på afdelingen, sættes der flueben her. Brugeren vælger PDF-print, ligesom hun vælger en netværksprinter, under Min Side, Standardprinter. 3. Rediger Klik på Rediger for at redigere i en oprettet lokalprinter 4. Slet Tryk på Slet for at slette en oprettet printer. 7. Returadresser Returadresser anvendes ikke, men der skal stadig oprettes en returadresse, så denne kan vælges ved oprettelse af en ny bruger. Det virker ikke logisk, men vælges der ikke en returadresse under brugeroprettelsen, er der risiko for, at brugeren ikke oprettes korrekt. For at oprette returadressen klikkes på Opret ny returadresse og adressen angives. Denne kan efterfølgende redigeres eller slettes. Side 7 af 8

8 8. Navngiv faneblade Under Navngiv faneblade kan de farvede faneblade på de enkelte breve navngives for hele login et. Typisk ændres faneblad 2 og 4 til blanke ved at indsætte et mellemrum. Fanebladene anvendes som udgangspunkt ikke og det er derfor sjældent relevant, at få dem vist. Faneblad 5 omdøbes ofte til Adresse, da det er mere sigende for, hvad der ligger under fanen i og med funktionen Notat ikke anvendes i RN. Resultatet bliver følgende. 9. Vedligehold brugere Her kan der redigeres og slettes eksisterende brugere og oprettes nye. Brugere oprettes (indtil videre) på denne form: Altså med brugerens 4-cifrede kode med stort i både Brugernavn og Underskrift og med angivelse af både en Standardprinter og Afsenderadresse. Efter brugeren er oprettet, skal alle browservinduer lukkes ned og op igen, før brugeren for adgang. Eksisterende brugere kan redigeres og slettes via knapper i højre side ud for den relevant bruger. Listen af brugere indeholder oplysningerne, der angives under brugeroprettelsen. Er der under Min Side valgt at printe til PDF, så er standardprinteren blank. Side 8 af 8