Spørgsmål og svar

Transkript

1 Spørgsmål og svar EU-udbud på ortopædisk fodtøj Nedenfor kan læses indkomne spørgsmål og svar: Spørgsmål er besvaret med orange skrift Spørgsmål til udbudsmaterialet: Spørgsmål 1: Kravspecifikation, ID 4, Kvalitetsstyring s. 1 Udbyder bedes venligst bekræfte, at der som beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetssikringssystem kan henvises til bilag, hvor de enkelte punkter i forvejen er beskrevet. Odregiver bekræfter, at der kan henvises til bilag vedr. de enkelte punkter. Spørgsmål 2: Kravspecifikation, ID 5, Produkter s. 1 Udbyder anfører, at samtlige produkter skal opfylde de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, direktiver, standarder, branchenormer, herunder også bekendtgørelse nr af 15. december 2008 om medicinsk udstyr. Teknisk dokumentation for overholdelse af det medicinske direktiv skal kunne fremlægges på forlangende. Da det er et lovkrav at alle leverandører af medicinsk udstyr skal overholde Direktivet for Medicinsk Udstyr er det tilbudsgivers overbevisning, at udbyder bør efterspørge dokumentationen med det samme. Materialet bør og skal lægge tilgængeligt hos alle leverandører, hvorfor det ikke umiddelbart bør fremstå som en uoverkommelig opgave. Udbyder bedes venligst bekræfte, at dokumentation for overholdelse af Direktivet for Medicinsk Udstyr skal vedlægges sammen med tilbuddet. Ordregiver fastholder, at dokumentation blot skal kunne forevises på forlangende. Spørgsmål 3: Udbudsmaterialets pkt. 1.3 Leverancens omfang, s. 4 samt Kravspecifikation, ID 20, Service/Konsulentbistand s. 2 Udbyder har overraskende valgt at dele ortopædisk fodtøj op i to delaftaler: Delaftale 1 fabriksfremstillet og semiortopædisk fodtøj Delaftale 2 individuelt fremstillet fodtøj Side 1 af 5

2 Ydermere anfører udbyder i kravspecifikationens pkt. 20, at tilbudsgiver der vinder kontrakten på fabriksfremstillet og semiortopædisk fodtøj forpligter sig uden beregning til at undersøge, hvorvidt fabriksfremstillet eller semiortopædisk fodtøj forsvarligt kan anvendes i stedet for individuelt fremstillet fodtøj, da bedst egnede og billigste fodtøj som udgangspunkt skal afprøves. Såfremt Tilbudsgiver vurderer, at fabriksfremstillet og semiortopædisk fodtøj ikke kan anvendes, henvises borger tilbage til kommunen. Med henvisning til tidligere udbud på ortopædisk fodtøj under daværende 12by-gruppen (Nu KOMudbud), hvor udbyder på samme måde havde valgt at opdele i delaftaler, vil tilbudsgiver på det kraftigste fraråde denne opdeling. I denne aftale var det både kontrakthavere og kommunernes personale oplevelse, at en opdeling af varegrupperne i delaftaler var både kontraktuelt og administrativt svært at håndtere. Ydermere ser tilbudsgiver det for direkte konkurrenceforvridende såfremt borgere skal vurderes af tilbudsgiveren der vinder delaftale 1 mhp. hvorvidt borgeren kan bruge semiort. eller fabriksfremstillet fodtøj. Kan vinderen af delaftale 1 foruden semiort. og fabriksfremstillet fodtøj også tilbyde individuelt fremstillet fodtøj, er det tilbudsgivers erfaring og frygt, at borgeren, med henvisning til det frie leverandørvalg, vil vælge vinderen af delaftale 1 ift. levering af individuelt fremstillet fodtøj og på den måde slippe for besværet med at skulle videre til en alternativ leverandør og dermed vinderen af delaftale 2. Tilbudsgiver forudser dermed at udbyder vil favoriserer vinderen af delaftale 1 og dermed fjerne hele kontraktgrundlaget for vinderen af delaftale 2. Med baggrund i ovenstående bedes udbyder ændrer leverancens omfang til at omhandle alle varegrupper under samme delaftale, da en opdeling i juridisk forstand vil være at betragte som direkte konkurrenceforvridende. Ordregiver er lydhør overfor kritikken, men vi forventer, at tilbudsgivere, der byder ind på denne opgave besidder den professionalisme der gør, at opdelingen kan fungere. Ordregiver forventer således, at den tilbudsgiver der vinder delaftalen på semi- og fabriksfremstillet fodtøj, selvfølgelig henviser borgeren tilbage til kommunen, såfremt semi- og fabriksfremstillet fodtøj ikke er den mest optimale løsning for borgeren. Ordregiver har vurderet, at opdelingen i delaftaler netop skærper konkurrencen, da flere mindre og mellemstore virksomheder får mulighed for at byde ind. Som markedet er i dag, er det ikke alle virksomheder der kan tilbyde både fabriksfremstillet, semiortopædisk og håndsyet fodtøj. Side 2 af 5

3 Spørgsmål 4: Kravspecifikation, ID 24, Service/Konsulentbistand s. 2 Udbyder anfører, at tilbudsgiver skal, uden beregning, foretage udredning af alle borgere kommunen henviser (herunder udarbejde tilbud til kommunen) uanset om borger vælger at foretage køb hos kommunens leverandør eller anden leverandør. Tilbudsgiver ønsker at gøre opmærksom på, at der i stort set alle andre udbud på dette vareområde tilbydes vederlag for denne ydelse, da den ingen gevinst har for den vindende tilbudsgiver. Meningen med de nye tilbudslister er netop, at udbyder selv kan undersøge disse priser og kun i særlige tilfælde vil konsultere den vindende tilbudsgiver i forhold til forespørgsler. Tilbudsgiver frygter, at vederlagsfri konsulentbistand vil medfører et uhensigtsmæssigt forbrug af administrative ressourcer for den vindende tilbudsgiver. Udbyder bedes venligst tilføje muligheden for prissætning af denne ydelse på nuværende tilbudsliste. Ordregiver tilkendegiver, at hensigten med tilbudslisterne er, at ordregiver selv kan undersøge priser. Der vil dog altid være særlige tilfælde, hvor ordregiver vil have brug for konsulentbistand. I forhold til delaftale 1, må det desuden forventes, at der vil være brug for konsulentbistand til at vurdere, om borgeren er egnet til FF-sko eller semiortopædiske sko. Af disse årsager vælger ordregiver at fastholde kravet om vederlagsfri konsulentbistand. Ordregivere vil under alle omstændigheder gerne indgå i et samarbejde med den/de vindende leverandør(er) om at minimere forbruget af konsulentbistand til fordel for alle parter. Spørgsmål 5: Kravspecifikation, ID 27, Service/Konsulentbistand s. 3 Udbyder stiller som krav, at tilbudsgiver er forpligtet til at tilbyde borger måltagning/afprøvning inden for 10 arbejdsdage efter at borger har modtaget bevilling og henvendt sig hos Tilbudsgiver. Har borger ikke mulighed for at møde ind den planlagte dag, er Tilbudsgiver forpligtet til at finde en ny dag inden for de 10 arbejdsdage. Udbyder bedes venligst bekræfte, at såfremt en borger selv melder afbud til den planlagte dag inden for de 10 arbejdsdage, så frafalder kravet om, at tilbudsgiver er forpligtiget til at finde en tid inden for 10 arbejdsdage. Såfremt en borger melder afbud i forhold til den planlagte dag, er tilbudsgiver forpligtet til at finde en ny dato inden for 10 arbejdsdage hvor de 10 arbejdsdage tælles fra datoen for afbud. Side 3 af 5

4 Spørgsmål 6: Kravspecifikation, ID 30, Service/Konsulentbistand s. 3 Udbyder stiller krav om, at tilbudsgiver, for brugere af individuelt og semiortopædisk fodtøj, omkostningsfrit skal tilbydes minimum én kontrol senest 1 måned efter udlevering. Tilbudsgiver finder dette krav noget unødvendigt, da mange af brugerne af individuelt og semiortopædisk fodtøj er kendte borgere, der har fået leveret fodtøj i mange år. Alle disse borgere er bekendte med tegn og risikosignaler og bliver alle opfordret til at vende tilbage, såfremt der er noget der generer eller ikke føles rigtigt. Tilbudsgiver anbefaler udbyder at kravet omformuleres til, at tilbudsgiver skal tilbyde alle NYE brugere af håndsyet og semiortopædisk fodtøj samt alle brugere med diagnoserne Diabetes og Gigt 1 én kontrol indenfor 1 måned efter udlevering af fodtøj. Fastholdes kravet frygter tilbudsgiver, at dette vil have en væsentlig indflydelse på det generelle serviceniveau overfor de øvrige borgere, da rigtig mange borgere i så fald skal indkaldes uden grund. Alle borgere skal tilbydes muligheden for kontrol - en borger har dog altid mulighed for at afslå et sådant tilbud fx i forbindelse med udlevering af fodtøj. Såfremt borgeren har afslået tilbud om kontrol, skal der naturligvis ikke ske yderligere indkaldelse til kontrol for den pågældende leverance. Spørgsmål 7: Kravspecifikation, ID 31, Personale s. 3 Udbyder anfører følgende: Personale der rådgiver, tilpasser og kontrollerer fodtøjet skal være uddannet til at betjene borgeren i forhold til de efterspurgte produkter. Accepterede uddannelser er: Bandagist, skomagermester uddannet efter FOH's regler eller anden medarbejder, der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i min. 2 år og som har deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen. Udbyder bedes venligst bekræfte, at det udelukkende er en skomagermester uddannet efter FOH s regler eller anden medarbejder, der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i minimum 2 år og som har deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen, der kan servicerer udbyders borgere i forhold til individuelt ortopædisk fodtøj. Udbyder bedes dermed bekræfte, at en bandagist ligeledes skal have fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i minimum 2 år og have deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen, da en bandagist alene gennem sin uddannelse ikke besidder de nødvendige kompetencer til at servicere denne varegruppe og dermed IKKE FINDES uddannet til at betjene borgeren i forhold til de efterspurgte produkter Side 4 af 5

5 Ydermere bedes udbyder bekræfte, at både bandagister, fysioterapeuter og fodterapeuter med autorisation kan servicere udbyders borgere i forhold til semiortopædisk-, fabriksfremstillet fodtøj og indlæg på lige fod med skomagermestre uddannet efter FOH s regler. Udbyder bedes venligst bekræfte samt efterfølgende tilrette kravspecifikationens ID 31 Accepterede uddannelser er som angivet i ID 31, for begge delaftaler herunder individuelt ortopædisk fodtøj: Bandagist, skomagermester uddannet efter FOH's regler eller anden medarbejder, der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i min. 2 år og som har deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på fodterapeutskolen. Tilbudsgiver skal naturligvis i den forbindelse indestå for, at det uddannede fagpersonale er i stand til at betjene borgeren i forhold til de efterspurgte produkter. Spørgsmål 8: Kravspecifikation, ID 32, Personale s. 3 Udbyder anfører, at Personale der rådgiver, tilpasser og kontrollerer fodtøjet skal være uddannet til at betjene borgeren i forhold til de efterspurgte produkter. Udbyder bedes bekræfte, at det til en hver tid er uddannet personale jf. ovenstående spørgsmål, der står for afprøvning, måltagning og udlevering af de i udbuddet anførte produktkategorier. Det henvises til svar på spørgsmål 7 om, at det skal være uddannet personale jf. ID 31 der står for afprøvning, måltagning og udlevering af de i udbuddet anførte produktkategorier. Spørgsmål 9: Kravspecifikation, ID 38, Personale s. 3 Udbyder stiller krav til, at Leveringstiden regnes fra bestillingstidspunktet, forudsat at der foreligger en bevilling. Da vi som leverandører ikke må gå i gang med produktionen af fodtøj inden der forelægger en bevilling og der samtidig kan gå tid fra bevillingen er givet til borger før end denne giver den videre til leverandøren, bedes udbyder venligst bekræfte, at fremsatte leveringstider ikke træder i kraft før end leverandøren modtager bevillingen. Udbyder bedes derfor venligst bekræfte, at leveringstiden først regnes fra bestillingstidspunktet, forudsat at bevillingen er leverandøren i hænde. Ordregiver bekræfter leveringstiden regnes fra bestillingstidspunktet, forudsat at bevillingen er leverandøren i hænde. Side 5 af 5