SKYPE VERSIONER 2016

Transkript

1 SKYPE VERSIONER 2016

2

3 VELKOMMEN PÅ KURSUS Vi håber at du vil finde dig godt tilrette på kurset og at du vil få mange gode og konkrete ting med dig herfra. Du kan være sikker på at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang at Skype. Råd til kursisten Efter kurset er det vort håb, at du inden for kort tid læser materialet igennem. Det vil medføre, at du har langt bedre mulighed for at huske de på kurset gennemgåede emner, og herved bliver dit udbytte af kurset langt større. Husk Det er dig der er på kursus, det er dig der skal hjem og arbejde med dette produkt, det er derfor DIG der skal spørge, når der er noget som er uklart for dig. Det er ikke usandsynligt at der er andre end dig som finder det gennemgåede uklart. Vi ønsker dig et godt kursus og held og lykke med materialet og dit videre arbejde med Skype. Spørgsmål efter kurset Efter kursets afslutning har du fortsat mulighed for at få svar på dine spørgsmål, klik blot ind på herfra vil du kunne kontakte os med dine spørgsmål. Denne service er en del af kursusprisen. Firma kurser Hvis der er flere i Jeres virksomhed der ønsker et kursus kunne det være en mulighed at tage en dialog med os om mulighederne for at afholde et internt kursus i Jeres virksomhed. På disse kurser kan vi langt hen af vejen tilrette indholdet direkte mod Jeres behov i det enkelte program, således får I et udbytte der oftest med det samle kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på Rettigheder til dette materiale Rettighederne til dette materiale tilhører Office kursus.dk. Nogen former for gengivelse af dette materiale uden forudgående aftale er ikke tilladt. COPYRIGHT OFFICEKURSUS.DK Version Januar 2017 Side 1

4 Indholdsfortegnelse 1. Hvad er Skype? Brugerfladen Tilføjelse af nye kontakter Oprette besked Logning i Outlook Sende filer Oprette lydopkald Oprette videoopkald Videoopkald til flere personer Præsenter Vis skrivebord Vis programmer Vis PowerPoint-filer Rediger et Office-dokument samtidig (Delte) Noter Whiteboard Afstemning Q & A Optagelser Mødeindkaldelse via Outlook Indstillinger Personligt Liste over kontakter Status Mit billede Lydenhed Videoenhed Genvejstaster Kontaktoversigt Chat-besked Samtale Skype for Business på mobiltelefon Skype for Business med Android Skærmbilleder Indstillinger Side 2 Indholdsfortegnelse

5 1. Hvad er Skype? Skype for Business er en kommunikationsplatform til at oprette forbindelse med kolleger i din virksomhed eller samarbejdspartnere rundt omkring i verden. Med Skype kan du gøre følgende: Samtaler med IM (Instant messenger), tale- eller videoopkald. Se hvornår dine kontakter er tilgængelige online, optaget eller vil ikke forstyrres. Præsenter online til et stort publikum. Præsenter din skærm under møder eller give kontrollen til andre. Brug Skype for Business i andre Office-programmer til at chatte, ringe, eller deltage i et møde med et klik. Filoverførsel Kan også anvendes på mobiltelefoner Hvad er Skype? Side 3

6 2. Brugerfladen Kontakter Her kan du skrive en kort information, som f.eks. hvad du arbejder med i øjeblikket, hvilket andre kontakter kan se. Online status (som andre kan se) indstiller sig selv ifølge Outlook kalenderen, men du kan også selv vælge hvad den skal vise: Side 4 Brugerfladen

7 Samtaler Her vises en oversigt over dine tidligere samtaler. Chatbesked Skype-opkald Video-opkald Præsenter (skærmdeling) Aftale i Outlook kalender Møder Her vises en oversigt over dine aftaler i Outlook kalenderen. Aftaler der vises med blå (eksemplet kl. 13:00) er Skype møder. Brugerfladen Side 5

8 3. Tilføjelse af nye kontakter Med knappen»tilføj kontakt«kan der tilføjes nye kontakt, oprette gruppe og tilpas visningen for kontakter: Skriv i søgefeltet, navn, adresse eller Skype navn: Højre-klik på navnet og vælg»føj til liste over kontakter«, og i hvilken gruppe du ønsker kontakten gemt under. En kontakt kan flyttes fra en gruppe til en anden, med træk-og-slip: Tilføjelse af en kontakt uden for organisationen I eksemplet her vælges en Skype for Business kontakt: Side 6 Tilføjelse af nye kontakter

9 skrives i feltet Chatadresse, og evt. vælg i hvilken kontaktgruppe du ønsker kontakten vist i: Hos kontakten, vises du under visningen NY: Højre-klik på kontakten for at føje den til en af dine grupper, Favoritter eller anden gruppe: Tilføjelse af nye kontakter Side 7

10 4. Oprette besked En besked kan oprettes ved at dobbeltklikke på kontakten: eller vælge at holde musemarkøren over kontakt-ikonet og vælge på den fremkommende kommunikationsbjælke, kommunikationstype: Alan Steiner vil nu skrive en besked til Michael. 1. Dobbeltklik på kontakten for Michael: 2, Skriv beskeden og send den enten ved at trykke tasten Enter eller med ikonet Send: Send Her er der blevet svaret og skrevet tilbage igen: Ikonerne ved skrivefeltet Vedhæfte filer der ønskes sendt Angiv høj prioritet for meddelelsen Humørikon Send Side 8 Oprette besked

11 Kan ikke sende på grund af virksomhedens politik Der er tilføjet en ekstern Skype-kontakt (Alans), hvor den eksterne kontakts firma har en politik (sikkerhed) som betyder at der ikke kan opnås kontakt. Hos den eksterne kontakt skal firmaet lave følgende ændring (kan kun udføres af en administrator): Login på Office 365 kontoen og under kategorien Administration, vælge Skype for Business: Sæt markering i indstillingen»tillad, at Skype for Business bruges til at kommunikere med «Oprette besked Side 9

12 4.1. Logning i Outlook Samtaler og opkald gemmes i Outlook under mappen Samtaleoversigt: Denne logning kan deaktiveres på følgende måde: 1. Vælg Indstillinger (tandhjulet), Funktioner og Indstillinger: 2. Vælg kategorien Personlig og fjern tjek-mærket for»gem «: Side 10 Oprette besked

13 4.2. Sende filer Du kan sende filer enten ved at bruge klipsikonet»vælg fil, der skal sendes«eller som vist herunder med træk-og-slip filerne ovenpå Skype-meddelelsen: Billeder herunder viser afsenderen, hvor modtageren endnu ikke har valgt at download filerne: Modtageren kan enten vælge at downloade én fil af gangen ved at trykke på knappen pil-ned på filen, eller downloade dem alle sammen samtidig, med Download alle: Oprette besked Side 11

14 Modtageren har aktiveret download af alle filerne og forløbet vises som et ur-bånd, der skal hele vejen rundt om cirklen før downloadningen er færdig: Billedet hos modtageren, hvor downloadning er i gang: De modtagne filer vises ved at højre-klikke på en af filerne og vælge Åbn mappe: Side 12 Oprette besked

15 5. Oprette lydopkald Vælg Ring op: Under opkaldet har du følgende opkaldsindstillinger: Venteposition for at sætte opkaldet på venteposition. Overfør for at viderestille opkaldet til et nummer du indtaster. Kræver at din konto tillader dette. Slå min højttalerlyd fra hvis du ikke ønsker at hører lyd fra den du taler med. Ændre højttalerlydstyrken. Slå min mikrofonlyd fra så det ikke høres hvad du siger. Læg på for at afslutte samtalen. Oprette lydopkald Side 13

16 6. Oprette videoopkald Hvis du har et webkamera eller indbygget webkamera i din bærbare computer, kan det benyttes til videoopkald. At se hinanden under kommunikationen er ofte en mere personlig kontaktform og du husker efterfølgende bedre personen du har kommunikeret med. Start videoopkaldet ved at trykke på knappen Videoopkald og Start min video: Videobillede af dig efter du har trykke på knappen»start min video«modtageren til videoopkaldet skal accepter videoopkaldet for at der oprettes forbindelse. Med knappen Indstillinger kan der udføres forskellige svarmuligheder. (bemærk evt. eksisterende lydafspilning vil automatisk dæmpes under videosamtalen) Videobillede af personen du har oprettet videoopkaldet til Chatbesked (samtidig med videoforbindelsen) Stop min video (viser ingen livevideo) Slå min mikrofonlyd fra Præsenter (f.eks. dele skærm) Læg på Opkaldsindstillinger (f.eks. venteposition) Flere indstillinger Side 14 Oprette videoopkald

17 6.1. Videoopkald til flere personer Alle personer i videosamtalen kan invitere nye personer til deltagelse i videosamtalen. Herunder er der inviteret to personer (A og C): Inviter en ny person ved at trykke på knappen Inviter flere personer Åbn deltagerrude Deltager har slået mikrofonlyd fra Der vises en blå rektangel under videobilledet når en deltager taler. Oprette videoopkald Side 15

18 7. Præsenter Med funktionen præsenter kan der tilføjes ydereligere samarbejdsfunktioner såsom: Vis skrivebord Vis program Vis PowerPoint præsentation Rediger et Office-dokument samtidig Tilføje vedhæftede filer Delte noter Mine noter Whiteboard Afstemning Q & A 7.1. Vis skrivebord Start delingen af dit skrivebord ved at dobbelt-klikke på kontakten (og evt. invitere flere deltagere) og vælge Præsenter og vælg herefter Vis skrivebord : Side 16 Præsenter

19 Skærmbilledet for arrangøren: Arrangøren kan give kontrollen af sin computer til en af deltagerne med knappen Giv Kontrol: og tage styringen igen: Arrangøren kan stoppe præsentationen med knappen Stop præsentation: Deltageren kan selv frigive styringen med en knap Frigiv styring. Ændre deltagerstatus Under et Skype-møde er alle præsentationsværter. Men hvis du ikke ønsker at en eller flere deltager skal kunne blande sig i din præsentation, kan deltageren status ændres fra præsentationsvært til deltagerstatus: 1. Klik på Åbn deltagerruden: 2. Højre-klik på deltageren, og vælg i menulisten Gør til deltager: 3. Nu er deltageren Henrik Hansen gjort til deltager og han har nu kun begrænsede muligheder med knappen Præsenter: Præsenter Side 17

20 7.2. Vis programmer Med Vis programmer vises kun vinduet med det valgte program, uanset størrelsen af programmets vindue eller placering. Du kan vælge mellem de programmer du har startet (herunder vist med Excel): Og hos deltagerne ser det således ud: Side 18 Præsenter

21 7.3. Vis PowerPoint-filer Med Vis PowerPoint-filer kan du vælge en præsentation som deltagerne kan se (hele præsentationen downloades til hver bruger): Hvis en deltager har overtaget styringen (privat visning), kan visningen reetableres til arrangørens ved at vælge Gå tilbage til En deltager kan overtage visningen som præsentationsvært Overtag som Hvis en deltager klikker på en af fremføringsknapperne, er styringen privat og følger dermed ikke arrangørens fremføring. Tryk på knappen MINIATURER for at vise/skjule miniature af slide. Med knappen NOTER kan du se noterne (deltagerne ser dem ikke) Præsenter Side 19

22 7.4. Rediger et Office-dokument samtidig Kræver at filen ligger gemt i One-drive. Klik på knappen Præsenter og vælg Rediger et Officedokument samtidigt : Herefter vises en besked om at deltagerne i mødet kan redigere dokumentet, hvilket du trykke OK til: Herefter vælger du dit Office-dokument på OneDrive, og så er man i gang. Side 20 Præsenter

23 7.5. (Delte) Noter Med Note kan du under et Skype-møde tilføje noter for dig selv eller vælge at dele dine noter som deltagerne kan samarbejde om. Her beskrives hvordan du (Alan Steiner) deler noter med en deltager (Alicia Thobmer). Det er en forudsætning at din OneNote fil er gemt i skyen OneDrive for Business. Tilføje noter unde et Skype-møde 1. Klik på Præsentationsikonet og vælg Delte noter : 2. Vælg hvilken notesbog og sektion du vil dele: Efter Alan har delt sin note med en deltager (Alicia), skal deltageren vælg Åbn for at kunne se og rediger i Alans noter: Præsenter Side 21

24 Skærmbillederne hos henholdsvis Allan og Alicia: Allan Alicia Oversigt over deltagerne Allans Stiners initialer vises her, så deltageren kan se hvem der har udført tilføjelsen/rettelsen 1 Allan har indsat to linjer: 2 Alicia kan se at Allan har indsat to linjer: 3 Alicia tilføjer et punkt Prioritering: 4 Alan kan se at Alicia Thomber har tilføjet en linje: Side 22 Præsenter

25 7.6. Whiteboard Whiteboard er en blank side der kan bruges sammen med andre mødedeltagere til at foretage simple noter, tegne og indsætte billeder i. Efter mødet kan Whiteboardet med indhold fra mødedeltagerne gemmes. Alle kan arbejde samtidig på Whiteboardet. Åbne Whiteboard under et Skype-møde 1. Klik på Præsentationsikonet og vælg Mere og Whiteboard: 2. Skærmbilledet der vises: Præsenter Side 23

26 Værktøj Beskrivelse Eksempler Laserpegepind bruges til at pege med, ved at holde museknappen ned. Flere deltagere kan samtidig anvende laserpegepinden: Michael holder museknappen nede, og hos deltagerne vises navnet på grøn baggrund: Arrangøren: Deltageren: Markér og skriv for at tilføje en tekst. Kan også bruges til at flytte teksten med. Pen bruges til at lave frihåndsstreger med. Overstregningstush bruges til at fremhæve med. Viskelæder bruges til at slette objekterne på whiteboardet, ved at klikke på dem eller trække henover dem. Stempel bruges til at indsætte forskellige typer markeringer. Med Figur kan der tegnes simpel figurer. Indsæt billede. Brug værktøjet»marker og skriv«for at flytte og skalere billedet. Slet markerede anmærkninger, som vælges med værktøjet»marker og skriv«. Flere indstillinger. Her kan du for eksempel gemme Whitebordet som et PNG billede. Side 24 Præsenter

27 7.7. Afstemning Med funktionen afstemning, kan mødearrangøren indsamle svar på spørgsmål. Svarene kan gemmes til senere analysering. Start afstemning under et Skype-møde 1. Klik på Præsentationsikonet og vælg Mere og Afstemning: 2, Navngiv afstemningen, skriv spørgsmålet og udfyld valgmulighederne: 3. Med knappen Afstemningshandlinger kan der foretages forskellige valg som vist på skærmbilledet herunder: Når Afstemningen er lukket er valgt, kan deltagerne ikke mere stemme. Præsenter Side 25

28 3. Et eksempel på et afstemningsresultat: 4. Resultatet kan gemmes som et billede eller en csv-fil Q & A Med Question og Answar kan der løbende stilles spørgsmål som deltagerne kan svare på. Alle kan stille spørgsmål men der kan kun gives ét svar, fra den deltager der svarer først. Start Q & A under et Skype-møde 1. Klik på Præsentationsikonet og vælg Mere og Q & A: Side 26 Præsenter

29 2. Skriv dit spørgsmål og tryk Enter for at sende det ud til deltagerne: 3. I eksempel herunder har Alicia svaret: 4. Med knappen Gem som kan spørgsmålene og svarene gemmes som en tekstfil, hvor man kan se klokkeslættene på handlingerne. Præsenter Side 27

30 8. Optagelser Optagefunktionen kan optage lyd, video chat-beskeder, skærmdeling, PowerPoint slides og Whiteboard aktiviteter. Alle mødedeltager kan optage et møde og gemme det på deres computer. Formatet der gemmes i er MP4, som kan afspilles i Windows Media. Start optagelsen Under skype-mødet klik på knappen Flere indstillinger og vælg Start optagelsen: Vise tidligere optagelse Vælg den lille pil ved siden af tandhjulsikonet og vælg Funktioner Optagelsesstyring: Her vises en oversigt over tidligere optagelser, som du kan håndtere f.eks. afspille: Side 28 Optagelser

31 9. Mødeindkaldelse via Outlook Et Skype-møde kan planlægges i Outlook ved at tilføje mødet i kalenderen med knappen Nyt Skype-møde: I mødeinvitationen skriver du en passende tekst i Emne-feltet og eventuelt mere tekst i selve meddelelsen: Deltagerne skal efterfølgende på det valgte tidspunkt, åbne aftalen og klikke på linket Deltag i Skype-møde, og så er man i gang. Mødeindkaldelse via Outlook Side 29

32 10. Indstillinger Indstilling af Skype vælges med tandhjulsikonet. Herunder gennemgås de vigtigste indstillinger: Personligt Du kan bestemme om Skype for Business skal startes automatisk og om den skal vises i forgrunden. Hvis du administrere en kalender for flere ansatte vil du næsten altid være vist som optaget. For at undgå dette fravælger du indstillingen Opdater min tilstedeværelse på basis af mine kalenderoplysninger. Side 30 Indstillinger

33 10.2. Liste over kontakter Her kan du indstille hvordan dine kontakter skal vises og arrangeres: Status Her kan du angive tidsinterval for hvornår du vises som inaktiv og ikke til stede: Indstillinger Side 31

34 10.4. Mit billede Her kan du indsætte et billede af dig selv: Når du vælger knappen Rediger eller fjern billede, guides du til Office 365 hvor du skal logge ind, og her kan du upload dit billede: Side 32 Indstillinger

35 10.5. Lydenhed Her kan du vælge hvilken lydenhed du ønsker. Måske har du et headset som ofte er en bedre løsning end den indbyggede højttaler og mikrofon i en laptop. Du kan tilpasse styrken for højttaler, mikrofon og ringelyd: Videoenhed Her kan du vælge hvilket videokamera du vil anvende. Måske har du et web-kamera som ofte er af bedre kvalitet end det indbyggede i en laptop, og du kan bedre justere vinklen på web-kamerat: Indstillinger Side 33

36 11. Genvejstaster Kontaktoversigt Hop til en af kontakterne Markér en tilfældig kontakt på listen. Du kan markér en kontakt med piltasterne: Pil Op og Pil Ned. Ved at taste et eller to bogstaver efter hinanden, kan du hoppe til en kontakt. I skærmbilledet ovenover vil David blive markeret hvis du trykke d, trykke du d efterfulgt af i, markeres Diane. Bogstaverne di Pil Op / Pil Ned Vælge kommunikationstype vha. kommunikationsbjælken Når du trykket Enter for den markeret kontakt, vises kommunikationsbjælken. Du kan bruge piltasterne Pil Venstre og Pil Højre til at markere hvilket ikon du ønsker at vælge: Tryk Mellemrum for at vælge det markeret ikon. Vis visitkort Tryk Alt + Enter for at vise visitkortet for den kontakt der er markeret: Side 34 Genvejstaster

37 11.2. Chat-besked Linjeskift Et linjeskift indsættes med Shift + Enter. Se eksempel herunder: Ringe op eller lægge på For at ringe op, tryk Ctrl + Enter. Tryk Ctrl + Enter under samtalen, for at lægge på. Luk kommunikationen Tasten Esc lukker kommunikationen Samtale Win tast + F4 Win tast + F5 Win tast + Shift + O Win tast + Esc Alt + Q Tænd eller sluk mikrofonlyden Vis eller stop video. Accepter indkommende samtale Afvis indkommende samtale Lukker videokommunikationen. Genvejstaster Side 35

38 12. Skype for Business på mobiltelefon Med app en Skype for Business til mobiltelefoner (Android/iPhone/Phone 10) kan du udføre trådløs kommunikation med andre Skype brugere. Vigtige funktioner Start en gruppechat eller en videosamtale og inviter flere deltagere. Deltag, og deltag igen hvis du har forladt mødet, starte et Skype for Business-møde. Del din video og se talerens video under et møde. Styr mødet (slå deltageres lyd fra eller fjern deltagere), og få mere at vide om deltagernes status. Få vist dine kommende møder og deltag med et enkelt klik Find dine seneste samtaler og fortsæt en samtale, hvor du slap Søg efter dine kontakter ved hjælp af navn, mail eller telefonnummer Skype for Business med Android Opsætning Efter start af app en for første gang, indtast din adresse og adgangskode, og i næste skærmbillede dit telefonnummer: Side 36 Skype for Business på mobiltelefon

39 12.2. Skærmbilleder Kontakter Seneste kontakter kommende møder vises øverst Møder Outlook kalender Skype for Business på mobiltelefon Side 37

40 Start kommunikationen ved at trykke på en kontakt og følgende billede vises: Videoopkald, telefonopkald eller chat Ikke-udfyldt ikon betyder at kontakten ikke er tilføjet favoritter (tryk på ikonet for at tilføje kontakten til favoritter) Udfyldt ikon betyder at kontakten er tilføjet favoritter (tryk på ikonet for at fjerne kontakten fra favoritter) Start af telefonopkald: Eksempel på et videoopkald: Side 38 Skype for Business på mobiltelefon

41 12.3. Indstillinger Stryg ind på skærmen fra venstre side mod højre: Skype for Business på mobiltelefon Side 39

42 H. P. Christensensvej Helsingør Tlf.: Side 40 Skype for Business på mobiltelefon