Til Ulrik Kohl, MB. Sagsnr Dokumentnr Kære Ulrik Kohl

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Direktionen NOTAT Til Ulrik Kohl, MB Sagsnr Dokumentnr Kære Ulrik Kohl Tak for din henvendelse af den 18. november 2016, hvor du har stillet spørgsmål til forvaltningen vedr. en klage fra FOA til ombudsmanden om sagsbehandlingstiden på nyansøgninger om kontanthjælp i Ydelsesservice København. Spørgsmål 1 Er det korrekt, at der aktuelt er 6-8 ugers sagsbehandlingstid på nyansøgninger om kontanthjælp? Hvis nej, hvad er så den aktuelle maksimale sagsbehandlingstid? Nedenstående tabel 1 viser længden på sagsbehandlingstiden for nyansøgninger i uge 46. Af tabellen fremgår det, at 26 pct. af ansøgningerne afgøres indenfor 3 uger. Dette er ansøgninger, der prioriteres på grund af deres hastende karakter f.eks. ved henvendelser fra jobcentrene samt samarbejdspartnere (Socialforvaltningen mv.), eller hvis borgerne udtrykker akut behov. De fleste ansøgninger afgøres indenfor 4-6 uger, og samlet set afgøres cirka 70 procent af ansøgningerne, inden der er gået 6 uger. Mange af de ansøgninger, der afgøres efter 6 uger, er ansøgninger, hvor Ydelsesservice afventer, at borgeren reagerer på partshøring vedrørende supplerende oplysninger f.eks. om indkomst eller formue. I den nuværende situation prioriterer Ydelsesservice de sager, hvor borger reagerer på partshøringen. Ydelsesservice partshører i øvrigt i stigende grad telefonisk for at sikre, at borgeren forstår, hvad det er for oplysninger, kommunen efterspørger, så kommunen hurtigere kan færdigbehandle sagen. Tabel 1: Længden på sagsbehandlingstiden for nyansøgninger i Ydelsesservice København i uge 46 Varighed Andel opgjort i pct. Afgjort inden udgang af 1. uge 18 pct. Afgjort inden udgang af 2. uge 6 pct. Afgjort inden udgang af 3. uge 2 pct. Afgjort inden udgang af 4. uge 3 pct. Afgjort inden udgang af 5. uge 25 pct. Direktionen Rådhuset 1599 København V BW@bif.kk.dk

2 Afgjort inden udgang af 6. uge Afgjort senere I alt 17 pct. 29 pct. 100 pct. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid afspejler både de afgørelser, der træffes indenfor kort tid, og de afgørelser, der træffes på det foreliggende grundlag efter længere tid, hvor borger ikke har reageret. Tallet på gennemsnitlig 4 uger, oplyst til avisen.dk af centerchef Dorthe Vang Kristensen fredag den 18. november, baserede sig på de da tilgængelige data fra uge 44, hvor sagsbehandlingstiden var på 28,5 dag. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid varierer fra uge til uge, og har siden uge 32 svinget mellem 26,5 og 35,1 dage. Nye data viser, at for afgørelser truffet i uge 46, var sagsbehandlingstiden 33,8 dage. Hvis der en uge træffes mange prioriterede akutte afgørelser, vil den gennemsnitlige sagsbehandlingstid være høj, mens mange afgørelser på det foreliggende grundlag vil medføre en længere gennemsnitlig sagsbehandlingstid, da disse typisk har ligget længere. Den maksimale sagsbehandlingstid afhænger i høj grad af borgernes reaktion på Ydelsesservice anmodning om nye oplysninger. Hvis borger ikke reagerer, kan der gå mere end 6 uger, førend borger får en afgørelse på det foreliggende grundlag. Hvis Ydelsesservice i sagsbehandlingen har behov for at kontakte borger flere gange for at få de nødvendige oplysninger, kan der ligeledes gå mere end 6 uger. Spørgsmål 2 Kan forvaltningen genkende beskrivelsen af, at Ydelsesservice "er lagt ned på grund af implementering af kontanthjælpsloftet og 225- timersreglen?" Forvaltningen kan oplyse, at der er tale om en teknisk kompliceret lovgivning, som er blevet implementeret med meget kort varsel, og som koster kommunen mange ekstra økonomiske og administrative ressourcer at administrere. Ydelsesservice oplever ikke at være lagt ned, men anfører, at Jobreform fase I samt Udvidelsen af personkredsen for integrationsydelsen har krævet ressourcer til en lang række ekstraopgaver, hvoraf hovedparten er blevet løst, herunder: manuel sagsgennemgang af alle sager i forbindelse med Udvidelsen af personkredsen for integrationsydelsen ekstraordinært mange ansøgninger om særlig støtte, jf. lov om aktiv socialpolitik (LAS), 34 på grund af Udvidelsen af personkredsen for integrationsydelsen Side 2 af 5

3 manuel sagsgennemgang af ca sager med henblik på at afgøre, om borgerne er samlevende ift. at kunne indplacere dem på et kontanthjælpsloft manuel sagsgennemgang af hhv. ca sager i september og sager i oktober i forbindelse med afgørelser om bortfald/reduktion som følge af 225-timersreglen ekstra opgaver i forbindelse med Udbetaling Danmarks overtagelse af udbetalingen af særlig støtte, jf. LAS, 34 indfasning af administration af 225-timersreglen. Dette udgør fortsat en meropgave for Ydelsesservice, idet it-understøttelsen ikke er endeligt på plads 1 et væsentligt øget antal henvendelser telefonisk og i modtagelserne, som er placeret på jobcentrene. Derudover kan forvaltningen se, at antallet af klager stiger på Center for Jobindsats, hvor der er særligt mange kontanthjælpsmodtagere, der er berørt af Jobreform fase I. Ydelsesservice (og til dels jobcentrene) har løbende fået tildelt ekstra midler og årsværk til flere af ovenstående opgaver med henblik på at understøtte, at det nye regelgrundlag administreres korrekt og efter hensigten, og for at hindre, at implementeringen går ud over jobcentrenes og Ydelsesservice daglige arbejde. En udfordring er i den forbindelse, at det tager tid at oplære nye medarbejdere og sikre en stabil drift. Forvaltningen har derfor stort fokus på at balancere behovet for medarbejdere, der kan tage sig af henvendelser fra borgere på telefonerne og i modtagelsesenhederne, medarbejdere, der hurtigt kan træde til ved opståede fejl i forbindelse med itunderstøttelsen af Jobreform fase I, og medarbejdere, der foretager sagsbehandlingen, så ressourcerne udnyttes der, hvor behovet er størst. 1 Ifølge lovforslaget, som udmønter Jobreform fase I, fremgår det, at administrationen af de nye regler i videst muligt omfang kan it-understøttes med henblik på at lette kommunernes arbejde. Forvaltningens oplevelse er, at det langt fra er sket. Pt. oplever Ydelsesservice København, at der er mange problemer med det it-modul (det såkaldte timemodulet), som administrerer 225-timersreglen. Systemet er ustabilt og fejlene i systemet er ikke systematiske, dvs. at alle fejl ikke optræder i alle sager. Ydelsesservice foretager løbende en række manuelle kontroller og retter og indmelder fejl til KMD. F.eks. betød en systemfejl hos KMD i slutningen af oktober, at en række borgere fejlagtigt var blevet omfattet af 225-timersreglen og derfor nedsat med hhv. 500 eller 1000 kr. Det drejer sig om borgere, der modtager en ydelse, der ikke er omfattet af det skærpede arbejdskrav. I Københavns Kommune blev i alt 284 borgere ramt af fejlen, herunder borgere, der modtager ressourceforløbsydelse, flekslønstilskud, ledighedsydelse, revalideringsydelse og kontantydelse. Ydelsesservice København rettede hurtigt op fejlene, og forvaltningens vurdering er, at hovedparten af borgerne ikke nåede at bemærke fejlen. Side 3 af 5

4 Antal nyansøgninger på nuværende tidspunkt Ydelsesservice har den 22. november 2016 i alt nyansøgninger om kontanthjælp, uddannelseshjælp og integrationsydelse. Det er knap 30 pct. flere end i 1. og 2. kvartal. Ydelsesservice har gennem den seneste periode truffet afgørelser i flere nyansøgninger, end der kommer nye ind. Det vil sige, at Ydelsesservice er halet ind på den ansøgningspukkel, der har oparbejdet sig. Med den nuværende indsats forventer Ydelsesservice at kunne overholde den af Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets vedtagne sagsbehandlingsfrist i løbet af cirka 6-8 uger. Tiltag der skal nedbringe ventetiden I forhold til puklen af nyansøgninger har forvaltningen iværksat forskellige tiltag med henblik på at afhjælpe problemet. Bl.a. er der ansat vikarer til at arbejde med nyansøgninger samt de ekstraordinært mange ansøgninger om særlig støtte, jf. LAS, 34. En udfordring er imidlertid at finde kvalificerede vikarer, som har erfaring med den nye lovgivning, til opgaven. Ydelsesservice har derfor opkvalificeret egne medarbejdere, så disse også kan håndtere opgaven. Ydelsesservice ændrer nu deres arbejdsgang, således at de tidligere i forløbet kommer i kontakt med ansøgerne, så borgerne ved, at Ydelsesservice har deres ansøgning, og at borgeren selv kan hjælpe med at gøre sagsbehandlingen hurtigere ved at komme med den nødvendige dokumentation. Endelig er forvaltningen, på baggrund af Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning den 24. oktober 2016, i gang med at udarbejde en handlingsplan for, hvordan borgerne kan vejledes bedre, så sagerne kan blive fuldt oplyst hurtigere, og sagstiderne på sigt kan blive nedbragt. Spørgsmål 3 Er det korrekt, at der jævnligt kommer grædende borgere i jobcentre, som medarbejderne må sende hjem med en melding om, at de ikke kan få hjælp før deres sag er behandlet i Ydelsesservice? Forvaltningen har indhentet bidrag fra hhv. de tre jobcentre, som har kontant- og uddannelseshjælp samt fra integrationsydelsesborgere som målgruppe, dvs. Ungecentret, Arbejdsmarkedscentret samt Center for Jobindsats til besvarelsen af spørgsmål 3. Jobcentrene oplyser, at de ofte møder borgere, der er berørte, frustrerede og vrede over deres situation, men de møder ikke jævnligt grædende borgere. I disse tilfælde vejleder og hjælper beskæftigelseskon- Side 4 af 5

5 sulenterne, så godt, de kan, og borgerne kan også, hvis de ønsker det, komme i tilbud. Jobcentrene oplyser endvidere, at de i sager af hastende karakter, gør brug af den såkaldte samarbejdstelefon i Ydelsesservice, som er et direkte nummer, som er tilgængeligt for jobcentrene samt andre samarbejdspartnere, herunder Socialforvaltningen. Der er endvidere en afdelingschef, der kan kontaktes i særlige tilfælde, og der er opfordret til, at dette sker. Dermed sikres, at akutte ansøgninger hurtigt behandles. Spørgsmål 4 Hvordan bliver spørgsmålet om overarbejde og flekstimer håndteret af forvaltningen i den nuværende situation? Forvaltningen har indhentet bidrag fra de berørte centre til besvarelsen af spørgsmål 4. Ydelsesservice Ydelsesservice har mange medarbejdere, der arbejder over på grund af implementeringen af Jobreform fase I samt Udvidelsen af personkredsen for integrationsydelsen. Dette er ifølge Ydelsesservice den mest hensigtsmæssige løsning, frem for at lade medarbejderne oparbejde flekstimer, da timerne vil skulle afvikles på et senere tidspunkt. Medarbejderne honoreres for merarbejde efter gældende overenskomst. For at beskytte medarbejderne mod risikoen for overbelastning og imødegå risikoen for sygemeldinger, drøfter ledelsen på Ydelsesservice altid med de enkelte medarbejdere, om de har overskud til at påtage sig overarbejde. Jobcentre De berørte jobcentre oplyser, at de ikke har haft behov for overarbejde i forbindelse med implementeringen af Jobreform fase I samt Udvidelsen af personkredsen for integrationsydelsen. Med venlig hilsen Bjarne Winge Adm. direktør Side 5 af 5