Den 20. februar 2014, Svendborg Rådhus Brandslukningsudstyr og servicering heraf

Transkript

1 Den 20. februar 2014, Svendborg Rådhus KomUdbud - Udbud af Brandslukningsudstyr og servicering heraf Ved brandslukningsudstyr forstås indkøb og servicering af primært.; - Pulverslukkere inkl. opladninger - Vandslukkere inkl. opladninger - Brandtæpper - Håndildslukker - Skumslukker - Håndsprøjtebatterier - Førstehjælpskuffert - Kulsyreslukker - Slangevinde inkl. trykafprøvninger - Skab for ildslukning - Strålerør - Røgvæske Dagsorden 1. Præsentation - Overordnet præsentation af baggrunden for udbuddet, kort information om KomUdbud. Der blev orienteret om baggrunden for KomUdbud og udbuddet, herunder den interne proces der finder sted i KomUdbud samt at kontraktstart forventes 1. marts Leverandørerne blev samtidig orienteret om, at det er usikkert hvor mange kommuner der vil deltage i udbuddet. Udbuddet forventes gennemført i løbet af efteråret Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Formålet med dialogen er, at KomUdbud får tilstrækkeligt kendskab til markedet og at der kan udarbejdes et materiale, som matcher der markedet kan tilbyde. Leverandørerne blev orienteret om, at KomUdbud vil tilstræbe en høring af dele af udbudsmaterialet efter sommerferien, forventeligt i september, inden at den egentlige udbudsrunde finder sted i løbet af efteråret. 3. Leverandør præsentation af området Leverandørerne præsenterede kort virksomheden og branchen. 4. Tovholder stiller konkrete spørgsmål til leverandør Se punkt 4 i forlængelse af dagsorden. 1

2 5. Det videre forløb Alle leverandører der har henvendt sig i forbindelse med den tekniske dialog vil blive orienteret når der er nyt omkring udbuddet, herunder evt. høring af udbudsmateriale. 6. Afslutning Tak for i dag. Leverandør 1 Punkt 4 - Konkrete spørgsmål til leverandøren Antal leverandører på markedet, der formodes af kunne løfte opgaven - fordelt på totalleverandører: Vil opgaven derfor med fordel kunne udbydes som offentligt udbud dvs. hvor mange ser leverandør typisk, at der byder på disse udbudd både i forhold til køb af brandslukningsudstyr og service af udstyret? Primært kun totalleverandører på markedet. Der er en del potentielle leverandører på markedet, så der er masser af konkurrence. Området bør dog kunne udbydes som et offentligt udbud. Kendetegn ved konkurrencen på markedet: Hvilke tendenser er der i markedet eksempelvis, miljø, sortimentsbredde, serviceniveau (standarder osv.), kvalitet og trends: Meget standardiseret sortiment. Brandslukkere skal tilses én gang årligt (fysisk besigtigelse), mens at brandslukkere og slangevinder skal have et serviceeftersyn (undersøgelse) hvert 5. år (trykafprøvning og genopladning). Kulsyreslukkere dog kun hvert 10. år. Serviceeftersyn skal udføres af virksomhed med FORCE-godkendt sted. Kommunerne tror ofte, at der findes en certificering af montørerne indenfor området, men dette er ikke tilfældet. Der stilles alene krav om sagkyndige personer. Er markedet underlagt specielle lovgivninger? Arbejdsmiljøloven og Arbejdstilsynets bekendtgørelser Driftsmæssige forskrifter, herunder DBI vejledninger til brandmateriel. DS2320 Interval på eftersyn Lokale beredskaber udstedelse af påbud Benchmarking: Hvordan har prisniveauet på markedet udviklet sig de sidste år? 2

3 Prisniveauet har været faldende over de seneste år som følge af finanskrisen. Der ses en halvering på priserne i løbet af de sidste 8 år. Tildelingskriterium: Leverandørs holdning til laveste pris versus økonomisk mest fordelagtige tilbud? Hvordan forholder kvalitetsniveauet sig mellem leverandørerne på markedet? Vil kvalitet kunne beskrives i kravspecifikationen tilstrækkeligt? Økonomisk mest fordelagtig bør overvejes. Organisation / service kan beskrives udover pris, hvilket kan højne kvaliteten i den kommende aftale, da leverandørerne kan bevise hvad de kan rent servicemæssigt. Det skal sikres, at tilbudslisten er tilstrækkelig. Det ses ofte at der er en del flere varenumre i spil end hvad der er angivet på tilbudslisten. Kvaliteten er herudover sikret i lovgivningen som tidligere nævnt. Prisindeks: Hvilket prisindeks bør anvendes i udbuddet? Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Aftaletype: Eneleverandør eller flere leverandører? Hvad mener leverandør er det mest fordelagtige for kommunerne? Hvorfor? Det anbefales at lave en eneleverandøraftale, da dette vil give den laveste pris for KomUdbud. Samtidig vil det i højere grad sikre en ensartet service og et ensartet produktsortiment. Sortimentsdesign: Hvilke ændringer mener leverandør der har været på markedet i de seneste år? En øget konkurrence. Det opleves, at nogle virksomheder er blevet meget sultne og derfor byder lavt på udbuddene. Er der nye typer af brandslukningsudstyr som er kommet på markedet de næste år? Branchen er ikke kendetegnet ved stor produktudvikling. Går mere imod hvad man kan gøre for at minimere brandrisikoen. Større sikkerhedsfokus, bl.a. i kraft af udmeldinger fra Beredskabsstyrelsen. Brandhæmmende væsker kan dog være et emne i fremtiden. Øvrigt design: Hvordan sikrer vi en kvalitet som er i orden? Det er vigtigt, at leverandøren sikrer en egenkontrol / kvalitetskontrol i virksomheden. Det kan f.eks. være kontrol af egne montører så man sikrer at tilsyn/eftersyn udføres på samme måde. Det kan overvejes at stille krav om interne efteruddannelseskurser for montørerne. Hvilke miljøkrav kan man stille i dette udbud? 3

4 At leverandøren har og kan håndtere miljøstyringsprocedurer Herudover er der lovgivningskrav til affaldssortering i forbindelse med ombytning af gamle slukkere, der skal skrottes. Økonomi: Hvordan sikrer vi at de administrative omkostninger bliver mindst mulige i kontraktperioden? Det skal sikres på bedst mulig måde, at tilbudslisten er fyldestgørende således, at leverandøren ikke efterfølgende kan tage stærkt forhøjede priser på reservedele og andre småting der er glemt i udbuddet. Er der udfordringer med produktudskiftninger? Nej, det er et standardiseret område med meget lav udskiftning af brandmateriel. Hvordan sikres det at udbuddet er attraktivt at byde på, såvel som i hele kontraktperioden? At der bliver tale om en eneleverandøraftale, da det er mest attraktivt for den leverandør der får aftalen. Der ses en stigende konkurrence på området, hvilket også presser virksomhederne. Vi ønsker dog gerne at blive udfordret på andet end prisen i udbuddet. Udbuddet generelt set: Hvad er de største udfordringer leverandør ser ved dette udbud? At mange (forskellige) kommuner kan deltage i udbuddet. Det opleves ofte, at kommunerne er forskellige på dette område, hvilket kan blive en udfordring senere i forløbet. Hvilke spørgsmål stiller leverandørerne typisk under spørgeperioden, dvs. hvilke faldgrupper er der? - Krav fra ordregiver om certificerede montører (kan ikke lade sig gøre, da der ikke findes en uddannelse). - Krav fra ordregiver om levering af statistik i bestemt format. Excel er som udgangspunkt okay. - Krav om levering af elektroniske rapporter for udført tilsyn/eftersyn. - Varenumre på tilbudslisten (god idé) - Der ses ofte spørgsmål om tilsyn og eftersyn om hvordan ordregiver forstår dette. Bør defineres tydeligt. - Om det er i orden at der ikke medsendes oplysninger om økonomi i referencer. - Hvordan turnus for tilsyn/eftersyn skal forløbe (leverandøren skal have styringen på det). Leverandør 2 Punkt 4 - Konkrete spørgsmål til leverandøren Antal leverandører på markedet, der formodes af kunne løfte opgaven - fordelt på totalleverandører: Vil opgaven derfor med fordel kunne udbydes som offentligt udbud dvs. hvor mange ser leverandør typisk, at der byder på disse udbudd både i forhold til køb af brandslukningsudstyr og service af udstyret? 4

5 Oplagt at udbyde området som totalleverandøropgave. Der findes 4-5 totalleverandører der kan løfte opgaven. Offentligt udbud bør vælges. Kendetegn ved konkurrencen på markedet: Hvilke tendenser er der i markedet eksempelvis, miljø, sortimentsbredde, serviceniveau (standarder osv.), kvalitet og trends: Der skelnes mellem tilsyn af brandslukningsudstyr, der i praksis kan laves af alle (selv pedellen på en skole). Dog kræves at det er sagkyndige personer, der udførerr tilsynet. Brandslukkere 1 årligt eftersyn: Lovkrav Slangevinde 1 årligt eftersyn: Lovkravv Og så eftersyn/periodisk eftersyn hvor der gennemføres et større tjek hvor pistol, stifter, pakninger, slanger, etiketter kontrolleres, der trykprøves og genoplades. Visse slukkere skal kontrolleres indvendigt. Her sess ofte, at der byttes til ny slukker, da det er billigere. Krav til periodisk undersøgelse: Kulsyreslukker 10 år Alt andet 5 år (Skumslukker, pulverslukkere m.fl.) Er markedet underlagt specielle lovgivninger? Dansk Standard DS 2320 Brandtekniske vejledninger fra DBI Arbejdstilsynets vejledning nr. 289 m.fl.. FORCE godkendt værksted krav i udbuddet. Benchmarking: Hvordan har prisniveauet på markedet udviklet sig de sidste år? Priserne ses nedadgående de seneste 5 år. Tildelingskriterium: Leverandørs holdning til laveste pris versus økonomisk mest fordelagtige tilbud? Hvordan forholder kvalitetsniveauet sig mellem leverandørerne på markedet? Vil kvalitet kunne beskrives i kravspecifikationen tilstrækkeligt? Der ses at være meget fokus på pris i kommunerne. Det vil være attraktivt med mere fokus på kvalitet samt service/rådgivning. Rådgivning fra firmaet bør være et krav i udbuddet således, at leverandøren også forpligter sig til at komme med forslag til ændringer i kommunens brandplaner m.v. Kvalitetsniveauet mellem totalleverandørerne er i praksis ens. Prisindeks: Hvilket prisindeks bør anvendes i udbuddet? 5

6 Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Aftaletype: Eneleverandør eller flere leverandører? Hvad mener leverandør er det mest fordelagtige for kommunerne? Hvorfor? Helt klart eneleverandøraftale mest attraktivt for både kommunerne og leverandørerne. Sortimentsdesign: Hvilke ændringer mener leverandør der har været på markedet i de seneste år? En del øget konkurrence flere sultne leverandører der faldbyder. Er der nye typer af brandslukningsudstyr som er kommet på markedet de næste år? Nej, ikke nævneværdigt. Standardsortiment. Øvrigt design: Hvordan sikrer vi en kvalitet som er i orden? Kvaliteten er defineret i lovgivningen, så den vil tydeligt fremgå. Hvilke miljøkrav kan man stille i dette udbud? At leverandøren håndterer ombytningsslukkere forsvarligt (skal skilles ad i mange dele og leveres de korrekte steder hen). Der laves ofte en ordning hvor kommunens beredskab modtager de gamle slukkere til brug for øvelser. Økonomi: Hvordan sikrer vi at de administrative omkostninger bliver mindst mulige i kontraktperioden? At der sikres en eneleverandøraftale. Er der udfordringer med produktudskiftninger? Nej, standardiserede produkter med lav men er på et tidligt stadie. Hvordan sikres det at udbuddet er attraktivt at byde på, såvel som i hele kontraktperioden? At der ikke kun fokuseres på pris i udbuddet. Men også på kvalitet (rådgivning til kommunerne). Udbuddet generelt set: Hvad er de største udfordringer leverandør ser ved dette udbud? grad af produktudvikling. Enkelte nye typer brandhæmmede produkter på vej, At ordregiver ender med en samarbejdspartner der tilbyder en ordentlig rådgivning og ikke kun forcerer tilsyn/eftersyn. Overvej andre konkurrenceparametre end pris. 6

7 Hvilke spørgsmål stiller leverandørerne typisk under spørgeperioden, dvs. hvilke faldgrupper er der? - Leverandør 3 Punkt 4 - Konkrete spørgsmål til leverandøren Antal leverandører på markedet, der formodes af kunne løfte opgaven - fordelt på totalleverandører: Vil opgaven derfor med fordel kunne udbydes som offentligt udbud dvs. hvor mange ser leverandør typisk, at der byder på disse udbudd både i forhold til køb af brandslukningsudstyr og service af udstyret? Det anbefales at vælge en eneleverandør. udbud vil være fint. Kendetegn ved konkurrencen på markedet: Hvilke tendenser er der i markedet eksempelvis, miljø, sortimentsbredde, serviceniveau (standarder osv.), kvalitet og trends: Det er vigtigt, at ordregiver er opmærksom på hvad man forstår ved et tilsyn og et eftersyn. Ved et tilsyn konstateres der blot at brandslukkeren hænger hvor den skal, mens et eftersyn indebærer en egentlig kontrol af brandslukkeren. Ofte ses det er leverandøren tager prisen for et eftersyn i stedet for et tilsyn, som der er krav på hvert år. Men serviceeftersyn skal kun laves hvert 5. år for trykbærende brandmateriel og hvert 10. år for Co2 slukkere. Ved et eftersyn skiftes plomberingen f.eks., hvilket kan løbe op i et stort beløb for kommunerne hvis leverandøren skifter denne på hver eneste slukker hvert år og opkræver kommunenn for dette. Ordregiver bør derfor meget tydeligt definere hvad der forstås hvad disse typer eftersyn og ikke kræve mere end hvad lovgivningen kræver. Dvs. tydelig definition og beskrivelse af hvad et tilsyn indeholder og et serviceeftersyn indeholder. Er markedet underlagt specielle lovgivninger? Bekendtgørelse nr. 289 fra Arbejdstilsynet (transportabelt trykbærende udstyr) Bekendtgørelse nr. 743 fra Arbejdstilsynet (indretning af trykbærende udstyr) Bekendtgørelse nr. 174 (brandværnsforanstaltninger i hoteller, daginstitutioner mv.) Bekendtgørelse nr. 212 (bekendtgørelse om driftsmæssige forskrifter) Bekendtgørelse nr. 518 (skiltning og afmærkninger) Arbejdsmiljøloven DS Standard - Der tages udgangspunkt DS 2320 DBI vejledninger 6 (håndsprøjtebatterier) - Vejledning 11 (kulsyreslukkere) - Vejledning 15 (slangevinder) - Vejledning 18 (pulverslukkere) Benchmarking: Der findes 5-6 totalleverandører som vil være i stand til løfte opgaven. Offentligt 7

8 Hvordan har prisniveauet på markedet udviklet sig de sidste år? Status quo eller faldende i nogle tilfælde % billigere. Tildelingskriterium: Leverandørs holdning til laveste pris versus økonomisk mest fordelagtige tilbud? Hvordan forholder kvalitetsniveauet sig mellem leverandørerne på markedet? Vil kvalitet kunne beskrives i kravspecifikationen tilstrækkeligt? Kvalitetsniveauet er meget ens (via bekendtgørelse nr. 212 om driftsmæssige forskrifter) mellem totalleverandørerne, idet det er standardiseret område. Kvaliteten kan beskrives tilstrækkeligt i kravspecifikationen Der ses ofte at laveste pris vælges, men det kan overvejes at vælge økonomisk mest fordelagtig og dermed konkurrence på andre parametre. Prisindeks: Hvilket prisindeks bør anvendes i udbuddet? Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Aftaletype: Eneleverandør eller flere leverandører? Hvad mener leverandør er det mest fordelagtige for kommunerne? Hvorfor? Eneleverandøraftale helt klart mest fordelagtig. Det er her vi får den bedst mulige aftale i forhold til pris, kvalitet og service. Sortimentsdesign: Hvilke ændringer mener leverandør der har været på markedet i de seneste år? Ingen specielle for så vidt angår produkter, dog øget konkurrence i branchen. Er der nye typer af brandslukningsudstyr som er kommet på markedet de næste år? Håndsprøjtebatterier på vej ud. Trykvandsslukkere erstatter (er samtidig noget billigere i anskaffelse). Præget af standardprodukter. Intet revolutionerende nyt. Øvrigt design: Hvordan sikrer vi en kvalitet som er i orden? Produkterne er godkendte efter standarder så kvaliteten ligger fast. Hvilke miljøkrav kan man stille i dette udbud? 8

9 Ingen specielle dog omkring demoslukkere. Bortskaffelse af demoslukkere (ombytninger) miljøafgift (med i udbud). Må ikke være ude hvor forsikringskrav. Der sker alene ombytning efterhånden og ingen reparation af slukkeren. Økonomi: Hvordan sikrer vi at de administrative omkostninger bliver mindst mulige i kontraktperioden? Det er vigtigt, at ordregiver sikrer et så ens grundlag at give tilbud på som muligt (antal enheder, brandslukkere m.v.), da nuværende/tidligere leverandører kan have en stor fordel ved beregning af pris. Der bør samtidig stilles krav om afgivelse af statistik til ordregiver, så ordregiver har et fuldt overblik. Er der udfordringer med produktudskiftninger? Nej, der er tale om standardprodukter. Hvordan sikres det at udbuddet er attraktivt at byde på, såvel som i hele kontraktperioden? Hvis prisen vægter meget højt ved man leverandør som ofte hvad de andre byder. Overvej om andre parametre kan indgå i udbuddet (dvs. tildelingskriterium økonomisk mest fordelagtig bør overvejes). Udbuddet generelt set: Hvad er de største udfordringer leverandør ser ved dette udbud? At ordregiver får lavet en fyldestgørende tilbudsliste, så leverandørerne får prissat alt. Hvilke spørgsmål stiller leverandørerne typisk under spørgeperioden, dvs. hvilke faldgrupper er der? Største faldgrube er (mangel på) en fyldestgørende tilbudsliste. Dvs. at ikke prissatte varer ofte forhøjes væsentligt i aftaleperioden. 9