Afbud: Katrine Breum Rosenbeck, Anna Mette Morthorst (observatør), Susanne Dalsgaard Krag (observatør).

Transkript

1 OF BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES SCHOOL AARHUS UNIVERSITET LSU-møde Administrationscenter Aarhus BSS Den 8. september 2017, kl Lokale: Referat Deltagere: Nikolaj Harbjerg, Anni Bækgaard Langberg, Aase Bak, Eigil Jensen, Marie Louise Bro Pold, Louise Bornemann Søe, Tina Lindhardt, Jørgen Skårup, Søren Lundgård Laursen, Yadigar Akbulut, John Hansen, Tine Bagger Christiansen. Afbud: Katrine Breum Rosenbeck, Anna Mette Morthorst (observatør), Susanne Dalsgaard Krag (observatør). Referent: Anne Bækby Johansen (HR) Dato: 18. september 2017 Ref: abj Side 1/5 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Lønforhandling 2017 (orientering og drøftelse) Nikolaj Harbjerg (NH) gennemgik resultatet af årets lønforhandlinger og konkluderede, at rammen er overholdt, og at midlerne er fordelt på flere faste tillæg end i Marie Louise Bro Pold (MLBP) kvitterede for en god tone og ordentlige forhandlinger, herunder også for den samlede oversigt over lønforhandlingsresultatet. På vegne af de forhandlingsberettigede tillidsrepræsentanter fremsatte hun et ønske om fremover at blive orienteret om eventuelle indstillinger fra ledere forud for de enkelte forhandlinger. MLBP oplyste endvidere, at nogle tillidsrepræsentanter har oplevet det som værende nemmere at forhandle lønforbedringer til medarbejdere, der arbejder med udviklingsopgaver end til dem, der arbejder med driftsopgaver. Louise Bornemann Søe (LBS) fortalte, at flere medarbejdere oplever, at der ikke er tid til at udvikle og optimere i den daglige drift. LBS tilføjede, at der er konkrete eksempler på, at der er nogen, der ikke har fået lønforbedring med begrundelse i, at der ikke er udviklet i opgaveløsningen. Aarhus BSS HR & Ph.d. Aarhus Universitet Tåsingegade Aarhus C Tlf.: Fax: bss.hr@au.dk bss.au.dk

2 Anni Bækgaard Langberg (ABL) oplyste, at det ikke er en bevidst strategi udelukkende at indstille medarbejdere, der varetager udviklingsopgaver, til lønforbedring. Side 2/5 NH supplerede med, at det er vigtigt at være tydelig herom i forhandlingen og i de individuelle tilbagemeldinger efterfølgende. LBS var enig heri og gav udtryk for, at der med fordel kan gøres mere ud af tilbagemeldingerne, så der er en fælles forståelse af, hvad der ligger i ordet udvikling. Der var enighed i LSU om, at det er ledelsens ansvar at give en ordentlig og fyldestgørende tilbagemelding. Det er ikke TR s ansvar, men TR kan efterfølgende supplere, hvis der er behov. NH understregede, at han som forhandlende leder skal være tydelig i sin tilbagemelding til nærmeste leder, så der er en fælles forståelse for begrundelsen for forhandlingsresultatet og de bagvedliggende prioriteringer, som han er nødt til at foretage, idet der også fra lederside indstilles en del flere medarbejdere, end der er penge til. 3. Kompetenceudvikling (orientering og drøftelse) NH orienterede om, at et restbeløb fra tidligere års fordelingsrunder vedr. kompetencefondsmidlerne er tilført administrationscenteret i Beløbet er anvendt til finansiering af kompetenceudviklingsaktiviteter. LSU drøftede anvendelsen af de midler, der er afsat til strategiske fællesindsatser i administrationscenteret med afsæt i de tidligere aftalte emner. MLBP efterspurgte en mulighed for at drøfte strategi mere detaljeret, så beløb, kompetencer og behov kan sammenkædes. Der var enighed om, at nogle initiativer kan kædes sammen med APV, og LBS foreslog, at der tages afsæt i administrationscenterets handlingsplan ( fælles kurs ), hvor der bl.a. stilles forslag til et tema om motiverende ledelse. Der var enighed om, at det er et relevant tiltag i opfølgning på trivsel. LSU drøftede forslag til kompetenceudvikling inden for kommunikation, servicepsykologi og god mailskik samt evt. også kompetenceudvikling i form af førstehjælpskurser. I forbindelse med drøftelser af mailpolitik var der derudover enighed om, at der skal være fokus på at lære nye kolleger op i evt. eksisterende lokale politikker. Aase Bak (AB) oplyste, at KOM kan tilbyde et kursus i samarbejde med BSS-It om bl.a. mailpolitik, god tone og konflikthåndtering med fokus på det daglige samarbejde med institutter, studerende mv.

3 NH tilføjede, at fælleslederkredsen har besluttet at planlægge et fælles arrangement for alle administrative medarbejdere på Aarhus BSS, hvor Anders Seneca (ekstern konsulent) holder et oplæg om kerneopgaven. Side 3/5 NH drøfter herefter de forskellige input med funktionschefkredsen med henblik på at kunne igangsætte en eller flere af de tværgående strategiske indsatser. 4. APV-status (orientering og drøftelse) NH orienterede om, at fakultetets APV-følgegruppe mødtes den 18. august 2017 med henblik på at gøre status på det igangværende APV-opfølgningsarbejde, som er i god gænge. LSU drøftede herudover status i administrationscenteret med afsæt i konkrete eksempler. Yadigar Akbulut (YA) fortalte om opfølgningen i Økonomi, hvor det opleves positivt at arbejde med færre og mere specifikke emner, der er relevante og passer godt på egen afdeling. Der er bl.a. arbejdet med kommunikation og god tone. John Hansen (JH) fortalte, at der pt. ikke er et godt arbejdsmiljø inden for studieområdet i Herning pga. flytning af arbejdspladser til Aarhus. JH opfordrede til, at man kan håndtere det anderledes, hvis det skulle blive aktuelt en anden gang. JH synes, at det er uhensigtsmæssigt, hvis det ender med, at medarbejdere siger deres job op. NH understregede, at det ikke har været hensigten at nedlægge stillinger. Det handlede udelukkende om at flytte opgaver til Aarhus, så funktionerne samles. NH oplever, at processen er foregået korrekt, at men det er beklageligt, at hvis det medfører en svækkelse af arbejdsglæden. EJ delte erfaringer med et afdelingsseminar om trivsel drevet af afdelingens arbejdsmiljøgruppe. Det er EJ s oplevelse, at APV en har været brugt mere konstruktivt i år end tidligere år. Tine Bagger (TB) fortalte om den projektmodel, som KOM har implementeret. Den har været en succes ift. opgavestyring, forventningsafstemning og god kommunikation. Det er et nyttigt arbejdsredskab, der anbefales til projektarbejde. MLBP roste det generelle set-up og syntes, at det er godt med overordnede temaer, og at det giver god mening på tværs, herunder også i APV-følgegruppen. Hun understregede også, at det er vigtigt at italesætte det løbende, så opfølgningen ikke går i glemmebogen. Det er også vigtigt at tydeliggøre, hvornår initiativer er APV-tiltag, så der ikke kommer en oplevelse af, at der ikke gøres noget ved APV en, når der reelt sættes fokus på det.

4 NH rundede drøftelserne af med at sige, at det er vigtigt, at der løbende arbejdes med trivsel og arbejdsmiljø ikke kun som APV-opfølgning, men også i mellem APV-perioderne, så det bliver en naturlig del af dagligdagen. Side 4/5 5. Personalepolitiske emner til drøftelse NH orienterede om, at delpolitikkerne med tilhørende personaleadministrative retningslinjer drøftes med henblik på at aftale en evt. lokal udfyldelse af politikken, herunder drøftelse af LSU s rolle og ansvar i udmøntningen. De første emner, der drøftes er arbejdsmiljø, herunder også psykisk arbejdsmiljø inkl. stress, mobning og misbrug. MLBP gav udtryk for, at det er et godt forum at drøfte det i, så det fælles, generelle perspektiv indgår. Det kan være en god idé at udmønte de specifikke situationer, og LSU kan drøfte, om der skal laves retningslinjer til hver situation. LSU drøftede bl.a., hvordan man håndterer de fortrolige oplysninger, som man kan komme i besiddelse af som TR eller LSU-medlem. Der var enighed om, at fortrolighed er vigtig, og at der kan arbejdes på at opnå endnu tættere dialog og tæt kommunikation mellem TR og ledelse. LSU drøftede også, hvordan man kan forholde sig til at skulle videregive fortrolige oplysninger. Her kan HR inddrages med henblik på at hjælpe med at håndtere den konkrete sag. NH understregede, at det er meget vigtigt, at man som TR kan håndtere den rolle og det særlige ansvar, man har, herunder følge op og reagere, når det er påkrævet. AB fremhævede, at der bør være en nul tolerance politik, hvis der er tale om alvorlige forhold, og hvor der er behov for at være åben og bryde fortroligheden mellem TR og medarbejder i helt konkrete situationer. LSU drøftede, hvordan åbenheden skal være. Der var enighed om, at det er et fælles ansvar at reagere, hvis man som leder, medarbejder eller TR oplever episoder, hvor det er påkrævet. Der var enighed om, at alle har en forpligtelse til at være opmærksomme på, hvordan ting kan tages i opløbet, inden der er et problem, når det er muligt. Arbejdsmiljøstatistik for Q2 var vedlagt som bilag. Der var enighed om, at statistikken samlet set ikke giver anledning til større indsatser, og at det umiddelbart ser fornuftigt ud.

5 6. Gensidig orientering 6.1 Status omorganiseringer mv. NH gav en kort status ift. EVU-området, hvor reorganisering af medarbejdere i det tidligere EXE nu er på plads. NH oplyste endvidere, at der er medarbejdere i Studier i Herning, der har valgt ikke at flytte med til Aarhus, og at der er opmærksomhed på det kompetencehul, det efterlader. Side 5/5 6.2 Nyt fra ASU, FSU, HSU MLBP orienterede om seneste møder i ASU og HSU, hvor digitaliseringsstrategien blev drøftet, herunder også behov for at følge op med nødvendig kompetenceudvikling. I forlængelse heraf gav flere udtryk for, at idriftsættelsen af Workzone giver store problemer, og at der indtil videre ikke opleves optimerede processer. Der var enighed om, at det er ærgerligt, at systemet overgår til drift, når det ikke fungerer optimalt endnu. 7. Evt. NH tilføjede et ekstra punkt om budget Fristen for budgetindmeldinger er d.d. (8. september 2017), hvorefter der er en ramme, der skal fordeles i administrationscenteret. Besparelsen på 2 % gælder fortsat og indtil videre til og med Det er primært udgiften til løn, der kan skrues på, hvorfor det er vigtigt fortsat at fastholde tilbageholdenhed, så en budgettilpasning kan foregå så smidigt som muligt. NH gav udtryk for, at det er forhåbningen, at der på Aarhus BSS er udvist rettidig omhu, så der ikke er behov for større tilpasningsrunder i år. Orientering til LSU om budgettet vil ske på et senere tidspunkt, når alle budgetter er på plads. Tillidsrepræsentanterne efterspurgte en præcisering af mulighed for tjenestefrihed den 1. maj, idet der kunne ønskes en generel AU-melding, der ikke tolkes forskelligt på universitetet.