RUT-ruteplanlægningsvejledning. Brugervejledning Folkekirkens Nødhjælp Sogneindsamling

Transkript

1 RUT-ruteplanlægningsvejledning Brugervejledning Folkekirkens Nødhjælp Sogneindsamling 1

2 Indholdsfortegnelse Om RUT... 3 Om denne vejledning... 3 Hjælp... 3 Tilgang til RUT via Firefox... 3 Sådan logger du på RUT... 4 Planlægning af ruter... 6 Skriv besked til indsamlere... 7 Overskrift... 8 Bundtekst... 8 Tillad eksport af distriktet til andre organisationer... 8 Import af ruter Hvis du ikke har nogen ruter i forvejen... 9 Opret ruter Vis fejl Se ruten på et kort Rediger en eksisterende rute Slet en eksisterende rute Tjek ruterne Ruteoversigt Print rutekort Print alle ruter Print en enkelt rute Print flere specifikke ruter Næste år

3 Om RUT RUT er et fælles online ruteplanlægningssystem for de humanitære organisationer med gade- og landsindsamlinger. I RUT kan du oprette, redigere, gemme, flytte og udskrive ruter. Udgangspunktet er en vejliste i et helt sogn, hvor du hele tiden kan se om alle gader og veje i sognet er dækket af indsamlingsruter. Resultatet af arbejdet i RUT er et rutekort og rutebeskrivelse til hver indsamler i dit sogn. Systemet er let at bruge og med lidt øvelse er det muligt at oprette op til 30 ruter på en times tid. Det er desuden let at bruge eller redigere ruterne år efter år og derfor også nemt for nye indsamlingsledere at overtage. RUTs vejdata opdateres hvert år, så nye boligområder og husstande kommer med derfor er det en god ide at overveje hvert år, om ruterne fortsat stemmer overens med virkeligheden. Om denne vejledning Denne guide beskriver, hvad du gør, hvis der ingen ruter er planlagt i dit sogn og ligeledes, hvordan du gør dine ruter endnu bedre for indsamlerne. Vejledningen er et redskab, som du kan bladre rundt i og bruge til dine behov ved hjælp af indholdsfortegnelsen. Vær opmærksom på, at RUT bedst understøttes af browseren Firefox, og at det derfor er en fordel at benytte Firefox. God fornøjelse. Hjælp Hvis du har brug for hjælp kan du benytte funktionen 'hjælp' i øverste højre hjørne eller ringe til os på Tilgang til RUT via Firefox RUT understøttes bedst af browseren Firefox, mens Internet Explorer, som mange bruger som standardbrowser, kan være meget langsom. Firefox downloades gratis fra Nedenstående skærmbillede viser, hvordan du henter Firefox: 3

4 Sådan logger du på RUT Du logger på RUT ved at starte med at logge ind i SIA (SogneIndsamlingsAdministration) med Firefox som browser. Start med at gå ind på Følg linket til højre for at logge dig ind i SIA. 4

5 SIA's log-in side ser sådan ud. Dit brugernavn og adgangskode står på nyhedsbrevet fra Folkekirkens Nødhjælp Når du har logget dig ind i SIA ser din side således ud: 5

6 Tryk nu på linket 'ruteplanlægning' i venstre menulinje, og du vil komme videre til dette vindue, der giver dig adgang til RUT. Består dit distrikt af flere små sogne, kan du vælge, hvilket sogn du vil redigere i. Planlægning af ruter En god rute består oftest af veje og gader der ligger tæt på hinanden. Ruterne skal helst kunne gennemføres af indsamleren på 2-3 timer. Som udgangspunkt kan en indsamler på 2-3 timer nå at besøge ca.: lejligheder i etagebyggeri eller parcelhuse eller - 50 huse i landdistrikter OBS: Husk at du skal være opmærksom på, om der er andre vigtige steder at have indsamlere placeret på indsamlingsdagen. Det kan for eksempel være foran indkøbscentre, søndagsåbne butikker, på togstationer eller andre steder med mange mennesker måske med varm kaffe og kage til dem der kigger forbi?. 6

7 Skriv besked til indsamlerne på rutekortet Når du er logget ind via SIA, ser din side således ud, hvis du allerede har ruter i dit sogn. Du kan her skrive en besked, der tilknyttes de enkelte ruter ved at gå ind under Ret tekster. Sådan ser dit vindue ud, når du trykker Ret tekster. Husk at trykke 'Gem når du har rettet dine tekster. 7

8 Overskrift Du kan nu gå ind og rette de tekster, der kommer til at stå på de udprintede ruter i venstre menulinje under 'Ret tekster'. Dette giver dig mulighed for, at give alle dine indsamlere en fælles besked. Bundtekst Her kan du skrive en fælles besked til alle indsamlere, der får uddelt et rutekort, fx dit (indsamlingslederens) navn og telefonnummer, så indsamleren kan få fat i dig, hvis der opstår problemer på ruten. Du kan også her skrive hvornår indsamleren skal være tilbage, at de inviteres til kaffe efter indsamlingen el.lign. Tillad eksport af distriktet til andre organisationer Når du gemmer, vil RUT automatisk spørge, om du ønsker at tillade eksport. Denne funktion giver andre organisationer mulighed for, at bruge din rute til deres landsindsamlinger. Det er aftalt mellem organisationerne at vi tillader eksport af ruterne. 8

9 Import af ruter Hvis du ikke har nogen ruter i forvejen Hvis du ikke har nogle ruter i forvejen, ser din forside ud som nedenfor. Inden du går i gang med at oprette dine egne ruter, kan du med fordel undersøge, om der i andre organisationer er oprettet ruter lige præcis i dit område. Som beskrevet ovenfor, har vi en aftale med andre organisationer om deling af ruter til landsindsamlinger. Hvis du ikke har nogle ruter i dit område, ser dit skærmbillede således ud og du kan nu trykke på 'Importer område': Vælg den organisation som du vil importere ruter fra f.eks. Mellemfolkelig Samvirke. Vælg om du vil importere fra kommune eller postnummer. Du sætter et flueben ved alle områder inden for f.eks. kommunen og trykker 'Importér'. Det er kun de ruter indenfor dit sogn der vil blive importeret og altså ikke alle ruter i hele kommunen. 9

10 Du vil nu kunne bruge alle de ruter som tidligere er blevet lavet af Mellemfolkelig Samvirke, Kræftens Bekæmpelse og andre. Først skal du dog trykke Rediger rute og Valider én for én. 10

11 OBS: Hvis du ikke validerer alle dine ruter én for én, under 'rediger rute', vil du ikke kunne tjekke, om du har dækket hele dit område med ruter. Opret ruter Du kan oprette nye ruter, uanset om du har haft ruter i forvejen eller har importeret ruter fra en anden organisation. Vælg 'Opret rute' i menuen til venstre og dette skærmbillede vil fremkomme. 11

12 Du vil nu kunne udfylde de tomme felter med de oplysninger, du ønsker, der skal være. Rute nr. i feltet udfyldes rutens nummer. Det er vigtigt at ruten gives et nummer og ikke et bogstav, eftersom RUT ikke kan gemme ruten, hvis der er blandede bogstaver og tal. Note til rute i feltet kan du skrive en kommentar til den enkelte rute. Det kan for eksempel være: 'Pas på hunden i nr. 18'. Feltet kan også sagtens være tomt. Note til administrator feltet er et internt felt til Indsamlingslederen. Denne tekst kommer ikke med på rutekortene. Det er kun indsamlingslederen der har adgang til at skrive i dette felt. Vejnavn - For eksempel 'Bolbro Bakke'. OBS: Ved kun at skrive vejnavnet delvist for eksempel 'Bolbro ' får du en liste over lignende gadenavne i området. Listen vil desuden forsøge at finde postnummeret, som du efterfølgende skal godkende. Husnummer: Hele vejen skal hele vejen dækkes, skal du ikke udfylde noget her. Husnumrene vil dukke op helt af sig selv, når du trykker 'Validér'. Deling af vejen Ønsker du at dele vejen op, skriver du i dette felt til og fra hvilke husnumre. Husstande med lige numre der klikkes på 'lige'. 12

13 Husstande med ulige numre der klikkes på 'ulige'. OBS: Hvis ruten eksempelvis ligger på en stor vej der er svær at krydse, kan det være en god idé at lave ruter der er opdelt i lige og ulige numre. Begge sider af vejen ønsker dækket der klikkes på 'alle'. Vis fejl Dette felt står automatisk på 'ja' og hjælper dig, hvis der for eksempel skulle ske nogle overlap i din ruteplanlægning. OBS: Et eksempel kan være, at du på en lang vej, der er del op i flere ruter, er kommet til at medtage det samme husnummer i to forskellige ruter eller også findes husnummeret, du har indtastet, slet ikke. En fejlfinding kan se således ud Husstande Dette felt viser automatisk, hvor mange husstande der er på vejen, når du trykker 'Gem/Validér'. Antallet af husstande baseres på data i BBR Bygnings- og boligregistret, men hvis du selv ved, at nogle huse er ubeboet, kan du slette dem fra ruten. 13

14 Gem/Validér Hver gang at du har ændret noget i ruten, skal du trykke på Gem/Validér. Sådan kan en færdig rute eksempelvis se ud: OBS: Husk at det er en god idé at have indsamlere placeret på steder med mange mennesker, som for eksempel indkøbscentre, søndagsåbne butikker og på togstationer. Du kan evt. opdele indsamlingsdagen foran et supermarked i to eller tre indsamlingsvagter. Det er også en god idé at oprette og printe disse steder som ruter, så indsamleren foran eksempelvis Bilka også har de informationer fra dig, som står på rutekortet. Du kan oprette, så mange forskellige ruter som du har lyst til i Rut. Du kan blot se bort fra fejlfinding, hvis systemet eksempelvis ikke kan registrere en togstation som et husnummer. Du kan downloade diverse indsamlingstilladelser på Se ruten på et kort Når du arbejder med din rute, har du altid mulighed for at se din rute på et kort. Det kan være en hjælp til at orientere dig om husstande og naboveje. Klik på 'Vis kort' i venstre menulinje og et kort med rutens husstande dukker op i et nyt vindue. 14

15 Du har mulighed for at se kortet både som et vejkort, et foto eller en kombination. OBS: Husk at 'gå tilbage' på den sorte pil øverst i venstre hjørne! 15

16 Rediger en eksisterende rute Hvis du ved, at der er ændringer i en af dine ruter, kan du redigere i eksisterende ruter. Klik på 'Vælg rute' i venstre side af skærmbilledet. Der vil nu fremkomme en liste over alle distriktets ruter. Find den rute, du vil rette, markér den med et flueben og klik på 'Rediger rute'. Slet en eksisterende rute Hvis du vil slette en rute skal du markere den rute du ønsker at slette med et flueben og derefter trykke på 'slet' i øverste højre hjørne. 16

17 Tjek ruternemed Rutedækning Det kan være en fordel at undersøge, at alle husstande i området er med, og om der er overlapning mellem ruterne. I menuen til vestre klikker du på 'rutedækning' og du kan nu se en liste over alle veje i området eller klikke på Rutedækningskort, hvis du ønsker at se dækningen som kort. Under rutedækning vil du komme til følgende vindue: 17

18 På listen under vejnavnet bliver det angivet, hvor mange husstande, der totalt er på vejen samt, hvor mange husstande den enkelte rute procentvis dækker på den enkelte rute. Her kan man så se, om der mangler dækning eller om der er veje der har dobbeltdækning. Hvis der f.eks. står 9 % ud for en af vejene, så undersøg, hvorfor der ikke er 100 % dækning på den vej. Det kunne indikere, at der er kommet nye husstande, siden du sidst har lavet ruteplanlægning eller, at alle husstande på vejene ikke er dækket. Øverst kan du også se, hvor stor en del af sognet dine planlagte ruter i alt udgør. Ruteoversigt Vælg 'Ruteoversigt' i venstre menulinje for at få en samlet oversigt over dine ruter eller vælge at få alle dine ruter tegnet på et kort. Begge dele kan være en fordel på selve indsamlingsdagen, så du har et overblik over, hvilke ruter du har delt ud, og hvor ruterne befinder sig i forhold til hinanden. De to nedenstående skærmbilleder viser, hvordan ruteoversigten ser ud henholdsvis under Ruteoversigt og under Tegn distrikt : 18

19 Rute oversigt på kort: 19

20 Print rutekort Når du printer dine ruter forud for indsamlingsdagen, er det vigtigt, at du er logget ind på RUT med browseren Firefox, da du ellers vil få problemer under print. Der er tre muligheder for print: 1. print alle ruter 2. print en enkelt rute 3. print flere specifikke ruter 1. Print alle ruter Tryk på 'vælg rute' i venstre menulinje. Sæt et flueben i den øverste boks ud for 'rute nr.' og alle ruter bliver markeret med et flueben. Klik derefter på 'print'. 20

21 2. Print en enkelt rute Klik på 'vælg rute' i venstre menulinje. Markér den rute du vil printe med et flueben. Tryk på 'Print' i øverste højre hjørne. Et printervenligt billede kommer frem og du kan nu printe. 21

22 3. Print flere specifikke ruter Hvis du eksempelvis kun skal bruge rute nummer 5, 11,12 og 18, markerer du de ønskede numre med et flueben og trykker 'print'. OBS: Det kan desuden være rart for dig selv at udskrive en oversigt over alle ruterne, som du selv beholder på selve indsamlingsdagen. Næste år Når alle dine ruter ligger i RUT kan du let bruge dem igen næste år. Det eneste du skal gøre er at undersøge under 'rutedækning', om der er kommet nye veje/husstande i kommunen siden sidste år, som du skal have med på en rute. God fornøjelse! 22