Randers Kommune havde indkaldt til styringsdialogmøde den 3. december 2013 med følgende dagsorden:

Transkript

1 Forvaltning: Forvaltningen Miljø og Teknik Møde vedr.: Referat styringsdialog Møllevænget Storgaarden Mødested: Laksetorvet D.3.32 Mødedato: Sendes til: Møllevænget Storgaarden, RandersBolig Deltagere: Fra Møllevænget Storgaarden: Thorkild W. Andersen, formand, Kaj Madsen, næstformand, Elsebeth Andersen, bestyrelsesmedlem, Vibeke Leensbak, bestyrelsesmedlem, Heine Berthelsen, bestyrelsesmedlem. Fra RandersBolig Dennis Larsen, kontorchef, Karin Jensen, forvaltningskonsulent. Fra Randers Kommune Lars Peter Salhøj, sekretariatschef, Gitte Vest sekretariatschef, Inge Qvortrup, jurist, Mette Krog-Jensen, jurist. Randers Kommune havde indkaldt til styringsdialogmøde den 3. december 2013 med følgende dagsorden: 1. Præsentation af deltagerne 2. Forløbet og forventningerne til styringsdialogen 3. Boligorganisationens økonomi, herunder a. Regnskab 2012 b. Forretningsgange ved tab på fraflytninger c. Dispositionsfond, genopretning d. Administrationsbidrag e. Debitorer f. budgetopfølgning 4. Status på økonomisk genopretningsplan, herunder hjemtagelse af realkreditlån 5. Afdelingernes økonomi, herunder a. Separat forvaltning, uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler b. Afdelingernes resultater c. Endelig finansiering af forbedringsarbejder, hjemtagelse af realkreditlån d. Lejeledighed e. Tab ved fraflytninger f. Frikøb af hjemfaldsklausuler g. Renteswap-aftaler h. Andre debitorer 6. Forvaltningsrevision 7. Henlæggelser og vedligeholdelsesplaner 8. Status på økonomisk genopretningsplan, herunder hjemtagelse af realkreditlån 9. Afdeling 57, Spindervej endelig finansiering 10. beboerdemokrati: Redegørelse for nuværende anvendelse og drøftelse af fremtidig brug af dette i forlængelse af tilsynet af beboere og afdelingsbestyrelser er blevet orienteret om afholdelse af møder fro udvalgte grupper samt afholdelse af møder uden referat. 11. Boligsocial styringsdialog

2 a) Formål med at inddrage boligsociale problemstillinger b)drøftelse af boligsocial indsats c) Orientering om puljeansøgning til helhedsorienteret boligsocialindsats i området omkring Glarbjergvej. d)boligsocial temadag i foråret Eventuelt Punkt 2, Forløbet og forventningerne til styringsdialogen: Forløb er, at Tilsynet efter dialogmødet udarbejder referat, som sendes til boligorganisationen til kommentering, inden det endelige referat uploades på almenstyringsdialog.dk og kommunens hjemmeside, som påkrævet i loven. Kommunen forventer et fortsat godt samarbejde mellem boligorganisationen og tilsynet. Indledningsvist gøres opmærksom på, at regnskabet, der ligger til grund for styringsrapport og dialogmødet, samtidig er baggrund for, at der i foråret 2013 blev varslet separat forvaltning samt indført skærpet tilsyn med boligforeningen fra kommunens side. Der vil derfor være nogle gentagelser, men det er vigtigt at få ført til referat, hvordan der er taget hånd om sagen. Thorkild Westergaard Andersen stillede sig undrende over for, at Tilsynet oplyste, at det som udgangspunkt er organisationsbestyrelsen, der har ansvaret for de beslutninger, der har medført økonomiske vanskeligheder for Møllevænget & Storgaarden. Punkt 3. Boligorganisationens økonomi: a) Regnskab 2012: Resultatet var på kr. Der har været uanmeldt beholdningseftersyn i forhold til boligindskudskonto. Der er indført ændring i proceduren for indskudslån. Processen skal ændres i det kommende år. Boligorganisationen vil gerne have hjælp fra kommunen til det i forhold til ændret indberetning fra pengeinstituttet. Dette gælder både intern og ekstern procedure i forhold til afstemning. Boligorganisationen har tidligere indsendt notat omkring proceduren. Ajourføring er up to date pr. 30. september Vedrørende den tidligere administrationsbygning så er den nu udlejet, og den er i balance lejemæssigt. b) Forretningsgange ved tab på fraflytninger: Revisor bemærker, at der er store tab på fraflyttere pga. manglende rykkerprocedure. Det er rettet op langt hen af vejen, og det er et af punkterne i årets forvaltningsrevision. Proceduremæssigt er der en robust forretningsgang. Der er en tendens til stigning på tab ved fraflytninger. Dette er en landsdækkende tendens. Der er i år indarbejdet en inkassoprocedure, hvor et inkassofirma kører sagerne.

3 1. april 2013 er der kommet en lovændring, der betyder, at tab over 313 kr./m2 pr. lejemål skal betales af dispositionsfonden. Det bliver indarbejdet i budgetterne pr. 2014/2015. Der bliver analyseret på problematikkerne omkring fraflytning og handlet på det. c) Dispositionsfond, genopretning: Den disponible del af dispositionsfonden er meget lav, og der er store udgifter til tab ved lejeledighed. Tomgangstab skyldes igangværende byggesager. Underskuddet i regnskabsår 2012/2013 er 1.7 mio. kr. mod året før 4.1 mio. kr. Det er ca kr. mere end forudsat i genopretningsplanen. Der er samtidig et øget tab ved fraflytninger på 2,3 mio. kr. Dette falder ind under kategorien pligtige tilskud fra dispositionsfonden. Den pligtige indbetaling fra beboerne er hævet med 313 kr., jf. lovændring beskrevet ovenfor, hvilket giver en merindtægt på ca kr. I det indeværende driftsår vil der komme en ansøgning om dispensation for dækning af tab i dispositionsfonden. Stigning i henlæggelser er først medtaget for budgetter for 2014/2015, da lovændringen kom efter budgetter for 2013/2014 var lavet. Beløbene bliver indtil da opkrævet direkte i afdelingerne. d) Administrationsbidrag: Administrationsbidrag er ikke opkrævet kostægte hidtil. Fra 2012/2013 bliver det opkrævet kostægte. Indtil budgetterne passer vil det blive opkrævet direkte i afdelingerne. e) Debitorer: Der er indeholdt ca. 3,5 mio. kr. til opførelse af mandskabsbygning. Byggeomkostninger skal fordeles til relevante afdelinger. Aftalt, at RandersBolig vender tilbage med svar på, om omkostningerne er fordelt til de relevante afdelinger. f) Budgetopfølgning: Tilsynet vil gerne have en status/udkast til regnskab på året Boligorganisationen oplyser, at der arbejdes på regnskabet pt. Aftalt, at RandersBolig sender et udkast af regnskab til tilsynet inden årsskiftet. Punkt 4, Status for økonomisk genopretningsplan, hjemtagelse af realkreditlån: Der var udestående udlån på 69,7 mio. kr. til dispositionsfonden. Dette er nu reduceret til 23,1 mio. kr. ved udgangen af Der sker en løbende hjemtagelse af lån, hvor det er muligt. Der er i øjeblikket ca. 60 mio. kr. i likviditet på afdelingernes indestående (konto 821). Afdelingernes samlede tilgodehavender udgør pt. 88,4 mio. kr. Når lånehjemtagelse af 22 lån i henhold til den vedtagne genopretningsplanen er på plads, vil den samlede likviditet være ca. 83 mio. kr. Der er således fortsat ikke uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler, men der arbejdes på det, og likviditetsmæssigt er det ikke længere et problem. Efterhånden som henlæggelserne hæves, giver det

4 mere luft i økonomien. Det forventes fortsat, at arbejdskapitalen vil være genoprettet på 7-8 år. Der vil blive indbetalt fra arbejdskapitalen til dispositionsfonden. Aftalt, at boligorganisationen udarbejder en redegørelse for, hvordan det ser ud i forhold til genopretningsplanen. Punkt 5, Afdelingernes økonomi, herunder a) Separat forvaltning - uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler: Kommunen har modtaget 22 låneansøgninger, jf. ovenfor, men man afventer at modtage lånetilbud fra realkreditinstituttet, førend sagerne kan behandles. Se også punkt 4. b) Afdelingernes resultater: Afvikling af resultatkonti forventes at være afklaret 2014/2015. Der er budgetteret med dette. c) Endelig finansiering af forbedringsarbejder, hjemtagelse af realkreditlån: For afdeling 17, 18 og 20 er finansieringen via mellemregning afviklet. For afdeling 68 sker der afvikling over 10 år. Beløbet er for lille til, at det kan svare sig at hjemtage ekstern finansiering, da omkostningerne hertil vil være for store i forhold til lånets størrelse.. Byggesagen i afdeling 25 er afsluttet. d) Lejeledighed Tomgangsoversigt bliver ajourført løbende i forbindelse med afholdelse af bestyrelsesmøder. Der ses på, hvilke lejemål der går igen. Har der været tomgang længe er der et strukturelt problem. Man ser på indikatorer, f.eks. husleje og beliggenhed. Der er tomgang på ungdomsboliger i afdeling 69 også efter studiestart til trods for central beliggenhed. Man vil forsøge at synliggøre afdeling 69 på uddannelsesstederne, herunder i Aarhus. Der er 54 lejemål i afdelinge,n og der er konstant omkring 8 ledige lejemål i afdelingen. Huslejen ligger på omkring kr. pr. måned efter ungdomsboligbidrag. e) Tab ved fraflytninger: I forhold til tab ved fraflytninger, så er det er på plads. Der sker hurtigere opkrævning ved debitorer, og man hæver indskuddet ved genudlejning. f) Frikøb af hjemfaldsklausuler: Der er hjemtaget lån, men der var ikke indregnet afdrag i budgetterne. I det nye budget er der indregnet afdrag. g) Renteswap-aftaler: Der er tale om et højrisikoprodukt, hvilket ikke er betryggende. I forhold til at træde ud af aftalen, går det den forkerte vej, da renten er faldet. Renten vurderes at skulle være på 4,5-5% for, at det kan

5 betale sig. Kommunen mener fortsat, det er bedst at komme ud af det. Boligorganisationen er opmærksom på det. h) Andre debitorer: Der er et tilgodehavende i afdeling 9 på kr. Der er muligvis tale om en forsikringssag i forbindelse med en brand for 3 år siden. Aftalt, at Boligorganisationen vender tilbage med status på, om kravet er inddrevet. Punkt 6, Forvaltningsrevision Der har ikke været fortaget forvaltningsrevision. Boligorganisationen udleverede et notat omkring forvaltningsrevision. Der er foretaget forvaltningsrevision på 5 områder i efteråret 2013: 1. Markvandringer (del af årshjul for budgetlægning og regnskaber i afdelingerne) 2. Inkassoprocedure ved fraflytning. 3. Tomgang (med lejetab til følge) 4. Flyttesager 5. Beboerklager Disse områder er blevet kontrolleret ved stikprøver og enkeltsagsgennemgange ud fra et tilfældighedsprincip. Resultatet af målingerne på alle 5 områder er blevet systematisk beskrevet og medtages i revisionsprotokollatet næste år (regnskab 2013). Der vil fremover være markvandringer hvert år med afdelingsbestyrelsen som en del af arbejdet med udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner og budget. Dennis Larsen oplyser, at forretningsgangene er udbygget løbende, og at arbejdet er godt i gang. Arbejdsgangsbeskrivelser er ligeledes i færd med at blive udarbejdet. Der er nu startet op på nøgleområder som Boligbutikken og det forvaltningsmæssige. For økonomimedarbejdere er der udarbejdet detaljerede forretningsgange. Punkt 7, Henlæggelser og vedligeholdelsesplaner: Der henlægges efter en 10 års plan. Der er budgetteret med stigninger over en årrække (trappestigning mellem 2 og 5 år alt efter, hvor meget afdelingerne vurderes at kunne klare). Nogle afdelinger, ca. halvdelen, har ikke trappestigning, da de ikke har brug for at stige eller ikke har brug for en blød overgangsperiode. Der er genindført markvandring, således man kan se, hvor meget der skal henlægges. Der er generelt forståelse i afdelingerne for, at der skal ske en stigning i henlæggelserne. I det nye regnskab 2012/2013 er det noget bedre. Der er fokus på, at der ikke bruges mere, end der er henlagt. Nogle afdelinger har ønsker til større projekter. Disse projekter finansieres alene via

6 ekstern lånefinansiering. Der er nogle mere akutte projekter, som f. eks. i afdeling 20 og 46, der har et behov for udskiftning af vinduer. Men der igangsættes intet, førend lånehjemtagelse af 22 lån, der er forudsat i den økonomiske genopretningsplan, er endeligt på plads forventeligt inden udgangen af april Punkt 8, Afdeling 56, Flyvervej, afslutning, Når kommunen har fået en melding vedrørende BRF, vil sagen blive endelig afsluttet. Finansieringen er på plads. Der er tale om ombyggede handicapboliger. Boligorganisationen undrer sig over, at dette blev igangsat, hvis der ikke forelå en aftale om anvisningsret mellem kommunen og boligforeningen. Aftalt, at Gitte Vesti vil undersøge, om kommunen har tilkendegivet, at der har været et behov for boligerne, og om man har eller har villet indgå en aftale om anvisningsret. Thorkild W. Andersen mener, der er store byggeskader på østgavlen. Der er en rapport på 1. års eftersyn fra Byggeskadefonden. Kommunen oplyser, at det er boligorganisationen, der skal anmelde skader til forsikringen, og pointerer, at det er vigtigt, at der følges op på rapporten fra Byggeskadefonden. Punkt 9, Afdeling 57, Spindervej endelig finansiering Thorkild W. Andersen vil ikke godkende finansieringen af budgetoverskridelsen, da han er i tvivl om, hvorvidt det er ulovligt at låne til inddækning af overskridelsen i dispositionsfonden, fordi dispositionsfonden er eller derved kommer under nul. Han vil foreligge sagen for boligorganisationens advokat Poul Reesen Steenstrup. Aftalt, at Thorkild W. Andersen vender tilbage til tilsynet med, hvor lang tid der vil gå, før advokaten kan komme med en vurdering (Tilsynet har efterfølgende fået oplyst, at der forventes svar fra advokaten inden for 1 uge). Punkt 10, Beboerdemokrati, redegørelse for nuværende anvendelse og drøftelse af fremtidig brug af dette. En del af bestyrelsen stiller sig uforstående over for, at tilsynet havde valgt at tage punktet på dagsordenen. Der er en drøftelse af emnet. Kommunen finder det er nødvendigt at pointere, at når der inviteres til møde i boligorganisationen, så bør alle inviteres. Og når der afholdes møder, herunder bestyrelsesmøder, så skal der altid tages referat af hele mødet. Dette skal overholdes af hensyn til beboerdemokratiet. Alle skal have mulighed for at deltage i møder, og dette får beboerne kun ved at blive inviteret. Det er bestyrelsens ansvar at påse, at alle beboere får mulighed for at deltage i møder og holdes informeret om, hvad der sker i boligorganisationen. Det er et krav, at bestyrelsen for boligorganisationen respekterer og overholder almenboliglovens 6e.

7 Punkt 11, Boligsocial styringsdialog a) Formål med at inddrage boligsociale problemstillinger Gitte Vesti gav en kort orientering om social- og arbejdsmarkedsdeltagelse i styringsdialog mødet. b) Drøftelse af boligsocial indsats Der var enighed om, at der bliver etableret et tættere samarbejde om at forebygge udsættelser. Randers Kommune vil tage kontakt til Randers Bolig med henblik på at få etableret et formaliseret samarbejde. Fra mødet med 1940 var der et ønske om at få yderligere oplysninger om hvilken hjælp der kan tilbydes fra kommunen, hvis der er problemer med konkrete lejere, som ikke kan kontaktes. Gitte Vesti vil fremsende en kort beskrivelse af Støtte- Kontaktpersonordningen til Dennis Larsen. c) Orientering om puljeansøgning til helhedsorienteret boligsocial indsats i området omkring Glarbjergvej Gitte Vesti gav en kort orientering om status for det boligsociale samarbejde mellem social- og arbejdsmarked og boligorganisationen. Der blev endvidere givet en orientering om, at der er fremsendt to puljeansøgninger. Den ene ansøgning er på kr. til satspuljen om målrettet indsats for unge i og omkring Glarbjergvej. Dette sker i tæt samarbejde Bysekretariatet og supplere indsatsen i Helhedsplanen. Endvidere er der ved at blive udarbejdet ansøgning om helhedsorienteret indsats, hvor der samlet set er afsat 91,3 mio. kr. til ca. 10 kommuner. Puljen er udbudt i samarbejde med Beskæftigelses - og Socialministeriet. Der er deadline den 20. december. Boligorganisationen vil blive orienteret i fald en eller begge ansøgninger imødekommes. d) Boligsocial temadag i foråret 2014 Der var positive tilbagemeldinger på idéen om at afholde en boligsocial konference i løbet af første halvår Planlægningen vil ske i et samarbejde mellem social-og arbejdsmarked og Bysekretariatet. Vibeke Leensbak, der er bestyrelsens repræsentant i Bysekretariatet, synes det er en god ide med en temadag, da der er stor bekymring for udsættelser på grund af den nye kontanthjælpsreform. 12. Eventuelt Afdeling 41, Nobilislunden har en byggeskadesag. Byggeskadefonden har været ude og vurdere byggeriet på ny. Byggeskadefonden skal træffe en afgørelse i sagen, som skal sendes til tilsynet. Når tilsynet modtager Byggeskadefondens afgørelse i sagen, kan tilsynet afslutte sagen i kommunen.