Forretningsorden for Bestyrelsen

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Forretningsorden for Bestyrelsen"

Lars Thomsen
5 år siden
Visninger:

1 Foreningen Skøgum Forretningsorden for Bestyrelsen 1. GYLDIGHED ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN BESTYRELSENS ANSVAR FORTROLIGHED KONSTITUERING BESLUTNINGSPROCEDURE PERMANENTE UDVALG OG PROJEKTGRUPPER LØNNET ARBEJDE UDLÆG BESTYRELSESMØDER FORRETNINGSUDVALG SEKRETARIAT POST OG REGNSKABSFØRING... 5 Versionsstyring Dato Version Bemærkninger UDKAST sendt til bestyrelsen til kommentarer Revideret ifølge beslutning på bestyrelsesmøde Revideret ifølge beslutning på bestyrelsesmøde Side 1 af 5

2 1. Gyldighed Denne forretningsorden gælder for Bestyrelsen for Foreningen Skøgum (i det følgende kaldet Foreningen). Forretningsordenen gælder for bestyrelsesmedlemmerne fra det tidpunkt de bliver valgt ind i bestyrelsen til det tidspunkt hvor de udtræder af bestyrelsen. Forretningsordenens punkt 4 gælder for bestyrelsesmedlemmerne og suppleanter også efter udtrædelse. Forretningsordenens punkt 9 gælder både for bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 2. Ændring af Forretningsordenen Forretningsordenen kan til enhver tid revideres af Bestyrelsen. Revisioner træder i kraft efter vedtagelse på 2 på hinanden følgende bestyrelsesmøder. Forretningsordenen kan ikke tilsidesætte bestemmelserne i Foreningens vedtægter. 3. Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsesmedlemmerne vælges af Foreningens Generalforsamling. Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen mellem to generalforsamlinger, kan det ske ved skriftlig meddelelse til formanden. Førstesuppleanten indtræder herefter på den ledige plads. 4. Bestyrelsens ansvar Det er bestyrelsens ansvar at varetage Foreningens formål og at forvalte og vedligeholde Foreningens aktiver i form af kapital, anlæg og andre aktiver på forsvarlig vis og i overensstemmelse med Foreningens formål. Det er bestyrelsens ansvar at lede foreningen i overensstemmelse med dens formål, samt at gennemføre de beslutninger, som medlemmerne træffer på Foreningens generalforsamlinger. Bestyrelsesmedlemmerne hæfter ikke personligt for foreningens gæld. 5. Fortrolighed Bestyrelsens forhandlinger er fortrolige. Interne dokumenter i bestyrelsen (mødereferater, projektbeskrivelser, tegninger, tilbud, aftaler, ansøgninger m.v.) er fortrolige, medmindre bestyrelsen beslutter at offentliggøre dem. Bestyrelsen tilstræber en høj grad af offentlighed omkring projektet. Endelige versioner af projektbeskrivelser, tilladelser m.v. lægges på foreningens hjemmeside. 6. Konstituering Det bestyrelsesmedlem, der har højest anciennitet i bestyrelsen indkalder til og leder det konstituerende møde, som holdes umiddelbart efter den årlige generalforsamling. Hvis to bestyrelsesmedlemmer har samme anciennitet er det det ældste medlem, der indkalder og leder det konstituerende møde. Bestyrelsen konstituerer sig med Formand Side 2 af 5

3 Næstformand Kasserer Sekretær Bestyrelsen udpeger medlemmer af permanente udvalg og projektgrupper. Medlemmerne behøver ikke at være medlemmer af bestyrelsen. 7. Beslutningsprocedure Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er fysisk tilstede eller er i telefonisk kontakt med ordstyreren under mødet. Det tilstræbes at beslutninger træffes i enighed. Hvis der ikke kan opnås enighed træffes beslutning ved afstemning, hvor hvert bestyrelsesmedlem har 1 stemme. Ved valg af bestyrelsesmedlemmer til særlige poster, f.eks. i forbindelse med konstitueringen, kan et bestyrelsesmedlem ikke stemme på sig selv. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 8. Permanente udvalg og projektgrupper Bestyrelsen nedsætter en række interne udvalg og er desuden repræsenteret i forskellige eksterne udvalg. Bestyrelsens arbejde med renovering, vedligeholdelse og arrangementer i forbindelse med Foreningens anlæg udføres i projektgrupper. Bestyrelsen nedsætter følgende permanente udvalg og projektgrupper: Interne udvalg: Forretningsudvalg Eksterne udvalg: Repræsentation i Det Maritime Ribe Projektgrupper: Martha Fundraiser Webmaster Listen over udvalg og projektgrupper revideres hvert år ved det konstituerende møde. Hvert udvalg og projektgruppe arbejder selvstændigt under ledelse af den af bestyrelsen udpegede Kontaktperson. Kontaktpersonerne har ansvar overfor bestyrelsen for at der året rundt er forsvarligt tilsyn med anlæg og byggearbejde. Udvalg og projektgrupper kan ikke træffe økonomiske dispositioner på bestyrelsens vegne. Hvis der opstår et uforudset behov skal forretningsudvalget kontaktes. 9. Lønnet arbejde Arbejdet i Bestyrelse, udvalg og projektgrupper er ulønnet. Alt arbejde, der udføres af tovholdere, eller andre personer sker på frivillig basis, medmindre andet aftales skriftligt. Bestyrelsen kan rekvirere lønnet arbejde hos personer eller firmaer, der ikke er nærtstående til et eller flere bestyrelsesmedlemmer. En person eller et firma, der inviteres til at give tilbud på at arbejde for Foreningen, skal inden der kan indgås aftale, give oplysning til bestyrelsen til vurdering Side 3 af 5

4 af, om der foreligger et nærtstående forhold til et eller flere bestyrelsesmedlemmer. Ved vurdering af spørgsmålet, er det eller de pågældende bestyrelsesmedlemmer inhabile. 10. Udlæg Rejser i forbindelse med Foreningens projekter refunderes med et beløb svarende til billigste offentlige befordring. Det gælder uanset om der benyttes bil eller offentlig befordring. Kørsel i egen bil refunderes efter statens regler, dvs. 3,53 kr/km (2017), dog kun hvis det ikke er muligt at benytte offentlige befordring. Øvrige rejser og udlæg refunderes kun, hvis de på forhånd er godkendt af kassereren. 11. Bestyrelsesmøder Bestyrelsen mødes ca. 4 gange årligt eller efter behov. Formanden indkalder til møderne med dagsorden, der udsendes senest 3 dage inden mødet. Formanden leder møderne. Formanden sikrer, at der bliver taget referat, som udsendes senest 14 dage efter mødet. Formanden skal indkalde til bestyrelsesmøde, hvis to medlemmer ønsker det. Suppleanterne indkaldes til at deltage i møderne uden stemmeret. 12. Forretningsudvalg Det daglige arbejde i bestyrelsen varetages af et Forretningsudvalg, der består af Formand, Næstformand og Kasserer. Forretningsudvalget kan invitere foreningens Kontaktpersoner (projektledere, fundraiser og webmaster) til at deltage i møderne efter behov. Forretningsudvalget holder møder/telefonmøder/udveksler s efter behov. Formanden fører en beslutningsprotokol for Forretningsudvalget. Alle aftaler med tredjemand og økonomiske dispositioner indføres i protokollen. Alle aftaler, som pålægger Foreningen udgifter skal godkendes af Forretningsudvalget. 13. Sekretariat Foreningen fører et sekretariat med kontorfaciliteter på Formandens adresse. Formanden har ansvar for at arkivere bestyrelsens og forretningsudvalgets korrespondance og interne dokumenter. Formanden arkiverer elektronisk korrespondance ( s) i form af backup. Arkivet opbevares hos Formanden. Formanden holder den samlede bestyrelse orienteret om forretningsudvalgets beslutninger, som fremgår af beslutningsprotokollen. Formanden har ansvar for at referater fra bestyrelsesmøder udsendes til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 14. Post og Foreningens postadresse er c/o Bjarne Kiholm Bjerrumvej 32 Side 4 af 5

5 6760 Ribe Foreningens adresse er Alle bestyrelsesmedlemmer kan modtage s sendt til Foreningens adresse, men det er kun formanden, der svarer. Formanden kan bemyndige et bestyrelsesmedlem til at svare. 15. Regnskabsføring Kassereren er ansvarlig for registrering af Foreningens ind- og udbetalinger, regnskabsføring og budgetlægning. Kassereren fører særskilt budget og regnskab for hvert af Foreningens projekter. Kassereren har ansvar for at Foreningens økonomiske dispositioner foregår i overensstemmelse med Forretningsudvalgets beslutninger. Side 5 af 5

Relaterede dokumenter

Forretningsorden for bestyrelsen i LAG-Ringsted

Forretningsorden for bestyrelsen i LAG-Ringsted Konstituering og afholdelse af bestyrelsesmøder: 1 Umiddelbart efter afholdelse af en ordinær generalforsamling eller en ekstraordinær generalforsamling,