BOLIGKONTORET FREDERICIA. Referat fra bestyrelsesmødet. Onsdag den 23. august 2017, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmødet Onsdag den 23. august 2017, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Lone Hartung, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Mikael Paasch, Preben Lærche, Jørn Brynaa og Finn Muus. Gæster: Afbud: Karin Grønning og Jørn Brynaa Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 14. juni 2017 Indstilling: Til godkendelse. Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: Taget til efterretning 1

2 4. Forberedelse af afdelingsmøder 2017 Redegørelse: Udarbejdet plan for afholdelse af afdelingsmøder ved næstformand Flemming Nis Lorenzen Indstilling: Til godkendelse Den udarbejde plan blev godkendt 5. Godkendelse af tilsagn om trækningsret midler til afd Redegørelse: Der er af afdeling 312 godkendt en ombygning af det tidligere Syrenparken (bosted for udsatte borgere) til 9 almindelige familieboliger. I finansieringsskitsen fra Landsbyggefonden er der indarbejdet et tilskud fra trækningsret midlerne på kr. I fremsendte oversigt fremgår det, at der penge til rådighed på trækningsret kontoen fra 2019, hvilket passer fint i forhold til hvornår vi forventer byggesagen afsluttes. Indstilling: At der godkendes et tilskud fra trækningsrets midler på kr. i afdeling 312. Bestyrelsen godkendte et tilskud fra trækningsrets midler på kr. i afdeling Økonomi herunder Budgetopfølgning for hovedforening og forvaltningsrevision Redegørelse: Uddrag af Rapport om forvaltningsrevision, samt budgetopfølgning pr. 30. juni 2017 ved økonomichef Preben Lærche. Bestyrelsen gennemgik udviklingen af afkast af midler i depot Udvikling i antal udsættelser -Antal flytninger og tab ved fraflytning. Indstilling: Til beslutning Bestyrelsen godkendte budgetopfølgningen der i Boligorganisationen Boligkontoret Fredericia, udviser et estimeret overskud på kr samt orienteringen vedr. forvaltningsrevision 7. Orientering vedr. Købmagergade skole Redegørelse: Byggeriet på Købmagergade skole skrider planmæssigt frem, således at den oprindelige tidsplan hvor afdelingen går i drift 1. december 2017 ser ud til at holde. Afdelingsbestyrelsen for afdeling 602, fælleshusene bliver indkaldt til møde inden for den næste måned. Vi igangsætter nu en planlægning med henblik på at få aftalt udlejningsregler, styring af udlejning m.v. Indstilling: Til orientering Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 2

3 8. Kongens Punkt / OL7 grunden Redegørelse: Det første styregruppemøde med Fredericia C og entreprenør / invester STB Byg Vejle, er afholdt den 18. august. Projekteringen er igangsat hvorfor byggeudvalget vil blive indkaldt til møde når de første tegninger foreligger. Herunder en stillingtagen til materialevalg. Der vil inden for en kort tidshorisont blive opstillet et byggepladsskilt på grunden. Byggeudvalg er Lis Gregersen, Flemming Nis Lorenzen, Edvin Steiness. Da Verner Zachariassen er udtrådt af bestyrelsen foreslås der udpeget et nyt medlem. Indstilling: Til drøftelse Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede ikke at udpege et nyt medlem til byggeudvalget. 9. Orientering vedr. IP Schmidts gård Redegørelse: Nielsen & Rasmussen har overtaget entreprisen på murer og betonarbejder. I øjeblikket afrenses gårdanlægget og der ligges en ny vandtæt membran der efterfølgende skal hærde i ca. 5 uger. Planen er at de første beboere kan flytte ind den 1. oktober. Indstilling: Til orientering Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 10. Oprettelse af Fremtidspanel Redegørelse: Der er afholdt møde med konsulent Gitte Hodde og fremtidsforsker Anne- Marie Dahl. Der er fremsendt en plan og et tilbud på opgaven der beløber sig til kr plus transport. Indholdet på de tre kursusdage er inspiration om den generelle fremtidsudvikling, herunder digitaliseringens indflydelse på- og krav til boligorganisationens administrative systemer og kommunikationen f.eks. på de sociale medier samt nye behov hos fremtidens beboere/kunder, herunder på behov og krav til fremtidens bolig og beboerdemokrati. Jonna Hansen orienterede som formand for udvalget om et forslag til en sammensætning af udvalget. Det foreslås at udvalget kommer til at bestå af 4 organisationsbestyrelsesmedlemmer 5 afdelingsbestyrelsesformænd - 5 medarbejdere fra administrationen og 2 varmemestre. Der planlægges et introduktionsmøde med konsulenterne inden jul hvor udvalget og den samlede organisationsbestyrelse bliver inviteret. Pris for uddannelsen er kr inklusiv moms men eksklusiv transport. Undervisning af udvalget vil blive i 1. kvartal Der afholdes møde med Beboerdemokratiudvalget inden årets udgang. Indstilling: Til drøftelse og beslutning bestyrelsen godkendte pris og forslag til sammensætning af udvalget 3

4 11. Bestyrelsesseminar Redegørelse: Det foreslås at der afholdes bestyrelsesseminar onsdag den 1. november. Tovholder på seminaret vil være konsulent Gitte Hodde. Indhold vil blive drøftet på bestyrelsesmødet den 11. oktober. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Godkendt 12. Til orientering fra formanden Redegørelse: Bilag er vedlagt 13. Til orientering / beslutning fra Direktøren Redegørelse: Vi har haft møde med Nortec vedr. konceptvaskerier. Et koncept der betyder at firmaet køber afdelingernes vaskerier og drifter dem de næste 10 år. Vaskepriserne vil være på niveau med de priser man har i dag og i nogen tilfælde billigere. Beslutning vedr. tilbuddet vil skulle tages på et afdelingsmøde i de enkelte afdelinger. Indstilling: Til drøftelse og beslutning. Bestyrelsen besluttede at igangsætte en undersøgelse af konceptet herunder alternativer til konceptvaskerier. Tages med på bestyrelsesmødet den 11. oktober Opgaver i 2 halvdel af 2017 Redegørelse: Oversigten blev gennemgået Indstilling: Til orientering og drøftelse Taget til efterretning 4

5 15. Lukkede punkter Redegørelse: Indstilling: Overenskomstforhandlinger med Teknisk Landsforbund Redegørelse: 16. Eventuelt Redegørelse: Intet at bemærke Lis Gregersen Flemming Nis Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør 5