Brugerguide til Tilskudsportalen. Sådan bruger du Tilskudsportalen

Transkript

1 Brugerguide til Tilskudsportalen Sådan bruger du Tilskudsportalen 24.oktober 2018

2 Indhold Tilskudsportalen til puljeansøgninger... 1 Aktuelle ansøgningspuljer... 1 Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer... 1 NemID medarbejdersignatur... 2 NemID Nøglefilsprogram... 2 Problemer med at logge på... 2 Siden svarer ikke... 3 Opdatering af siden... 3 Kontakt Portalhelpdesk... 3 Log på Tilskudsportalen... 3 Opret profil... 5 Opret ansøgning... 5 Annullering af ansøgning... 7 Send information... 8 Notifikationer... 9 Modtagelse af tilsagnsbrev... 9 Accept af tilsagnsbrev... 9 Afvisning af tilsagnsbrev Afvisning af tilsagnsbrev efter accept Modtagelse af afslagsbrev Ansøgning om tillægstilsagn/satsforhøjelse fra puljen Jobrotation Send delregnskab/statusrapport Send slutregnskab/statusrapport Modtagelse af information Udskrivning af noter Dine ansøgninger Status på ansøgninger Ansøgninger med status Ny sag Fejloprettede ansøgninger Søgning af ansøgninger Sortering af ansøgninger Andre brugere skal have adgang til ansøgninger Brugere fra en anden institution skal have adgang til ansøgninger Brugeres adgang skal fjernes... 15

3 Tilskudsportalen til puljeansøgninger Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) administrerer en række puljer, som er målrettet grupper på arbejdsmarkedet der har brug for en ekstra indsats, hvis de skal opnå eller bevare et job. Ansøgere skal sende ansøgninger om midler fra puljerne via STAR s Tilskudsportal. Tilskudsportalen er en webbaseret ansøgningsportal, hvor ansøger med NemID medarbejdersignatur, får adgang til at oprette ansøgninger og sende og modtage information og dokumenter. Her foregår alle handlinger og funktioner med digital underskrift. Det er derfor kun nødvendigt at sende underskrevne dokumenter, når det skal sendes ledelsespåtegnede og revisorpåtegnede dokumenter. Aktuelle ansøgningspuljer De aktuelle ansøgningspuljer finder du på styrelsens hjemmeside, hvor du kan downloade ansøgningsskema. Aktuelle ansøgningspuljer Eller klik på Puljer og herefter på Aktuelle ansøgningspuljer Ved at klikke på de enkelte puljer, kan du læse om puljernes formål. målgruppe, kriterier for tilskud, ansøgningsfrist m.m. Læs puljeopslaget grundigt, inden du ansøger om tilskud fra en pulje. Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer De gældende vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer Eller klik på Puljer og herefter på Vejledninger, retningslinjer og skabeloner. Ved at klikke på de enkelte links, kan du læse love og regler samt retningslinjer om administration af tilskud fra puljerne. Du kan også downloade skabelonerne budget- og regnskabsskema, statusrapport og slutrapport, skema for aktivitetsog resultatopfølgning og skabelon for forandringsteori. 1

4 NemID medarbejdersignatur Det er et krav, at ansøger logger på Tilskudsportalen med NemID medarbejdersignatur. Du må ikke logge på Tilskudsportalen med eget privat NemID. NemID medarbejdersignatur benyttes, når medarbejdere, ledere og ejere skal legitimere sig på vegne af virksomheden, organisationen m.fl. NemID medarbejdersignatur kan bestilles hos Nets DanID A/S. Det er din virksomhed, organisation m.fl. der bestemmer om I benytter nøglekort eller nøglefil. NemID medarbejdersignatur med nøglekort eller nøglefil NemID Nøglefilsprogram Hvis du logger på Tilskudsportalen via Google Chrome eller Mozilla Firefox, vil du blive bedt om at installere NemID Nøglefilsprogram. Ved klik på Hent NemID Nøglefilsprogram, bliver du guidet til en side hvor der er mulighed for at downloade og installere en browserudvidelse og installationsfil. Installationen af nøglefilsprogrammet kræver administratorrettigheder. Tilskudsportalen er ikke tilgængelig via browserne Apple Safari og Microsoft Edge, da disse browsere ikke understøtter NemID. Problemer med at logge på Hvis du har problemer med at logge på Tilskudsportalen med NemID, kan det fx skyldes: at der er driftsproblemer med NemID at du indtaster en forkert adgangskode at du logger på for sent efter du har åbnet Tilskudsportalen i browseren Du kan tjekke driftsstatus på NemID for at se, om det er en generel fejl. Driftsstatus NemID 2

5 Siden svarer ikke Hvis siden ikke svarer, kan det være fordi du er logget af. Dette kan ikke umiddelbart ses, da der ikke vises en besked om det. Opdatering af siden Du kan opdatere siden ved brug af funktionstasterne F5 eller Ctrl + R. Kontakt Portalhelpdesk Hvis du oplever systemproblemer og fejl på Tilskudsportalen, kan du sende beskrivelse og skærmprint af fejlen via til portalhelpdesk@star.dk. Du kan også kontakte os pr. telefon Log på Tilskudsportalen Tilskudsportalen til puljeansøgninger Eller 1. Åbn styrelsen hjemmeside 2. Klik på IT og Sådan arbejder vi med it i styrelsen 3. Klik på Oversigt over digitale platforme 4. Klik på Log på Tilskudsportalen 3

6 A Vælg fanen Ansøger nøglefil B Vælg fanen Ansøger nøglekort Klik på Gennemse Indtast Bruger-id og Adgangskode Vælg filen med din medarbejdersignatur Klik på Open indtast din adgangskode Klik på Næste Indtast nøgle Klik på OK Klik på Log på 4

7 Opret profil Oprettelsen af din profil fuldføres ved at du udfylder felterne Personlige oplysninger og Virksomhedsoplysninger Sæt flueben ved Notificér, hvis du vil modtage s fra STAR, når der er nyt i ansøgningerne. Du kan finde oplysninger om din virksomhed og virksomhedens P- nummer på Erhvervsstyrelsens Klik på Gem Opret ansøgning Udfyld det relevante ansøgningsskema, budget- og regnskabsskema m.m. og gem filerne, før du opretter ansøgningen. 1. Klik på OPRET ANSØGNING 2. Du kan læse om puljen ved at klikke på Læs om puljen 3. Du vil få vist formålet med puljen 4. Ved klik på STAR s hjemmeside omdirigeres du til puljeopslaget på vores hjemmeside. Her kan du læse puljeopslaget i sin helhed. Vær opmærksom på at styrelsens hjemmeside ikke åbner i en ny fane. 5. Klik på OPRET ANSØGNING ved den pulje der skal søges tilskud fra 5

8 6. Udfyld felterne Projekttitel, Projekt beskrivelse, Ansøgt beløb, Startdato og Slutdato 7. Klik på NÆSTE Skriv gerne om andre brugere skal have adgang til sagen 8. Klik på Tilføj filer 9. Vedhæft ansøgning samt budget- og regnskabsskema mfl. 10. Klik på NÆSTE 6

9 11. Klik på GODKEND INDSENDELSE 12. Klik på DOWNLOAD KVITTERING 13. Klik på Åbn 14. Kvitteringsbrevet åbner i Word Annullering af ansøgning Hvis du skal annullere en ansøgning, skal du gøre følgende: 1. Klik på den aktuelle ansøgning 2. Klik på OPRET i feltet Indsend information til STAR 3. Udfyld Titel og Kommentar 4. Klik på Tilføj filer, hvis du vil tilføje relevante filer 5. Klik på Indsend 7

10 Send information Når du skal sende information til STAR og yderligere filer i en ansøgning, skal du gøre følgende: 1. Klik på den aktuelle ansøgning 2. Klik på OPRET i feltet Indsend information til STAR 4. Udfyld Titel og Kommentar 5. Klik på Tilføj filer hvis du vil tilføje relevante filer 6. Klik på Indsend 8

11 Notifikationer Hvis du har sat flueben ved Notificér i din profil, vil du modtage s fra styrelsen, når der er nyt i ansøgningerne. Ved klik på linket åbnes sagen i Tilskudsportalen Modtagelse af tilsagnsbrev Når du modtager et tilsagnsbrev fra STAR, vil status på ansøgningen være Afventer accept af tilsagn. Accept af tilsagnsbrev Du skal acceptere tilsagnet ved at gøre følgende: 1. Klik på den aktuelle ansøgning 2. Klik på OPRET i feltet Accept af tilsagn 3. Udfyld Kommentar 4. Klik på Tilføj filer, hvis du vil tilføje relevante filer 5. Klik på Indsend 9

12 6. Ansøgningen vil herefter ændre status fra Afventer accept af tilsagn til Udbetalingsfase og sagsforløbet vil være tilføjet dato og tidspunkt for indsendelsen. Afvisning af tilsagnsbrev Hvis du skal afvise et tilsagnsbrev (fx fordi projektet alligevel ikke kan gennemføres), skal du gøre følgende: 1. Klik på den aktuelle ansøgning 2. Klik på OPRET i feltet Afvisning af tilsagn 3. Klik på Tilføj filer for at tilføje relevant materiale 4. Klik på Indsend Ansøgningens status vil ændres fra Afventer accept af tilsagn til Sag slut, når STAR har godkendt din afvisning. Afvisning af tilsagnsbrev efter accept Når du skal afvise et tilsagnsbrev fra STAR, efter du har accepteret det, skal du gøre følgende: 1. Klik på den aktuelle ansøgning 2. Klik på OPRET i feltet Indsend information til STAR 3. Udfyld Titel og Kommentar 4. Klik på Tilføj filer, hvis du vil tilføje relevante filer 5. Klik på Indsend 10

13 Modtagelse af afslagsbrev Når du modtager et afslagsbrev fra STAR, vil status på sagen være Sag slut. Du åbner og læser brevet ved at gøre følgende: 1. Søg den aktuelle ansøgning 2. I højre felt ved Søg ansøgning skal du vælge Afsluttede 3. Klik på ansøgningen 4. Åbn og læs brevet ved at klikke på afslagsbrevet Ansøgning om tillægstilsagn/satsforhøjelse fra puljen Jobrotation Hvis du skal ansøge om tillægstilsagn fra puljerne eller satsforhøjelse fra puljen jobrotation, skal du gøre følgende: 1. Klik på den aktuelle ansøgning 2. Klik på OPRET i feltet Indsend information til STAR 3. Udfyld Titel og Kommentar 4. Klik på Tilføj filer, hvis du vil tilføje relevante filer 5. Klik på Indsend 11

14 Send delregnskab/statusrapport Når du skal sende delregnskab/statusrapport til STAR, skal du gøre følgende: 1. Søg den aktuelle ansøgning. 2. Klik på ansøgningen 3. Klik på OPRET i feltet Indsend delregnskab/statusrapport til STAR 4. Udfyld Titel og Kommentar 5. Klik på Tilføj filer, hvis du vil tilføje relevante filer 6. Klik på Indsend Regnskab Send slutregnskab/statusrapport Når du skal sende slutregnskab/slutrapport til STAR, skal du gøre følgende: 1. Søg den aktuelle ansøgning 2. Klik på ansøgningen 3. Klik på OPRET i feltet Indsend slutregnskab/rapport til STAR 4. Udfyld Titel og Kommentar 5. Klik på Tilføj filer, hvis du vil tilføje relevante filer 6. Klik på Indsend 12

15 Modtagelse af information Når du skal læse information fra STAR, kan du åbne og læse informationen ved at gøre følgende: 1. Søg den aktuelle ansøgning 2. Klik på ansøgningen 3. Klik på den aktuelle information Udskrivning af noter Du kan udskrive noter ved at gøre følgende: 1. Søg den aktuelle sag fx på journalnr. 2. Klik på sagen 3. Klik på den aktuelle information 4. Klik i kommentar feltet 5. Klik på funktionstasterne Ctrl + A 6. Klik på funktionstasterne Ctrl + C 7. Åbn Word 8. Klik på funktionstasterne Ctrl + V 9. Udskriv Word filen Dine ansøgninger Indeholder de aktive ansøgning som du er tilknyttet. 13

16 Status på ansøgninger Ansøgningerne kan have følgende status: Ny sag Sagsbehandling Afventer accept af tilsagn Udbetalingsfase Sag slut Ansøgninger med status Ny sag Ved klik på Opret ansøgning oprettes en ansøgning med Journalnr. Hvis du vælger at lukke for ansøgningsprocessen og dermed ikke fuldfører processen, vil sagen være anført status Ny sag. Du skal færdiggøre ansøgningen: 1. Klik på den aktuelle ansøgning 2. Klik på Vedhæft ansøgning og budget 3. Se punkterne 6-14 i afsnittet Opret ansøgning. Fejloprettede ansøgninger Hvis du ved en fejl har oprettet en ansøgning, skal du give besked til STAR. Se punkterne 1 6 i afsnittet Send information. Søgning af ansøgninger I venstre felt Søg ansøgning kan du søge ansøgninger frem på følgende: Journal nr. (årstal-ordningskode-løbenummer - fx ) Ansøgningsnavn (fx Udvikling, indsats, kurser) Pulje (fx jobrotation, fagpiloter m.v. eller FL nummer fx ) Status (fx afventer accept af tilsagn, Sagsbehandling, Udbetalingsfase, ansøgning, modtaget, ny sag) Oprettet dato (fx , eller 28. marts 2018) I højre felt Søg ansøgning kan du søge ansøgninger ved at vælge Aktive, Afsluttede og Alle. 14

17 Sortering af ansøgninger I kolonnerne Journalnr., Ansøgningsnavn, Pulje, Status og Seneste aktivitet kan du sortere ansøgningerne i kronologisk orden ved at klikke på de enkelte kolonner. U der sorteri ge vil dette ti eglas ses: Andre brugere skal have adgang til ansøgninger Andre brugere fra institutionen kan også få adgang til ansøgningerne, når de har logget sig på Tilskudsportalen. Se afsnittet Log på Tilskudsportalen. Send efterfølgende en til portalhelpdesk@star.dk og oplys følgende: Navne på de brugere, der skal tilknyttes til ansøgninger Journalnr. på de ansøgninger som brugerne skal have adgang til (fx ) eller Puljens titel som brugerne skal have adgang til (fx Opkvalificering inden for mangelområder og/eller FL ) Brugere fra anden institution skal have adgang til ansøgninger Hvis ansøger institutionen ønsker, at brugere - der repræsenterer en anden institution end ansøger - skal have adgang til ansøgninger, skal institutionen udfylde og underskrive en fuldmagt. Den udfyldte fuldmagt er styrelsens dokumentation for, at ansøger institutionen giver brugere der repræsenterer en anden institution ret til indblik i ansøger institutionens sager og sagsakter. Fuldmagten kan downloades via styrelsens hjemmeside Brugeres adgang skal fjernes Brugere fra din institution skal fjernes, når de ophører i institutionen. Send efterfølgende en til portalhelpdesk@star.dk og oplys følgende: Navne på de brugere, der skal fjernes fra ansøgninger Journalnr. på de ansøgninger som brugerne skal fjernes fra (fx ) eller Puljens titel som brugerne skal have adgang til (fx Opkvalificering inden for mangelområder og/eller FL ) 15

18 Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering The Danish Agency for Labour Market and Recruitment Njalsgade 72A 2300 København S T E star@star.dk W star.dk