Adgang til helbredsoplysninger i patientjournalen og andre elektroniske systemer

Transkript

1 Adgang til helbredsoplysninger i patientjournalen og andre elektroniske systemer Problemstilling Målgruppe Formål Definition af begreber Beskrivelse - Generelle betingelser for indhentelse af oplysninger - Særlige forhold vedr. opslag i patientjournalen med samtykke - Forskning - Kvalitetsudvikling - Uddannelse og undervisning - Egen læring - Kontrol af adgangen Afslutning konsekvenser af overtrædelse Problemstilling Adgangen til at slå op i elektroniske patientjournaler mv. er reguleret i sundhedsloven. Som medarbejder i Region Nordjylland, er det vigtigt, at man overholder de regler, der findes i forhold til indhentning af oplysninger i elektroniske systemer. Sundhedspersoner og andre ansatte i sundhedssektoren har adgang til mange systemer med helbredsoplysninger og andre personoplysninger, der er indsamlet til sundhedsfaglig behandling. Målgruppe Alle medarbejdere i Region Nordjylland, der håndterer helbredsoplysninger i henhold til sundhedsloven reglerne omfatter det somatiske område, Psykiatrien og Specialsektoren. Formål Formålet med denne retningslinje er skabe klarhed over, hvornår man som medarbejder i Region Nordjylland må indhente helbredsoplysninger i elektroniske systemer. Det drejer sig om sundhedspersoners indhentelse af helbredsoplysninger i elektroniske systemer administrative medarbejderes indhentelse af helbredsoplysninger i elektroniske systemer administration af roller og adgange i de elektroniske systemer Definition af begreber Administrative medarbejdere er alle medarbejdere i sundhedssektoren, som håndterer helbredsoplysninger, men som ikke handler som autoriserede sundhedspersoner eller på vegne af en autoriseret sundhedsperson. Behandling af patienter omfatter undersøgelse, diagnosticering, sygdomsbehandling, fødselshjælp, genoptræning, sundhedsfaglig pleje samt forebyggelse og sundhedsfremme i forhold til den enkelte patient. Side 1 af 5

2 Behandlingsenhed anvendes til en specialemæssig afgrænsning i forbindelse med behandling af patienter, fx sygehus, sygehusafdeling, afsnit, klinik el. lign. Behandlingssted anvendes om en organisatorisk afgrænsning af myndighed, institution, virksomhed m.v. med egen ledelse. Et behandlingssted er ikke geografisk begrænset. Elektroniske systemer er alle systemer, hvor oplysninger lagres eller håndteres elektronisk. Patient-behandlerrelation opstår når patienten er henvist til behandling hos sundhedspersonen og ophører når behandlingen er afsluttet. Sundhedspersoner er medarbejdere, der er autoriserede i henhold til autorisationsloven til at varetage sundhedsfaglige opgaver, og personer, der handler på disses ansvar. Elever og studerende kan også være sundhedspersoner, hvis disse betingelser er opfyldt. Værdispringsreglen betyder, at man kan indhente nødvendige oplysninger til en berettiget varetagelse af en åbenbar almen interesse eller af væsentlige hensyn til patienten, herunder en patient der ikke kan varetage sine interesser, sundhedspersonen eller andre patienter. Beskrivelse Generelle betingelser for indhentelse af oplysninger Man må kun indhente oplysninger om en patients helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger i forbindelse med patientbehandling uden patientens samtykke, når følgende betingelser er opfyldt: 1. Der skal være en patient-behandlerrelation 2. Indhentelse af oplysninger er ikke betinget af patientens fysiske tilstedeværelse men af tidspunktet for patientens henvisning. Når behandlingsforløbet er afsluttet, må der ikke længere indhentes oplysninger 3. Der indhentes kun oplysninger i fornødent omfang, og 4. Patienten må ikke have udnyttet sin ret til at frabede sig, at sundhedspersonen indhenter patientens oplysninger. Når der foreligger en aktuel behandlingssituation, er det tilladt at slå op i alle dele af patientjournalen, hvis det er nødvendigt som led i behandlingen, og dermed indhente oplysninger fra andre afdelinger og sygehuse. Hvis patient-behandlerrelationen er ophørt, må man kun foretage opslag efter værdispringsreglen eller hvis man har patientens samtykke. Værdispringsreglen kan anvendes, selvom patienten har udnyttet sin ret til at frabede sig indhentning af oplysninger. Det kan desuden være nødvendigt at foretage opslag, fordi man er forpligtet til at videregive oplysninger efter anden lovgivning end sundhedsloven. Disse sundhedspersoner har adgang til indhentelse af oplysninger direkte som følge af loven: Side 2 af 5

3 læger tandlæger jordemødre sygeplejersker sundhedsplejersker social- og sundhedsassistenter radiografer ambulancebehandlere med særlig kompetence Sundhedspersonerne på listen må indhente historiske og aktuelle oplysninger på tværs af specialer og behandlingssteder. I Region Nordjylland har alle sygehusledelser besluttet, at grupper af sundhedspersoner, der ikke er nævnt på listen kan få samme adgang forudsat der er en patient-behandlerrelation. Det drejer sig om følgende faggrupper: kiropraktorer ergoterapeuter fysioterapeuter bioanalytikere kliniske diætister bandagister kliniske tandteknikere tandplejere fodterapeuter Der er i forhold til disse sundhedspersoner derfor ikke behov for at indhente en særlig tilladelse fra ledelserne på behandlingsstederne, men følgende betingelser skal være opfyldt: 1. Beslutningen skal offentliggøres på sygehusets eller Region Nordjyllands hjemmesider, og 2. det skal fremgå af instruks for oprettelse af brugeradgange til de berørte behandlingsenheder Personale der ikke er autoriserede sundhedspersoner Medicinstuderende må indhente oplysninger efter de samme regler, når indhentning foretages under lægers og sygehusansatte tandlægers ansvar. Sekretærer kan under en sundhedspersons ansvar yde teknisk bistand til indhentning af oplysninger som pågældende sundhedsperson selv har adgang til. Personale der løser administrative opgaver, som for eksempel aktindsigtsanmodninger, opfølgning på utilsigtede hændelser og klagesager, kan indhente oplysninger i elektroniske systemer, når det er en forudsætning for at de kan varetage deres arbejdsopgaver. Personale, der deltager i behandlingen af en patient, kan efter delegation fra en autoriseret sundhedsperson, indhente oplysninger i elektroniske systemer, når det er en forudsætning for, at de kan varetage deres arbejdsopgaver. Det drejer sig f.eks. om socialrådgivere, psykologer, farmaceuter og farmakonomer. Særlige forhold vedr. opslag i patientjournalen med samtykke Side 3 af 5

4 Hvis man har patientens samtykke vil opslag i elektroniske journaler ikke være i strid med sundhedslovens 42 a, men man må som offentlig ansat ikke indhente oplysninger, som ikke er relevante for de opgaver, man skal udføre. Man må derfor ikke foretage opslag på sig selv, venner, familie, kolleger mv. selvom man har deres samtykke, medmindre man deltager i deres behandling. Medarbejdere som udover at være ansatte i regionen også har ansættelse hos private sygehus/klinikker, må derfor heller ikke benytte deres mulighed for at foretage opslag i de elektroniske patientjournaler på regionens sygehuse, når de behandler en patient i privat regi, heller ikke selvom de har patientens samtykke. Særlige forhold vedr. opslag i patientjournalen uden samtykke For opslag i patientjournaler, der foretages uden en aktuel patient-behandlerrelation og uden patientens samtykke, skal der foreligge en instruks, der beskriver hvordan de enkelte opslag skal dokumenteres. FMK Fælles Medicinkort Læger, tandlæger, jordemødre, sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter, der har patienten i aktuel behandling har ret til adgang til FMK. Disse faggrupper må kun anvende oplysningerne, når det er nødvendigt i forhold til den aktuelle behandling af patienten Farmaceuter og farmakonomer, som er udpeget af sygehusledelsen til at foretage medicingennemgang eller -afstemning har adgang til FMK, når det er nødvendigt for den pågældendes behandling af patienten. Personer der handler som lægens medhjælp, har adgang til de samme oplysninger som lægen. Oplysningerne i FMK må ikke bruges til andre formål. Det betyder, at oplysningerne i FMK ikke må bruges til generel kvalitetssikring, kvalitetsudvikling og lign. Link til notatet på FMK hjemmesiden Forskning Opslag i elektroniske patientjournaler i forbindelse med forskning kan ske, når følgende vilkår er opfyldt: Nærmeste leder skal orienteres om projektets formål og i hvilket omfang, der er behov for at slå op i den elektroniske patientjournal. Der skal være tale om patienter, som har været i behandling i samme klinik/afsnit, som forskeren er ansat i/tilknyttet. Oplysninger, der indhentes i den elektroniske patientjournal, skal umiddelbart efter indhentelsen anonymiseres med ID-nummer. Kan ovenstående vilkår ikke overholdes, skal der søges om tilladelse hos Sundhedsstyrelsen. Hvis der er tale om videregivelse af oplysninger fra patientjournaler til brug for forskning, kan videregivelsen kun finde sted efter indhentelse af tilladelse fra Sundhedsstyrelsen. Det følger af sundhedsloven 46, stk. 2. Kvalitetsarbejde Sundhedsloven regulerer ikke opslag i elektroniske patientjournaler til brug for generelt kvalitetsarbejde. Det gør til gengæld persondataloven, og ifølge denne lov 7, stk. 5 kan oplysninger fra patientjournaler indhentes til brug for administration af et sygehus. Kvalitetssikring/- Side 4 af 5

5 arbejde anses for at være administration af et sygehus, da bl.a. Den Danske Kvalitetsmodel stiller krav om fx journalaudits. Opslag i elektroniske patientjournaler i forbindelse med generel kvalitetssikring/-arbejde kan derfor ske, når følgende vilkår er opfyldt: Nærmeste leder skal orienteres om kvalitetssikring/-arbejdet (formålet) og i hvilket omfang, der er behov for at slå op i den elektroniske patientjournal. Oplysninger, der indhentes i den elektroniske patientjournal, skal umiddelbart efter indhentelsen anonymiseres. Uddannelse og undervisning Opslag i elektroniske patientjournaler i forbindelse med uddannelse og undervisning kan ske, når følgende vilkår er opfyldt: Nærmeste leder skal orienteres om formålet og i hvilket omfang, der er behov for at slå op i den elektroniske patientjournal. Der skal være tale om patienter, som har været i behandling i samme klinik/afsnit, som sundhedspersonen er ansat i/tilknyttet. Oplysninger, der indhentes i den elektroniske patientjournal, skal umiddelbart efter indhentelsen anonymiseres. Egen læring Opslag i elektroniske patientjournaler i forbindelse med egen læring kan ske, når følgende vilkår er opfyldt: Når man har patientens samtykke, eller det er nødvendigt i relation til en åbenbar almen interesse eller af væsentlige hensyn til patienten, sundhedspersonen eller andre patienter (den såkaldte værdispringsregel). Kontrol af adgangen Link til retningslinje for logopfølgning og lederens i-sikkerhedsopgaver Afslutning konsekvenser af overtrædelse Hvis der foretages opslag i strid med disse retningslinjer, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, og i særlige tilfælde vil der ske politianmeldelse. Endvidere har patienten til enhver tid mulighed for at klage til Patientombuddet, hvis der sker overtrædelse af reglerne i sundhedsloven. Link til de ansættelsesretlige konsekvenser Link til relevante dokumenter Link til patienternes klagemuligheder Link til videregivelse af oplysninger Referencer Sundhedsloven (lov nr. 913 af 13/07/2010) 5, 42a Persondataloven (lov nr. 429 af 31/05/2000) og tilhørende bekendtgørelse nr. 528 af 15/06/2000. Side 5 af 5